CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CÔNG TÁC QUAN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 1.Cơ sở lý luận về dự án công nghệ thông tin 1.Khái niệm và đặc điểm của dự án công nghệ thông tin 1. Khái niệm dự án công nghệ thông tin Khái niệm dự án: “Câm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) định nghĩa dự án như sau. “Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện dé tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuan hoá ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 và theo tiêu chuân Việt Nam (TCVN ISO 9000: 2000): “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành dé đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực” Như vậy có thể định nghĩa: “Dự án là một chuỗi các công việc, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách” Khát niệm công nghệ thông tin Thuật ngữ “công nghệ thông tin” được hiểu là: “Các ứng dụng liên quan đến máy vi tính và được phân loại dựa trên phương thức chúng được sử dụng trong lớp học chứ không dựa trên nguyên lý hoạt động của chúng” (Means et al, 1993) Khái niệm dự án công nghệ thông tin Dự án CNTT trước hết là một dự án thông thường sử dụng nguồn lực như con người, máy móc thiết bị và các tài sản khác để sản xuất ra các sản phâm CNTT đơn giản hoặc tiên tiễn.
Dự án CNTT là một chuỗi các hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định với các nguồn lực xác định dé đạt được một mục tiêu cụ thể. Như vậy, dự án CNTT là một dự an được thực hiện trong lĩnh vực CNTT, tuân thủ các nguyên tắc của quản lý dự án nói chung, các nguyên tắc của dự án CNTT và qui trình tạo ra sản phẩm CNTT nói riêng.Đặc điểm dự án công nghệ thông tin Các dự án CNTT phải có mục tiêu rõ ràng: Cũng giống như dự án thông thường, dự án CNTT phải xác định mục tiêu rõ rang trước khi bắt đầu dự án. Mục tiêu của dự án CNTT là đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ, trong phạm vi chi phí cho phép và đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Dự án CNTT có thời gian xác định: Mỗi dự án cần phải xác định thời điểm ban đầu và thời điểm kết thúc dự án.
Các dự án CNTT thường có thời gian triển khai tương đối dài và bao gồm nhiều công việc. Vì vậy nhà quản lý cần phải chia nhỏ dự án thành các giai đoạn đề thực hiện và xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi giai đoạn. Các dự án công nghệ thông tin thường cần một vốn đầu tư tương đối lớn: vì phải liên tục cập nhật và sửa chữa phần mềm đòi hỏi phải thường xuyên nâng cấp hệ thống thông tin. Các dự án CNTT có thê huy động vốn từ nhiều nguồn vốn khác nhau Dự án công nghệ thông tin đòi hỏi sự phối hợp vô cùng chặt chế giữa các nhân sự: Mỗi dự án khi bắt đầu triển khai cần phải xác định danh sách những nhân sự tham gia vào dự án và phân công rõ nhiệm vụ cho từng người dựa trên năng lực chuyên môn của họ.
Các dự án CNTT có tính kỹ thuật cao và tương đối phức tạp vì vậy cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các chuyên gia về CNTT và chuyên gia về QLDA Các dự án CNTT có tính bắt định và rủi ro cao: Các sản phẩm CNTT có nguy cơ bị lạt hậu bởi vì ngày nay, CNTT phát triển với tốc độ rất nhanh. Nếu các dự án CNTT không bắt kịp xu hướng và đáp ứng được nhu cầu của người dùng thì rất có thé sản phẩm của dự án CNTT lạc hậu ngay từ khi dự án đi vào hoạt động. Các sản phẩm của dự án CNTT đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp: Do tốc độ phát triển của CNTT hiện nay, muốn đảm bảo các sản phẩm của dự án không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì người làm công tác QLDA CNTT phải thường xuyên theo dõi va cập nhật, sáng tao các sản phẩm công nghệ và có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin. Dự án công nghệ thông tin cần kết hợp đào tạo cho người dùng sau khi đưa dự án vào vận hành: Sau khi hoàn thiện sản phẩm công nghệ thông tin và đưa vào sử dụng.
