Tổng quan nghiên cứu

Thị trường tài chính Việt Nam trong giai đoạn 2008 đến 2010 chứng kiến sự phát triển nhanh chóng nhưng cũng đầy biến động, đặt ra yêu cầu cấp thiết về năng lực kiểm soát nội bộ tại các định chế tài chính trung gian. Được thành lập theo Giấy phép số 66/UBCK-GP ngày 15/11/2007 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước với số vốn ban đầu 350 tỷ đồng, Công ty Cổ phần Chứng khoán Sài Gòn - Hà Nội (SHS) đã nhanh chóng tăng vốn điều lệ lên 1.000 tỷ đồng vào năm 2010. Quy mô hoạt động mở rộng với hơn 150 cán bộ nhân viên tại Hội sở chính, 28 nhân viên tại Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và 15 nhân viên tại Chi nhánh Đà Nẵng đã tạo nên áp lực quản trị rất lớn. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự thiếu hụt một hệ thống kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh để đo lường chính xác hiệu quả và hiệu năng của từng bộ phận cấu thành.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát thực trạng tổ chức kế toán, phân định rõ ràng các trung tâm trách nhiệm, xác lập hệ thống chỉ tiêu đánh giá tài chính lẫn phi tài chính, đồng thời thiết kế mẫu biểu báo cáo trách nhiệm phù hợp với mô hình kinh doanh chứng khoán. Phạm vi không gian nghiên cứu bao quát toàn bộ Hội sở chính tại Hà Nội cùng 2 chi nhánh trọng điểm ở miền Nam và miền Trung, với chuỗi dữ liệu tập trung trong giai đoạn 2008 - 2010. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp giải pháp tối ưu hóa nguồn vốn 1.000 tỷ đồng, nâng cao tỷ suất sinh lời trên tài sản, rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị nội bộ định kỳ hàng tháng từ 15 ngày xuống dưới 5 ngày và kiểm soát chặt chẽ chi phí tại 9 phòng ban chức năng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết phân quyền quản trị và hệ thống kế toán trách nhiệm theo chuẩn mực của Viện Kế toán Quản trị Hoa Kỳ (IMA) cùng các quy định của Luật Kế toán Việt Nam. Hệ thống kế toán trách nhiệm được định nghĩa là công cụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính nhằm ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận theo phân cấp quản lý. Khung phân tích vận dụng mô hình 4 trung tâm trách nhiệm kinh điển: trung tâm chi phí (gồm chi phí định mức và chi phí dự toán), trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.

Các khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm: hiệu quả (mức độ hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ), hiệu năng (tỷ lệ so sánh giữa đầu ra và đầu vào), số dư đảm phí (chênh lệch giữa doanh thu và biến phí), số dư bộ phận (chênh lệch giữa số dư đảm phí và định phí trực tiếp kiểm soát được). Bên cạnh đó, các mô hình đánh giá tài chính hiện đại như phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (CVP), tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư (ROI theo mô hình phân tích Du Pont) và lãi thặng dư (RI) được tích hợp chặt chẽ với các văn bản pháp lý hiện hành gồm Thông tư 95/2008/TT-BTC và Quyết định 27/2007/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp được thu thập bài bản. Dữ liệu thứ cấp bao gồm hệ thống báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo quản trị nội bộ tháng 11/2010, hệ thống sổ kế toán chi tiết 8 ký tự và hồ sơ pháp lý thành lập doanh nghiệp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát định lượng với cỡ mẫu gồm 65 cán bộ quản lý cấp cao, trưởng phó phòng ban và nhân viên kế toán nghiệp vụ tại 3 địa điểm: Hội sở Hà Nội, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh Đà Nẵng. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích được áp dụng nhằm đảm bảo 100% đối tượng được khảo sát đều có thẩm quyền ra quyết định hoặc trực tiếp vận hành hệ thống kế toán.

