Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu, hàng hóa là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và giữ vai trò trung tâm trong chu kỳ luân chuyển vốn kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán hàng hóa một cách khoa học, kịp thời và chính xác không chỉ phục vụ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình từ khâu mua hàng, bảo quản, dự trữ đến tiêu thụ, tránh tình trạng ứ đọng vốn và đảm bảo dòng tiền hoạt động liên tục.

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện bởi sinh viên Cao Quỳnh Anh (lớp QT2001K, chuyên ngành Kế toán kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Thúy Hồng (Khoa Quản trị Kinh doanh), tập trung giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
  2. Tìm hiểu, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh thông qua số liệu thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa (kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá, hệ thống sổ sách kế toán).
  • Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh (Địa chỉ: Thửa 15, Khu B3, Lô 6B Khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng).
  • Thời gian nghiên cứu: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong niên độ kế toán năm 2020 (trọng tâm là chứng từ phát sinh tháng 01/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên khung pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Văn bản pháp quy áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ; Luật Giá năm 2013; các chuẩn mực kế toán Việt Nam liên quan đến kế toán hàng tồn kho.
  • Khung khái niệm và nguyên tắc tính giá:
    • Đánh giá nhập kho: Giá thực tế nhập kho được xác định theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT đối với phương pháp khấu trừ), cộng các chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức) và các khoản thuế không hoàn lại, trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua).
    • Đánh giá xuất kho: Lý thuyết trình bày 3 phương pháp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm phương pháp thực tế đích danh, phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), và phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập).
    • Kế toán chi tiết hàng hóa: Phân tích 3 phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết gồm phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
    • Hệ thống tài khoản và sổ kế toán: Sử dụng Tài khoản 156 "Hàng hóa" (gồm TK 1561 - Giá mua hàng hóa, TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa, TK 1567 - Hàng hóa bất động sản), TK 611 (đối với kiểm kê định kỳ), TK 2294 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho), TK 1381 và TK 3381 (hàng thừa, thiếu chờ xử lý). Khung sổ sách khảo sát qua 4 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, và Kế toán máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán: Thu thập chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả dòng chu chuyển thông tin.
  • Phương pháp so sánh, phân tích - tổng hợp: Đối chiếu giữa quy định lý luận tại Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tế triển khai sổ sách tại doanh nghiệp để nhận diện khoảng cách và đưa ra giải pháp hoàn thiện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo TT 133/2016

Chương này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ:

