Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, hạch toán kế toán là công cụ quan trọng nhằm phản ánh, kiểm soát toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội bộ cũng như phục vụ sự điều hành vĩ mô của Nhà nước. Đối với các đơn vị sản xuất chế biến, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố cấu thành cơ bản và chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó, việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học, chặt chẽ là tất yếu khách quan nhằm bảo đảm cung ứng kịp thời cho sản xuất, ngăn chặn thất thoát, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Việt Trường là doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực chế biến và xuất khẩu thủy hải sản, có trụ sở tại Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng. Đặc thù sản xuất của doanh nghiệp là sử dụng nguồn nguyên liệu thủy hải sản tươi sống phụ thuộc nhiều vào tính mùa vụ, thời tiết của các ngư trường và yêu cầu bảo quản khắt khe theo hệ thống quản lý chất lượng HACCP. Tại đơn vị, giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70% tổng giá thành sản phẩm, khiến mọi biến động về số lượng, giá mua và định mức tiêu hao đều tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài nhằm làm rõ thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm ba nội dung:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
  2. Làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế của thực trạng và đề xuất các biện pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường.
  • Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống số liệu, chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan đến phần hành nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường, trọng tâm khảo sát vào niên độ kế toán năm 2013 (đặc biệt là dữ liệu chi tiết quý IV/2013).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về "Hàng tồn kho" và Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Về mặt lý luận, nguyên vật liệu được xác định là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ.

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản:

  • Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu ghi nhận ban đầu theo giá gốc (trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng chi phí thu mua trừ các khoản giảm giá, chiết khấu).
  • Nguyên tắc thận trọng: Đánh giá theo giá gốc hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được nếu giá trị thuần thấp hơn giá gốc, thông qua việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp đánh giá và tính giá xuất kho phải được áp dụng thống nhất trong suốt niên độ kế toán.
  • Nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng: Đảm bảo tuân thủ chế độ chứng từ, tài khoản, sổ kế toán nhà nước quy định đồng thời phù hợp với quy trình sản xuất và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập tài liệu thực tế từ phòng kế toán, phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng KCS và kho của công ty; phân tích đối chiếu giữa lý luận hạch toán với quy trình luân chuyển chứng từ, số liệu thực tế trên sổ sách kế toán.
  • Phương pháp trình bày: Kết hợp giữa mô tả thực tế, phân tích định tính, luận giải và lập các bảng biểu đối chiếu số liệu minh họa cụ thể.
Nội dung kế toán NVL Các phương pháp theo lý luận kế toán Phương pháp áp dụng tại Công ty TNHH Việt Trường
Tính giá xuất kho Thực tế đích danh; Nhập trước - Xuất trước (FIFO); Nhập sau - Xuất trước (LIFO); Đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân liên hoàn/sau mỗi lần nhập). Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ).
Hạch toán chi tiết Phương pháp Thẻ song song; Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển; Phương pháp Sổ số dư. Phương pháp Thẻ song song.
Hạch toán tổng hợp Phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152); Phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611). Phương pháp Kê khai thường xuyên.
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; Nhật ký - Sổ cái; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ; Kế toán trên máy vi tính. Hình thức Nhật ký chung.
Tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ; Phương pháp trực tiếp. Phương pháp khấu trừ.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống chứng từ gốc phát sinh thực tế tại Công ty TNHH Việt Trường: Hóa đơn giá trị gia tăng, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và Sổ cái Tài khoản 152.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chương 1 khái quát toàn diện khung lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành:

  • Khái niệm, vai trò và phân loại nguyên vật liệu: Phân loại theo nội dung kinh tế và công dụng (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu); phân loại theo nguồn cung cấp (mua ngoài, tự chế, nguồn khác) và theo mục đích sử dụng.
  • Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế: Hướng dẫn công thức tính giá nhập kho đối với vật liệu mua ngoài (giá mua chưa thuế cộng chi phí thu mua trừ giảm giá), vật liệu tự chế, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và vật liệu nhận vốn góp, biếu tặng. Luận giải ưu nhược điểm của 4 phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh, FIFO, LIFO và Đơn giá bình quân gia quyền.
  • Tổ chức hạch toán chi tiết: Phân tích quy trình, mẫu biểu, sơ đồ luân chuyển chứng từ và điều kiện áp dụng của 3 phương pháp: Thẻ song song (kho ghi số lượng trên thẻ kho, kế toán ghi số lượng và giá trị trên sổ chi tiết), Sổ đối chiếu luân chuyển (kế toán lập bảng kê và ghi sổ một lần vào cuối tháng) và Sổ số dư (kho ghi số dư số lượng, kế toán tính tiền theo giá hạch toán).
  • Tổ chức hạch toán tổng hợp: Trình bày nguyên tắc hạch toán và sơ đồ hạch toán tổng hợp theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu", TK 151 "Hàng mua đang đi đường", TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho") và phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 "Mua hàng").
  • Tổ chức hình thức sổ kế toán: Hệ thống hóa đặc điểm và quy trình hạch toán trên 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường

Chương 2 mô tả bức tranh thực tế về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường:

  • Khái quát doanh nghiệp: Thành lập năm 2001, trụ sở tại Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, Hải Phòng; mã số thuế: 0200421340. Công ty tạo việc làm cho hơn 250 lao động, hàng năm nộp ngân sách gần 500 triệu đồng. Mặt hàng xuất khẩu chủ lực gồm Chả cá (Surimi), Bột cá, Tôm, Mực đông lạnh sang thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore; cùng các sản phẩm tiêu thụ nội địa (cá tẩm gia vị, chả cá, cá cấp đông nguyên con). Quy trình sản xuất khép kín, kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP và xử lý nước thải, tận dụng phế liệu cá làm bột cá thức ăn gia súc.
  • Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức nhân sự, Phòng Sản xuất, Phòng Kỹ thuật - KCS và Phòng Kinh doanh. Bộ máy kế toán tập trung gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương, Kế toán nguyên vật liệu và Kế toán tổng hợp.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; hình thức kế toán Nhật ký chung; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ; hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song.
  • Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại đơn vị: Chi phí NVL chiếm 70% giá thành sản phẩm. Do sản xuất liên tục theo đơn đặt hàng nên công ty không có chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. NVL chia làm hai nhóm: NVL chính (các loại cá, tôm, mực thu mua từ ngư trường Vịnh Bắc Bộ, Trung Bộ, Nam Bộ) và NVL phụ (đường, muối, CaCl2, Sodium Bicarbonate, túi nylon, thùng giấy, đai nẹp).
  • Quy trình chứng từ và hạch toán thực tế: Khóa luận trích dẫn các nghiệp vụ phát sinh cụ thể trong tháng 12/2013 kèm theo hệ thống chứng từ thực tế:
    • Nghiệp vụ mua muối: Ngày 17/12/2013, nhập 4.000 kg muối của Công ty Muối Hải Phòng theo Hóa đơn GTGT số 0001365, đơn giá chưa thuế 3.800 đồng/kg, trị giá nhập kho 15.200.000 đồng.
    • Nghiệp vụ mua đường trắng: Ngày 17/12/2013, mua 4.000 kg đường trắng của Công ty TNHH Hồ Nam theo Hóa đơn GTGT số 0001438 (Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu AA/13P), đơn giá chưa thuế 15.047,619 đồng/kg, thành tiền 63.047.619 đồng, thuế GTGT 5% là 3.152.381 đồng, tổng giá thanh toán chuyển khoản 66.200.000 đồng. Hội đồng kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 15 (Mẫu số 05-VT), kế toán lập Phiếu nhập kho số 430 (Mẫu số 01-VT), định khoản Nợ TK 152: 63.047.619 đồng, Nợ TK 133: 3.152.381 đồng / Có TK 112: 66.200.000 đồng và vào Sổ chi tiết TK 152, Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và Sổ cái TK 152.
    • Nghiệp vụ tính giá xuất kho cá nục gai đông lạnh tháng 12/2013: Tồn đầu tháng 6.000 kg (trị giá 82.559.000 đồng); nhập ngày 01/12 là 1.000 kg (14.000.000 đồng); nhập ngày 14/12 là 1.000 kg (14.200.000 đồng); xuất ngày 18/12 là 2.000 kg. Đơn giá bình quân cả kỳ được tính là 13.844,875 đồng/kg, giá vốn thực tế xuất kho là 27.689.750 đồng.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|               TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHẬP KHO NVL                   |
|                        TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT TRƯỜNG                         |
+-----------------------------------------------------------------------------+
 [Bên bán giao hàng + Hóa đơn GTGT]
 [Ban kiểm nghiệm (Cán bộ vật tư, Thủ kho, KCS, Kế toán) kiểm nhận]
 [Lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT, 02 bản)]
 [Kế toán lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT, 03 liên)]

