Tổng quan nghiên cứu

Từ ngày 01/01/2017, Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định Chất lượng Công trình Xây dựng Quảng Ngãi (trực thuộc Sở Xây dựng tỉnh Quảng Ngãi) chính thức bước vào giai đoạn tự chủ tài chính hoàn toàn — không còn nguồn ngân sách nhà nước cấp hay bổ sung từ bất kỳ nguồn nào. Đây là hệ quả trực tiếp từ Nghị định 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ và Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính (có hiệu lực từ 01/01/2018), tạo ra áp lực đổi mới toàn diện trong quản trị tài chính nội bộ.

Trong bối cảnh đó, công tác kế toán tại Trung tâm — vốn hình thành theo Quyết định thành lập số 781/QĐ-UBND ngày 29/5/2012 — bộc lộ nhiều bất cập: hệ thống chứng từ chưa đầy đủ cho đặc thù dịch vụ tư vấn xây dựng, kế toán quản trị còn sơ sài, dự toán thu-chi thiếu chi tiết theo từng công trình. Trong khi đó, Trung tâm phải cạnh tranh trực tiếp với các đơn vị tư nhân cùng lĩnh vực tư vấn kiểm định, quy hoạch xây dựng trên địa bàn tỉnh.

Luận văn thạc sĩ kế toán (mã ngành 8340301) của tác giả Võ Thị Phát, được thực hiện tại Đại học Kinh tế Đà Nẵng năm 2019, tập trung vào 3 mục tiêu cốt lõi: hệ thống hóa lý luận về kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính; phân tích thực trạng công tác kế toán tại Trung tâm trong năm tài chính 2018; và đề xuất giải pháp hoàn thiện toàn diện hệ thống kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị. Phạm vi không gian giới hạn tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định Chất lượng Công trình Xây dựng Quảng Ngãi, dữ liệu sử dụng từ năm 2018. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực cho cả nhà quản lý và đội ngũ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp kinh tế xây dựng đang trong lộ trình tự chủ hoàn toàn.


Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng khung lý thuyết quản lý tài chính công kết hợp lý thuyết kế toán quản trị hiện đại, được triển khai qua 5 nhóm khái niệm cốt lõi:

Thứ nhất, khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL): theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, ĐVSNCL là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền nhà nước thành lập, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công. Nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước (NSNN) cấp toàn bộ hoặc một phần, phần còn lại từ nguồn thu dịch vụ.

Thứ hai, phân loại tự chủ tài chính theo Nghị định 141/2016/NĐ-CP: chia 4 nhóm từ tự chủ hoàn toàn (cả chi thường xuyên lẫn chi đầu tư) đến nhóm được nhà nước bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên. Trung tâm thuộc nhóm tự chủ cao nhất — tự bảo đảm cả chi thường xuyên và chi đầu tư từ nguồn thu dịch vụ.

Thứ ba, kế toán quản trị (KTQT) trong ĐVSNCL: bao gồm phân loại chi phí (theo tính chất hoạt động, theo mối quan hệ với mức độ hoạt động), xác định định mức chi phí, lập dự toán thu-chi, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Đây là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị ra quyết định ngắn hạn và trung hạn về chấp nhận hay từ chối hợp đồng dịch vụ.

Thứ tư, mô hình xác định chi phí theo công việc (job-order costing): phù hợp với đặc thù từng hợp đồng tư vấn kiểm định cụ thể, cho phép tập hợp chi phí trực tiếp trên từng phiếu ghi chi phí công việc, đảm bảo tính minh bạch theo từng công trình.

Thứ năm, hệ thống báo cáo kế toán quản trị: gồm báo cáo thực hiện, báo cáo phân tích và báo cáo dự toán — ba tầng thông tin phục vụ điều hành và ra quyết định tài chính nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tình huống (case study) được chọn lựa, phù hợp với mục tiêu phân tích chuyên sâu một đơn vị cụ thể thay vì khái quát hóa thống kê diện rộng. Cỡ mẫu nghiên cứu được xác định bằng phương pháp chọn mẫu có chủ đích, tập trung vào toàn bộ bộ máy kế toán của Trung tâm gồm: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương, kế toán thanh toán, kế toán công nợ và thủ quỹ — cùng các cán bộ chuyên quản từ Sở Xây dựng, Sở Tài chính và Cục Thuế tỉnh Quảng Ngãi.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ toàn bộ hồ sơ kế toán năm 2018 của Trung tâm, bao gồm 11 loại báo cáo (báo cáo chi tiết các khoản phải thu, sổ theo dõi các khoản thu, báo cáo tình hình thực hiện dự toán thu-chi hoạt động dịch vụ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định, dự toán thu-chi đơn vị sự nghiệp, v.v.). Dữ liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn trực tiếp và quan sát thực tế xử lý công việc tại đơn vị.

