Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình hội nhập và quốc tế hóa nền kinh tế thế giới, hoạt động ngoại thương giữ vai trò cầu nối quan trọng thúc đẩy sự phát triển của các quốc gia. Đối với Việt Nam, nhập khẩu hàng hóa là một mắt xích thiết yếu nhằm thu hút các nguồn lực về khoa học - kỹ thuật, công nghệ, vốn và trình độ quản lý, đồng thời cung ứng vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất và tiêu dùng nội địa. Theo Chỉ thị số 22/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chiến lược phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ thời kỳ 2001–2010, hoạt động nhập khẩu được định hướng quản lý chặt chẽ với tốc độ tăng trưởng mục tiêu đạt 14%/năm.

Công ty Hóa dầu Petrolimex (tiền thân là Công ty Dầu nhờn Petrolimex, viết tắt là PLC) là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hóa chất. Nguồn nguyên liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu phụ thuộc vào nguồn nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên, công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại đơn vị vẫn còn tồn tại một số bất cập, đồng thời chế độ kế toán hiện hành về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu còn bộc lộ điểm chưa hoàn toàn phù hợp với thực tiễn biến động của thị trường.

Xuất phát từ thực tiễn trên, chuyên đề thực tập tốt nghiệp tập trung giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hóa và tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, phương pháp hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Hóa dầu Petrolimex.
  3. Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Hóa dầu Petrolimex.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Hóa dầu Petrolimex cùng hệ thống các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc; phạm vi thời gian tập trung vào giai đoạn hoạt động và dữ liệu tài chính năm 2003 trước thời điểm chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng cơ sở lý thuyết dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp của Việt Nam, kết hợp cùng các thông lệ và tập quán thương mại quốc tế:

  • Khái niệm và thời điểm ghi nhận nhập khẩu: Hàng hóa nhập khẩu được xác định khi có xác nhận của cơ quan Hải quan biên giới (cảng biển, ga đường sắt, sân bay, cửa khẩu). Thời điểm xác định nhập khẩu đối với đường biển tính từ ngày Hải quan ký xác nhận tờ khai; đường bộ tính từ ngày hàng đến ga/biên giới; đường hàng không tính từ ngày hàng đến sân bay theo xác nhận hải quan. Thời điểm ghi chép kế toán là lúc đơn vị nhập khẩu nhận được bộ chứng từ hàng hóa.
  • Tập quán thương mại quốc tế: Áp dụng hệ thống điều kiện cơ sở giao hàng Incoterms 1990 (bao gồm 13 điều kiện: EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DAF, DDU, DDP), trong đó các doanh nghiệp Việt Nam phổ biến sử dụng các điều kiện FOB, CIF và CFR.
  • Phương thức thanh toán quốc tế: Lý thuyết về các phương thức thanh toán gồm Chuyển tiền (M/T, D/T, T/T), Nhờ thu (phiếu trơn và kèm chứng từ), Tín dụng chứng từ (L/C hủy ngang và L/C không hủy ngang), Ghi sổ (Open account), Ủy thác mua (A/P), Thư bảo đảm trả tiền (L/G), cùng các công cụ thanh toán như hối phiếu và séc.
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hệ thống hóa hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho gồm Kê khai thường xuyên (KKTX) và Kiểm kê định kỳ (KKĐK), áp dụng cho cả hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp lý thuyết, phương pháp nghiên cứu tài liệu thực tế tại doanh nghiệp, phương pháp đối chiếu - so sánh giữa chế độ kế toán quy định với thực tiễn ghi sổ, và phương pháp hạch toán kế toán (chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối). Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm các văn bản pháp lý, quy chế quản lý tài chính nội bộ, hệ thống sổ kế toán, chứng từ nghiệp vụ và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2003 của Công ty Hóa dầu Petrolimex.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh Thương Mại

Chương này trình bày toàn diện các nội dung lý luận về hoạt động nhập khẩu và phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu:

