Chương 1 giới thiệu một cách tổng thể về Công ty TNHH Logistics Đại Lâm với lịch sử hình thành, quy mô hoạt động, bộ máy tổ chức. Trải qua gần 1 năm hình thành và phát triển trong lĩnh vực dịch vụ vận tải biển. Công ty đã đạt được những kết quả nhất định, dần khẳng định vị trí của công ty trong thị trường. Phần giới thiệu về cơ cấu bộ máy kế toán, hình thức kế toán công ty đang áp dụng cho ta thấy những nét cơ bản về công tác kế toán tại công ty.
Việc tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán đơn giản, hiệu quả đã giúp công ty cắt giảm được chi phí và nâng cao khả năng kinh doanh và quản lý của đơn vị. Bên cạnh những mặt thuận lợi và những kết quả đạt được thì công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thêm khách hàng mới và duy trì khách hàng tiềm năng, do sức cạnh tranh trên thị trường ngày càng gắt gao hơn. Để vượt qua được những khó khăn này, Ban Giám đốc và công nhân viên trong công ty phải nỗ lực không ngừng và tìm hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp. 14 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.
Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền 2. Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản cố định, là các hình thức tiền tệ và tài sản có thể chuyển ngay thành tiền cho đơn vị sở hữu bao gồm: tiền đồng Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc, đá quý, … được quản lý dưới hình thức: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Các hình thức vốn bằng tiền và một số quy định về hạch toán Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành • Đối với tiền Việt Nam: Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp • Đối với ngoại tệ Kế toán về ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái. Tỷ giá hối đoái là một tỷ giá trao đổi giữa hai loại tiền.
Tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán là tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với bên nợ của các tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. • Đối với vàng bạc, đá quý Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh toán khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ.
Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: ✓ Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt ✓ Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng ✓ Tiền đang chuyển là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng và nhà cung cấp.3 Nguyên tắc kế toán bằng tiền • Đặc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời, vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Vì vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của Nhà Nước, chẳng hạn như: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại.
• Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá là “đồng Việt Nam (VNĐ)”để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và từng hình thức, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, phẩm chất, kích thước… Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó.4 Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng, giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.2 Các khoản mục về kế toán vốn bằng tiền 2.1 Kế toán bằng tiền mặt 2.1 Khái niệm Tiền mặt của doanh nghiệp là bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý.
Hàng ngày hoặc định kỳ doanh 16 nghiệp phải tổ chức kiểm kê tiền mặt để nắm chắc các số thực có, phát hiện ngay các khoản chênh lệch để tìm nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.2 Nguyên tắc hạch toán Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: ➢ Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122 ➢ Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
➢ Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. 17 Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dự ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: ➢ Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
➢ Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà Nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà Nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định Kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt để phản ánh số hiện có và có tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Bên Nợ: ➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ ➢ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê ➢ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ so với Đồng Việt Nam) ➢ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.
Bên Có: ➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền xuất quỹ ➢ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê ➢ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam) ➢ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Số dư bên Nợ ➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
