Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng cạnh tranh gay gắt, việc kiểm soát chi phí kinh doanh (CPKD) trở thành yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, chi phí kinh doanh thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Nhất Phong Vận, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics và vận tải tại Đà Nẵng, đã trải qua giai đoạn phát triển từ năm 2003 đến 2019 với nhiều biến động về chi phí do ảnh hưởng của thị trường và chính sách nhà nước. Lợi nhuận của công ty trong giai đoạn 2016-2019 có xu hướng tăng trưởng, tuy nhiên công tác kiểm soát chi phí kinh doanh vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến thất thoát và lãng phí.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Nhất Phong Vận trong giai đoạn 2016-2019, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí, phù hợp với cơ chế chính sách hiện hành và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp logistics. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các khoản chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành vận tải và logistics.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: mô hình kiểm soát nội bộ COSO (2013) và chuẩn mực kiểm toán số 315 của Việt Nam. COSO định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban lãnh đạo và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Mô hình COSO gồm 5 thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát kiểm soát.

Ba khái niệm trọng tâm được luận văn làm rõ gồm: kiểm soát nội bộ, chi phí kinh doanh và kiểm soát chi phí kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là hệ thống các biện pháp nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả và tuân thủ quy định. Chi phí kinh doanh được phân loại theo yếu tố kinh tế, khoản mục chi phí và mối quan hệ với khối lượng công việc. Kiểm soát chi phí kinh doanh là hoạt động giám sát, điều chỉnh các khoản chi phí nhằm giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp gồm các tài liệu chuyên ngành, báo cáo tài chính, chứng từ kế toán của Công ty Cổ phần Nhất Phong Vận giai đoạn 2016-2019. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát thực tế quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng, nhân viên kế toán và quản lý công ty.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các chứng từ, báo cáo liên quan đến chi phí kinh doanh trong giai đoạn nghiên cứu, cùng với các cuộc phỏng vấn sâu với 10 cán bộ chủ chốt. Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng các chỉ tiêu thống kê như số tuyệt đối, tỷ lệ phần trăm, tốc độ tăng trưởng bình quân để đánh giá biến động chi phí và hiệu quả kiểm soát. Ngoài ra, phân tích định tính được áp dụng để đánh giá quy trình kiểm soát, nhận diện tồn tại và đề xuất giải pháp.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2020 đến tháng 10/2020, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá thực trạng và xây dựng giải pháp hoàn thiện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ trọng chi phí kinh doanh trong tổng chi phí cao: Chi phí kinh doanh chiếm khoảng 65-70% tổng chi phí phát sinh tại công ty trong giai đoạn 2016-2019, trong đó chi phí giá vốn hàng bán chiếm trung bình 55%, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp chiếm 15%.

  2. Thực trạng kiểm soát chi phí giá vốn hàng bán còn nhiều hạn chế: Qua phân tích, có khoảng 20% chứng từ nhập xuất kho không đầy đủ hoặc không đúng quy trình, dẫn đến sai lệch trong hạch toán giá vốn. Việc kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa được thực hiện đầy đủ, gây rủi ro tài chính.

  3. Kiểm soát chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp chưa chặt chẽ: Khoảng 18% các khoản chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp không có chứng từ hợp lệ hoặc chưa được phê duyệt đúng thẩm quyền. Việc phân bổ chi phí chưa rõ ràng, gây khó khăn trong đánh giá hiệu quả từng bộ phận.

  4. Ảnh hưởng đặc thù ngành vận tải và logistics: Đặc điểm vận tải với nhiều loại phương tiện, hành trình khác nhau làm cho việc thiết lập định mức chi phí nhiên liệu, lương tài xế và chi phí bảo trì gặp nhiều khó khăn. Biến động giá xăng dầu và phí cầu đường làm chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 30% trong chi phí giá vốn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại là do hệ thống thủ tục kiểm soát nội bộ chưa được hoàn thiện, thiếu sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận như kho, kế toán và quản lý. So với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp logistics khác, công ty đã có những bước tiến trong việc áp dụng mô hình COSO nhưng vẫn chưa đồng bộ và thiếu sự giám sát thường xuyên.

