CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1. Mua hàng Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng.
Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng. Quản trị mua hàng * Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điểu hành và kiểm soát hoat động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. * Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào.
Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. Xây dựng kế hoạch mua hàng. Xây dựng kế hoạch mua hàng là doanh nghiệp cần xác định mua gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào. dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác và các đối thủ cạnh tranh 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005)“ Quản trị doanh nghiệp thương mại” NXB Thống Kê, Hà Nội. Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toan tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng-tiền. Tuy nhiên theo Đoàn Thị Hồng Vân,(2002) “ Quản trị cung ứng”,NXB Thống Kê, Hà nội thì tác giả định nghĩa.
Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọ tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ. để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức. Trong sách “Quản trị hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp” Của tác giả Nguyễn Trọng Thể và Nguyễn Hữu Thọ, tác giả đề cập: Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ.
Không có nhà cung cấp hàng hóa, không có biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, cho phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mùa hàng mang những nhà cung cấp then chốt và việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mau trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử. Tác giả Phạm Vũ Luận,(2005) “Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” NXB Thống kê,Hà Nội. Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng.
Trong hoạt động tổ chức hoạt động mua hàng gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán tiền hàng. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như trình bày trong sơ đồ dưới đây: Tìm kiếm Lựa chọn nhà Thương Tổ chức giao nhà cung cấp cung cấp lượng và đặt nhận, thanh hàng toán Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại Bước 1.
Tìm kiếm nhà cung cấp * Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phân loại NCC theo các hình thức sau: Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài * Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp ; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính… * Lập hồ sơ các nhà cung cấp: Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tắc mà doanh nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: Tên hiệu của nhà cung cấp Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh Phạm vi hoạt động theo thị trường.
Chất lượng sản phẩm dịch vụ Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường. Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Khả năng tài chính. Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp * Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không? Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt. Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn.
Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm. * Quy trình lựa chọn NCC Thu thập Danh sách Lập tiêu Tiến hành Lựa chọn Trình TGĐ thông tin NCC ban chí đánh đánh giá NCC chính phê duyệt NCC đầu giá thức Sơ đồ 1.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC.
Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Thương lượng và đặt hàng Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước nhà cung cấp.