Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp logistics và dịch vụ vận tải biển chịu áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi bộ máy quản lý phải kiểm soát chặt chẽ các nguồn lực tài chính. Vốn bằng tiền là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp phục vụ cho quá trình thanh toán, lưu chuyển hàng hóa và duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Việc quản lý và hạch toán vốn bằng tiền không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hụt vốn mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm" do sinh viên Bùi Thị Thương thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Đức Loan tại Trường Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu đã tập trung nghiên cứu chuyên sâu phần hành kế toán này.
Tác giả xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:
- Vận dụng hệ thống lý thuyết về kế toán vốn bằng tiền đã tiếp thu trong chương trình đào tạo vào thực tiễn doanh nghiệp nhằm củng cố kiến thức chuyên môn.
- Tìm hiểu, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm.
- Đưa ra các đánh giá, nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong công tác hạch toán vốn bằng tiền thực tế tại đơn vị.
- Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm, bao gồm toàn bộ hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và quy trình luân chuyển liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Phạm vi không gian: Phòng Tài chính – Kế toán thuộc Công ty TNHH Logistics Đại Lâm.
- Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, khảo sát và xử lý dữ liệu kế toán phát sinh trong Quý 1 năm 2020 cùng các thông tin hoạt động từ khi công ty thành lập (năm 2017) đến thời điểm nghiên cứu.
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý luận của kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống quy định pháp luật kế toán hiện hành của Việt Nam. Khung lý thuyết và chế độ kế toán tác giả sử dụng bao gồm:
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền: Tuân thủ nguyên tắc tiền tệ thống nhất (sử dụng đơn vị tiền tệ Đồng Việt Nam - VND trong ghi chép kế toán); nguyên tắc cập nhật liên tục các nghiệp vụ thu, chi, xuất, nhập quỹ; nguyên tắc hạch toán ngoại tệ (quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ kế toán) và nguyên tắc ghi nhận giá trị vàng tiền tệ.
- Hệ thống tài khoản và hình thức sổ: Sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 gồm TK 111 (1111, 1112, 1113), TK 112 (1121, 1122, 1123), TK 113 (1131, 1132). Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung.
- Ứng dụng công nghệ: Quy trình xử lý thông tin kế toán trên phần mềm kế toán MISA phiên bản 2017 theo 3 bước chuẩn hóa: Khai báo danh mục ban đầu, nhập chứng từ gốc phát sinh hàng ngày và kết xuất/in hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm 3 phương pháp chính:
- Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại, sắp xếp các số liệu về chứng từ, sổ sách, bảng kê, báo cáo tài chính trong Quý 1/2020 để phục vụ việc lập các bảng biểu phân tích.
- Phương pháp phân tích kinh doanh: Dựa trên các chỉ tiêu tài chính và dữ liệu thực tế tại phòng kế toán để phân tích tình hình luân chuyển vốn, các luồng thu - chi, từ đó làm rõ ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân tồn tại.
- Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản đối ứng, phương pháp ghi sổ kép và tổng hợp - cân đối kế toán để hệ thống hóa, kiểm tra và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là dữ liệu sơ cấp và thứ cấp trích xuất trực tiếp từ Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty TNHH Logistics Đại Lâm, bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bản sao kê ngân hàng, Séc rút tiền, Biên bản kiểm kê quỹ, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết các tài khoản vốn bằng tiền trong Quý 1 năm 2020.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Logistics Đại Lâm
Chương 1 tập trung phản ánh tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm công tác kế toán của đơn vị thực tập.
| Tiêu chí |
Thông tin chi tiết tại văn bản |
| Tên đơn vị |
Công ty TNHH Logistics Đại Lâm |
| Giấy phép ĐKKD |
Số 3502408486 do Sở KH&ĐT tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 21/10/2017 |
| Người đại diện/Giám đốc |
Bà Nguyễn Thị Thúy Thúy |
| Vốn điều lệ |
1.000.000.000 VNĐ (Một tỷ đồng) |
| Trụ sở chính |
Số 191/19, Đường Phạm Hồng Thái, Phường 7, TP. Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu |
| Lĩnh vực hoạt động |
Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải biển, sửa chữa bảo dưỡng phương tiện vận tải, bốc xếp hàng hóa, vận tải viễn dương, kho bãi... (20 ngành nghề kinh doanh) |
Về mô hình quản lý, công ty tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc điều hành chung và 3 phòng ban chức năng: Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Tài chính kế toán và Phòng Kinh doanh. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, trong đó toàn bộ chứng từ từ các bộ phận được gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và lập báo cáo. Cơ cấu nhân sự phòng kế toán gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
- Hình thức sổ: Nhật ký chung.