Phương pháp phân tích trọng tâm bao gồm phương pháp so sánh đối chiếu số liệu thực tế với dự toán, phân tích sai biệt (variance analysis) và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến biến động doanh thu, chi phí. Lý do lựa chọn phương pháp này xuất phát từ bản chất của doanh nghiệp dịch vụ chứng khoán có tốc độ luân chuyển dòng tiền lớn, đòi hỏi phải bóc tách rạch ròi biến động do khối lượng giao dịch thị trường với năng lực kiểm soát chi phí của nhà quản trị. Toàn bộ quy trình nghiên cứu, khảo sát thực tế và xử lý số liệu được triển khai liên tục trong khung thời gian 12 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, SHS đã bước đầu nhận diện và phân định được cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm với mã số quản lý chuyên biệt từ 01 đến 15. Doanh nghiệp thiết lập 9 trung tâm chi phí gồm Ban Giám đốc (mã 01), Phòng Hành chính (mã 02), Phòng Marketing và PR (mã 04), Phòng Công nghệ thông tin (mã 06), Phòng Kế toán tài chính (mã 08), Phòng Phân tích (mã 09), Văn phòng Hội đồng quản trị (mã 12), Phòng Kiểm soát nội bộ (mã 13), Phòng Nhân sự và Đào tạo (mã 15). Tuy nhiên, toàn bộ 9 trung tâm này đều vận hành dưới dạng trung tâm chi phí dự toán thuần túy, hoàn toàn thiếu vắng các định mức chi phí tiêu chuẩn cho từng dịch vụ cụ thể.

Thứ hai, công ty xác lập 4 trung tâm doanh thu gồm Phòng Tự doanh (mã 03), Phòng Tư vấn tài chính (mã 05), Phòng Môi giới chứng khoán (mã 07), Phòng Nguồn vốn (mã 10) và 3 trung tâm lợi nhuận theo khu vực địa lý gồm Hội sở chính, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh (chiếm khoảng 14,5% nhân sự toàn công ty) và Chi nhánh Đà Nẵng (chiếm khoảng 7,8% nhân sự). Dù vậy, các trung tâm lợi nhuận chưa được lập báo cáo kết quả kinh doanh theo dạng số dư đảm phí, khiến việc đánh giá phần đóng góp thực chất của từng chi nhánh vào lợi nhuận chung bị sai lệch.

Thứ ba, công tác kế toán quản trị chưa có sự độc lập về tổ chức. Toàn bộ khối lượng công việc kế toán quản trị đều do nhân viên kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Hệ thống tài khoản 8 chữ số được thiết lập theo Thông tư 95/2008/TT-BTC đã gắn mã bộ phận nhưng chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí và doanh thu thực tế định kỳ hàng tháng, chưa có cơ chế dự toán linh hoạt để phân tích sâu sai biệt.

Thứ tư, đối với trung tâm đầu tư duy nhất là Ban Tổng Giám đốc quản lý nguồn vốn 1.000 tỷ đồng, công ty chỉ mới theo dõi lợi nhuận kế toán tổng thể mà chưa ứng dụng các chỉ tiêu hiện đại như ROI hay Lãi thặng dư (RI) để kiểm soát chi phí sử dụng vốn bình quân.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ việc SHS là công ty chứng khoán thành lập ở vị trí thứ 69 trên thị trường, chịu áp lực cạnh tranh gay gắt trong việc mở rộng thị phần nên các nguồn lực ban đầu chủ yếu tập trung cho kế toán tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu tuân thủ của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Kết quả này phản ánh đúng thực trạng chung của ngành tài chính tại các thị trường mới nổi, nơi ước tính khoảng 70% các tổ chức tài chính quy mô vừa chưa tách bạch bộ máy kế toán quản trị.