Phương pháp phân tích chọn là tư duy logic kết hợp so sánh, đối chiếu và tổng hợp thông tin. Lý do lựa chọn: cách tiếp cận này cho phép đánh giá đồng thời sự tuân thủ quy định pháp luật (Thông tư 107/2017/TT-BTC, Nghị định 141/2016/NĐ-CP) và hiệu quả thực tiễn của công tác kế toán, từ đó đề xuất giải pháp có tính khả thi cao cho một đơn vị cụ thể.


Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phát hiện 1: Hệ thống chứng từ còn thiếu và chưa đồng bộ. Trung tâm sử dụng bộ chứng từ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC nhưng chưa xây dựng đủ các chứng từ đặc thù cho hoạt động dịch vụ tư vấn. Một số mẫu chứng từ tự thiết kế (hợp đồng giao khoán, biên bản thanh lý, giấy đề nghị mua sắm) thiếu nhất quán về nội dung bắt buộc theo Luật Kế toán số 88/2015. Đơn cử, hợp đồng giao khoán số 01/HĐGK ngày 29/6/2018 có giá trị 84.320.000 đồng nhưng phần thông tin bên B (số CMND, số tài khoản) còn để trống — vi phạm nguyên tắc chứng từ đầy đủ thông tin.

Phát hiện 2: Hệ thống tài khoản và sổ kế toán áp dụng chưa khai thác hết tiềm năng. Trung tâm áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, mở 2 tài khoản ngân hàng (TK 112.1 tại SeAbank Quảng Ngãi). Tuy nhiên, tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 chưa được mở đủ để phân tích theo từng phòng ban (Phòng Quy hoạch – Kiến trúc; Phòng Thí nghiệm – Kiểm định; Phòng Kỹ thuật công trình), dẫn đến khó khăn trong đánh giá hiệu quả từng bộ phận. Sổ chi tiết Tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) chưa phân bổ đúng theo từng hợp đồng, gây sai lệch trong tính giá thành dịch vụ tư vấn.

Phát hiện 3: Kế toán quản trị còn sơ khai, thiếu hệ thống báo cáo phân tích. Trung tâm đã có dự toán thu-chi đơn vị sự nghiệp lĩnh vực hoạt động kinh tế năm 2018 và sổ theo dõi hợp đồng tư vấn, nhưng chưa lập đủ các báo cáo quản trị như: báo cáo lãi/lỗ từng công trình (chỉ có mẫu đề xuất trong chương 3), báo cáo lãi/lỗ theo từng phòng, báo cáo phân tích chênh lệch thu-chi. Phân tích điểm hòa vốn cho hoạt động tư vấn chưa được thực hiện, dẫn đến nhà quản trị thiếu căn cứ để chấp nhận hay từ chối hợp đồng giá thấp.

Phát hiện 4: Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán còn hạn chế. Phần mềm kế toán tại Trung tâm chưa đáp ứng yêu cầu tự động hóa báo cáo quản trị. Việc lập dự toán và theo dõi thực hiện dự toán theo từng công trình (như mẫu "Dự toán Thu-Chi của công trình" và "Báo cáo Lãi/Lỗ từng công trình năm 2018") vẫn thực hiện thủ công trên bảng tính, dễ phát sinh sai sót và chậm trễ trong cung cấp thông tin.

Thảo luận kết quả

Bốn phát hiện trên phản ánh một nghịch lý phổ biến tại các ĐVSNCL vừa chuyển sang tự chủ hoàn toàn: thói quen quản lý theo cơ chế bao cấp nhiều năm tạo ra quán tính thụ động trong xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này tương đồng với kết quả nghiên cứu của Nguyễn Thị Thu Hương (2013) về các đơn vị thuộc Sở Khoa học Công nghệ Đà Nẵng — nơi hệ thống chứng từ và kế toán quản lý nguồn kinh phí vẫn thiếu toàn diện sau khi chuyển đổi cơ chế.

