phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc kết cấu gồm 03 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chƣơng 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Xu Hƣớng Xuất Nhập Khẩu Công Nghiệp. Chƣơng 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Xu Hƣớng Xuất Nhập Khẩu Công Nghiệp 6 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm dự toán ngân sách Ngân sách là một kế hoạch hoạt động đƣợc đề xuất bởi nhà quản lý biểu hiện dƣới dạng định lƣợng cho một giai đoạn nhất định và là một sự trợ giúp phối hợp cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch đó. Ngân sách thƣờng bao gồm cả khía cạnh tài chính và phi tài chính của một kế hoạch và nó đóng vai trò nhƣ một bản kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp trong tƣơng lai. (Horngren và cộng sự, 2012) Ngân sách là một kế hoạch chi tiết về cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho một giai đoạn nhất định - thƣờng là năm tài chính.
Nó hƣớng dẫn cho các hoạt động và dự báo về kết quả hoạt động trong thời gian lập ngân sách. và cộng sự, 2010) Quá trình chuẩn bị cho một ngân sách đƣợc gọi là dự toán. Nhƣ vậy, có thể hiểu rằng: Dự toán ngân sách là một công cụ định lƣợng phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp về cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của một tổ chức, đƣợc xác định thông qua các chỉ tiêu về số lƣợng và giá trị cho một khoảng thời gian cụ thể trong tuơng lai.
Bản chất của dự toán chính là kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn đƣợc thể hiện thông qua ngôn ngữ kế toán quản trị. Dự toán ngân sách phải đƣợc phối hợp giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải đƣợc xem xét. Ngân sách đƣợc lập cho từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hoà tƣơng đối với nhau. Tổng hợp dự toán ngân sách ở từng bộ phận sẽ hình thành dự toán ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
(Huỳnh Lợi, 2007) Có rất nhiều khái niệm về dự toán ngân sách: Dự toán ngân sách là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách 7 thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiêp. Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều báo cáo dự toán nhƣ: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán, Dự toán vốn đầu tƣ, Dự toán tiền, Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự toán bảng cân đối kế toán và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (Huỳnh Đức Lộng, 2013) Xây dựng dự toán là một công việc quan trọng trong việc lập kế hoạch đối với tất cả các hoạt động kinh tế. Điều này thật cần thiết đối với doanh nghiệp, cơ quan nhà nƣớc và ngay cả với các cá nhân. Chúng ta phải lập kế hoạch về ngân sách cho việc chi tiêu hàng ngày và đặc biệt là cho việc mua sắm các tài sản có giá trị lớn.
Tất cả các doanh nghiệp lớn phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt động hàng ngày, cũng nhƣ các hoạt động trong tƣơng lai dài hạn. Trong các doanh nghiệp, ngƣời ta có thể dùng từ kế hoạch hay dự toán, ví dụ nhƣ kế hoạch bán hàng, kế hoạch thu chi tiền mặt… tuy nhiên, trong phần này chúng ta thống nhất dùng chung một từ là ngân sách (ví dụ nhƣ ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất, ngân sách tiền mặt…). Thuật ngữ này dùng để chỉ một bản kế hoạch/ dự toán đã đƣợc hóa thành đơn vị sản phẩm và tiền cho tƣơng lai. Nhƣ vậy, có thể dự toán ngân sách có thể đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Dự toán ngân sách là một kế hoạch hành động đƣợc lƣợng hóa và đƣợc chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm để đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra.
Từ định nghĩa dự toán ngân sách cần xem xét các đặc điểm: -Dự toán ngân sách phải đƣợc lƣợng hóa: điều này có nghĩa là ngân sách phải đƣợc biểu thị bằng các con số, thực tế thƣờng là một số tiền. -Dự toán ngân sách phải đƣợc chuẩn bị từ trƣớc: bảng ngân sách phải đƣợc lập trƣớc thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhƣng không phải là một phần trong bảng ngân sách. 8 - Dự toán ngân sách phải đƣợc áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể.
Một kế hoạch tài chính mở cho tƣơng lai (không có điểm kết thúc), không đƣợc coi là bảng ngân sách. - Dự toán ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, dự toán ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chƣa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện dự toán ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống nhƣ các kế hoạch khác, dự toán ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tƣơng lai.
