CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XD CÔNG TRÌNH 1.1 Tổng quan về đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng Khái niệm về dự án: Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc. Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó. Theo định nghĩa của các tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, như tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và tại tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000:2000 thì dự án được định nghĩa như sau: “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầy quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực.” [1] Theo Viện Quản lý dự án - Project Management Institute (PMI), “dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đơn nhất. Trong đó tính tạm thời được thể hiện dự án dự án có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định, tính đơn nhất nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra là sản phẩm đầu tiên xuất hiện hoặc khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ đã tồn tại”.
Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án nhưng các dự án có các đặc điểm chung như sau: - Các dự án đều được thực hiện bởi con người; - Bị ràng buộc bởi các nguồn lực: Nguồn vốn, con người, tài nguyên; - Được lập kế hoạch, được thực hiện và được kiểm soát. Đặc trưng của dự án: Dự án có mục tiêu, mục đích rõ ràng, cụ thể. Mỗi dự án là một tập hợp nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thỏa mãn một nhu cầu nào đó. Bất kỳ dự án nào cuối cùng đều phải thực hiện một mục tiêu nhất định, kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà khách hàng mong muốn.[1] 4 Dự án có các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc.
Tổ chức để thực hiện dự án mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu, tổ chức sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu, qui mô, tính chất cho phù hợp với mục tiêu mới. [1] Dự án là sự tham gia của nhiều bên, như: Chủ đầu tư, người thụ hưởng dự án, nhà thầu, nhà tư vấn, cơ quản quản lý nhà nước, cộng đồng dân cư. Sản phẩm của dự án có tính duy nhất, độc đáo. Không giống với quá trình sản xuất sản phẩm liên tục, kết quả của dự án đầu tư có tính khác biệt cao.
Có tính trình tự trong quá trình thực hiện. Mỗi dự án đều là nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn, dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi lặp lại. Có tính bất định và độ rủi ro. Mỗi dự án đều có tính không xác định, tức là khi thực hiện dự án có thể chịu sự tác động của điều kiện bên ngoài hoặc bên trong mà thay đội kế hoạch so với ban đầu.
Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc bị kéo dài thời gian. Dự án đầu tư xây dựng công trình Dự án đầu tư: là tập hợp đề xuất bỏ vốn trung hạn hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định.[8] Dự án ĐTXD công trình: là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định.[11] Ngoài các đặc điểm chung của dự án, dự án ĐTXD công trình còn có các đặc điểm riêng như sau [14]: - Sản phẩm của dự án là công trình xây dựng (nhà cửa, đường xá) có vị trí cố định, gắn liền với đất, chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên và điều kiện địa phương nơi xây dựng công trình, có chi phí lớn, thời gian xây dựng và sử dụng lâu dài. - Đầu tư phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển Kinh tế - Xã hội (KT-XH), quy hoạch phát triển ngành, quy hoạch sử dụng đất đai và quy hoạch xây dựng đồng thời phải đảm bảo an ninh, an toàn Môi trường - Xã hội; phù hợp với các quy định của pháp luật.2Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Khái niệm QLDA QLDA là một quá trình lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và kiểm soát các công việc và các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định.QLDA là việc lên kế hoạch, tổ chức triển khai, chỉ đạo, giám sát, điều phối. Mục đích của hoạt động QLDA là để tổ chức và quản lý, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo việc thực hiện tốt các mục tiêu của dự án về giá thành, thời gian, chất lượng.
[1] Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về QLDA: Theo lý thuyết hệ thống thì: “QLDA là điều khiển một quá trình hoạt động của hệ thống trong một quỹ đạo mong muốn, nhằm đạt được mục đích cuối cùng là tạo ra các sản phẩm như mục tiêu đề ra”. Theo Viện QLDA quốc tế PMI (2007): “QLDA chính là sự áp dụng các hiểu biết, khả năng, công cụ và kỹ thuật vào một tập hợp rộng lớn các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của một dự án cụ thể”. Như vậy, thì khái niệm quản lý nói chung và QLDA nói riêng phải có các yếu tố sau: Thứ nhất, muốn thực hiện công việc quản lý được dự án cần phải có chương trình, mục tiêu, kế hoạch được hoạch định trước. Thứ hai, phải có các công cụ, các phương tiện, các nguồn lực để kiểm soát và quản lý.