  • Khái niệm hàng hóa theo góc độ kinh tế chính trị và theo Luật Giá năm 2013; đặc điểm vận động của hàng hóa qua các khâu mua hàng, dự trữ, bảo quản và bán hàng.
  • Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa: phản ánh, giám sát tình hình thu mua, bảo quản, tính giá vốn chính xác, theo dõi chi tiết số lượng và giá trị, tham gia kiểm kê tài sản.
  • Nguyên tắc đánh giá hàng hóa: công thức tính giá nhập kho đối với hàng mua ngoài, hàng thuê ngoài gia công chế biến, hàng nhận vốn góp liên doanh và hàng được biếu tặng; phân tích ưu nhược điểm của các phương pháp tính giá xuất kho (thực tế đích danh, FIFO, bình quân gia quyền).
  • Ba phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa:
    • Phương pháp thẻ song song: Thủ kho theo dõi số lượng trên thẻ kho; phòng kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; đối chiếu định kỳ cuối tháng.
    • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán lập sổ đối chiếu luân chuyển cho cả năm, ghi chép một lần vào cuối tháng dựa trên bảng kê nhập, xuất.
    • Phương pháp sổ số dư: Kết hợp ghi chép số lượng trên sổ số dư tại kho và tổng hợp giá trị trên bảng lũy kế tại phòng kế toán.
  • Tổ chức kế toán tổng hợp: Trình bày hệ thống chứng từ (Mẫu 01-VT, 02-VT, 03-VT, 08-VT), kết cấu tài khoản 156, tài khoản 611 và sơ đồ hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ; xử lý hàng thừa/thiếu khi kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua tài khoản 2294.
  • Bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: Trình tự ghi sổ, sơ đồ luân chuyển chứng từ của hình thức Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán hàng hóa tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh là công ty TNHH một thành viên, thành lập ngày 15/09/2011 (Mã số thuế: 0201199339), do ông Đỗ Hữu Huỳnh làm Giám đốc. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vận tải, sản xuất và thương mại các mặt hàng đá ốp lát, gạch men trang trí, sản phẩm nhựa, gỗ ván sàn.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 phòng ban (Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh). Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương và BHXH (kiêm tổng hợp), Kế toán TSCĐ và tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ, Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    • Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn).
    • Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho: Phòng Kinh doanh lập kế hoạch mua hàng trình Giám đốc duyệt $\rightarrow$ Lập đơn đặt hàng $\rightarrow$ Hàng về, đại diện Phòng Kinh doanh, Thủ kho và Kế toán TSCĐ & tổng hợp kiểm tra, lập Biên bản giao nhận hàng hóa $\rightarrow$ Thủ kho lập Phiếu nhập kho (03 liên: liên 1 lưu cuống, liên 2 giao thủ kho ghi thẻ kho, liên 3 gửi phòng kế toán kèm hóa đơn GTGT để ghi sổ).
Ngày phát sinh Nghiệp vụ kinh tế Nhà cung cấp / Khách hàng Số lượng Đơn giá chưa thuế (VNĐ/m²) Thành tiền chưa thuế (VNĐ) Thuế GTGT 10% (VNĐ) Tổng giá trị thanh toán (VNĐ) Số hiệu chứng từ
05/01/2020 Nhập kho Đá Kim Sa bắp Tổng công ty CP Nội thất Đoàn Gia 200 m² 1.800.000 360.000.000 36.000.000 396.000.000 HĐ số 0000023, PNK số 012
15/01/2020 Nhập kho Đá đen Ánh Kim Công ty TNHH Đá Granite Tuấn Phương 200 m² 700.000 140.000.000 14.000.000 154.000.000 HĐ số 0000463, PNK số 015
12/01/2020 Xuất kho bán Đá Kim Sa bắp Nhà hàng Phương Đông 50 m² 1.800.000 90.000.000 - - PXK xuất bán
28/01/2020 Xuất kho bán Đá đen Ánh Kim Công ty CP Xây dựng Xuân Nam 20 m² 700.000 14.000.000 - - PXK xuất bán
  • Cách tính giá xuất kho thực tế trong tháng 01/2020:
    • Nghiệp vụ xuất bán Đá Kim Sa bắp ngày 12/01/2020: Tồn đầu kỳ 100 m² (đơn giá 1.800.000 VNĐ/m²), nhập ngày 05/01/2020 là 200 m² (đơn giá 1.800.000 VNĐ/m²). Đơn giá bình quân liên hoàn xác định là 1.800.000 VNĐ/m²; giá vốn xuất kho 50 m² bằng $50 \times 1.800.000 = 90.000.000$ VNĐ.
    • Nghiệp vụ xuất bán Đá đen Ánh Kim ngày 28/01/2020: Tồn đầu kỳ bằng 0, nhập ngày 15/01/2020 là 200 m² (đơn giá 700.000 VNĐ/m²). Đơn giá xuất kho xác định theo lần nhập gần nhất là 700.000 VNĐ/m²; giá vốn xuất kho 20 m² bằng $20 \times 700.000 = 14.000.000$ VNĐ.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và định hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán được bố trí gọn nhẹ, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Áp dụng đúng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
    • Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho được thực hiện tương đối chặt chẽ giữa các phòng ban.
  • Đánh giá hạn chế, tồn tại:
    • Doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất, dẫn đến khó khăn trong việc phân loại, theo dõi chi tiết nhiều chủng loại hàng hóa (đặc biệt là các loại đá ốp lát và gạch men có nhiều thông số, kích cỡ khác nhau).
    • Công tác ghi chép kế toán vẫn mang tính thủ công hoặc chưa tối ưu hóa phần mềm kế toán, làm gia tăng khối lượng ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song.
  • Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất:
    • Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác xây dựng danh điểm hàng hóa. Thiết lập bảng mã danh điểm hàng hóa khoa học bằng cách kết hợp các ký tự chữ và số để mã hóa theo từng nhóm hàng (đá tự nhiên, đá nhân tạo, gạch men, gỗ ván sàn), quy cách, kích cỡ và phẩm chất. Việc này giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và tránh sai sót khi lập chứng từ.
    • Giải pháp 2: Hiện đại hóa công tác kế toán. Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán máy đồng bộ tại doanh nghiệp nhằm tự động hóa quá trình cập nhật chứng từ, tự động kết chuyển số liệu từ hóa đơn/phiếu kho lên Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 156 và sổ chi tiết, giúp giảm áp lực đối chiếu sổ sách cuối kỳ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ thực tiễn công tác kế toán tại đơn vị thông qua các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh trung thực quy trình kế toán thực tế: Khóa luận ghi nhận chi tiết hệ thống chứng từ thực tế phát sinh tại doanh nghiệp trong tháng 01/2020, bao gồm các Hóa đơn GTGT số 0000023, số 0000463 và các Phiếu nhập kho số 012, số 015, minh họa cụ thể cho quy trình kiểm soát nội bộ từ khâu duyệt mua đến khâu nhập/xuất kho.
  • Minh họa phương pháp tính giá bình quân liên hoàn: Số liệu tính toán thực tế cho thấy doanh nghiệp áp dụng nhất quán phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập đối với từng mặt hàng (Đá Kim Sa bắp đơn giá 1.800.000 VNĐ/m², Đá đen Ánh Kim đơn giá 700.000 VNĐ/m²), đảm bảo việc tính giá vốn hàng bán phản ánh sát giá thị trường tại từng thời điểm xuất kho.
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Tác giả đã đưa ra 02 giải pháp cụ thể gồm việc mã hóa danh điểm hàng hóa và ứng dụng kế toán máy, trực tiếp khắc phục các hạn chế về trùng lặp thông tin và quản lý danh mục vật tư tại Công ty TNHH TM & DV XNK Liên Minh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Dữ liệu minh họa trong khóa luận chủ yếu tập trung vào các chứng từ phát sinh trong tháng 01/2020 và tập trung vào hai mặt hàng đá ốp lát chính (Đá Kim Sa bắp và Đá đen Ánh Kim). Đề tài chưa khảo sát đầy đủ số liệu của cả năm tài chính 2020 cũng như chưa đi sâu vào toàn bộ các nhóm mặt hàng khác (sản phẩm nhựa, gỗ ván sàn). Ngoài ra, các nghiệp vụ phức tạp như trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ hoặc xử lý hao hụt, mất phẩm chất hàng hóa chưa được minh họa bằng số liệu thực tế tại công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu trên toàn bộ niên độ kế toán (12 tháng); đánh giá chi tiết việc phân bổ chi phí thu mua hàng hóa qua Tài khoản 1562; nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm kê định kỳ và áp dụng các module phần mềm ERP tích hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho bãi và kế toán.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thực tế cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp mẫu nghiên cứu thực tế về công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ; minh họa cách áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, phương pháp ghi chép theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song.
  • Người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp tính giá bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập, mẫu biểu luân chuyển chứng từ và giải pháp xây dựng bảng danh điểm hàng hóa nhằm kiểm soát kho bãi hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM & DV XNK Liên Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Phương pháp tính giá trị hàng hóa xuất kho tại Công ty Liên Minh được thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn). Sau mỗi lần nhập hàng mới, kế toán xác định lại đơn giá xuất kho bằng cách lấy tổng trị giá hàng tồn trước lần xuất chia cho tổng số lượng hàng tồn trước lần xuất đó.