Điểm khác biệt đáng chú ý so với nghiên cứu của Đặng Thị Thảo Nguyên (2015) về các đơn vị Sở Xây dựng Đà Nẵng là: Trung tâm Quảng Ngãi hoạt động dưới Nghị định 141/2016/NĐ-CP — cơ chế tự chủ thế hệ mới đòi hỏi mức độ minh bạch và phân tích tài chính cao hơn Nghị định 43/2006/NĐ-CP trước đây. Do đó, mức độ bất cập trong kế toán quản trị tại Trung tâm càng trở nên cấp thiết hơn.

Nếu hệ thống kế toán được cải thiện, dữ liệu từ sổ chi tiết TK 154, bảng tính giá thành dịch vụ và báo cáo lãi/lỗ theo công trình có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh lãi gộp theo từng phòng ban và theo quý, giúp Ban Giám đốc nhận diện ngay các bộ phận hoạt động kém hiệu quả hoặc các hợp đồng mang lại tỷ suất lợi nhuận thấp.


Đề xuất và khuyến nghị

Giải pháp 1: Chuẩn hóa và bổ sung hệ thống chứng từ kế toán. Trung tâm cần hoàn thiện ngay 100% các chứng từ đặc thù cho hoạt động tư vấn theo đúng Điều 16 và Điều 18 Luật Kế toán số 88/2015 trong vòng 3 tháng. Cụ thể: bổ sung đầy đủ thông tin bắt buộc trên hợp đồng giao khoán (số CMND, số tài khoản bên nhận khoán); thiết kế thêm mẫu phiếu ghi chi phí công việc cho từng hợp đồng tư vấn; và ban hành quy trình luân chuyển chứng từ nội bộ bằng văn bản. Chủ thể thực hiện: kế toán trưởng chủ trì, phối hợp với trưởng các phòng chuyên môn.

Giải pháp 2: Mở tài khoản chi tiết cấp 2-3 và hoàn thiện sổ kế toán. Triển khai trong 6 tháng đầu năm tiếp theo, kế toán tổng hợp cần mở tài khoản chi tiết TK 154 theo từng phòng ban và từng hợp đồng, đồng thời xây dựng bảng tính giá thành dịch vụ tư vấn theo phương pháp xác định chi phí theo công việc. Mục tiêu: đảm bảo giá thành từng loại dịch vụ (kiểm định, quy hoạch, kỹ thuật) được tính chính xác, phục vụ định giá cạnh tranh với đơn vị tư nhân. Đồng thời mở sổ chi tiết công nợ theo từng hợp đồng, thay thế theo dõi công nợ tổng hợp hiện tại.

Giải pháp 3: Xây dựng hệ thống kế toán quản trị đầy đủ. Trong vòng 12 tháng, Trung tâm cần triển khai ít nhất 5 loại báo cáo quản trị định kỳ hàng quý: báo cáo lãi/lỗ từng công trình; báo cáo lãi/lỗ theo từng phòng; dự toán thu-chi từng công trình; báo cáo phân tích chênh lệch thu-chi thực tế so với dự toán; và báo cáo phân tích điểm hòa vốn theo từng nhóm dịch vụ. Kế toán trưởng chủ trì thiết kế mẫu biểu; Ban Giám đốc phê duyệt và sử dụng làm căn cứ ra quyết định kinh doanh.

Giải pháp 4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Trong 6 tháng, Trung tâm cần đánh giá và nâng cấp phần mềm kế toán hiện tại, ưu tiên tích hợp module kế toán quản trị cho phép tự động tổng hợp chi phí theo công trình, tự động lập báo cáo lãi/lỗ theo bộ phận và cảnh báo khi thực hiện vượt dự toán. Đầu tư này sẽ giảm ít nhất 40% thời gian lập báo cáo thủ công và tăng độ chính xác dữ liệu tài chính. Chủ thể thực hiện: kế toán trưởng đề xuất, Ban Giám đốc phê duyệt ngân sách.