Những người thực hiện dự án cần chuẩn bị các tài liệu cũng như lên kế hoạch dé đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống. Một sản phẩm CNTT sẽ vô dụng khi không được sử dụng đúng cách. Vai trò của dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng trong quản tri các hoạt động của doanh nghiệp. Sự phát triển của Internet tđã làm thay đôi mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Các hoạt động ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp nâng cao các hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện cho việc ra các quyết định cho các lãnh đạo và việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh cho doanh. Chính vì vậy, dự án công công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị và kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Thứ nhất, Các dự án CNTT giúp doanh nghiệp nâng cao trình độ chuyên môn và năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Cán bộ, nhân viên được đào tạo các kiến thức về CNTT và được trang các công cụ làm việc hiện đại góp phần tạo nên hiệu quả trong công việc.
Nhân viên không cần phải mất nhiều thời gian cho việc tính toán và xử lý công việc một cách thủ công, mà thay vào đó là tập trung vào những công việc mang tính phân tích. Thứ 2, các dự án CNTT hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý toi ru và một môi trường làm việc hiện đại trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng CN TT trong hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho doanh nghiệp hình thành một mô hình tô chức quản lý nhanh gọn hơn. Tạo ra một hệ thống thông tin xuyên suốt từ cấp lãnh đạo tới các cấp quản lý, các phòng ban, nhân viên.
Sự liên kết này giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng dé quyết định quan lý một cách kịp thời và chính xác. Ngoài ra, việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý đã làm giảm sự cồng kénh của việc xử lý những thủ tục giấy tờ, giúp doanh nghiệp số hóa được các thủ tục hành chính, nhờ đó tiết kiệm được nguồn lực và nâng cao năng suất lao động. Thứ 3, các dự án CNTT giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực. Quản lý nguồn lực đóng một vai trò quan trọng doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp lớn rất khó dé các lãnh đạo cấp cao có thé quan lý một cách thủ công tat cả các nguồn lực trong doanh nghiệp mà đòi hỏi cần có một phương pháp quản lý hữu hiệu hơn. CNTT đã đóng một vai trò quan trọng trong việc giải quyết các van đề phức trong quản lý nguồn lực bằng cách tạo ra các phần mềm quản lý đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Trước đây, hầu hết các hoạt động quản lý nguồn lực cho doanh nghiệp đều thực trên máy tính dé bàn cô định. Nhưng hiện nay nhờ vào sự phát triển của internet và công nghệ đám mây đã có thê tạo ra các giải pháp ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) dựa trên các nền tảng đám mây.
Nhờ đó, các nhà lãnh đạo có thê quản lý hoặc giám sát các nguồn lực tổ chức của họ ở bất kỳ đâu bằng cách sử dụng các thiết bị di động có kết nối internet. Thứ 4, các dự án CNTT giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trong doanh nghiệp.Thông qua việc đào tạo và nâng cao trình độ cho đội ngũ quản lý, nhân viên, đầu tư mua sắm các thiết bị CNTT hiện đại, ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất và kinh doanh các doanh nghiệp đã từng bước phát triển về nhiều mặt, ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp tối ưu hóa trong quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, tạo ra sản phâm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận của công ty.Phân loại các dự án công nghệ thông tin Các dự án CNTT chia thành 2 loại chính: Dự án hệ thống thông tin ( HTTT) và dự án phần mềm 1. Dự án Hệ thống thông tin Dự án hệ thống thông tin: là dự án xây dựng một HTTT để phục vụ cho công tác quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Việc xây dựng HT TT yêu cầu những người thực hiện phải có một cái nhìn tổng quát về mặt công nghệ, và tô chức trong doanh nghiệp để có những giải pháp hợp lý đưa hệ thống CNTT đó phục vụ cho công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Dự án HTTT tạo ra các sản phẩm sau: Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo theo định dạng xác định trước và trình bày cho các nhà quản lý.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp cho người quản lý những thông tin dữ liệu cần thiết phục vụ quá trình ra quyết định quản lý. Hệ thống thông tin điều hành: Cung cấp cho người quản lý các thông tin quan trọng từ nhiều nguồn khác nhau, cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, theo cách dé dàng cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành được sử dụng.Dự án phan mém Dự án phần mềm là dự án CNTT là xây dựng các phần mềm ứng dụng để phục vụ cho một hoặc nhiều các công việc cụ thé trong doanh nghiệp. Các loại phần mềm là: Lớp Phần mềm Hệ thống: Các Hệ điều hành (HĐH), các Hệ quản trị CSDL, giám sát viễn thông, phần mềm hỗ trợ hệ thống.