CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.[5, 79] Trong định nghĩa trên nổi lên bốn vấn đề cơ bản đó là: KSNB không phải là những hoạt động riêng lẽ, mà đó là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động gắn kết với nhau tạo thành một chuổi thống nhất. Nó là phương tiện giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
KSNB bao gồm cả những con người trong tổ chức như Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên,.Chính con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người, nó sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu không phải là sự đảm bảo tuyệt đối. Bởi vì một hệ thống KSNB dù hoàn hảo đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, những hạn chế này sẽ được đề cập trong phần sau.
KSNB giúp đơn vị hướng tới các mục tiêu, có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động. UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.co 5 - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo lập BCTC trung thực và hợp lý. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO (năm 1992) thì một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, nó chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính chính trực và các giá trị đạo đức. - Năng lực đội ngũ nhân viên.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Cơ cấu tổ chức. - Phân chia quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự. UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức Tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người trong một tổ chức. Đó chính là những nguyên tắc cử xử, những chuẩn mực đạo đức mà các nhà quản lý đặt ra và yêu cầu nhân viên thực hiện để hạn chế các hành vi bị coi là phạm pháp, thiếu đạo đức. Tính chính trực và các giá trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ chuẩn mực đạo đức và giảm các sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với trình độ và kỹ năng của từng người.
Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các công việc đều có sự mô tả chi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí công việc thích hợp.3 Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán bao gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán cũng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,…Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Ở Việt Nam, Luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban Kiểm toán.[5, 82] UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý. Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động mạnh đến mục tiêu của doanh nghiệp.5 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.
Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.6 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là mức độ giao quyền từ trên xuống của hệ thống tổ chức. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm sẽ cụ thể hóa về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong hoạt động của doanh nghiệp.
Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm và năng lực của từng thành viên. Mỗi người phải hiểu được công việc cụ thể mình sẽ phụ trách và nó ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.7 Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.co 8 nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của kiểm soát nội bộ. Các chính sách kiểm soát phụ trợ cũng không kém phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra.
Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động tốt, nổi bật. Đồng thời các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà quản lý quan tâm.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến các mục tiêu mà đơn vị đặt ra. Đánh giá rủi ro sẽ giúp đơn vị biết được các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn để đưa ra các biện pháp đối phó. - Để đánh giá rủi ro đầu tiên các nhà quản lý phải đặt ra mục tiêu, bởi vì một sự kiện được gọi là rủi ro khi nó có tác động tiêu cực đến mục tiêu của đơn vị.
Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra xứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. - Nhận dạng rủi ro sau khi đã xác định mục tiêu: Nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của doanh nghiệp. Các nhân tố bên ngoài có thể xét đến như: Sự thay đổi kỹ thuật, sự thay đổi môi trường kinh doanh, sự xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần, sự thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm cho sản phẩm hiện hành bị lỗi thời… UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.co 9 Các nhân tố bên trong như: Tính chất hoạt động của tổ chức, chất lượng đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin, sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trong đạo đức nghề nghiệp, thiếu sự kiểm tra kiểm soát thích hợp do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm… - Phân tích rủi ro là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện.
Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Sau đó tiến hành định tính và định lượng mức độ thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát giúp đơn vị giảm thiểu những rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong toàn doanh nghiệp.1 Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm là việc phân công phân nhiệm cho các thành viên trong tổ chức.
Khi phân công cần lưu ý đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm, do vậy không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong các chức năng: phê chuẩn, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Mục đích của phân chia trách nhiệm là tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau ngay trong quá trình tác nghiệp, nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thực hiện.