Giải pháp 5: Tăng cường công tác kiểm tra kế toán nội bộ. Thiết lập lịch kiểm tra kế toán nội bộ định kỳ hàng quý và đột xuất theo yêu cầu, với nội dung kiểm tra bao quát toàn bộ chứng từ, sổ sách và báo cáo. Kế toán trưởng lập biên bản kiểm tra và báo cáo kết quả cho Ban Giám đốc trong vòng 5 ngày làm việc sau mỗi đợt kiểm tra. Đồng thời, gửi kết quả quyết toán định kỳ đến Sở Xây dựng và Sở Tài chính Quảng Ngãi đúng hạn theo quy định.


Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1 — Lãnh đạo và kế toán trưởng các đơn vị sự nghiệp kinh tế xây dựng tự chủ tài chính: Đây là nhóm hưởng lợi trực tiếp nhất. Luận văn cung cấp bộ khung lý thuyết đầy đủ về phân loại ĐVSNCL theo Nghị định 141/2016/NĐ-CP, hướng dẫn vận dụng Thông tư 107/2017/TT-BTC vào thực tiễn, và bộ giải pháp hoàn thiện kế toán đã được kiểm chứng tại một đơn vị cụ thể. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng trực tiếp tại các trung tâm kiểm định, tư vấn xây dựng tương tự ở các tỉnh thành trong cả nước.

Nhóm 2 — Cán bộ quản lý tài chính tại Sở Xây dựng và Sở Tài chính các tỉnh: Luận văn mô tả chi tiết thực trạng và bất cập trong quản lý tài chính của một ĐVSNCL kinh tế xây dựng đang tự chủ hoàn toàn, giúp cơ quan chủ quản nhận diện những điểm cần tăng cường giám sát, hỗ trợ xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp, và đánh giá hiệu quả chính sách tự chủ tài chính trong lĩnh vực xây dựng.

Nhóm 3 — Học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Tài chính công: Luận văn là tài liệu tham khảo có giá trị về phương pháp nghiên cứu tình huống trong kế toán khu vực công, với hệ thống lý luận toàn diện từ kế toán tài chính đến kế toán quản trị trong ĐVSNCL. Đặc biệt hữu ích cho các nghiên cứu về chuyển đổi cơ chế tài chính từ bao cấp sang tự chủ tại các đơn vị thuộc ngành xây dựng và hạ tầng kỹ thuật.

Nhóm 4 — Doanh nghiệp tư vấn và kiểm định xây dựng tư nhân: Bộ mẫu biểu kế toán quản trị được đề xuất trong luận văn — bao gồm dự toán thu-chi theo công trình, báo cáo lãi/lỗ từng hợp đồng, sổ theo dõi hợp đồng tư vấn — có thể được điều chỉnh và áp dụng vào hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong cùng lĩnh vực, đặc biệt hữu ích cho các công ty vừa và nhỏ đang xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí theo công trình.


Câu hỏi thường gặp

1. Tự chủ tài chính hoàn toàn khác gì với tự chủ một phần đối với đơn vị sự nghiệp? Theo Nghị định 141/2016/NĐ-CP, tự chủ hoàn toàn nghĩa là đơn vị tự bảo đảm cả chi thường xuyên lẫn chi đầu tư từ nguồn thu dịch vụ, không nhận ngân sách nhà nước. Trung tâm Quy hoạch Quảng Ngãi thuộc nhóm này từ 01/01/2017. Tự chủ một phần chỉ đảm bảo được một phần chi thường xuyên, phần còn lại vẫn do nhà nước bổ sung. Sự khác biệt này tạo áp lực hoàn toàn khác nhau lên hệ thống kế toán và quản trị tài chính nội bộ.

2. Thông tư 107/2017/TT-BTC thay đổi gì so với Quyết định 19/2006/QĐ-BTC? Thông tư 107/2017/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2018) thay thế Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC, áp dụng thống nhất cho toàn bộ đơn vị hành chính sự nghiệp không phân biệt lĩnh vực. Điểm nổi bật là bổ sung hệ thống tài khoản phản ánh kết quả hoạt động dịch vụ, yêu cầu báo cáo quyết toán nguồn thu ngoài ngân sách, và quy định rõ hơn về kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh tại ĐVSNCL. Với Trung tâm Quảng Ngãi, đây là áp lực cải cách toàn bộ hệ thống hạch toán chỉ trong vòng dưới 1 năm.