Trong thực tế phân tích, dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột chồng (stacked bar chart) nhằm so sánh cơ cấu chi phí thực tế và dự toán của 9 trung tâm chi phí, kết hợp với bảng phân tích đa biến thể hiện chênh lệch doanh thu và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch của 4 trung tâm doanh thu. Việc thiếu hụt cơ chế định giá chuyển nhượng nội bộ (transfer pricing) giữa Phòng Nguồn vốn và Phòng Tự doanh, Phòng Môi giới đã làm mờ nhạt trách nhiệm tài chính cá nhân. Điều này khẳng định sự cần thiết phải chuẩn hóa hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm để gắn kết chặt chẽ quyền hạn, nghĩa vụ với lợi ích kinh tế của từng cấp quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, xây dựng hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn và hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí chung. Phòng Kế toán tài chính cần chủ trì thiết lập định mức chi phí văn phòng phẩm, khấu hao công nghệ và chi phí giao dịch trên từng tài khoản khách hàng, đặt mục tiêu cắt giảm khoảng 10% đến 15% các khoản chi phí quản lý lãng phí. Thời gian triển khai dự kiến trong vòng 6 tháng đầu năm tài chính.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống báo cáo trách nhiệm theo mô hình số dư đảm phí và số dư bộ phận. Ban Giám đốc cần chỉ đạo Phòng Kế toán tài chính áp dụng mẫu báo cáo phân loại rõ biến phí, định phí trực tiếp kiểm soát được và chi phí chung phân bổ cho 3 trung tâm lợi nhuận (Hội sở, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Đà Nẵng) cùng 4 trung tâm doanh thu, nâng mức độ chính xác của chỉ số đánh giá hiệu quả lên trên 90% trong lộ trình 9 tháng.

Thứ ba, đưa các chỉ tiêu ROI và Lãi thặng dư (RI) vào quy trình đánh giá trung tâm đầu tư. Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc cần áp dụng công thức tính RI có tính đến tỷ suất chi phí vốn bình quân để kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguồn vốn 1.000 tỷ đồng, hoàn tất quy chế đánh giá trong vòng 3 tháng.

Thứ tư, tách biệt bộ phận kế toán quản trị và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán. Phòng Nhân sự phối hợp cùng Phòng Kế toán tuyển dụng và đào tạo ít nhất 2 chuyên viên kế toán quản trị chuyên trách; đồng thời Phòng Công nghệ thông tin hoàn thiện tính năng kết xuất dữ liệu tự động trên hệ thống phần mềm, đảm bảo 100% báo cáo trách nhiệm được phát hành định kỳ trước ngày 5 hàng tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất bao gồm Ban Tổng Giám đốc và các nhà quản trị điều hành tại các công ty chứng khoán, định chế tài chính. Luận văn cung cấp khung tham chiếu hoàn chỉnh để phân cấp quản lý, trao quyền tự chủ tài chính cho các khối nghiệp vụ như Môi giới, Tự doanh, Tư vấn và Nguồn vốn.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng, chuyên viên kế toán quản trị và kiểm soát viên nội bộ trong ngành tài chính - ngân hàng. Luận văn cung cấp bộ công cụ thực hành mẫu biểu báo cáo trách nhiệm chi tiết, phương pháp bóc tách số dư bộ phận và kỹ thuật phân tích sai biệt chi phí theo Thông tư 95/2008/TT-BTC.

Nhóm thứ ba là giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp. Công trình đóng vai trò là một tài liệu nghiên cứu tình huống (case study) thực tiễn sâu sắc, kết nối giữa cơ sở lý thuyết hàn lâm với thực tế vận hành của một công ty chứng khoán quy mô vốn 1.000 tỷ đồng.

Nhóm thứ tư là các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị hiệu suất. Luận văn cung cấp phương pháp luận chuẩn xác về việc thiết lập hệ thống đo lường hiệu năng (efficiency) và hiệu quả (effectiveness), hỗ trợ xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá KPI tài chính cho doanh nghiệp dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán trách nhiệm khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong công ty chứng khoán? Kế toán tài chính tập trung phản ánh tổng thể kết quả kinh doanh cho các đối tượng bên ngoài theo kỳ kế toán và tuân thủ Thông tư 95/2008/TT-BTC. Ngược lại, kế toán trách nhiệm phục vụ trực tiếp cho nhà quản trị nội bộ, phân chia chi tiết doanh thu, chi phí theo từng trung tâm trách nhiệm nhằm đánh giá hiệu năng của từng cấp quản lý.

