CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU TRỤC VÀ THIẾT BỊ AVC 1. Đặc điểm Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC 1. Đặc điểm Nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành cơ khí với chức năng nhiệm vụ chính là thiết kế chế tạo, cung cấp và lắp đặt các cầu trục tiêu chuẩn và cầu trục đặc biệt cỡ lớn, các thiết bị nâng hạ và các sản phẩm kết cấu thép. Do đó sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau trong quá trình sản xuất sản phẩm như : thép các loại, tôn, dây hàn, thanh lấy điện… Các vật liệu này dễ bị ôxi hóa trong môi trường bên ngoài.
Vì vậy Công ty phải bố trí hệ thống kho hàng hợp lý, bố trí các loại vật liệu một cách khoa học tiện cho viêc sử dụng và đảm bảo chất lượng cho Nguyên vật liệu. Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán Misa – 7.9 đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy + Danh mục tài khoản: Khi sử dụng phần mềm kế toán Misa – 7.9, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng.
Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định; để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản… Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành: TK 1521: Nguyên vật liệu chính, TK 1522: Nguyên vật liệu phụ, TK 1523: Nhiên liệu, TK1524: Phụ tùng thay thế. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627 ….Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên. + Danh mục khách hàng: Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty( liên quan đến tạm ứng).
Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo, cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế toán sẽ khai SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế… Cụ thể: Danh mục nhà cung cấp: Mã nhà Tên nhà cung cấp Mã số thuế cung cấp Công ty TNHH Anh Tú AT10 0900234152 Xí nghiệp cơ khí Bình Quỳnh BQ01 2300247844 Công ty TNHH cơ khí Đức Giang CKDG01 0100106391 Công ty cổ phần tự động hóa Đông Dương TDHDD01 0101539158 …………………….
………… + Các chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, - Biên bản kiểm kê vật tư, Thẻ kho - Sổ thẻ chi tiết vật tư - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn - Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái, sổ Nhật ký chung 1. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC Công ty hiện tại đang phân loại Nguyên vật liệu của mình theo vai trò và tác dụng của Nguyên vật liệu và được phân loại thành: Nguyên vật liệu chính: Để tiến hành sản xuất các sản phẩm theo hợp đồng đặt mua sẵn, Công ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình sản xuất cấu thành nên thực thể của sản phẩm thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521.
Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm Misa-7.9 bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu như sau: Đơn vị Tên Nguyên vật liệu Mã hàng tính Thép tấm 5mm THEP TAM 5 Kg Thép chữ L THEP L Kg Tôn chống trượt TON CT Kg Thép ống phi THEP ONG F Kg Thép vuông đặc THEP VUONG Kg Tay lấy điện cầu trục 1 pha TAYLDCT07 Bộ Động cơ liền phanh, hộp số PTNK108.109 Bộ ………… …………… … SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Nguyên vật liệu phụ: được hạch toán vào TK 1522 bao gồm Đơn vị Tên Nguyên vật liệu Mã hàng tính Dây hàn DAYHAN02 Kg Kính trằng KINH02 Chiếc Sơn chống rỉ SON01 Thùng Đá cắt DC Viên Đá mài DM Viên Que hàn QH Kg ………… …………… … Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất sản phẩm như Dầu Diezen, Xăng A92, dung môi Xylen …. Và được hạch toán vào TK1523. Phụ tùng thay thế: Là những thứ dùng để thay thế khi bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình sử dụng như: Bu lông, đai ốc, vòng bi….
Và được hạch toán vào TK 1524 1. Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC Nhận thấy tầm quan trọng của Nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ Nguyên vật liệu. Tại các kho của Công ty luôn có các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ Nguyên vật liệu và các thủ tục nhập kho, xuất kho cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn. SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Phạm Thị Thủy Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý Nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ. Kế hoạch sản xuất của Công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm. Người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về Nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh. Đồng thời, căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn Nguyên vật liệu cho Công ty để lập các phương án thu mua Nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua ở nhiều nguồn ở ngoài. Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hưởng tới phương thức thanh toán và giá cả thu mua. Phương thức thanh toán của Công ty chủ yếu thanh toán bằng séc và chuyển khoản. Về giá cả thu mua Nguyên vật liệu thì Công ty do đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế ở mức thấp nhất và Nguyên vật liệu phải đạt được tiêu chuẩn tốt nhất.
Từ đó giá cả thu mua Nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều được Công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệu và dịch vụ. Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển Nguyên vật liệu thì khâu bảo quản, sử dụng, dự trữ Nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời, chất lượng đảm bảo cho quá trình sản xuất, cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng. Nhận thức được điều này Công ty tiến hành tổ chức việc bảo quản, dự trữ Nguyên vật liệu toàn Công ty theo hai kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là: + Kho Nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại Nguyên vật liệu chính gồm thép tấm các loại, tôn các loại, tay lấy điện cầu trục, hộp số, …. phục vụ cho sản xuất.
SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy + Kho Nguyên vật liệu phụ và phụ tùng thay thế: Kho này chứa các Nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế như dây hàn, đá mài, đá cắt, que hàn, sơn chống rỉ, bu lông, đai ốc,…. Việc quản lý các kho Nguyên vật liệu của Công ty giao cho thủ kho phụ trách, thủ kho có trách nhiệm bảo quản Nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất Nguyên vật liệu thông qua các hóa đơn, chứng từ. Đến kỳ gửi các hóa đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật tư ghi sổ.
Để công tác quản lý Nguyên vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần Công ty thực hiện kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng vật liệu. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm ba người: - Thủ kho - Thống kê kho - Kế toán vật liệu Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả quả kiểm kê do phòng sản xuất lập. Thực tế cho thấy sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Tổ chức quản lý Nguyên vật liệu của Công ty Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC đã xác định cần phải xây dựng định mức trên cơ sở khoa học kỹ thuật và sự tính toán để thực hiện tiết kiệm vật tư, quản lý chặt chẽ và kế hoạch hóa việc cung ứng vật tư.
SV: Đỗ Thị Thư Lớp: Kế toán tổng hợp K19 1 0 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.