chương 1, tác giả đã trình bày một số cở sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình của báo cáo COSO. Mô hình này sẽ được áp dụng làm cơ sở cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ đó đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ 2.
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 định nghĩa Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau: Quy mô Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa Tổng Số lao Tổng Số lao nguồn vốn động nguồn vốn động Khu vực I. Nông, lâm 20 tỷ đồng Dưới 200 Từ trên 20 Từ trên 200 nghiệp và thủy trở xuống người tỷ đồng đến người đến sản 100 tỷ đồng 300 người II. Công 20 tỷ đồng Dưới 200 Từ trên 20 Từ trên 200 nghiệp và xây trở xuống người tỷ đồng đến người đến dựng 100 tỷ đồng 300 người III. Thương 10 tỷ đồng Dưới 50 Từ trên 10 Từ trên 50 mại và dịch vụ trở xuống người tỷ đồng đến người đến 50 tỷ đồng 100 người Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Tác giả lựa 1 chọn các công ty tại thành phố Hồ Chí Minh vì nơi đây tập trung khá nhiều các loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và có thể đại diện mẫu. Hệ thống kiểm soát của các công ty khảo sát được tổ chức tùy theo cơ cấu và quy mô của từng công ty. Các công ty này thường có một cơ cấu tổ chức gồm các phòng chức năng chính như: Ban Giám Đốc Phòng tổ chức Phòng quản lý nhân sự Phòng kinh doanh Phòng thu mua Phòng kế toán sản xuất - Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức, quản lý, điều hành; đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty. - Phòng tổ chức nhân sự: tổ chức tuyển dụng nhân viên; quản lý lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động; thiết lập các chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Phòng kinh doanh: tổ chức mạng lưới phân phối, tiêu thụ sản phẩm; đề ra các chính sách đảm bảo mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. - Phòng thu mua: đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa, vật tư, tài sản cho công ty. - Phòng kế toán: phản ánh chính xác, đầy đủ sự biến động tài sản và nguồn vốn tại doanh nghiệp; tiến hành ghi sổ và lập báo cáo tài chính đúng hạn. NỘI DUNG KHẢO SÁT 1 Luận văn tập trung khảo sát các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO, từ đó có cái nhìn tổng thể về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
Trên cơ sở khảo sát thực tế, trình bày những điểm mạnh và những điểm còn hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này, từ đó đưa ra các quan điểm, định hướng, giải pháp để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT Nghiên cứu tiến hành khảo sát 10 đơn vị có quy mô vừa và nhỏ. Việc khảo sát được tiến hành dưới hình thức điều tra thông qua bảng câu hỏi kết hợp phỏng vấn trực tiếp những người nắm giữ các vị trí chủ chốt của công ty như: kế toán trưởng, trưởng các bộ phận, kế toán tổng hợp. Nội dung bảng câu hỏi trình bày ở phần phụ lục.
KẾT QUẢ KHẢO SÁT Qua kết quả khảo sát tác giả trình bày những điểm mạnh và điểm còn hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ của Việt Nam cụ thể như sau: 2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân trong công ty đặc biệt là người đứng đầu. Nhưng thực tế kết quả khảo sát cho thấy người quản lý chưa chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát vì họ cho rằng hoạt động của doanh nghiệp vẫn rất bình thường, họ chưa thấy được cái bất bình thường trong những hoạt động tưởng như bình thường đó. Nếu không có các biện pháp kiểm soát kịp thời, gian lận và sai sót tiếp diễn đến mức độ 1 nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng không biết nên bắt đầu kiểm soát từ đâu và kiểm soát như thế nào.
Sự thông đồng của các nhân viên đã vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát. Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc công ty là rất lớn và việc tái cấu trúc công ty không phải dễ thực hiện. Do đó, các nhà quản lý nên ý thức rằng khi đặt mục tiêu tăng trưởng cho công ty, song song xét về lâu dài cũng nên cân nhắc việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có một cơ cấu tổ chức đơn giản và gọn nhẹ.
Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều công việc của nhiều bộ phận là điều khó tránh khỏi. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng không rõ ràng và cụ thể. Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các văn bản mô tả chức năng các phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban chưa được ban hành, có khi chỉ là những thỏa thuận miệng. Việc này dẫn đến các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau.
Một cơ cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền chưa hợp lý không thể tạo được môi trường kiểm soát tốt. Khi công ty càng lớn mạnh thì yêu cầu kiểm soát cần được chú trọng hơn. Việc kiểm soát lúc này không phải là tập trung quyền lực vào một vài người như lúc trước mà nó cần được phân quyền một cách hệ thống cho từng bộ phận và từng người. Việc phân quyền này cần thực hiện một cách khoa học và hợp lý, đúng người đúng việc.
Trong thực tế rất nhiều công ty có đầy đủ các bộ phận và các trưởng bộ phận, nhưng họ lại không được phân qyền để giải quyết các vấn đề. Trong khi đó Tổng giám đốc ôm đồm rất nhiều việc, nhưng họ lại không đủ thời gian để giải quyết hết tất cả các việc liên quan. Khi đó công tác kiểm soát trong công ty hầu như không mạng lại hiệu quả như mong muốn. Ngân sách dùng cho việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương thưởng cho nhân viên cũng rất hạn chế, kéo theo trình độ và kinh nghiệm của nhân viên 2 tuyển dụng được cũng có hạn chế nhất định.
Bên cạnh đó các quy trình và quy định hoạt động chưa được thiết kế và truyền đạt rộng rãi trong công ty, dẫn đến các nhân viên chưa hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của họ trong bộ máy. Các giá trị đạo đức và sự trung thực chưa được các doanh nghiệp quy định bằng văn bản và có chế tài hợp lý. Khi nhân viên cấp dưới có những động cơ gian lận, họ lại không được hướng dẫn cụ thể và cố ý làm liều.2 Đánh giá rủi ro Như chúng ta đã biết các công ty vừa và nhỏ thường có số lượng nhân viên và nguốn vốn ít. Vì vậy loại hình doanh nghiệp này thường có 4 lực cản chính đối với sự phát triển, đó là vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường, môi trường thương mại – đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động.
Trên thực tế các doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng sản xuất, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín dụng, thậm chí nguồn vốn này còn có dấu hiệu co hẹp trong những giai đoạn kinh tế khó khăn. Bên cạnh đó, những khó khăn về đất sản xuất, thiếu thông tin và nguồn nhân lực, vẫn là bài toán nan giải, là khó khăn mang tính truyền thống với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng.
Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là điều tất yếu.3 Các hoạt động kiểm soát Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học công nghệ luôn là yếu tố làm cho các doanh nghiệp không đạt được các mục 2 tiêu mong muốn. Tuy nhiên ngoài những giải pháp thông thường như tìm kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia công lại cho các tập đoàn lớn của thế giới, các công ty này chưa có những định hướng rõ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tìm kiếm nguồn tài trợ từ các quỹ đầu tư khác, liên kết với các công ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp cạnh tranh bất lợi cho nhau…) Về công tác kiểm tra kiểm soát hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có.4 Thông tin và truyền thông Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng máy tính cho công tác kế toán và quản lý. Việc quản lý thông tin trong đơn vị thể hiện qua các nội dung sau: - Chứng từ kế toán: về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa chữa văn phòng như sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà không có hóa đơn đỏ.