Chương 3: Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Trường

Chương 3 tiến hành đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị và đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ rõ ràng; tuân thủ đúng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC); công tác kiểm nghiệm vật tư đầu vào được thực hiện chặt chẽ với sự tham gia của 4 bên (vật tư, thủ kho, kỹ thuật KCS, kế toán); tổ chức hệ thống kho bãi bảo quản lạnh đạt tiêu chuẩn HACCP.
  • Đánh giá nhược điểm:
    • Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song tạo ra sự trùng lặp trong việc ghi chép số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép dồn vào định kỳ đối chiếu 10-15 ngày/lần.
    • Áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ dẫn đến việc tính giá trị xuất kho chỉ được thực hiện vào cuối tháng, làm chậm tiến độ tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm trong kỳ.
    • Công tác lập kế hoạch và theo dõi định mức tiêu hao nguyên vật liệu đôi khi chưa phản ánh kịp thời sự biến động thời tiết của ngư trường.
  • Kiến nghị hoàn thiện:
    • Hoàn thiện luân chuyển chứng từ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, từng bước tự động hóa khâu xử lý thông tin để giảm khối lượng ghi chép thủ công.
    • Xem xét cải tiến phương pháp tính giá xuất kho sang phương pháp bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập) khi áp dụng phần mềm kế toán máy nhằm cung cấp thông tin giá vốn tức thời cho quản trị.
    • Tăng cường kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo từng lô sản phẩm và chủ động theo dõi thị trường để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đúng quy định.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra với các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh trung thực quy mô hoạt động và cấu trúc chi phí tại Công ty TNHH Việt Trường: Doanh nghiệp chế biến thủy sản quy mô trên 250 lao động, doanh thu tạo nguồn nộp ngân sách gần 500 triệu đồng/năm, trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng 70% giá thành.
  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong tháng 12/2013 với đầy đủ căn cứ chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0001438 (nhập đường trắng trị giá 63.047.619 đồng), Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 15, Phiếu nhập kho số 430, quy trình luân chuyển giữa 5 vị trí kế toán và trình tự ghi sổ Nhật ký chung lên Sổ cái TK 152.
  • Đưa ra những phân tích cụ thể về sự phù hợp và hạn chế của phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ trong điều kiện doanh nghiệp áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Tác giả tự xác định đóng góp của đề tài là đã gắn kết chặt chẽ lý luận hạch toán với thực tiễn sản xuất chế biến thủy sản xuất khẩu, đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hỗ trợ công ty nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu và tiết kiệm chi phí sản xuất.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu và số liệu minh chứng trong khóa luận được giới hạn thu thập tại thời điểm thực tập tốt nghiệp (chủ yếu tập trung vào quý IV/2013) tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Việt Trường), chưa mở rộng so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp cùng ngành chế biến thủy sản xuất khẩu trên địa bàn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục theo dõi và nghiên cứu sự chuyển đổi của chế độ kế toán doanh nghiệp (từ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC sang các thông tư hướng dẫn mới như Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC) và nghiên cứu tích hợp hệ thống thông tin kế toán quản trị nguyên vật liệu trên nền tảng phần mềm kế toán chuyên dụng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý vật tư tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành chế biến nông - lâm - thủy sản, đặc biệt là phần tham khảo về quy trình lập biên bản kiểm nghiệm vật tư 4 bên, phương pháp luân chuyển chứng từ nhập xuất kho và tổ chức sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công ty TNHH Việt Trường áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
    Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ và tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

  2. Chi phí nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu phần trăm trong giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Việt Trường và bao gồm những nhóm nào?
    Chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% tổng giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu gồm hai nhóm: NVL chính (cá, mực, tôm thu mua từ các ngư trường) và NVL phụ (đường, muối, CaCl2, Sodium Bicarbonate, túi nylon, thùng giấy, đai nẹp).

  3. Công ty Việt Trường sử dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tính giá xuất kho nguyên vật liệu?
    Công ty thực hiện hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Thẻ song song (thủ kho theo dõi số lượng trên thẻ kho, kế toán theo dõi số lượng và giá trị trên sổ chi tiết) và tính trị giá xuất kho theo phương pháp Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ.

  4. Thành phần Ban kiểm nghiệm vật tư khi nhập kho tại Công ty Việt Trường gồm những ai?
    Ban kiểm nghiệm vật tư gồm 4 thành phần đại diện: Cán bộ vật tư (Phòng Kế hoạch), Thủ kho, Cán bộ kỹ thuật - KCS và Kế toán nguyên vật liệu; cùng ký vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) trước khi nhập kho chính thức.

  5. Sản phẩm xuất khẩu chủ lực của Công ty TNHH Việt Trường gồm những mặt hàng nào và xuất sang thị trường nào?
    Sản phẩm chiến lược xuất khẩu gồm Chả cá (Surimi), Bột cá, Tôm và Mực đông lạnh; các thị trường xuất khẩu chính là Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hiền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Việt Trường theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ thực tế tháng 12/2013 và quy trình kiểm nghiệm, luân chuyển sổ sách, tác giả đã chỉ rõ các ưu điểm cũng như hạn chế về mặt thời gian tính giá xuất kho và trùng lặp ghi chép của phương pháp thẻ song song. Các kiến nghị hoàn thiện được đề xuất xuất phát từ yêu cầu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% giá thành, có giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác kế toán tại doanh nghiệp chế biến thủy sản vừa và nhỏ.