CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP MAY MẶC 1. Kiểm soát trong quản lý 1. Khái niệm và vai trò của kiểm soát trong quản lý Quản lý ñã hiện diện từ hàng nghìn năm nay và luôn ñược nhìn nhận là hoạt ñộng quan trọng trong mọi lĩnh vực của ñời sống xã hội. Việc tiếp cận và lý giải quản lý theo nhiều khía cạnh khác nhau dẫn ñến rất nhiều quan ñiểm khác nhau về quản lý.
Mary Parker Follet ñưa ra khái niệm ngắn gọn “Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc ñược làm bởi người khác”[87]. Koontz & O’Donnell, Heinr Weihrich lại nhận ñịnh “Có lẽ không có lĩnh vực nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi nhà quản trị ở mọi cấp ñộ và trong mọi cơ sở ñều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong ñó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu ñã ñịnh” [19, tr30] James H. Donnelly và các cộng sự ñưa ra khái niệm nhấn mạnh ñến quản lý trên khía cạnh hành vi quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt ñộng của những người khác ñể ñạt ñược kết quả mà một người hành ñộng riêng rẽ không thể nào ñạt ñược” [26, tr52] Trên quan ñiểm hướng ñến nội dung công việc, Stoner và Robbins ñịnh nghĩa: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch ñịnh tổ chức, quản trị con người, và kiểm soát các hoạt ñộng trong một ñơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của ñơn vị ñó” [72, tr45] Theo chức năng của hoạt ñộng quản lý, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Quản lý là một quá trình ñịnh hướng và tổ chức thực hiện các hướng ñã ñịnh trên cơ sở các nguồn lực xác ñịnh nhằm ñạt hiệu quả cao nhất” [34, tr8]. Quá trình này bao gồm nhiều giai ñoạn từ khi ñưa ra ñịnh hướng trên cơ sở dự báo các nguồn lực và mục tiêu cần có và có thể ñạt tới, cho ñến khi những ñịnh hướng này ñược 9 thiết kế thành các kế hoạch cùng chương trình hành ñộng và cuối cùng chúng ñược tổ chức thực hiện trong thực tế.
Theo Từ ñiển Tiếng Việt do Nguyễn ðức Dy biên soạn, quản lý là việc tổ chức, ñiều khiển và theo dõi thực hiện như ñường lối của chính quyền quy ñịnh [17, tr421]. Như vậy, một cách chung nhất, có thể xác ñịnh khái niệm về quản lý như sau: “quản lý là quá trình thể hiện sự tác ñộng có tổ chức của chủ thể quản lý lên ñối tượng bị quản lý nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñịnh”. Kiểm soát cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt ñộng của con người, trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội và có liên quan mật thiết với quản lý. ðích cuối cùng mà quá trình quản lý hướng tới chính là việc ñạt ñược mục tiêu ñã ñặt ra trong khuôn khổ một ñơn vị nhất ñịnh.
Việc thực hiện các kế hoạch luôn phải ñối mặt với những thay ñổi của môi trường bên trong và bên ngoài ñơn vị. Nếu không có kiểm soát, nhà quản lý sẽ không có thông tin ñể ra các quyết ñịnh thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, vì vậy, khó có thể thực hiện ñược các mục tiêu ñặt ra. Chính vì vậy, nghiên cứu và thực hiện kiểm soát hiệu quả luôn là nội dung gắn liền với quản lý. Theo Henry Fayol, cha ñẻ của lý thuyết quản trị hiện ñại, quản lý là một quá trình bao gồm một tập hợp năm chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.
Theo ñó, một trong những khái niệm về kiểm soát ñầu tiên ñược Henri Fayol ñúc kết từ năm 1916 là “kiểm soát là việc kiểm tra ñể khẳng ñịnh mọi việc có ñược thực hiện theo ñúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc ñã ñược thiết lập hay không, từ ñó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải ñiều chỉnh, ñồng thời ngăn ngừa chúng không ñược phép tái diễn” [67, tr49]. Theo Harold Koontz, “kiểm soát là việc ño lường và chỉnh sửa hoạt ñộng nhằm ñảm bảo rằng các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch ñược lập ra ñể thực hiện các mục tiêu ñó là ñạt ñược” [19, tr45]. Kiểm soát còn ñược Merchant ñịnh nghĩa là ñảm bảo mọi thứ trong khuôn khổ [74, tr19]. Khác với quan ñiểm của Merchant cho rằng kiểm soát là chức năng cuối cùng trong quá trình quản lý [74, tr20], Anthony và các cộng sự lại ñưa ra khái niệm về kiểm soát nhấn mạnh ñến sự ñiều khiển theo phạm vi rộng: “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay ñổi nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñịnh trước.
Nó là một khái niệm rộng có thể áp dụng ñối với con người, mọi vật, các hoàn cảnh và tổ chức” [62, tr5]. Trong tổ chức, theo Anthony 10 và cộng sự [62, tr7] kiểm soát là một quá trình bao gồm một tập hợp nhiều sự thay ñổi từ giai ñoạn lập kế hoạch cho ñến khi những kế hoạch này ñược thực hiện xong. Các Tác giả Schoderbeck, Cosier và Aplin quan ñiểm về kiểm soát rất cụ thể: “kiểm soát là hoạt ñộng ñánh giá và chỉnh sửa các lệch lạc từ tiêu chuẩn”[23, tr13]. Chính vì vậy, kiểm soát bao gồm các hoạt ñộng chính: thiết lập tiêu chuẩn, ñánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn và chỉnh sửa những lệch lạc từ thực tế so với tiêu chuẩn ñã thiết lập.
