CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Mỗi một tổ chức ban hành quy định, ứng với những tôn chỉ khác nhau sẽ đưa ra những khái niệm khác nhau liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Dưới đây là một số những khái niệm được chấp nhận rộng rãi theo COSO 1992, COSO 2013 và VSA 315.
Theo COSO năm 1992 - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, " KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Hơn 20 năm sau, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo khuôn khổ COSO, kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan (Đường Nguyễn Hưng, 2016, tr. Trong định nghĩa trên, một số nội dung cơ bản có thể hiểu như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết 8 hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ là đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà chủ yếu do những con người trong tổ chức như HĐQT, BGĐ và các nhân viên thực thi. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu.
KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
(Bộ Tài chính, 2012, VSA 315) Mặc dù có những khái niệm khác nhau, tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ đều được thiết để để đảm bảo những mục tiêu nhất định được trình bày 9 ở mục 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm đảm bảo các mục tiêu: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.
Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát (các yếu tố này không thay đổi so với COSO 1992).
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc tạo lập cơ sở cho sự vận hành kiểm soát nội bộ trong tổ chức bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và các nhân tố bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Thông qua môi trường kiểm soát, bộ phận quản lý đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời tạo ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và hữu hiệu đối với các mục tiêu đã đặt ra. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: - Triết lý quản lý và phong cách của ban lãnh đạo khi điều hành.Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện qua những quan điểm và suy nghĩ, qua tính cách và thái độ của người quản lý khi điều hành đơn vị. Sự khác nhau trong triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý nếu cơ cấu đó được tổ chức chặt chẽ và không bị chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm. Ngược lại, khi bố trí không hợp lýcó thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất đi tác dụng. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, phải quy định rõ các quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ và các hình thức báo cáo phù hợp.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn phải phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Để có được một cơ cấu tổ chức phù hợp, đơn vị cần điều hành và kiểm soát tất cả các hoạt động của đơn vị, không bỏ qua lĩnh vực nào, bên cạnh đó không được sự chồng chéo giữa các bộ phận; tách biệt các chức năng (xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ báo 11 cáo và bảo quản tài sản); đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận chức năng. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự và việc áp dụng chính sách nhân sự vào thực tiễn có ảnh hưởng đáng kể đến sự hiệu quả của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động của các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đạt yêu cầu về năng lực, sự trung thực, tính khách quan và các giá trị đạo đức.
- Công tác kế hoạch:Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trong trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học, nghiêm túc và sát với thực tế thì quá trình thực hiện kế hoạch sẽ dễ dàng và hữu hiệu. Các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá những yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời. Kế hoạch có thể điều chính linh hoạt theo điều kiện thực tế.
- Bộ máy kiểm soát: Ở các doanh nghiệp có quy mô lớn thường thành lập ra một bộ máy lãnh đạo cao cấp nhất am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức vụ quản lý như Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán để: giám sát việc chấp hành pháp luật tại doanh nghiệp; giám sát quá trình lập báo cáo tài chính; dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp và kiểm toán viên. - Các yếu tố bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài cũng gây ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của doanh nghiệp, các nhân tố này không thay đổi được nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, hành vi, cách thức điều 12 hành của các nhà quản lý cũng như sự xây dựng và vận hành các quy định và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự quản lý của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các nhà cung cấp, môi trường pháp lý,. Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả.
Việc đánh giá rủi ro là một quá trình linh hoạt, lặp đi lặp lại của việc nhận diện và đánh giá rủi ro đối với việc các mục tiêu của đơn vị phải đạt được.