Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ diễn ra liên tục, kéo theo sự hình thành các mối quan hệ thanh toán công nợ giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp. Việc quản lý và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả có ý nghĩa trực tiếp đến khả năng luân chuyển vốn, tính thanh khoản và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông – đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất linh kiện nhựa gia dụng, gia công cơ khí chính xác và chế tạo khuôn mẫu – công tác kế toán thanh toán đã ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế nhưng chưa đảm bảo tính kịp thời trong việc theo dõi và đánh giá công nợ. Xuất phát từ thực trạng đó, tác giả Lê Đức Minh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH thương mại kỹ thuật Phương Đông".

Căn cứ theo văn bản giao nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp, mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu lý luận: Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định của Thông tư số 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
  2. Tìm hiểu thực tế: Khảo sát, thu thập tài liệu và phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông trong năm tài chính 2020.
  3. Đánh giá và đề xuất: Phân tích những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác hạch toán kế toán nói chung và phần hành kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (tài khoản 131) và người bán (tài khoản 331) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông (Địa chỉ: Lô 5 cụm công nghiệp Quán Trữ, phường Quán Trữ, quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phục vụ nghiên cứu được thu thập trong năm tài chính 2020 (từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận kế toán doanh nghiệp hiện hành tại Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Văn bản nền tảng được áp dụng là Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống tài khoản chủ đạo gồm Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), cùng các tài khoản tiền tệ (TK 111, TK 112), doanh thu (TK 511), chi phí và thuế (TK 133, TK 3331, TK 635, TK 515).
  • Nguyên tắc kế toán thanh toán:
    • Đối với người mua: Phải theo dõi chi tiết từng khách nợ, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi nợ (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng); phân loại nợ đúng hạn, nợ khó đòi để lập dự phòng; hạch toán chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại; tuân thủ nguyên tắc quy đổi và đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại.
    • Đối với người bán: Hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp, phản ánh đầy đủ các khoản ứng trước tiền hàng, các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng mua; trường hợp nhận hàng chưa có hóa đơn cuối tháng phải sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh khi nhận hóa đơn chính thức.
  • Lý luận về các hình thức sổ sách kế toán: Khóa luận khái quát 4 hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ:
    1. Hình thức Nhật ký chung;
    2. Hình thức Nhật ký – Sổ Cái;
    3. Hình thức Chứng từ ghi sổ;
    4. Hình thức Kế toán máy.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Phương pháp thu thập tài liệu: Tập hợp các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi), sổ kế toán chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính năm 2020 tại phòng kế toán công ty.
    • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
    • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng tài khoản đối ứng, ghi chép định khoản kép và lập bảng biểu cân đối số phát sinh.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thứ cấp thực tế trích xuất từ hệ thống sổ sách kế toán năm 2020 của Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về thanh toán và kế toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Khái niệm và hình thức thanh toán: Phân loại thanh toán thành hai nhóm: thanh toán bằng tiền mặt (thích hợp với giao dịch nhỏ lẻ) và thanh toán không dùng tiền mặt (thực hiện qua ngân hàng thông qua Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng - L/C, Bù trừ công nợ, Thẻ tín dụng).
  • Nhiệm vụ kế toán thanh toán: Ghi chép, theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thời hạn; đôn đốc thanh toán; định kỳ đối chiếu xác nhận nợ bằng văn bản; giám sát kỷ luật thanh toán và cung cấp thông tin cho ban quản lý.
  • Nội dung hạch toán cụ thể:
    • Phân tích kết cấu và nguyên tắc hạch toán của TK 131 và TK 331 (đặc biệt lưu ý tính chất tài khoản lưỡng tính có thể có số dư Nợ hoặc số dư Có, khi lập Bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết để ghi nhận đồng thời bên Tài sản và bên Nguồn vốn).
    • Trình bày nguyên tắc xử lý kế toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ: áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nợ, tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh khi thu nợ hoặc thanh toán, ghi nhận lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái vào TK 515 hoặc TK 635, và đánh giá lại số dư cuối kỳ.
  • Mô hình tổ chức sổ kế toán: Phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, ưu điểm và nhược điểm của 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, và Kế toán trên máy vi tính.

CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế thực hiện hạch toán kế toán công nợ tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan doanh nghiệp:
    • Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông (Tên giao dịch quốc tế: ORIENT TECHNICAL AND TRADING CO., LTD).
    • Giấy chứng nhận ĐKKD: Cấp ngày 25/05/2004; Vốn điều lệ: 1.000 USD; Đại diện pháp luật: Ông Lê Bá Đông.
    • Trụ sở: Lô 5 cụm công nghiệp Quán Trữ, phường Quán Trữ, quận Kiến An, TP. Hải Phòng.
    • Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, in và lắp ráp linh kiện nhựa gia dụng (vỏ máy khâu, máy giặt, điều hòa, máy hút bụi...); sản xuất gia công cơ khí chính xác (linh kiện robot bán dẫn, linh kiện động cơ ô tô, đồ gá...); thiết kế, chế tạo khuôn mẫu.
    • Cơ cấu quản lý: Mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Quản lý vật tư, Phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Phòng Kiểm tra chất lượng và các Phân xưởng sản xuất.
    • Cơ cấu bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng (phụ trách chung, lập báo cáo, tham mưu tài chính), Kế toán viên (theo dõi các phần hành và hạch toán phát sinh), và Thủ quỹ (quản lý quỹ tiền mặt, xuất nhập quỹ theo phiếu thu/chi).
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (theo tháng); đồng tiền hạch toán là VND.
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người mua (TK 131):
    • Sử dụng các chứng từ: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Phiếu thu.
    • Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu.
    • Khóa luận dẫn chứng các nghiệp vụ xuất bán hàng và thu tiền thực tế phát sinh trong tháng 12/2020:
Nghiệp vụ Ngày phát sinh Khách hàng Nội dung kinh tế Chứng từ Định khoản (Đơn vị: Đồng)
01 24/12/2020 Công ty CP cung ứng hàng hải và dịch vụ dầu khí Lam Sơn Xuất bán Bộ chỉnh lưu nguồn 2938604-QUINT-PS-100-240AC/24DC/10 Hóa đơn GTGT số 0000188 Nợ TK 1311: 69.980.000
Có TK 5111: 62.800.000
Có TK 3331: 6.180.000 (hoặc 6.560.000)
02 26/12/2020 Công ty TNHH TV thiết kế và thương mại Hải Sư Xuất bán Bộ chuyển đổi tín hiệu điều khiển 2865984 Hóa đơn GTGT số 0000190 Nợ TK 1311: 32.800.000
Có TK 5111: 29.000.000 (hoặc 29.800.000)
Có TK 3331: 2.800.000 (hoặc 3.800.000)
03 24/12/2020 Công ty CP cung ứng hàng hải và dịch vụ dầu khí Lam Sơn Khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền hàng theo HĐ 0000188 Giấy báo Có số 761 Nợ TK 1121: 69.980.000
Có TK 1311: 69.980.000
04 26/12/2020 Công ty TNHH TV thiết kế và thương mại Hải Sư Khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền hàng theo HĐ 0000190 Giấy báo Có số 997 Nợ TK 1121: 32.800.000
Có TK 1311: 32.800.000
  • Thực trạng tổng hợp công nợ phải thu năm 2020 (Bảng tổng hợp công nợ):
Chỉ tiêu Số dư đầu kỳ (Đồng) Số phát sinh Nợ (Đồng) Số phát sinh Có (Đồng) Số dư cuối kỳ (Đồng)
Tổng cộng công nợ phải thu 608.206.500 8.987.665.737 7.376.768.217 2.219.104.020
Trong đó: Công ty Mai Dương 333.529.000 634.734.500 937.556.500 30.707.000
Công ty Dầu khí Lam Sơn 36.000.000 784.657.600 359.748.480 460.909.120
Công ty Hải Sư - 739.300.000 (hoặc 739.700.000) - 10.700.000
  • Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (TK 331):
    • Chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi.
    • Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng tổng hợp phải trả người bán.
    • Trình bày quy trình ghi sổ tương tự phần hành phải thu: ghi chép hàng ngày từ chứng từ vào Nhật ký chung và Sổ chi tiết; định kỳ chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 331; cuối kỳ đối chiếu Sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết trước khi lập Báo cáo tài chính.

CHƯƠNG 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty

(Ghi chú văn bản: Trong phần mục lục và tiêu đề chương 3 của văn bản gốc xuất hiện việc ghi tên đơn vị thành "Công ty TNHH nông sản Việt Phát", tuy nhiên nội dung phân tích gắn liền với thực trạng khảo sát tại Công ty Phương Đông).

Chương 3 trình bày các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đưa ra 4 nhóm kiến nghị cụ thể:

