Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường viễn thông, việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Viễn thông Tây Ninh, một đơn vị hạch toán phụ thuộc thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), đang đứng trước thách thức nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động. Năm 2013, Viễn thông Tây Ninh quản lý hơn 105.000 thuê bao điện thoại cố định, 14.000 thuê bao điện thoại vô tuyến, 17.000 thuê bao MegaVNN và 28.500 thuê bao điện thoại di động trả sau, với đội ngũ gần 400 nhân viên. Tuy nhiên, công tác lập dự toán còn mang tính hình thức, chủ yếu dựa trên dự toán tĩnh, chưa áp dụng dự toán linh hoạt để phản ánh chính xác biến động hoạt động. Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý thuyết về kiểm soát hoạt động, khảo sát thực trạng tại Viễn thông Tây Ninh, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các công cụ kiểm soát như lập dự toán, kiểm soát chi phí, doanh thu, lợi nhuận và báo cáo đánh giá kết quả hoạt động trong năm 2013. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động nguồn lực, dự đoán rủi ro mà còn tạo chuẩn mực đánh giá hiệu quả hoạt động, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính về kiểm soát hoạt động và kế toán quản trị. Thứ nhất, theo Edward Blocher và cộng sự (2005), kiểm soát hoạt động là quá trình đánh giá thành quả của nhân viên thông qua việc so sánh kết quả thực tế với dự toán, nhằm phát hiện và điều chỉnh sai lệch để đạt mục tiêu đề ra. Thứ hai, mô hình dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt được sử dụng làm công cụ kiểm soát chi phí và doanh thu. Dự toán tĩnh là kế hoạch tài chính được lập ở một mức độ hoạt động cố định, trong khi dự toán linh hoạt điều chỉnh theo phạm vi hoạt động thực tế, giúp phân tích chính xác hơn các biến động chi phí và lợi nhuận. Các khái niệm chính bao gồm: dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt, phân tích chênh lệch (chênh lệch dự toán linh hoạt và chênh lệch lượng bán), báo cáo bộ phận và số dư đảm phí. Báo cáo bộ phận được trình bày theo mô hình số dư đảm phí, phân biệt định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát, giúp đánh giá thành quả quản lý của từng bộ phận và nhà quản trị.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập số liệu thứ cấp và khảo sát thực tế tại Viễn thông Tây Ninh. Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu kế hoạch và kết quả thực hiện năm 2013, các báo cáo tài chính, dự toán chi phí, doanh thu và lợi nhuận của các trung tâm trực thuộc. Phương pháp phân tích tập trung vào phân tích chênh lệch giữa kết quả thực tế và dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt, cũng như phân tích báo cáo bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các trung tâm trực thuộc Viễn thông Tây Ninh với gần 400 nhân viên, đảm bảo tính đại diện. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ đơn vị trực thuộc để có cái nhìn tổng thể. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2013, với các bước thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp được thực hiện trong năm 2014. Ngoài ra, phỏng vấn cán bộ chuyên trách về công tác lập dự toán, kiểm soát chi phí và đánh giá kết quả hoạt động được tiến hành để bổ sung thông tin định tính.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Công tác lập dự toán còn hạn chế: Viễn thông Tây Ninh chủ yếu sử dụng dự toán tĩnh, chưa áp dụng dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh chỉ dựa trên một mức độ hoạt động, không phản ánh được biến động thực tế, dẫn đến khó khăn trong việc phân tích và kiểm soát chi phí. Ví dụ, dự toán chi phí năm 2013 chưa phân loại rõ biến phí và định phí, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.

  2. Phân tích chênh lệch lợi nhuận chưa được thực hiện đầy đủ: Việc phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt và chênh lệch lượng bán chưa được áp dụng rộng rãi. Theo số liệu năm 2013, tổng chênh lệch lợi nhuận giữa thực tế và dự toán tĩnh có thể lên đến khoảng 10-15% do biến động lượng bán và chi phí chưa được kiểm soát chặt chẽ.

  3. Báo cáo bộ phận chưa phát huy hiệu quả: Báo cáo kết quả kinh doanh theo từng trung tâm chưa được xây dựng chi tiết theo mô hình số dư đảm phí, chưa phân biệt định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát. Điều này làm hạn chế khả năng đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị bộ phận, ảnh hưởng đến việc ra quyết định đầu tư và bổ nhiệm cán bộ.

  4. Cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ chưa đồng bộ: Mặc dù Viễn thông Tây Ninh có hệ thống phòng ban và trung tâm trực thuộc rõ ràng, nhưng công tác phối hợp trong lập dự toán và kiểm soát hoạt động còn thiếu sự tham gia đồng bộ giữa các phòng ban chuyên môn và trung tâm trực thuộc, dẫn đến việc thu thập thông tin và lập dự toán chưa khoa học.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc áp dụng công cụ kiểm soát hoạt động chưa toàn diện và chưa phù hợp với đặc thù ngành viễn thông, nơi dịch vụ không tồn kho và biến động thị trường nhanh. So với các nghiên cứu quốc tế về quản lý chi phí và kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp dịch vụ, Viễn thông Tây Ninh còn thiếu sự linh hoạt trong lập dự toán và phân tích chênh lệch. Việc chưa phân loại chi phí thành biến phí và định phí rõ ràng làm giảm hiệu quả kiểm soát chi phí, đồng thời báo cáo bộ phận chưa phản ánh đúng thành quả quản lý, gây khó khăn trong việc đánh giá và điều chỉnh hoạt động. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân tích chênh lệch lợi nhuận theo từng trung tâm và bảng so sánh dự toán tĩnh với dự toán linh hoạt để minh họa rõ hơn các biến động chi phí và doanh thu. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động sẽ giúp Viễn thông Tây Ninh nâng cao khả năng dự báo, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình lập dự toán khoa học và chi tiết: Áp dụng dự toán linh hoạt thay vì chỉ dự toán tĩnh, phân loại chi phí thành biến phí và định phí rõ ràng. Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng, do phòng Kế hoạch – Đầu tư chủ trì phối hợp với các trung tâm trực thuộc.

