Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Hưng Phát Việt Nam" do sinh viên Vũ Thu Huyền (Lớp QTL401K, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Hoà Thị Thanh Hương, hoàn thành vào tháng 06 năm 2012.

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và chính sách mở cửa, mục tiêu trọng tâm của các doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vốn bằng tiền nói riêng giữ vai trò là công cụ quản lý thiết yếu. Vốn bằng tiền là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, phản ánh tức thời khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc tổ chức hạch toán chính xác, kịp thời giúp ban lãnh đạo kiểm soát dòng tiền, thanh toán công nợ đúng hạn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị; từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền (bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ, kế toán tiền gửi ngân hàng và kế toán tiền đang chuyển).
  • Phạm vi nghiên cứu về không gian: Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam (trụ sở tại Quận Lê Chân và xưởng sản xuất tại Cụm công nghiệp Cành Hầu, Quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Khảo sát số liệu thực tế phát sinh trong năm tài chính 2011, tập trung chi tiết vào các nghiệp vụ hạch toán của tháng 12 năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quy định pháp lý áp dụng

Khóa luận xây dựng trên nền tảng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hệ thống chuẩn mực và tài khoản kế toán sử dụng:
    • Tài khoản 111 – Tiền mặt: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt (chi tiết TK 1111 – Tiền Việt Nam, TK 1112 – Ngoại tệ, TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh tình hình biến động tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính (chi tiết TK 1121 – Tiền Việt Nam, TK 1122 – Ngoại tệ, TK 1123 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: Phản ánh các khoản tiền đang trong quá trình chuyển giao nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ/báo Có (chi tiết TK 1131 – Tiền Việt Nam, TK 1132 – Ngoại tệ).
    • Tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán dùng để theo dõi đơn vị nguyên tệ.
    • Các tài khoản đối ứng liên quan: TK 141 (Tạm ứng), TK 334 (Phải trả người lao động), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp), TK 131, TK 331, TK 413, TK 515, TK 635.
  • Các hình thức sổ kế toán theo quy định: Khóa luận hệ thống hóa 5 hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán và sổ sách kế toán tại Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với sổ quỹ, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý thành lập công ty, quy trình công nghệ sản xuất may mặc và hệ thống số liệu kế toán thực tế quý 4/2011 (trọng tâm là tháng 12/2011) do Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các nguyên tắc, nhiệm vụ và phương pháp hạch toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành:

  1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền:

    • Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động, vận động không ngừng và có tính thanh khoản cao.
    • Nguyên tắc hạch toán: Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ); ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá quy định và theo dõi nguyên tệ trên TK 007; vàng bạc đá quý hạch toán theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh.

  2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ (TK 111):

    • Quản lý theo định mức tồn quỹ nghiêm ngặt, thủ quỹ chịu trách nhiệm vật chất.
    • Chứng từ bắt buộc: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT), Hóa đơn GTGT.
    • Sơ đồ hóa các quan hệ đối ứng khi thu/chi tiền mặt VNĐ, xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ (TK 515/635, TK 413) và biến động kim khí quý, đá quý.

  3. Hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113):

    • Hạch toán căn cứ trên Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Bảng sao kê ngân hàng. Quy định xử lý sai lệch số liệu qua TK 138 hoặc TK 338 nếu chưa rõ nguyên nhân vào cuối kỳ đối chiếu.
    • Nguyên tắc xử lý tiền đang chuyển (TK 113) đối với các khoản thu tiền mặt nộp ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện hoặc điều chuyển vốn nội bộ chưa nhận được chứng từ xác nhận từ ngân hàng.

  4. Hệ thống sổ sách và 5 hình thức tổ chức kế toán:

    • Trình bày chi tiết quy trình ghi sổ, lập báo cáo tài chính của 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Hưng Phát Việt Nam

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu doanh nghiệp và nghiệp vụ hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập:

  1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam:

    • Được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp Giấy phép ĐKKD số 0201129236 ngày 08/11/2010.
    • Vốn điều lệ ban đầu: 1.000.000.000 VNĐ.
    • Trụ sở: Số 32C/61/52 Miếu Hai Xã, Phường Dư Hàng Kênh, Quận Lê Chân, Hải Phòng; Phân xưởng sản xuất đặt tại KCN Cành Hầu, Kiến An, Hải Phòng (gồm 3 phân xưởng may, diện tích 200m²/xưởng); Cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 527 Trường Chinh, Kiến An, Hải Phòng; Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Sacombank Chi nhánh Hoa Phượng, Hải Phòng.
    • Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu và tiêu dùng nội địa (sản phẩm chủ lực: áo bông trần, quần kaki, quần thô nam/nữ); mua bán cung ứng thiết bị phụ tùng máy dệt và da giày.
    • Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo chế độ một thủ trưởng (Giám đốc điều hành chung, Phó Giám đốc phụ trách sản xuất kiêm Quản đốc xưởng, các phòng ban gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Vật tư & Kỹ thuật, Phòng Kế toán và các Xưởng sản xuất).