Thứ ba, phải có các luật lệ, các quy định, các quy trình phục vụ cho công tác quản lý. Thứ tư, yếu tố con người, gồm các tổ chức và các cá nhân để vận hành bộ máy quản lý. 6 Giá Chi thành phí Các 0 nguồn lực Chất lượng Hinh 1. 1 Biểu tượng của hệ thống phương pháp luận quản lý [1] Các mô hình tổ chức QLDA Mô hình tổ chức QLDA theo chức năng Mô hình quản lý này có đặc điểm: Có sự phân cấp quản lý, sự phân chia công việc rõ ràng, các bộ phận của từng công việc trong dự án được phân công cho từng đơn vị chức năng chuyên môn nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tùy thuộc vào tính chất của dự án); Mỗi một bộ phận theo chức năng chuyên môn của mình để thực hiện nhiệm vụ trong quá trình triển khai thực hiện dự án.
Các thành viên tham gia vào DA được điều động từ các đơn vị chức năng khác nhau và đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án. Ưu điểm: - Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ. Đơn vị chức năng có thành viên tham gia dự án chỉ quản lý về mặt hành chính và một số công việc với các chuyên viên tham gia DA. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các đơn vị chuyên môn sau khi kết thúc dự án.
- Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để có thể sử dụng hiệu quả tối đa kiến thức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của mình. Nhược điểm: 7 - Các thành viên tham gia vào DA từ các bộ phận khác nhau của đơn vị, nên phải có sự nhất trí trong việc điều hành ở hai bộ phận (Bộ phận dự án và bộ phận chuyên môn). - Do các thành viên vẫn ở chế độ kiêm nhiệm, nên sẽ không có sự tập trung cho công việc của dự án. Mô hình tổ chức chuyên trách QLDA Mô hình quản lý tổ chức dạng chuyên trách có tổ chức và đội ngũ dự án độc lập, hoàn chỉnh của riêng mình, người Giám đốc dự án có toàn quyền chi phối hoàn toàn đối với đội ngũ dự án, các thành viên tham gia dự án tách hoàn toàn khỏi đơn vị chức năng chuyên môn, được tập trung chuyên môn để thực hiện việc quản lý điều hành công việc của mình được giao trong dự án.
Ưu điểm: - Tổ chức theo từng dự án riêng biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các bộ phận chức năng phân rõ chức trách, có tính nghiêm túc, trách nhiệm cao; - Đây là hình thức QLDA theo chuyên môn hóa công việc, phù hợp với yêu cầu của dự án có tính phức tạp cao, phản ứng nhanh. - Các thành viên tham gia dự án được giao nhiều quyền hạn hơn đối với dự án. - Các thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án không còn kiêm nhiệm, nên mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, điều này cũng có lợi cho việc điều hành và quản lý. - Do được tách biệt khỏi các đơn vị chức năng nên thông tin được rút ngắn, hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
Nhược điểm: - Khi thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những khu vực, địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân lực. - Mỗi một dự án đều thiết lập ra bộ phận chức năng của riêng mình nên sẽ có sự trùng lặp trong lúc bố trí nhân viên, nguồn lực và cơ cấu tổ chức với tổ chức cấp trên; 8 - Khả năng sáng tạo không cao do nguồn lực bị phân tán đến các tổ chức nhỏ của các dự án khác nhau. Mô hình QLDA theo ma trận Đây là mô hình này kết hợp giữa mô hình QLDA theo chức năng và mô hình quản lý chuyên trách dự án. Sự kết hợp này có thể hình thành hai ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu.
Ưu điểm: - Việc sử dụng nhân sự tương đối linh hoạt, có sự phân công chuyên môn hoá do kết hợp được đặc trưng của tổ chức dạng chức năng, các nguồn lực khác có thể điều phối trong bất cứ dự án nào. Các nguồn lực được tận dụng triệt để. - Tổ chức chặt chẽ, phân cấp quản lý rõ ràng.