  2. Phát triển hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động: Thiết kế các báo cáo phân tích chênh lệch lợi nhuận giữa thực tế, dự toán linh hoạt và dự toán tĩnh, đồng thời xây dựng báo cáo bộ phận theo mô hình số dư đảm phí để đánh giá thành quả quản lý. Thời gian triển khai 9 tháng, phòng Kế toán thống kê – Tài chính chịu trách nhiệm chính.

  3. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức cán bộ quản lý: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ thuật lập dự toán, phân tích chênh lệch và báo cáo bộ phận cho cán bộ quản lý và nhân viên liên quan. Thời gian đào tạo định kỳ hàng năm, phòng Tổ chức – Hành chính phối hợp với các phòng ban chuyên môn.

  4. Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban và trung tâm trực thuộc: Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ trong việc thu thập thông tin, lập dự toán và kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu. Thời gian thực hiện trong 3 tháng, Ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo.

  5. Áp dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kiểm soát: Triển khai phần mềm quản lý dự toán và báo cáo kết quả hoạt động để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kiểm soát. Thời gian triển khai dự kiến 12 tháng, phòng Mạng và dịch vụ phối hợp với Trung tâm Tin học thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý Viễn thông Tây Ninh: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và ra quyết định chiến lược.

  2. Phòng Kế hoạch – Đầu tư và Phòng Kế toán thống kê – Tài chính: Cung cấp cơ sở lý luận và phương pháp thực tiễn để xây dựng dự toán linh hoạt, phân tích chênh lệch và báo cáo bộ phận, hỗ trợ công tác kiểm soát chi phí và doanh thu.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và ứng dụng kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp dịch vụ viễn thông, đặc biệt về công cụ dự toán và phân tích chênh lệch.

  4. Các doanh nghiệp viễn thông và dịch vụ tương tự: Có thể áp dụng các giải pháp và mô hình kiểm soát hoạt động được đề xuất để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và đánh giá thành quả hoạt động trong môi trường cạnh tranh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao Viễn thông Tây Ninh cần áp dụng dự toán linh hoạt thay vì dự toán tĩnh?
    Dự toán linh hoạt cho phép điều chỉnh kế hoạch tài chính theo mức độ hoạt động thực tế, giúp phản ánh chính xác biến động chi phí và doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát và ra quyết định. Ví dụ, khi sản lượng tiêu thụ thay đổi, dự toán linh hoạt sẽ điều chỉnh chi phí biến đổi tương ứng, tránh sai lệch lớn so với thực tế.

  2. Phân tích chênh lệch lợi nhuận giúp gì cho doanh nghiệp?
    Phân tích chênh lệch giúp xác định nguyên nhân làm lợi nhuận thực tế khác biệt so với kế hoạch, phân biệt ảnh hưởng của lượng bán và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Qua đó, doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

  3. Báo cáo bộ phận theo mô hình số dư đảm phí có ưu điểm gì?
    Mô hình này phân biệt rõ chi phí biến đổi và định phí, đồng thời tách định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát, giúp đánh giá chính xác thành quả quản lý của từng bộ phận và nhà quản trị, hỗ trợ quyết định đầu tư và bổ nhiệm nhân sự.

  4. Làm thế nào để nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban trong công tác kiểm soát hoạt động?
    Thiết lập quy trình phối hợp rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể, tổ chức các cuộc họp định kỳ để trao đổi thông tin và giải quyết khó khăn, đồng thời sử dụng công nghệ thông tin để chia sẻ dữ liệu kịp thời và chính xác.

  5. Việc áp dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kiểm soát hoạt động có lợi ích gì?
    Công nghệ giúp tự động hóa quy trình lập dự toán, thu thập và phân tích dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin. Ví dụ, phần mềm quản lý dự toán giúp cập nhật nhanh chóng các biến động chi phí và doanh thu, hỗ trợ báo cáo chính xác và kịp thời.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết về hệ thống kiểm soát hoạt động, dự toán tĩnh và linh hoạt, phân tích chênh lệch và báo cáo bộ phận trong doanh nghiệp dịch vụ viễn thông.
  • Thực trạng tại Viễn thông Tây Ninh cho thấy công tác lập dự toán và kiểm soát hoạt động còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và kinh doanh.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào xây dựng quy trình lập dự toán linh hoạt, phát triển hệ thống báo cáo kiểm soát, nâng cao năng lực cán bộ và cải thiện phối hợp nội bộ.
  • Việc triển khai các giải pháp này dự kiến trong vòng 12 tháng sẽ giúp Viễn thông Tây Ninh nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí, doanh thu và lợi nhuận, góp phần phát triển bền vững.
  • Khuyến nghị Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan nhanh chóng áp dụng các giải pháp để tăng cường năng lực quản trị và cạnh tranh trên thị trường viễn thông.