Các hoạt ñộng này có thể áp dụng cho mọi hệ thống kiểm soát, có thể là kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh, kiểm soát các hoạt ñộng tài chính, kiểm soát hành vi,… Theo Từ ñiển Tiếng Việt do Nguyễn ðức Dy biên soạn, kiểm soát ñược hiểu là hoạt ñộng xem xét có gì sai quy tắc, ñiều lệ, kỷ luật hay không [17, tr392]. Trong Từ ñiển Hán Việt từ nguyên của Bửu Kế [28, tr312], kiểm soát là việc kiểm tra xem xét một việc gì ñó hoặc ñặt cái gì dưới quyền mình. Với quan ñiểm nghiên cứu về kiểm soát trong kiểm soát quản lý, TS Nguyễn Thị Phương Hoa ñã ñưa ra khái niệm về kiểm soát: “ Kiểm soát là quá trình ño lường, ñánh giá và tác ñộng lên ñối tượng kiểm soát nhằm ñảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức ñược thực hiện một cách có hiệu quả” [23, tr14] Việc xác ñịnh vai trò của kiểm soát trong quản lý gắn liền với nội dung kiểm soát thể hiện bản chất là một chức năng của quản lý trên cơ sở mối liên hệ với các chức năng khác. Tuy nhiên, việc xác ñịnh các chức năng trong quá trình quản lý cũng có nhiều quan ñiểm khác biệt.
Nếu như Henri Fayol cho rằng quản lý bao gồm năm chức năng (ñã liệt kê ở trên) thì ở thập niên 30 của thế kỷ 20, Gulich và Urwich ñã chỉ ra bảy chức năng của quá trình quản lý theo mô hình POSDCORB viết tắt từ Planning (lập kế hoạch), Organizing (tổ chức), Staffing (quản trị nhân sự), Coordinating (phối hợp), Reviewing (kiểm tra), và Budgeting (dự toán). Vào những năm 1960, Koontz và O’Donnell lại cho rằng, quản lý bao gồm năm chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, ñiều khiển và kiểm soát. Cuối Thập niên 80 ñầu Thập niên 90 của thế kỷ 20 các nhà nghiên cứu quản trị của Mỹ cũng không thống nhất quan ñiểm quản lý có bao nhiêu chức năng. James Stoner và Stephen Robins chia quá trình quản lý thành bốn chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh ñạo và kiểm soát; Aldag và Sterns lại cho rằng các chức năng của quản lý phải là: lập kế 11 hoạch, tổ chức, quản trị nhân sự, ñiều khiển và kiểm tra.
Trong ñịnh nghĩa quản lý trên cơ sở tiếp cận từ các chức năng, DuBrin [65, tr3] lại cho rằng “quản lý là một quá trình sử dụng các nguồn lực nhằm ñạt ñược các mục tiêu của một tổ chức thông qua các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, quản trị nhân sự, lãnh ñạo và kiểm soát”. Nhìn chung các quan ñiểm khác nhau về các chức năng của quản lý thường tập trung ở vấn ñề quản lý con người trong một tổ chức. Tuy nhiên các quan ñiểm này ñều thống nhất ở các nội dung: trong quá trình quản lý không thể thiếu ñược việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát ñể ñạt ñược các mục tiêu. Trong các chức năng ñó, giữa lập kế hoạch và kiểm soát có mối quan hệ rất bền chặt với nhau, thậm chí chúng ñược ví như hai anh em sinh ñôi trong quản lý.
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu của tổ chức và xác ñịnh các phương thức ñể ñặt ñược các mục tiêu ñó, còn kiểm soát ñược hiểu là việc ño lường, và ñiều chỉnh các hoạt ñộng thực hiện trong thực tế ñi chệch mục tiêu ñã ñược xác ñịnh. Chính vì vậy, trên quan ñiểm là chức năng của quản lý, kiểm soát có thể ñược hiểu là một chức năng của hệ thống nhằm ñiều chỉnh các hoạt ñộng một cách cần thiết ñể ñạt ñược kế hoạch hoặc nhằm ñảm bảo các thay ñổi trong các mục tiêu của hệ thống trong mức giới hạn cho phép [93]. Trên cơ sở kế thừa và phát triển các quan ñiểm về vai trò và bản chất của kiểm soát trong quản lý, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng kiểm soát không phải là một pha hay một giai ñoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý. Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt ñộng ñịnh hướng hoặc tổ chức ñể thực hiện hoặc ñiều chỉnh mỗi hoạt ñộng ñó.
Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát ñược hiểu là tổng hợp các phương sách ñể nắm lấy và ñiều hành ñối tượng hoặc khách thể quản lý [34, tr9]. Bản chất và tác dụng chính của kiểm soát nhằm ñảm bảo quá trình quản lý ñạt ñược các mục tiêu. Kiểm soát ñược sử dụng như là một công cụ ñể ñảm bảo cho tất cả các thành viên trong một tổ chức thực hiện các hoạt ñộng mà tổ chức ñó mong muốn. Theo Merchant, kiểm soát ảnh hưởng ñến hành vi của cá nhân trong tổ chức và nhà quản lý cần phải từng bước thực hiện kiểm soát ñể ñảm bảo các cá nhân có thể cống hiến ở mức tốt nhất cho tổ chức ñó [74, tr4].