CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ NOVA 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova 1. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova Vì hàng hóa của công ty đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại nên bán hàng và quản lý đôi khi chưa cập nhật kịp những sản phẩm mới. - Kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện tử, điện lạnh.
- Kinh doanh thiết bị máy văn phòng - Linh kiện và thiết bị máy tính - Bảo trì bảo dưỡng các hệ thống máy tính, mạng máy tính, tổng đài liên lạc, Internet, tổng đài liên lạc nội bộ; - Tư vấn, thi công lắp đặt các hệ thống máy tính,Internet tổng đài liên lạc nội bộ; -Đầu tư khai thác, kinh doanh mỏ, quặng, khoáng sản, khoáng chất; -Kinh doanh vận tải đa phương thức - In ấn, kinh doanh vật tư ngành in; -In ấn sách, báo, truyện…. -In tờ rơi, in danh thiếp…. -In cas, in lịch…. -Kinh doanh thiết bị máy tính, máy in, máy Fax… - Kinh doanh, sản xuất, mua bán thuê máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ ,vật tư phụ tùng cơ khí xây đựng; -Mua bán lắp đặt, sửa chữa, bảo hành các loại máy xây dựng, máy phát điện, động cơ diezen, động cơ thủy lực và vật tư phụ tùng, phụ kiện, trang SVTH: Lê Thị Huê 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang thiết bị kèm theo -Kinh doanh chế biến hàng nông lâm thủy hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ, đồ gỗ, đồ nhựa; …………….
Thị trường của Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova Trong những năm gần đây, thị trường tiêu thụ chủ yếu của Công ty là địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải phòng, Thái Bình, Nam Định, Hà Nam, Hòa Bình, Thái Nguyên… công ty còn cung cấp cho một số doanh nghiệp cũng như các đơn vị và cá nhân khác có nhu cầu về sản phẩm của Công ty. Ngoài ra còn tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường kết hợp với tình hình nghiên cứu, tìm kiếm thị trường của cán bộ kinh doanh mà quyết định đến thị trường tiêu thụ của công ty như những năm gần đây mạng Internet phát triển mạnh ở thành phố, các nhu cầu thông tin tìm kiếm trên mạng vừa nhanh vừa tiện nên một số đầu sách không còn bán chạy ở thành phố nhưng vẫn bán chạy ở nông thôn. Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh cũng là một yếu tố quan trọng đến chiến lược kinh doanh nên doanh nghiệp luôn chú ý đến các yếu tố: - Chất lượng, khả năng cung ứng, và khả năng chuyên môn hóa đầu vào. - Yêu cầu của khách háng đối với hàng hóa và dịch vụ - Vị thế của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh.
Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova Hiện nay Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova đang áp dụng các phương thức bán hàng sau đây: a) Phương thức bán buôn Bán buôn: Là quá trình bán hàng cho các đơn vị khác để tiếp tục đưa hàng hoá vào sử dụng hoặc bán lại cho các đối tượng khác nhau có nhu cầu. SVTH: Lê Thị Huê 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Do đó đối tượng của bán buôn rất đa dạng và phong phú là các doanh nghiệp thương mại, các đại lý, cửa hàng…. -Đại lý Tuấn Phong: kinh doanh giấy mực và các phụ kiện ngành in: Số 160 Phố Vọng – Đồng Tâm – HBT Hà Nội -Cửa hàng Minh Tâm: Kinh doanh thiết bị máy văn phòng: 154 Lê Thanh Nghị - Đồng Tâm – HBT – HN -Cửa hàng Loan Cường: Kinh doanh thiết bị điện tử, điện lạnh: 254 Phố Hai Bà Trưng – HBT – HN -Cửa hàng Tâm Thái: Kinh doanh mua bán thiết bị phụ tùng cơ khí xây dựng. 175 Phố Nguyễn Xiển – Thanh Xuân – Hà Nội Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hóa vẫn nằm trong lưu thông, chưa đi vào quá trình tiêu dùng.
