Chương 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG VÀ KIỂM SOÁT QUẢN LÝ Trong chương này, tác giả nêu tổng quan một số vấn đề về kiểm soát họat động và kiểm soát quản lý, trong đó làm rõ một số đặc điểm khác nhau giữa kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý, nhấn mạnh một số công cụ kiểm soát làm nền tảng cho đề tài nghiên cứu trong luận văn này. Bên cạnh đó tác giả đề cập đến những nguyên tắc cơ bản để xây dựng một hệ thống kiểm soát tốt, với các nội dung chủ yếu như sau : Phân biệt kiểm soát họat động và kiểm soát quản lý Các công cụ kiểm soát hoạt động Các công cụ kiểm soát quản lý Nguyên tắc xây dựng một hệ thống kiểm soát 1.1 Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Bản chất của kiểm soát là tập hợp các công cụ và phương pháp được sử dụng để nhằm hướng đến đạt mục tiêu đề ra, quá trình kiểm soát thường liên quan đến việc đặt ra thành quả mong muốn (mục tiêu), đo lường thành quả, so sánh thành quả với mong muốn, tính toán những chênh lệch giữa thành quả đạt được và mong muốn, từ đó có những hành động ứng xử thích hợp. Thông thường mỗi một tổ chức (doanh nghiệp) sẽ có hai loại hình kiểm soát doanh nghiệp chủ yếu đó là kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý. Kiểm soát hoạt động Việc đánh giá thành quả là quá trình nhà quản trị của tất cả các cấp nhận được thông tin về thành quả công việc trong doanh nghiệp và đánh giá thành quả dựa vào các tiêu chí đã được xây dựng trước như dự toán, kế hoạch, mục tiêu.
Thành quả được đánh giá và kiểm soát ở nhiều góc độ khác nhau trong doanh nghiệp: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và cấp hoạt động của từng nhà máy sản xuất, nhân viên bán hàng. Trong mỗi cấp hoạt động thì thành quả của người quản đốc phân xưởng ở cấp hoạt động thì được đánh giá và kiểm soát bởi giám đốc nhà máy, giám đốc nhà máy sẽ được đánh giá và kiểm soát bởi nhà quản trị Trang 11 cấp cao hơn. Thông thường nhân viên kinh doanh được đánh giá và kiểm soát bởi giám đốc kinh doanh, và giám đốc kinh doanh sẽ được đánh giá và kiểm soát bởi cấp cao hơn. Vì vậy, người ta định nghĩa kiểm soát hoạt động như sau: Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những 1 thành quả hoạt động của nhân viên/người lao động.
Như vậy, kiểm soát hoạt động thực chất là việc đánh giá, kiểm soát những thành quả hoạt động của các nhân viên dưới quyền về việc đáp ứng yêu cầu đã đặt ra của nhà quản trị cấp trung gian. Kiểm soát quản lý Trong các đơn vị có phân quyền, phương pháp tiếp cận quản trị bằng mục tiêu, nhà quản trị cấp cao xác định trách nhiệm cho mỗi cán bộ quản lý cấp trung. Thông thường những trách nhiệm này rất rõ ràng và phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược của nhà quản trị cấp trung trong phạm vi thẩm quyền mà nhà quản trị cấp cao quản lý điều hành. Và vùng tránh nhiệm của các nhà quản trị cấp trung này được gọi là đơn vị kinh doanh chiến lược SBU (Strategic business units) hay còn gọi là trung tâm trách nhiệm.
Việc đánh giá và kiểm soát thành quả của trung tâm trách nhiệm là cơ sở để đánh giá và kiểm soát quản lý, như vậy: Kiểm soát quản lý là sự đánh giá của nhà quản trị cấp cao đối với thành quả 2 của nhà quản trị cấp trung. Một hệ thống kiểm soát quản lý cần đạt được các mục tiêu sau: Thúc đẩy các nhà quản trị cấp trung nỗ lực cao nhất để đạt được mục tiêu của nhà quản trị cấp cao nhất. Cung cấp động cơ cho nhà quản trị cấp trung đưa ra các quyết định nhất quán với nhà quản trị cấp cao. Xác định các khoản tiền thưởng rõ ràng cho nhà quản trị do những nỗ lực và kỹ năng của họ và do tính hiệu quả của những quyết định mà họ đưa ra.
Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý 1 rd Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3 Edition; McGraw-Hill, 2005, Trang 723,724 2 rd Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3 Edition; McGraw-Hill,2005,Trang 723,724 Trang 12 Trong sự tương phản với kiểm soát hoạt động, nhắm vào các thước đo thành quả trong ngắn hạn, trong khi kiểm soát quản lý nhằm hướng đến mục tiêu chiến lược dài hạn của nhà quản trị cấp cao. Kiểm soát hoạt động có sự quản lý bằng phương pháp loại trừ, trong khi kiểm soát quản lý có nhiều sự kiên định với phương pháp hướng đến mục tiêu, trong các mục tiêu dài hạn như tăng trưởng, khả năng sinh lợi đã được 3 xác định, và thực hiện việc đo lường định kỳ để đạt được mục tiêu. Kiểm soát quản lý rộng hơn và nhiều mục tiêu chiến lược hơn: đánh giá một cách toàn diện hơn thành quả của nhà quản lý, và quyết định bộ phận nào nên giữ lại, bộ phận nào nên đóng cửa và là động cơ cho nhà quản lý đạt được mục tiêu của nhà quản trị cấp cao. Trọng tâm của nhà lãnh đạo cấp cao về các mục tiêu chiến lược trong kiểm soát quản lý khác nhau nên cần có nhiều chỉ số và phương pháp đo khác nhau để đánh giá thành quả chứ không chỉ đơn thuần là chỉ tiêu tài chính hay là những phương pháp hoạt động chỉ thích hợp trong kiểm soát hoạt động, nên vai trò của kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý là khác nhau.1 - Phân vùng kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Tổng Giám Đốc GĐ Tài chính Kiểm soát quản lý GĐ Kinh doanh GĐ Sản xuất Khu Vực Khu vực Nhà máy Nhà máy A B A B Kiểm soát Người lao Người lao Người lao Người lao động động 1 động 2 động 3 động 4 3 rd Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 2 Edition; McGraw-Hill,2002,Trang 723,724 4 rd Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3 Edition; McGraw-Hill,2005,Trang 724 Trang 13 Với mục đích kiểm soát, đối tượng kiểm soát khác nhau nên các công cụ và phương pháp cũng như những tiêu chuẩn, tần suất đánh giá và kiểm soát của hai hệ thống này là khác nhau, nên kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý có những đặc điểm khác nhau chủ yếu được tóm lược như bảng 1.1 dưới đây: Bảng 1.1 - Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Các đặc điểm phân biệt Kiểm soát hoạt động Kiểm soát quản lý 1.