Việc thiếu chứng từ hợp lệ và phê duyệt đúng thẩm quyền làm tăng rủi ro gian lận và sai sót kế toán, ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính. Đặc thù ngành vận tải với nhiều biến động về chi phí nhiên liệu và nhân công đòi hỏi công tác kiểm soát phải linh hoạt và chi tiết hơn.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ trọng chi phí theo từng khoản mục và bảng so sánh tỷ lệ sai sót chứng từ qua các năm, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả kiểm soát chi phí và các điểm cần cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống định mức và quy chế chi tiêu nội bộ: Xây dựng và cập nhật định mức chi phí nhiên liệu, lương theo từng loại phương tiện và hành trình vận tải, áp dụng cho năm 2021-2023. Chủ thể thực hiện là phòng Kế toán phối hợp với phòng Kỹ thuật và Ban Giám đốc.

  2. Tăng cường phân công, phân nhiệm và ủy quyền rõ ràng: Rà soát và điều chỉnh quy trình kiểm soát nội bộ, phân định trách nhiệm giữa các bộ phận kho, kế toán và quản lý vận tải nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận. Thời gian thực hiện trong 6 tháng đầu năm 2021, do Ban Giám đốc chủ trì.

  3. Xây dựng hệ thống báo cáo và giám sát định kỳ: Thiết lập báo cáo chi phí hàng tháng, quý với các chỉ tiêu cụ thể về chi phí giá vốn, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Tổ chức giám sát thường xuyên và định kỳ để phát hiện kịp thời các sai phạm. Thực hiện từ quý 2/2021, do phòng Kế toán và Kiểm soát nội bộ phối hợp.

  4. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát chi phí, quy trình kế toán và quản lý chi phí cho cán bộ kế toán và quản lý vận tải nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện kiểm soát. Kế hoạch đào tạo hàng năm, bắt đầu từ năm 2021, do phòng Nhân sự phối hợp với Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị doanh nghiệp vận tải, logistics: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp kiểm soát chi phí kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và vận hành.

  2. Phòng Kế toán và Kiểm soát nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí, áp dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành vận tải.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về mô hình kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp logistics, giúp phát triển nghiên cứu sâu hơn về quản lý chi phí.

  4. Các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực dịch vụ vận tải: Hỗ trợ xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát chi phí kinh doanh là gì và tại sao quan trọng?
    Kiểm soát chi phí kinh doanh là quá trình giám sát và điều chỉnh các khoản chi phí phát sinh nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực, giảm lãng phí và tăng lợi nhuận. Ví dụ, kiểm soát chi phí nhiên liệu giúp doanh nghiệp vận tải giảm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO là gì?
    Bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát kiểm soát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện và hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp?
    Thông qua phân tích chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, quan sát quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn nhân viên liên quan. Ví dụ, phát hiện 20% chứng từ nhập xuất kho không đúng quy trình cho thấy kiểm soát còn yếu.

  4. Giải pháp nào giúp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh?
    Bao gồm xây dựng định mức chi phí, phân công trách nhiệm rõ ràng, thiết lập hệ thống báo cáo giám sát và đào tạo nhân viên. Các giải pháp này cần được thực hiện đồng bộ và liên tục để đạt hiệu quả.

  5. Đặc thù ngành vận tải ảnh hưởng thế nào đến kiểm soát chi phí?
    Ngành vận tải có nhiều loại phương tiện, hành trình khác nhau, chi phí nhiên liệu và nhân công biến động lớn, đòi hỏi hệ thống kiểm soát chi phí phải linh hoạt, chi tiết và phù hợp với từng loại hình vận tải.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa các lý thuyết về kiểm soát nội bộ và chi phí kinh doanh, làm cơ sở cho nghiên cứu thực trạng tại Công ty Cổ phần Nhất Phong Vận.
  • Thực trạng kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty còn nhiều tồn tại như sai sót chứng từ, phân bổ chi phí chưa hợp lý, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính.
  • Đặc thù ngành vận tải và logistics tạo ra những thách thức riêng trong việc kiểm soát chi phí, đòi hỏi giải pháp phù hợp và chi tiết.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống định mức, phân công trách nhiệm, xây dựng báo cáo giám sát và đào tạo nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí.
  • Nghiên cứu có thể được áp dụng làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong việc triển khai và đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp trong giai đoạn 2021-2023.

Call-to-action: Các nhà quản lý và chuyên gia kế toán trong ngành vận tải và logistics nên áp dụng các giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh hiện nay.