  • Quyền và điều kiện kinh doanh nhập khẩu: Trình bày chi tiết quyền kinh doanh trực tiếp, quyền ủy thác và nhận ủy thác nhập khẩu, quyền nhận gia công và đặt gia công ở nước ngoài, cùng quyền làm đại lý mua hàng cho thương nhân nước ngoài.
  • Hình thức và phương thức nhập khẩu: Phân loại theo phương thức nhập khẩu (nhập khẩu theo Nghị định thư và nhập khẩu ngoài Nghị định thư/tự cân đối) và hình thức nhập khẩu (nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác).
  • Nguyên tắc xác định giá thực tế hàng nhập khẩu:
    • Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: $$\text{Giá thực tế} = \text{Giá thanh toán với người bán (giá CIF)} + \text{Thuế nhập khẩu} + \text{Chi phí tiếp nhận hàng hóa}$$
    • Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: $$\text{Giá thực tế} = \text{Giá CIF} + \text{Thuế nhập khẩu} + \text{Thuế GTGT hàng nhập} + \text{Chi phí tiếp nhận (bao gồm VAT)}$$
    • Công thức xác định các loại thuế: $$\text{Thuế nhập khẩu} = \text{Giá CIF} \times \text{Tỷ giá thực tế} \times \text{Thuế suất thuế nhập khẩu}$$ $$\text{Thuế GTGT hàng NK} = (\text{Giá CIF} + \text{Thuế nhập khẩu}) \times \text{Thuế suất thuế GTGT}$$ $$\text{Thuế TTĐB hàng NK} = (\text{Giá CIF} + \text{Thuế nhập khẩu}) \times \text{Thuế suất thuế TTĐB}$$
  • Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo phương pháp Kê khai thường xuyên:
    • Nhập khẩu trực tiếp: Sử dụng các tài khoản TK 151, TK 156 (1561, 1562), TK 153, TK 331, TK 333 (3333, 33312, 3332), TK 111 (1112), TK 112 (1122), TK 413, TK 635, TK 515, TK 007, TK 133 (1331), TK 157, TK 632. Tác giả chi tiết hóa các bút toán hạch toán khi phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi ghi TK 515, lỗ ghi TK 635), phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB và các chi phí thu mua trong nước.
    • Nhập khẩu ủy thác: Phân định rõ quy trình luân chuyển chứng từ và tài khoản hạch toán giữa bên giao ủy thác (TK 331, TK 151, TK 156, TK 133...) và bên nhận ủy thác (TK 131, TK 144 - cầm cố, ký cược ngắn hạn để mở L/C, TK 331, TK 511 - doanh thu hoa hồng ủy thác, TK 333...).
  • Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo phương pháp Kiểm kê định kỳ: Sử dụng tài khoản tập hợp TK 611 (6112), kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ qua các tài khoản TK 151, TK 156, TK 157, phản ánh các khoản giảm giá, chiết khấu qua TK 711 và xác định giá vốn hàng xuất bán qua TK 632.

Phần II: Thực trạng kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Hoá dầu Petrolimex

