CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử ra đời và phát triển Bắt nguồn từ cuộc đại cách mạng công nghiệp, hàng loạt các doanh nghiệp ra đời, đặc biệt là sự ra đời của thị trường chứng khoán và công ty cổ phần. Quy mô của các doanh nghiệp ngày càng lớn cùng với nhu cầu về vốn ngày càng cao. Từ đó, nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn cũng được đặt lên hàng đầu. Các nhà đầu tư rất quan tâm đến tình hình tài chính tại doanh nghiệp để có thể quyết định có nên đầu tư vào hay không? Do đó, họ cần có một đơn vị độc lập và có năng lực để kiểm tra các thông tin trên báo cáo tài chính có trung thực và hợp lý hay không.
Sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập là để đáp ứng những nhu cầu trên. Trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên đã dần dần nhận thức việc kiểm tra hết tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh là không thực tế và cũng không cần thiết. Đồng thời các kiểm toán viên thông qua quá trình nghiên cứu và hoạt động thực tiễn đã hình thành những phương thức kiểm tra mới như kỹ thuật lấy mẫu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hay kỹ thuật kiểm toán bằng máy tính. Từ đó, các kiểm toán viên nhận thấy rằng việc kết hợp kỹ thuật lấy mẫu và việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp sẽ giúp xác định phạm vi và phương hướng cho những thủ tục kiểm toán, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Ban đầu, Kiểm soát nội bộ (KSNB) được các kiểm toán viên độc lập quan tâm chủ yếu là ở hình thức kiểm soát tiền. Lúc đó, KSNB chỉ được hiểu như là một biện pháp để ngăn ngừa các nhân viên gian lận tiền. Đến năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ. Theo đó, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động.
Sau đó, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa KSNB “là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách” trong một công bố năm 1936. Từ đó, kiểm soát nội bộ ngày càng được quan tâm hơn nhất là sau những thất bại trong các cuộc kiểm toán mà Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ đã chỉ trích và cho rằng việc tìm hiểu kiểm soát nội bộ không chỉ dừng lại ở lĩnh vực kế toán và cần phải tìm hiểu đầy đủ hơn về cách thức mà các nghiệp vụ trên được thực hiện. Năm 1949, AICPA tiếp tục công bố công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ với nhan đề: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Sau đó, rất nhiều chuẩn mực kiểm toán đã được AICPA soạn thảo và ban hành.
Cùng với sự phát triển về số lượng và chất lượng, các hình thức gian lận với thiệt hại ngày càng tăng cao. Trong quá trình điều tra vụ bê bối Watergate -1973, nhiều hoạt động vận động tranh cử trái phép và rửa tiền đã được phát hiện. Năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời. Đến năm 1979, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC – Securities and Exchange Commission) bắt buộc các công ty phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán tại đơn vị mình.
Yêu cầu này đã gây ra nhiều tranh luận, nguyên nhân chính là do chưa thiết lập được các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Năm 1985, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (gọi tắt là COSO) của Hội đồng Quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (Ủy ban Treadway) được thành lập với nhiệm vụ là nghiên cứu và xây dựng một khuôn mẫu về KSNB. Báo cáo COSO 1992 là kết quả của quá trình nghiên cứu này. Báo cáo đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về KSNB, và là một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB tính tới thời điểm hiện nay.
Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau ra đời, tiêu biểu: - Theo hướng quản trị: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Báo cáo COSO 1992 đã cung cấp một cơ sở lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB chủ yếu nhằm kiểm soát các mục tiêu xác định mà chưa dự báo được những tình huống có thể xảy ra, nhất là dự báo các rủi ro và quản trị rủi ro. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại rủi ro phức tạp và quy mô ngày càng lớn. Vì thế, khoa học về rủi ro và quản trị rủi ro được nghiên cứu và phát triển.
Từ thực tế trên, vào năm 2001, COSO tiến hành triển khai nghiên cứu một lý thuyết giúp các nhà quản lý quản trị được rủi ro trong hoạt động nhằm đưa ra một khuôn mẫu và các kỹ thuật để áp dụng vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp. Đến năm 2004, COSO đã ban hành Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM – Enterprise Risk Management Framework) trên cơ sở báo cáo COSO 1992, nhìn nhận rủi ro một cách toàn diện hơn so với báo cáo COSO 1992. Điều này được thể hiện thông qua mục tiêu của báo cáo COSO 2004, ngoài những mục tiêu giống như báo cáo COSO 1992, còn có thêm mục tiêu chiến lược. Trong báo cáo COSO 2004 cũng mở rộng tiếp cận theo hướng rủi ro và xem xét các cấp độ đối với rủi ro.
- Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng có quy mô nhỏ”. Hướng dẫn này vẫn dựa trên báo cáo COSO 1992 và trình bày cách thức áp dụng kiểm soát nội bộ phù hợp với điều kiện của công ty đại chúng có quy mô nhỏ. - Theo hướng công nghệ thông tin:: Với sự phát triển không ngừng và ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu đặt ra là cần có một khuôn khổ thống nhất về kiểm soát và kiểm toán trong môi trường tin học. Năm 1996, Hiệp hội kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Information System Audit and Control Association) đã ban hành bản tiêu chuẩn “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực có liên quan” (CoBIT – Control Objectives for Information and Related Technology), Sau đó, một loạt các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 phiên bản mới phát triển trên cơ sở phiên bản năm 1996 ra đời như: phiên bản lần 2 (1998); lần 3 (2000); lần 4 (2005) và mở rộng (2007); lần 5 (2012).2 Định nghĩa Trong quá trình nghiên cứu và phát triển lý thuyết kiểm soát nội bộ, nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ đã được hình thành.
Năm 1929, trong một công bố của Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ, thuật ngữ kiểm soát nội bộ đã được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Vào năm 1949, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã công bố một công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, trong đó có định nghĩa kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý. Turnbull (1999) định nghĩa kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh khác của một doanh nghiệp, nhằm: - Giúp quản lý hữu hiệu và hiệu quả thông qua biện pháp đối phó rủi ro hoạt động, rủi ro điều hành, rủi ro tài chính, rủi ro tuân thủ và các rủi ro khác nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. - Đảm bảo chất lượng của báo cáo nội bộ và báo cáo ra bên ngoài của doanh nghiệp - Đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành cùng với những chính sách nội bộ của doanh nghiệp.
Theo Millichamp (2002), kiểm soát nội bộ là toàn bộ hệ thống kiểm soát, tài chính và các hình thức khác, được thiết lập bởi nhà quản lý để thực hiện việc kinh doanh của doanh nghiệp theo cách thức trật tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đầy đủ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và tính đầy đủ và chính xác của số liệu. Trong các định nghĩa trên, định nghĩa về kiểm soát nội bộ của COSO vào 1992 là được chấp nhận một cách phổ biến nhất cho đến hiện nay. Báo cáo COSO 1992 được công bố với tiêu đề “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” (Internal Control – Intergrated framework) đã định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Trong định nghĩa trên, bốn nội dung quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu; cụ thể: KSNB là một quá trình: KSNB là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện trong mọi bộ phận, gắn liền với các hoạt động của đơn vị. Quá trình kiểm soát sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức hay là một gánh nặng bị áp đặt bởi cơ quan quản lý. Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người.
Đó là hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.