3. Kế toán quản trị trong đơn vị sự nghiệp công lập có gì khác so với doanh nghiệp? Điểm khác biệt cốt lõi là mục tiêu hoạt động: ĐVSNCL không vì lợi nhuận mà phục vụ lợi ích cộng đồng, tuy nhiên trong điều kiện tự chủ tài chính, đơn vị phải phân tích chi phí – lợi nhuận tương tự doanh nghiệp để đảm bảo thu nhập cho người lao động. Tại Trung tâm Quảng Ngãi, kế toán quản trị cần theo dõi chi phí theo từng hợp đồng tư vấn cụ thể (kiểm định, quy hoạch, kỹ thuật), lập báo cáo lãi/lỗ theo công trình và theo từng phòng ban để phân bổ nguồn lực hợp lý.

4. Tại sao phương pháp xác định chi phí theo công việc phù hợp với Trung tâm? Hoạt động chính của Trung tâm là cung cấp dịch vụ tư vấn theo hợp đồng với chủ đầu tư — mỗi hợp đồng là một đơn đặt hàng riêng biệt với yêu cầu kỹ thuật và chi phí khác nhau. Phương pháp xác định chi phí theo công việc cho phép tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh (nhân công, vật liệu, chi phí chung) trực tiếp theo từng hợp đồng, tính chính xác giá thành dịch vụ và so sánh với doanh thu hợp đồng để xác định lợi nhuận thực tế. Đây là nền tảng để định giá cạnh tranh với đơn vị tư nhân trong cùng địa bàn.

5. Đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính có phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không? Có. Khi đã tự chủ hoàn toàn và hoạt động dịch vụ tư vấn sinh ra thu nhập, Trung tâm phải kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định Cục Thuế tỉnh Quảng Ngãi. Đây là một trong những lý do Trung tâm phải xây dựng hệ thống kế toán doanh thu và chi phí theo chuẩn doanh nghiệp, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (như Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh năm 2018 đã được đề cập trong luận văn), đồng thời theo dõi thuế TNCN cho người lao động và các khoản phải nộp theo lương.


Kết luận

Luận văn "Hoàn thiện công tác kế toán theo cơ chế tự chủ tài chính tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định Chất lượng Công trình Xây dựng thuộc Sở Xây dựng Quảng Ngãi" mang lại những đóng góp có giá trị thực tiễn rõ nét:

  • Hệ thống hóa lý luận về kế toán ĐVSNCL theo cơ chế tự chủ thế hệ mới (Nghị định 141/2016/NĐ-CP và Thông tư 107/2017/TT-BTC), lần đầu được áp dụng cho lĩnh vực sự nghiệp kinh tế xây dựng tại Quảng Ngãi.
  • Phân tích toàn diện thực trạng 4 nhóm bất cập: chứng từ, tài khoản-sổ sách, kế toán quản trị và ứng dụng CNTT tại một đơn vị tự chủ hoàn toàn từ năm 2017.
  • Đề xuất 7 nhóm giải pháp cụ thể từ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo đến kế toán quản trị và công nghệ thông tin.
  • Cung cấp bộ mẫu biểu thực tiễn (bảng tính giá thành dịch vụ, báo cáo lãi/lỗ theo công trình, dự toán thu-chi theo công trình) có thể áp dụng ngay tại đơn vị.
  • Mở ra hướng nghiên cứu cho các ĐVSNCL kinh tế xây dựng tại các tỉnh thành đang trong lộ trình chuyển đổi tự chủ hoàn toàn.

Bước tiếp theo trong 6-12 tháng tới, Trung tâm cần ưu tiên triển khai đồng thời giải pháp chuẩn hóa chứng từ và nâng cấp phần mềm kế toán, vì đây là nền tảng cho toàn bộ hệ thống cải cách. Các nhà nghiên cứu và nhà quản lý quan tâm đến tự chủ tài chính khu vực công có thể tham khảo toàn bộ luận văn để có bức tranh toàn diện về quá trình chuyển đổi này tại một đơn vị thực tiễn của tỉnh Quảng Ngãi.