Chương này tập trung phản ánh đặc điểm tổ chức kinh doanh và thực tế công tác kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty Hóa dầu Petrolimex tiền thân là Phòng Kinh doanh Dầu mỡ nhờn của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (thành lập ngày 12/01/1956). Công ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập theo Quyết định số 745 TM/BTM ngày 09/06/1994 và chính thức hoạt động từ 01/01/1994 với số vốn điều lệ ban đầu là 52,5 tỷ đồng (vốn cố định: 15 tỷ đồng, vốn lưu động: 37,5 tỷ đồng). Trụ sở đặt tại Số 1 Khâm Thiên, Hà Nội. Ngày 13/10/1998, công ty đổi tên thành Công ty Hóa dầu Petrolimex (Quyết định 1191/1998/QĐ-BTM). Ngày 23/12/2003, Bộ Thương mại ban hành Quyết định số 1801/2003/QĐ-BTM chuyển đổi công ty thành Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex, đi vào hoạt động từ ngày 01/03/2004.
  • Đặc điểm mặt hàng và thị trường: Công ty sản xuất và kinh doanh trên 100 chủng loại dầu mỡ nhờn (mang thương hiệu PLC, ELF), nhựa đường nóng dạng xá (sức chứa kho bể trên 10.000 tấn tại TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ) và hóa chất. Nguồn nguyên liệu nhập khẩu bao gồm: dầu gốc từ Singapore, phụ gia bôi trơn từ các hãng của Mỹ (Lubrizol, Paramins, Ethyl...), dầu nhờn đặc chủng từ BP Singapore. Hệ thống phân phối gồm Văn phòng công ty, 5 chi nhánh/xí nghiệp trực thuộc (Chi nhánh Hóa dầu TP.HCM, Chi nhánh Hóa dầu Hải Phòng, Xí nghiệp Dầu nhờn Hà Nội, Chi nhánh Dầu nhờn Cần Thơ, Chi nhánh Dầu nhờn Đà Nẵng) và hệ thống tổng đại lý các tỉnh.
  • Tình hình tài chính năm 2003:
Chỉ tiêu Mã số Kỳ trước (VNĐ) Quý này (VNĐ) Lũy kế từ đầu năm (VNĐ)
Tổng doanh thu bán hàng 2111 613.930.736.932 220.218.519.625 834.149.256.557
- Doanh thu hàng xuất khẩu - 28.814.181.185 15.388.311.388 44.202.492.573
Các khoản giảm trừ (Hàng bán bị trả lại) 2112 616.067.527 433.947.870 1.050.015.397
1. Doanh thu thuần 2113 613.314.669.405 219.784.571.755 833.099.241.160
2. Giá vốn hàng bán 2114 534.455.477.465 188.844.799.196 723.300.276.661
3. Doanh thu hoạt động tài chính - 291.805.430 123.671.159 415.476.589
4. Chi phí hoạt động tài chính - 11.927.621.503 4.594.799.517 16.522.421.020
5. Chi phí bán hàng - 49.205.389.657 18.830.827.430 68.036.217.087
6. Chi phí quản lý doanh nghiệp - 6.197.409.815 2.277.253.218 8.474.663.033
7. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2117 23.456.392.468 9.831.691.911 33.288.084.379
8. Lợi nhuận khác 2119 940.853.984 473.812.602 1.414.666.586
9. Tổng lợi nhuận trước thuế 2120 12.761.430.379 5.834.376.155 18.595.806.534
10. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 2121 4.083.657.721 1.853.432.370 5.937.090.091
11. Lợi nhuận sau thuế 2122 8.677.772.658 3.980.943.785 12.658.716.443
  • Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng:
    • Cơ chế quản trị tài chính: Tập trung tại văn phòng công ty. Công ty là đầu mối duy nhất trực tiếp nhập khẩu hàng hóa và nhập mua của Công ty BP-Petco để điều phối cho các đơn vị trực thuộc.
    • Hình thức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Phòng kế toán công ty gồm: Kế toán trưởng, Phó phòng kế toán, Kế toán tổng hợp toàn công ty, Kế toán ngân hàng, Kế toán thanh toán, Kế toán bán hàng, Kế toán tổng hợp văn phòng và Thủ quỹ. Phòng kế toán tại 5 chi nhánh/xí nghiệp trực thuộc thực hiện hạch toán phụ thuộc và gửi báo cáo về công ty tổng hợp.
    • Chính sách kế toán: Áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất 10%), sử dụng mẫu hóa đơn tự in thống nhất từ ngày 01/01/1999. Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ ghi chép là VNĐ, chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Phương pháp tồn kho áp dụng Kê khai thường xuyên theo giá hạch toán, cuối kỳ xử lý chênh lệch giá trên Bảng cân đối tài khoản.
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ có cải tiến phù hợp với xử lý dữ liệu trên máy vi tính. Chứng từ gốc nhập khẩu gồm Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận tải đơn (B/L), Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất (Vinacontrol cấp), Bảng kê đóng gói (Packing list), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Tờ khai hải quan và Biên lai thu thuế.

Phần III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Hoá dầu Petrolimex

Chương này nêu ra định hướng và các giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trong hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại đơn vị, hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ, quản lý tỷ giá và nâng cao hiệu quả công tác kế toán quản trị phục vụ điều hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu tài chính thực tế: Khóa luận phản ánh kết quả kinh doanh năm 2003 của Công ty Hóa dầu Petrolimex với tổng doanh thu đạt 834,15 tỷ đồng, doanh thu xuất khẩu đạt 44,20 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 18,60 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 12,66 tỷ đồng.
  • Mô tả chi tiết quy trình kế toán đặc thù: Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ nhập khẩu và cơ chế quản lý tài chính tập trung đối với các mặt hàng chiến lược (dầu nhờn, nhựa đường, hóa chất), trong đó văn phòng công ty giữ vai trò đầu mối nhập khẩu duy nhất cung cấp chân hàng cho 5 chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
  • Đóng góp về mặt ứng dụng: Chỉ ra phương thức vận hành hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ cải tiến trên phần mềm máy tính, việc theo dõi hàng tồn kho theo giá hạch toán và cách thức hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Khóa luận khảo sát dữ liệu thực tế tại thời điểm doanh nghiệp hoạt động theo mô hình doanh nghiệp nhà nước (năm 2003), chưa phản ánh toàn diện các thay đổi trong cơ chế hạch toán tài chính sau khi công ty chính thức chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/03/2004.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá sự thích ứng của hệ thống kế toán nhập khẩu theo các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) mới và việc tích hợp các phân hệ ERP trong quản trị chuỗi cung ứng xăng dầu, hóa dầu.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo phục vụ sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Kinh tế đối ngoại và Quản trị kinh doanh khi nghiên cứu về kế toán thương mại quốc tế. Các nội dung về quy trình thanh toán L/C, cách thức tính các sắc thuế nhập khẩu (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB), sơ đồ hạch toán KKTX - KKĐK và mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung nửa phân tán có giá trị ứng dụng cao cho các đề tài nghiên cứu về doanh nghiệp phân phối và xuất nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Hóa dầu Petrolimex nhập khẩu những nhóm nguyên vật liệu chính nào và từ những thị trường nào? Công ty chủ yếu nhập khẩu dầu gốc từ Singapore, các loại phụ gia tăng tính bôi trơn từ các hãng của Mỹ (Lubrizol, Paramins, Ethyl...) và một số lượng dầu nhờn đặc chủng từ BP Singapore.

2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và cơ chế quản lý nhập khẩu tại Công ty Hóa dầu Petrolimex được thiết lập như thế nào? Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Cơ chế quản lý điều hành tài chính là tập trung: Văn phòng công ty là đầu mối duy nhất trực tiếp nhập khẩu toàn bộ hàng hóa và nhận mua từ BP-Petco để phân phối cho 5 chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (các chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ được nhập khẩu khi có ủy quyền).

3. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào? Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ có cải tiến phù hợp với máy vi tính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên, sử dụng giá hạch toán để theo dõi trong kỳ và xử lý chênh lệch giá vào cuối kỳ trên Bảng cân đối tài khoản.

4. Kết quả hoạt động kinh doanh lũy kế năm 2003 của Công ty Hóa dầu Petrolimex đạt được những chỉ tiêu nổi bật nào? Năm 2003, công ty đạt tổng doanh thu bán hàng 834.149.256.557 VNĐ (trong đó doanh thu xuất khẩu là 44.202.492.573 VNĐ), doanh thu thuần đạt 833.099.241.160 VNĐ, tổng lợi nhuận trước thuế đạt 18.595.806.534 VNĐ và lợi nhuận sau thuế đạt 12.658.716.443 VNĐ.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty Hóa dầu Petrolimex trong năm tài chính 2003. Công trình làm rõ cơ chế quản trị tài chính tập trung, mô hình tổ chức kế toán nửa tập trung nửa phân tán và quy trình xử lý chứng từ theo hình thức Nhật ký chứng từ cải tiến. Đây là tài liệu tổng kết thực tiễn có giá trị tham khảo cho công tác nghiên cứu và hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại chuyên ngành.