  2. Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng:

    • Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán giá thành & TSCĐ, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán & công nợ, Thủ quỹ (ngoài ra có 1 thủ kho phụ trách theo dõi xuất nhập kho vật tư tại phân xưởng).
    • Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung.

  3. Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại công ty:

    • Tại công ty, vốn bằng tiền chủ yếu phát sinh bằng Đồng Việt Nam (không phát sinh giao dịch ngoại tệ và vàng bạc đá quý). Hạch toán tiền mặt sử dụng TK 111 (chi tiết TK 1111).
    • Tác giả trích dẫn các chứng từ gốc và nghiệp vụ phát sinh cụ thể trong tháng 12/2011:
Nghiệp vụ Ngày phát sinh Số chứng từ gốc / Hóa đơn Nội dung kinh tế Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
Thu tiền mặt 1 05/12/2011 Hóa đơn GTGT số 0002036, Phiếu thu số 365 Thu tiền bán 100 chiếc quần kaki cho khách hàng Trần Minh Sơn Nợ TK 1111: 16.500.000
Có TK 511: 15.000.000
Có TK 3331: 1.500.000		 16.500.000
Thu tiền mặt 2 20/12/2011 Phiếu thu số 371 Rút tiền gửi ngân hàng Sacombank về nhập quỹ tiền mặt (Người nộp: Lưu Ngọc Quý) Nợ TK 1111: 100.000.000
Có TK 1121: 100.000.000		 100.000.000
Chi tiền mặt 1 06/12/2011 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 06/12/2011, Phiếu chi số 240 Tạm ứng tiền công tác phí cho Trần Hải Minh (Phòng Kinh doanh) Nợ TK 141: 2.000.000
Có TK 1111: 2.000.000		 2.000.000
Chi tiền mặt 2 15/12/2011 Bảng tổng hợp lương tạm ứng tháng 12/2011, Phiếu chi số 255 Chi tạm ứng lương tháng 12/2011 cho cán bộ công nhân viên (Người nhận: Nguyễn Thanh Vân) Nợ TK 334: 107.500.000
Có TK 1111: 107.500.000		 107.500.000
Chi tiền mặt 3 19/12/2011 Hóa đơn GTGT số 0160311 (Cty Thắng Thảo), Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi số 261 Thanh toán tiền mua 2 bộ bàn ghế văn phòng (Người đề nghị: Trương Thanh Mai - Phòng Vật tư) Nợ TK 642: 3.960.000 (gồm cả VAT)
Có TK 1111: 3.960.000		 3.960.000

Ghi chú số liệu lương tạm ứng tháng 12/2011 theo các bộ phận: Ban Giám đốc (6.000.000 đ), Phòng Kinh doanh (12.000.000 đ), Phòng Kế toán (15.000.000 đ), Phòng Vật tư kỹ thuật (18.000.000 đ), Xưởng là đóng gói (16.500.000 đ) cùng các tổ sản xuất khác, tổng cộng 107.500.000 đ.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Hưng Phát Việt Nam

Nội dung chương 3 tập trung vào các định hướng và giải pháp xuất phát từ thực tiễn công tác kế toán tại công ty:

  • Hoàn thiện quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ thu, chi nhằm hạn chế tối đa độ trễ trong việc cập nhật sổ sách.
  • Nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý tạm ứng (TK 141) và thanh toán công nợ mua hàng, mua sắm tài sản công cụ.
  • Định hướng ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm thay thế phương pháp ghi chép kết hợp thủ công, hỗ trợ trích xuất báo cáo tài chính và báo cáo quản trị kịp thời cho ban giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ số liệu thực tế

  • Minh họa chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt tại doanh nghiệp may mặc: từ khâu phát sinh nghiệp vụ (hóa đơn, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán), qua xét duyệt của Giám đốc và Kế toán trưởng, đến thủ quỹ xuất/nhập quỹ và kế toán vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Quỹ tiền mặt.
  • Phản ánh trung thực các chỉ tiêu tài chính và nghiệp vụ tiêu biểu của Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam trong tháng 12/2011, bao gồm nghiệp vụ thu tiền bán hàng (16.500.000 đ), rút tiền ngân hàng nhập quỹ (100.000.000 đ), tạm ứng công tác (2.000.000 đ), tạm ứng lương nhân viên (107.500.000 đ) và mua sắm công cụ văn phòng (3.960.000 đ).

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Tăng cường công tác kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và đột xuất, đảm bảo khớp đúng giữa số liệu trên sổ quỹ của thủ quỹ với sổ cái kế toán tiền mặt.
  • Chuẩn hóa quy trình thanh quyết toán tạm ứng, đôn đốc thu hồi chứng từ gốc ngay sau khi nhân viên hoàn thành công tác.
  • Từng bước chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ để chuyển đổi từ hình thức Nhật ký chung ghi chép kết hợp bảng biểu thông thường sang hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC gắn liền với mô hình doanh nghiệp sản xuất - gia công ngành may mặc.
  • Cung cấp bộ hồ sơ mẫu biểu thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng thanh toán lương) được lập tại doanh nghiệp, phản ánh đúng thực tế hạch toán kế toán tại Hải Phòng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khóa luận nghiên cứu tại một doanh nghiệp mới thành lập (hoạt động hơn 1 năm tính đến thời điểm nghiên cứu), quy mô vốn còn nhỏ (vốn điều lệ 1 tỷ đồng), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa đa dạng.
    • Đơn vị chưa phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ (TK 1112, TK 1122, TK 007), vàng bạc đá quý (TK 1113, TK 1123) hoặc các công cụ tài chính phức tạp, do đó phần khảo sát thực tế chưa bao quát hết khung lý thuyết đã nêu ở Chương 1.
    • Số liệu khảo sát chuyên sâu tập trung vào quý 4/2011 (tháng 12/2011), chưa phản ánh toàn diện chu kỳ biến động dòng tiền trong nhiều năm tài chính liên tiếp.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng:
    • Mở rộng phân tích công tác kế toán vốn bằng tiền gắn với chu chuyển tiền tệ cả năm và lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đầy đủ.
    • Khảo sát sâu hơn phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113) tại các tổ chức tín dụng.
    • Nghiên cứu mô hình ứng dụng cụ thể phần mềm kế toán doanh nghiệp (Fast Accounting, MISA...) để tự động hóa công tác hạch toán vốn bằng tiền.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài kế toán vốn bằng tiền.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công may mặc.
  • Nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:
    • Hệ thống sơ đồ tài khoản đối ứng chuẩn mực về vốn bằng tiền (Sơ đồ hạch toán TK 111, TK 112, TK 113) và sơ đồ luân chuyển chứng từ theo 5 hình thức kế toán.
    • Bộ mẫu biểu chứng từ hạch toán thực tế (Phiếu thu 01-TT, Phiếu chi 02-TT, Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT, Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT, Giấy đề nghị thanh toán 05-TT, Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001) có đầy đủ số liệu và chữ ký chức danh.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung.

2. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam được tổ chức theo mô hình nào và gồm bao nhiêu nhân sự? Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và cơ chế trực tuyến, gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán giá thành và tài sản cố định, Kế toán tiền lương, Kế toán theo dõi thanh toán và công nợ, Thủ quỹ (kết hợp với 1 thủ kho tại xưởng sản xuất).

3. Doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ ngoại tệ hoặc kim khí quý, đá quý trong kỳ khảo sát không? Trong thực tế hoạt động tại thời điểm khảo sát (năm 2011), công ty không phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý hay đá quý; toàn bộ giao dịch vốn bằng tiền được thực hiện bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

4. Trong tháng 12/2011, công ty đã chi tạm ứng lương cho cán bộ công nhân viên với số tiền là bao nhiêu? Theo Bảng tổng hợp lương tạm ứng tháng 12/2011 và Phiếu chi số 255 ngày 15/12/2011, tổng số tiền chi tạm ứng lương cho cán bộ công nhân viên là 107.500.000 VNĐ (Một trăm linh bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn).

5. Hóa đơn GTGT số 0002036 ngày 05/12/2011 phản ánh nghiệp vụ bán hàng gì và hạch toán như thế nào? Hóa đơn phản ánh nghiệp vụ bán 100 chiếc quần kaki cho khách hàng cá nhân Trần Minh Sơn với giá chưa thuế là 15.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 1.500.000 VNĐ, tổng giá thanh toán 16.500.000 VNĐ. Kế toán lập Phiếu thu số 365 và hạch toán: Nợ TK 1111: 16.500.000 VNĐ / Có TK 511: 15.000.000 VNĐ, Có TK 3331: 1.500.000 VNĐ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thu Huyền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức kế toán vốn bằng tiền theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần Hưng Phát Việt Nam. Thông qua việc phân tích quy trình luân chuyển chứng từ gốc và các nghiệp vụ thu - chi thực tế trong tháng 12/2011, đề tài đã chỉ ra phương thức vận hành bộ máy kế toán tập trung tại một doanh nghiệp may mặc vừa và nhỏ. Công trình là tài liệu tham khảo thiết thực cho việc nghiên cứu và thực hành kế toán phần hành vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất.