Lời mở đầu Chƣơng 1: Tổng quan về kiểm soát nội bộ. Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống KSNB tại Tổng công ty Tín Nghĩa. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty Tín Nghĩa Kết luận. Tài liệu tham khảo.
4 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1.1 Thời kỳ tiền COSO: Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ cuộc cách mạng công nghiệp vào những năm cuối thế kỷ 19 dƣới hình thức kiểm soát tiền. Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) đã đƣa ra khái niệm về KSNB và chính thức công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, đây cũng là tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ. KSNB trở thành công cụ để bảo vệ tiền, các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và đây là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của KTV. Đến những năm của thập niên 40, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Public Accountants) đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán.
SAS 1 (1973) định nghĩa rằng: kiểm soát quản lý không chỉ hạn chế ở kế hoạch tổ chức và các thủ tục mà còn bao gồm quá trình ra quyết định cho phép thực hiện nghiệp vụ của nhà quản lý. Kiểm soát kế toán bao gồm các thủ tục và cách thức tổ chức ghi nhận vào sổ sách để bảo vệ tài sản, tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm KSNB đã không ngừng đƣợc mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trƣớc khi báo cáo COSO (1992) ra đời, KSNB vẫn mới dừng lại nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho KTV trong kiểm toán BCTC.2 Sự ra đời của báo cáo COSO năm 1992 Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng nhƣ nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ.
Số lƣợng các công ty tăng nhanh, đi cùng với đó là quy mô của các vụ gian lận ngày càng tăng, gây thiệt hại đáng kể cho nền kinh tế. Đáng nói nhất là vụ bê bối Watergate, liên quan đến việc hối lộ ở nƣớc ngoài. Ngay lập 5 tức sau đó, vào năm 1979, SEC đƣa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Yêu cầu về báo cáo KSNB của công ty cho công chúng là một chủ đề gây ra nhiều tranh luận.
Các tranh luận trên cuối cùng đã đƣa đến thành lập Ủy ban COSO vào năm 1985- đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên BCTC, thƣờng gọi là Ủy ban Treadway, lấy theo tên của ngƣời lãnh đạo nhóm là James C. Treadway, một luật sƣ và là cựu thành viên của SEC. COSO đƣợc sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, bao gồm: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA); Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA); Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI); Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) và Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA). Quá trình tìm hiểu về gian lận, COSO nhận thấy rằng KSNB đã ảnh hƣởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận.
Vì thế, việc nghiên cứu và đƣa ra một khuôn khổ chung về KSNB đƣợc đặt ra. Báo cáo COSO 1992 là kết quả của quá trình nghiên cứu này. Đây là báo cáo đầu tiên trên thế giới cung cấp một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho đến thời điểm này, có sự kế thừa và phát triển các nghiên cứu trƣớc đó. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến BCTC mà đƣợc mở rộng ra cho cả các phƣơng diện hoạt động và tuân thủ.
Báo cáo COSO 1992 gồm có 4 phần: - Phần 1- Bản tóm lƣợc: Tổng quan về KSNB cho nhà quản lý cấp cao. - Phần 2- Hệ thống lý luận: Định nghĩa về KSNB, mô tả các yếu tố của KSNB và chỉ ra các tiêu chí để kiểm soát hệ thống. - Phần 3- Báo cáo cho các thành viên bên ngoài: Hƣớng dẫn cách thức báo cáo cho các đối tƣợng bên ngoài về KSNB liên quan đến tài chính. - Phần 4- Các công cụ đánh giá: Bao gồm các bảng biểu phục vụ cho việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.3 Giai đoạn hậu COSO (từ năm 1992 đến nay) Báo cáo COSO 1992 tuy chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng đã tạo lập đƣợc cơ sở lý thuyết cơ bản về KSNB.
Nhờ đó mà đã có hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhƣ: quản trị, công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập,. Trong đó, có các báo cáo tiêu biểu nhƣ: - Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM 2001 – Enterprise Risk Management Framework) dành cho công tác quản trị và nêu lên các nhân tố cấu thành, bao gồm: môi trƣờng nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động giám sát, thông tin truyền thông và giám sát. - Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin (COBIT 1996- Control Objectives for Information and Related Technologydo do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA) ban hành. COBIT tập trung nghiên cứu đẩy mạnh hệ thống kiểm soát trong môi trƣờng tin học, cụ thể là: hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát.
- Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ: SAS 78 (1995) và SAS 94 (2001) cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán độc lập về kiểm toán BCTC và ảnh hƣởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong BCTC. - Ủy ban Basel đƣa ra báo cáo Basel (1998) về việc vận dụng KSNB của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Họ không mở rộng thêm phạm vi ra các ngành khác mà chỉ đi sâu vào lĩnh vực ngân hàng.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ: 1.1 Theo báo cáo COSO 1992: Trải qua quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, định nghĩa đƣợc COSO đƣa ra năm 1992 đƣợc chấp nhận rộng rãi nhất.
Đó là “ KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: 7 - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. - Sự tin cậy của BCTC. - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đó là: quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: định nghĩa này khẳng định rằng KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. KSNB sẽ hữu hiệu nhất khi nó đƣợc xây dựng nhƣ một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp. KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu của mình. Con ngƣời: KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời trong đơn vị (bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên).
Con ngƣời đặt ra mục tiêu và đƣa cơ chế kiểm soát vào vận hành hƣớng tới các mục tiêu đã định. Ngƣợc lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con ngƣời. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức và nhu cầu khác nhau và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng nhƣ trao đổi và hành động một cách nhất quán. Do vậy, KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.
Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB nhƣ: sai lầm của con ngƣời, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB. Các mục tiêu: mỗi đơn vị thƣờng đặt ra các mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: 8 - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định. Sự phân chia các nhóm mục tiêu nhƣ trên chỉ mang tính tƣơng đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tƣợng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về BCTC chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tƣ và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. Theo báo cáo COSO 2004: Quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên toàn đơn vị, đƣợc áp dụng trong việc thiết lập các chiến lƣợc liên quan đến toàn doanh nghiệp, đƣợc thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hƣởng đến doanh nghiệp và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận đƣợc nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý hƣớng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp.