CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy c) Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm: - Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu. - Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán). Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không. d) Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản.
Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ. Các nguyên tắc kiểm soát: Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận.
Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. SVTT: Nhóm sinh viên Trang | 12 CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản.
Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán. - Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó. - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại: SVTT: Nhóm sinh viên Trang | 13 CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy - Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra. Giám sát các kiểm soát: a) Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên. Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không.
Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: KTV nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị,. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian. b) KTV nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ. Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB.
c) Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện. SVTT: Nhóm sinh viên Trang | 14 CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Tiền lương: Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động trong quá trình thực hiện công việc của bản thân người lao động theo hợp đồng đã thỏa thuận giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.
Đối với doanh nghiệp thì tiền lương là một khoản chi phí sản xuất. Việc hạch toán tiền lương đối với doanh nghiệp phải thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý. Các khoản trích theo tiền lương: - Kinh phí công đoàn: là khoản được trích vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo quy định để tạo nguồn kinh phí cho hoạt động của tổ chức công đoàn do công ty đóng. - Bảo hiểm xã hội: là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp 1 phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội do công ty lẫn người lao động đóng.
(Khoản 1 điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội) - Bảo hiểm y tế: là hình thức bảo hiểm bắt buộc để chăm sóc sức khỏe không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện do công ty lẫn người lao động đóng(khoản điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế), nhằm bù đắp các chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi họ bị ốm đau, bệnh tật. - Bảo hiểm thất nghiệp: là hình thức bảo hiểm để chi trả trợ cấp thất nghiệp cho người tham gia bảo hiểm thất nghiệp khi họ bị mất việc làm, hỗ trợ học nghề, tư vấn, giới thiệu việc làm và đóng bảo hiểm y tế cho người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp. (Điều 49, 50, 51, 54, 55 Luật Việc làm) SVTT: Nhóm sinh viên Trang | 15 CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 1. Phân loại lao động: 1.
Phân loại theo trách nhiệm quản lý và trả lương: - Lao động trong danh sách: là những lao động thường xuyên, có tên trong sổ đăng kí lao động của danh nghiệp (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn). - Lao động ngoài danh sách: là những lao động tạm thời, mang tính thời vụ, không có tên trong sổ đăng kí lao động của doanh nghiệp. Cách phân loại này có tác dụng giúp cho nghiệp nắm được tổng số lao động của mình và lập kế hoạch tiền lương, theo dõi được tình hình sử dụng lao động và quản lý lao động một cách chặt chẽ dựa trên cơ sở mở sổ danh sách lao động (đối với lao động trong danh sách). Phân loại theo chức năng công tác: - Chức năng sản xuất chế biến: nhân công trực tiếp và nhân công gián tiếp + Nhân công trực tiếp: chính là những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm (công nhân sản xuất ở phân xưởng).
+ Nhân công gián tiếp: bao gồm những lao động phục vụ cho lao động trực tiếp hay tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất (quản đốc phân xưởng, công nhân bảo dưỡng máy móc…. - Chức năng lưu thông: bao gồm những lao động tham gia các hoạt động bán hàng, giới thiệu (tiêu thụ) sản phẩm, nghiên cứu thị trường, tiếp thị, chọn lọc đóng gói vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ. - Chức năng quản lý hành chính kế toán: bộ phận nhân viên tham gia vào quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp (Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban,…) - Ngoài ra còn có thể có một số lao động phục vụ trong các lĩnh vực khác mà tiền lương của họ sẽ do các quỹ hay nguồn kinh phí khác của doanh nghiệp đài thọ (nhân viên nhà trẻ, y tế, nhà ăn. …) Cách phân loại này giúp cho kế toán phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng chịu chi phí có liên quan một cách chính xác.
SVTT: Nhóm sinh viên Trang | 16 CHƯƠNG 1 GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 1. Các hình thức chi trả lương: 1.