3. Phiếu nhập kho tại Công ty Liên Minh được lập thành mấy liên và luân chuyển như thế nào?
Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc; Liên 2 giao cho Thủ kho để ghi thẻ kho; Liên 3 chuyển lên Phòng Kế toán cùng với Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận để làm căn cứ cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp ghi sổ kế toán.

4. Hai mặt hàng đá ốp lát được minh họa trong nghiệp vụ nhập kho tháng 01/2020 của công ty có giá trị bao nhiêu?

  • Ngày 05/01/2020: Nhập 200 m² Đá Kim Sa bắp với đơn giá chưa thuế 1.800.000 VNĐ/m², thuế GTGT 10% là 36.000.000 VNĐ, tổng giá trị thanh toán là 396.000.000 VNĐ (Hóa đơn GTGT số 0000023, Phiếu nhập kho số 012).
  • Ngày 15/01/2020: Nhập 200 m² Đá đen Ánh Kim với đơn giá chưa thuế 700.000 VNĐ/m², thuế GTGT 10% là 14.000.000 VNĐ, tổng giá trị thanh toán là 154.000.000 VNĐ (Hóa đơn GTGT số 0000463, Phiếu nhập kho số 015).

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty?
Tác giả đề xuất 02 nhóm giải pháp chính gồm: (1) Xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa khoa học để chuẩn hóa việc theo dõi các chủng loại, kích cỡ vật liệu; (2) Hiện đại hóa công tác kế toán thông qua việc ứng dụng phần mềm kế toán máy nhằm tự động hóa quy trình ghi sổ và giảm trùng lặp thao tác.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Cao Quỳnh Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất nhập khẩu Liên Minh trong năm 2020. Dựa trên số liệu chứng từ thực tế tháng 01/2020 về các mặt hàng đá ốp lát, đề tài đã phân tích rõ phương pháp tính giá bình quân liên hoàn, quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất và hình thức sổ Nhật ký chung đang áp dụng. Các đề xuất về xây dựng danh điểm hàng hóa và hiện đại hóa phần mềm kế toán có tính thực tiễn, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị kho và kiểm soát chi phí hàng hóa.