Mục tiêu kiểm Kiểm soát quá trình hoạt Kiểm soát quá trình quản lý soát(Goals) động của tổ chức của nhà quản trị cấp trung trong tổ chức 2. Người kiểm Nhà Quản trị cấp trung Nhà Quản trị cấp cao soát(Who) 3. Đối tượng kiểm Các nhân viên, công nhân Nhà Quản trị cấp trung soát (Whom) tham gia trực tiếp hoạt động hàng ngày của tổ chức 4. Công cụ kiểm Kiểm soát hoạt động thông Bảng cân đối thành quả- soát(Tools) qua phân tích chênh lệch, Balanced scorecard-BSC, hệ thống định mức, Dự Báo cáo bộ phận, ROI, RI, toán linh hoạt.
Tần suất kiểm Định kỳ ngắn hạn, thường 1năm,3 năm, các mục tiêu soát(When) xuyên, liên tục … dài hạn khác.2 Các công cụ kiểm soát hoạt động Có rất nhiều công cụ để kiểm soát trong đó kiểm soát tổng thể, thường được sử dụng các công cụ tài chính, trong khi kiểm soát ở phạm vi nhỏ người ta thường dùng những chỉ tiêu phi tài chính, dùng công cụ tài chính để kiểm soát và đánh giá thành quả giúp cho nhà quản trị hướng đến mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị cấp cao có cái nhìn toàn diện hơn về thành quả đạt được của doanh nghiệp. Sau đây là một trong những công cụ tài chính chủ yếu được sử dụng rộng rãi để kiểm soát họat động hiện nay chủ yếu dựa trên phương pháp phân tích chênh lệch. 5 Phân tích chênh lệch : là công cụ tài chính được sử dụng rộng rãi trong kiểm soát hoạt động đặc biệt là kiểm soát tài chính. Phân tích chênh lệch là quá trình so sánh doanh thu và chi phí mong muốn với mức thực hiện để tính toán chênh lệch.
Các nhà phân tích nghiên cứu những chênh lệch đặc biệt là những chênh lệch bất lợi 5 rd Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3 Edition; McGraw-Hill, 2005, Chương 13 – Phần IV- Operational Control , trang 511-517 Trang 14 để tìm hiểu nguyên nhân tại sao những mong đợi không được đáp ứng, và có những hành động ứng xử kịp thời với những chênh lệch mà nguyên nhân đã được nhận diện. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể Đánh giá kết quả hoạt động: Chúng ta có thể so sánh kết quả hoạt động bằng cách so sánh thực tế đạt được với dự toán. Dự toán tĩnh được lập cho một mức hoạt động duy nhất, việc so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể chỉ ra chênh lệch về lợi nhuận hoạt động, việc so sánh này chỉ cho ta biết kết quả, chúng ta có đạt yêu cầu mong muốn hay không. Phân tích chênh lệch để đánh giá kết quả hoạt động : Ở góc độ kiểm soát kết quả hoạt động thì việc phân tích chênh lệch trên cơ sở dự toán tĩnh là phương pháp phổ biến nhất.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta xem xét ví dụ sau đây: Ví dụ 1 : Kết quả phân tích chênh lệch số liệu công ty HP- năm 2005, như mô tả ở bảng 2.2 - Phân tích chênh lệch theo dự toán tĩnh Kết quả Dự toán Chỉ tiêu ĐVT Chênh lệch Đánh giá thực tế tổng thể Số lượng Sản phẩm tiêu thụ SP 8,000.00) Bất lợi Doanh thu Trđ 80,000.00) Bất lợi Trừ biến phí Trđ Biến phí sản xuất Trđ 25,500.00) Thuận lợi Biến phí bán hàng Trđ 17,100.00) Thuận lợi Số dư đảm phí Trđ 37,400.00) Bất lợi Trừ định phí Trđ Định phí sản xuất Trđ 12,000.00 - Định phí bán hàng Trđ 13,000.00 - Lợi nhuận hoạt động Trđ 12,400.00) Bất lợi Ta thấy Doanh thu giảm - 20,000.00 trđ là một yếu tố bất lợi, lợi nhuận hoạt động giảm so với dự toán tổng thể - 12,600.00 trđ là điều bất lợi , biến phí sản xuất giảm - 4,500.00 trđso với dự toán là điều thuận lợi, tương tự biến phí bán hàng giảm - 2,900.