  • Đánh giá chung: Công ty đã tuân thủ biểu mẫu chứng từ và chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên, việc theo dõi công nợ mới dừng lại ở mức đầy đủ nhưng chưa kịp thời; công tác phân loại tuổi nợ, xử lý nợ đọng và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế.
  • Các kiến nghị cụ thể của tác giả:
    1. Kiến nghị 1: Quản lý công nợ: Thiết lập quy trình theo dõi chặt chẽ hạn mức và kỳ hạn công nợ của từng khách hàng; tăng cường đối chiếu, xác nhận công nợ định kỳ bằng văn bản nhằm tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
    2. Kiến nghị 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán phù hợp cho các khách hàng thanh toán sớm hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt.
    3. Kiến nghị 3: Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Thực hiện nghiêm túc việc rà soát, phân loại nợ quá hạn và trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng quy định tài chính hiện hành để phản ánh trung thực tình hình tài sản.
    4. Kiến nghị 4: Sử dụng phần mềm kế toán: Chuyển đổi từ phương pháp ghi sổ kế toán thủ công/bán thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình nhập liệu, lên sổ và kết xuất báo cáo nhanh chóng, chính xác.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tiễn: Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng tài chính và quy mô luân chuyển công nợ phải thu của Công ty Phương Đông trong năm 2020 qua các số liệu tổng hợp:
    • Tổng số dư nợ phải thu đầu năm 2020: 608.206.500 đồng.
    • Tổng số phát sinh tăng nợ phải thu trong năm: 8.987.665.737 đồng.
    • Tổng số nợ phải thu đã thu hồi trong năm: 7.376.768.217 đồng.
    • Tổng số dư nợ phải thu tồn đọng chuyển sang cuối năm: 2.219.104.020 đồng (tăng mạnh so với đầu năm, cho thấy nhu cầu cấp bách trong việc tăng cường biện pháp thu hồi nợ).
  • Hệ thống giải pháp đề xuất: Tác giả đã đưa ra 4 giải pháp đồng bộ từ khâu chính sách thương mại (chiết khấu thanh toán), chính sách tài chính (trích lập dự phòng nợ khó đòi), quy trình tác nghiệp (quản lý công nợ) đến công cụ hỗ trợ (áp dụng phần mềm kế toán).
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận đã hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán thực tế tại một doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật cơ khí, chỉ ra sự cần thiết của việc quản trị công nợ kịp thời thay vì chỉ theo dõi số liệu đơn thuần, tạo cơ sở để doanh nghiệp hoàn thiện quy trình hạch toán kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Phạm vi dữ liệu nghiên cứu chỉ tập trung trong phạm vi một năm tài chính (2020) tại một doanh nghiệp duy nhất, chưa có sự so sánh đối chiếu chuỗi số liệu nhiều năm để phân tích biến động dài hạn của công nợ.
    • Văn bản có hiện tượng không nhất quán về tên đơn vị nghiên cứu tại tiêu đề Chương 3 (ghi tên Công ty TNHH Nông sản Việt Phát thay vì Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông do lỗi biên tập của tác giả).
    • Khóa luận chưa đi sâu vào việc xây dựng mô hình định lượng đánh giá rủi ro tín dụng thương mại của từng nhóm đối tác cụ thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu công nợ qua nhiều năm tài chính liên tiếp (3–5 năm) để đánh giá chu kỳ quay vòng vốn và hiệu quả thu hồi nợ.
    • Nghiên cứu sâu hơn về quy trình tích hợp kế toán công nợ trên các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) và xây dựng quy chế quản trị tín dụng khách hàng chi tiết.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách thức triển khai đề tài khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung và Thông tư 133/2016/TT-BTC; cấu trúc trình bày từ lý luận, mô tả thực trạng doanh nghiệp đến đề xuất giải pháp.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo hệ thống biểu mẫu thực tế (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết công nợ, Bảng tổng hợp công nợ) và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với bạn hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông áp dụng chế độ và hình thức ghi sổ kế toán nào?

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ.

2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thiết lập như thế nào?

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 3 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ. Toàn bộ công tác xử lý chứng từ, hạch toán sổ sách và lập báo cáo tài chính đều được thực hiện tập trung tại một phòng kế toán duy nhất.

3. Tình hình tổng hợp công nợ phải thu của công ty năm 2020 có đặc điểm gì nổi bật?

Theo Bảng tổng hợp công nợ năm 2020, số dư nợ phải thu đầu kỳ là 608.206.500 đồng; tổng phát sinh Nợ trong kỳ là 8.987.665.737 đồng; tổng phát sinh Có là 7.376.768.217 đồng; số dư nợ phải thu cuối kỳ là 2.219.104.020 đồng, tăng hơn 3,6 lần so với đầu năm.

4. Nghiệp vụ bán hàng ngày 24/12/2020 cho Công ty Lam Sơn được hạch toán ra sao?

Căn cứ Hóa đơn GTGT số 0000188 xuất bán Bộ chỉnh lưu nguồn, kế toán ghi nhận doanh thu và nợ phải thu: Nợ TK 1311 là 69.980.000 đồng, Có TK 5111 là 62.800.000 đồng, Có TK 3331 là 6.180.000 đồng (hoặc 6.560.000 đồng). Khi nhận Giấy báo Có số 761 cùng ngày báo khách hàng đã chuyển khoản thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 1121 / Có TK 1311 là 69.980.000 đồng.

5. Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp nào để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán?

Tác giả đề xuất 4 giải pháp tại Chương 3 gồm:

  1. Tăng cường công tác quản lý công nợ và kiểm soát hạn nợ;
  2. Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm;
  3. Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định;
  4. Đầu tư và ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thay thế ghi chép thủ công.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Đức Minh đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả đã phản ánh trung thực thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán công nợ năm 2020 tại Công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Phương Đông với hệ thống biểu mẫu và số liệu đối chiếu chi tiết. Các hạn chế được nhận diện và 4 nhóm giải pháp đề xuất tại khóa luận mang tính ứng dụng thực tế, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả thu hồi vốn và hoàn thiện công tác kế toán quản trị công nợ.