Tuy nhiên, ngay cả trong trƣờng hợp nhƣ vậy, nó vẫn đóng vai trò định hƣớng cho những ngƣời thực hiện và vai trò này rất quan trọng.2 Phân loại các dự toán ngân sách Dự toán là một công cụ quản lý khoa học, và rất hữu hiệu đối với các nhà quản trị. Tuy nhiên, để vận dụng một cách phù hợp và phát huy đƣợc tính hữu ích của công cụ này là một điều không dễ. Do đó, đòi hỏi các nhà quản trị phải am hiểu các loại dự toán để vận dụng một cách thích hợp vào nhu cầu và hoàn cảnh riêng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ khác nhau. Tùy thuộc vào những khía cạnh khác nhau cho những mục đích khác nhau, dự toán ngân sách sẽ phân loại theo các tiêu thức nhƣ sau: 1.1 Phân loại theo chức năng Dự toán nên chia dự toán làm hai loại chính là dự toán hoạt động và dự toán tài chính (Huỳnh Đức Lộng, 2013) Dự toán hoạt động: Là các dự toán liên quan đến các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp nhƣ: - Kế hoạch bán hàng: nhằm xác định mức doanh thu dự kiến cho mỗi sản phẩm.
- Kế hoạch sản xuất: đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính số lƣợng sản phẩm cần sản xuất đủ cho tiêu thụ. - Kế hoạch mua hàng: nhằm dự toán khối lƣợng hàng cần thiết phải mua đủ để tiêu thụ và tồn kho. 9 - Kế hoạch về tuyển dụng và đào tạo lao động: quy định cụ thể số lƣợng nhân công mà doanh nghiệp thuê hoặc tuyển dụng để đạt đƣợc mục tiêu mức độ hoạt động đã đề ra và dựa vào đó đƣa ra những chính sách phù hợp. - Kế hoạch chi tiêu hành chính và tùy ý: bao gồm hành chính, nhân sự, nghiên cứu và phát triển, quảng cáo,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ lập các dự toán cần thiết để hƣớng dẫn và phối hợp với các mức độ hoạt động khác nhau mà có những chính sách kinh doanh thích hợp trong thời gian lập ngân sách.
Đồng thời ghi lại dữ liệu từ các hoạt động hiện tại để có cơ sở phát triển dự toán trong tƣơng lai, Dự toán tài chính: là dự toán về cách huy động các nguồn tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các dự toán liên quan đến tiền tệ nhƣ: dự toán tiền – thể hiện kế hoạch chi tiết cho việc thu chi tiền; dự toán vốn đầu tƣ – thể hiện kế hoạch đầu tƣ thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm kế tiếp; dự toán bảng cân đối kế toán – thể hiện về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán. Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá đƣợc kết quả của việc đầu tƣ, sản xuất, bán hàng.2 Phân loại theo phương pháp lập Theo phƣơng pháp lập dự toán ngân sách chia thành dự toán linh hoạt và dự toán cố định: Dự toán linh hoạt là dự toán cung cấp cho doanh nghiệp khả năng ƣớc tính chi phí, doanh thu tại nhiều mức độ khác nhau, (hay có thể hiểu là dự toán ngân sách đƣợc lập tƣơng ứng với nhiều mức độ khác nhau), chính vì vậy nó đòi hỏi tính toán cân đối phức tạp. Tuy nhiên, dự toán linh hoạt đƣợc lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động giúp ta xác định đƣợc các chi phí tƣơng ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau, tránh đƣợc việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Do đó, nó giúp nhà quản trị có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huống sản xuất kinh doanh khác nhau, cũng nhƣ đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Dự toán cố định là dự toán ngân sách với các số liệu cố định, ứng với một mức hoạt động dự kiến cho trƣớc nào đó. Nó chỉ dựa vào một mức độ hoạt động với một 10 hệ thống chỉ tiêu số lƣợng và giá trị nhất định trong một khoảng thời gian mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong thời kỳ dự toán. Vì thế, nó đƣợc lập tƣơng đối đơn giản, tính toán cân đối ít, phù hợp với những doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động thích ứng với thị trƣờng thực tế thì dự toán này sẽ không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau.3 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn Dự toán ngắn hạn là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình hoạt động trong một thời kỳ nhất định.