Hàng bán theo phương thức này có khối lượng lớn và nhiều hình thức thanh toán. Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ gửi đơn đặt hàng tới Công ty CPTM và sản xuất Vạn Xuân, bên bán sẽ xem xét đơn đặt hàng và gửi lại bảng báo giá cho bên mua, bên mua chấp nhận đơn giá của bên bán thì hai bên sẽ tiên hành ký kết hợp đồng kinh tế bên mua sẽ cử người đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán và hai bên sẽ ghi biên bản giao nhận hàng hóa. Lúc đó số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của Công ty nữa mà coi là hàng đã bán. Khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì bên bán hạch toán dooanh thu bán hàng và số thuế GTGT phải nộp cho số hàng đã bán hàng năm Ưu điểm của phương thức này thời gian thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để đẩy nhanh vòng quay của vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên phương thức này có nhược điểm là chi phí lớn, tăng nguy cơ ứ đọng, dư thừa hàng hoá. b) Phương thức bán lẻ Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cá nhân và tập thể. Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết SVTH: Lê Thị Huê 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang thúc khâu lưu thông. Khối lượng hàng bán thường nhỏ, hàng hóa phong phú đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã và thường xuyên biến động theo nhu cầu thị trường.
Ưu điểm: Doanh nghiệp có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy có thể nắm bắt nhanh nhạy đối với sự thay đổi của nhu cầu, sự thay đổi của thị hiếu tiêu dùng, từ đó có những biện pháp, phương án thích hợp. Nhược điểm: Khối lượng hàng hoá bán ra chậm, thu hồi vốn chậm. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần tập đoàn truyền thông và công nghệ Nova 1.Vai trò và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại công ty Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng.
Còn khách hàng phải trả cho Doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận. Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng. Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và Doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định. Do đó công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như: Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ,…. quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau: SVTH: Lê Thị Huê 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang - Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng hàng háo tiêu thụ.
- Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định.Quy chế tổ chức hoạt động bán hàng Do đặc điểm hoạt động của Công ty chủ yếu là ở lĩnh vực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là thuốc y tế, mặt hàng này có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, nên đòi hỏi công tác ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng phải được tổ chức và giám sát chặt chẽ. Để thực hiện được điều này cần có sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng hành chính – kế toán – tổng hợp, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho…. Trong từng khâu của quá trình bán hàng như: cấp phát hàng, giao hàng….
mỗi bộ phận đều có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Quy trình bán hàng của công ty gồm các bước: Khi tiếp nhận đơn hàng: Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc qua điện thoại trực tiếp đến văn phòng công ty. Khi nhận đơn hàng từ khách hàng hay nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp nhận ghi thông tin vào Sổ ghi đơn hàng. Lập chứng từ xuất hàng: Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp kiểm tra các thông tin về khách hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT, trình lên người có thẩm quyền ký làm chứng từ xuất hàng (hay lệnh xuất hàng).
Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất hàng. Làm thủ tục xuất kho: SVTH: Lê Thị Huê 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang -Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ, phải đảm bảo chứng từ nhận được đầy đủ nội dung theo quy định; Kiểm tra tên hàng, chủng loại đối chiếu với thẻ kho để chuẩn bị hàng. -Sau khi kiểm tra chứng từ và hàng hóa, thủ kho chuẩn bị hàng theo nguyên tắc: Chỉ cấp phát hàng đúng chủng loại, quy cách, còn hạn dùng. Cấp phát hàng đảm bảo nguyên tắc FIFO (hạn dùng ngắn xuất trước), FIFO (nhập trước xuất trước).
-Chuẩn bị chứng từ giao hàng, bao gồm: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Giấy báo lô và Phiếu kiểm nghiệm (nếu cần). Một số khách hàng không yêu cầu phiếu báo lô thì số lô/HSD của sản phẩm được ghi ngay trên phiếu xuất kho. Giao nhận hàng: -Giao hàng từng khoản một, kiểm tra và đánh dấu vào chứng từ để tránh thiếu sót và nhầm lẫn.