Tại sao toàn bộ 9 trung tâm chi phí tại SHS đều được phân loại là trung tâm chi phí dự toán? Do đặc thù ngành chứng khoán, đầu ra của 9 phòng ban quản lý như Nhân sự, Công nghệ thông tin, Kiểm soát nội bộ là các dịch vụ vô hình, hỗ trợ gián tiếp và không thể đo lường trực tiếp bằng giá trị tiền tệ, nên việc kiểm soát buộc phải căn cứ vào dự toán ngân sách được phê duyệt từ đầu năm tài chính.

Ưu điểm lớn nhất của chỉ tiêu Lãi thặng dư (RI) so với ROI khi đánh giá trung tâm đầu tư là gì? Chỉ tiêu ROI biểu thị tỷ lệ phần trăm nên dễ dẫn đến việc nhà quản lý từ bỏ các dự án đầu tư có lợi nhuận dương nhưng có ROI thấp hơn mức trung bình hiện tại của bộ phận. Chỉ tiêu RI sử dụng số tiền tuyệt đối sau khi trừ chi phí vốn, giúp khắc phục triệt để nhược điểm này và khuyến khích mở rộng quy mô vốn 1.000 tỷ đồng hiệu quả.

Làm thế nào để phân bổ chi phí gián tiếp dùng chung giữa Hội sở và các chi nhánh một cách công bằng? Doanh nghiệp cần áp dụng các tiêu thức phân bổ có mối quan hệ nhân quả rõ ràng. Ví dụ, chi phí đường truyền công nghệ thông tin có thể phân bổ theo số lượng lệnh giao dịch phát sinh, chi phí quản lý chung phân bổ theo tỷ trọng doanh thu hoặc số lượng nhân sự thực tế tại từng chi nhánh (28 người tại TP.HCM và 15 người tại Đà Nẵng).

Làm sao để đánh giá hiệu quả của Phòng Môi giới ngoài tiêu chí doanh thu thuần? Bên cạnh chỉ tiêu doanh thu phí giao dịch, doanh nghiệp cần kết hợp các chỉ tiêu định lượng và định tính như số lượng tài khoản mở mới, thị phần môi giới đạt được và kết quả khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng thông qua bảng câu hỏi điều tra định kỳ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, xác lập mô hình 4 trung tâm trách nhiệm phù hợp với đặc thù định chế tài chính trung gian tại Việt Nam.
  • Công trình phản ánh khách quan thực trạng quản trị tại SHS với mạng lưới gồm 9 trung tâm chi phí dự toán, 4 trung tâm doanh thu, 3 trung tâm lợi nhuận và 1 trung tâm đầu tư quản lý nguồn vốn 1.000 tỷ đồng.
  • Nghiên cứu chỉ rõ các hạn chế cốt lõi như sự kiêm nhiệm bộ máy kế toán, thiếu định mức chi phí chuẩn và chưa ứng dụng phương pháp báo cáo theo số dư đảm phí.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ gắn liền với việc ứng dụng các chỉ tiêu tài chính hiện đại (CVP, ROI, RI) và chuẩn hóa mẫu biểu báo cáo định kỳ.
  • Xây dựng lộ trình triển khai cụ thể theo từng mốc thời gian từ 3, 6, 9 đến 12 tháng, gắn liền với trách nhiệm thực thi của từng phòng ban chức năng.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là cung cấp mô hình kế toán trách nhiệm mang tính ứng dụng cao, giúp các công ty chứng khoán nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong giai đoạn tiếp theo, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nhanh chóng phê duyệt đề án tách biệt bộ phận kế toán quản trị và triển khai phần mềm quản lý dữ liệu tự động. Hãy chủ động liên hệ hoặc tra cứu toàn văn tài liệu để áp dụng ngay những giải pháp quản trị tài chính tối ưu cho tổ chức của bạn.