- Phần mềm kế toán: MISA phiên bản 2017.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Đường thẳng; Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ; Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền
Chương 2 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Bản chất và phân loại: Vốn bằng tiền gồm Tiền Việt Nam, Ngoại tệ và Vàng tiền tệ; được phân loại theo trạng thái tồn tại gồm Tiền mặt tại quỹ (TK 111), Tiền gửi ngân hàng (TK 112) và Tiền đang chuyển (TK 113).
- Nguyên tắc hạch toán: Trình bày chi tiết các nguyên tắc ghi nhận bên Nợ, bên Có và số dư của các tài khoản 111, 112, 113; các quy định về việc sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ (bình quân gia quyền) khi xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ cũng như đánh giá lại số dư cuối kỳ qua TK 413.
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy định trình tự lập, phê duyệt, luân chuyển các chứng từ gốc như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi và Biên bản kiểm kê quỹ.
- Sơ đồ hạch toán tổng hợp: Khái quát hóa các sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển đối ứng với các tài khoản doanh thu (TK 511, 515, 711), chi phí (TK 621, 627, 641, 642, 635, 811), công nợ (TK 131, 331, 141, 334, 338, 341) và tài sản (TK 152, 153, 156, 211).
Chương 3: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm
Chương 3 đi sâu phản ánh chi tiết thực tế hạch toán và luân chuyển chứng từ phần hành vốn bằng tiền tại doanh nghiệp trong Quý 1 năm 2020:
- Đặc điểm luân chuyển tiền tệ: Nghiệp vụ tiền mặt phát sinh nhiều nhưng giá trị đơn lẻ không lớn, chủ yếu là chi tạm ứng, trả lương, công tác phí, chi phí tiếp khách, văn phòng phẩm và thanh toán các hợp đồng dịch vụ nhỏ. Doanh nghiệp duy trì mức tồn quỹ tiền mặt nhất định để chủ động thanh toán.
- Tài khoản và chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng chủ yếu tài khoản TK 1111 (Tiền Việt Nam). Hệ thống chứng từ gồm Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng, Biên bản kiểm kê quỹ.
- Quy trình và lưu đồ xử lý nghiệp vụ: Tác giả xây dựng và mô tả chi tiết các lưu đồ xử lý nghiệp vụ thực tế tại đơn vị:
- Lưu đồ 01: Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt (Kế toán thanh toán lập phiếu -> Giám đốc/Kế toán trưởng duyệt -> Thủ quỹ thu tiền và vào sổ quỹ -> Kế toán tổng hợp kiểm tra, lên sổ).
- Lưu đồ 02: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt (Kế toán viết séc -> Duyệt séc -> Thủ quỹ rút tiền tại ngân hàng -> Lập phiếu thu PT -> Nhập quỹ và vào sổ).
- Lưu đồ 03: Trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt (Kiểm tra đề nghị thanh toán -> Lập phiếu chi PC -> Phê duyệt -> Thủ quỹ xuất tiền và ghi sổ).
- Lưu đồ 04: Chi mua các yếu tố đầu vào bằng tiền mặt (Căn cứ hóa đơn GTGT -> Lập PC -> Duyệt chi -> Xuất quỹ).
- Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sao kê tiền gửi ngân hàng định kỳ.
Dưới đây là bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiêu biểu liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trong Quý 1/2020 được trích xuất từ tài liệu kế toán của công ty:
| Số hiệu CT |
Ngày phát sinh |
Diễn giải nghiệp vụ |
Định khoản kế toán |
Số tiền (VNĐ) |
| PT065 |
02/01/2020 |
Cty TNHH Phúc An Thịnh thanh toán cước tàu Navigator HP - HCM |
Nợ TK 1111 / Có TK 131 |
13.000 |
| PT066 |
03/01/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
30.000 |
| PT067 |
04/01/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
70.000 |
| PT068 |
20/01/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
30.000 |
| PT069 |
09/02/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
40.000 |
| PT070 |
25/02/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
20.000 |
| PT071 |
27/02/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
90.000 |
| PT072 |
29/02/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
50.000 |
| PT073 |
30/02/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
30.000 |
| PT074 |
10/03/2020 |
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt |
Nợ TK 1111 / Có TK 1121 |
60.000 |
Chương 4: Nhận xét, kiến nghị và giải pháp
Trên cơ sở khảo sát thực tế tại đơn vị, tác giả đưa ra các nhận xét và đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện:
- Đánh giá chung: Bộ máy quản trị và bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tinh gọn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành logistics; việc ứng dụng phần mềm kế toán MISA giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu và hỗ trợ lập báo cáo kịp thời. Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần cải tiến trong khâu kiểm soát chứng từ và quản trị dòng tiền.
- Nhóm giải pháp kiến nghị:
- Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán: Cải tiến quy trình lưu trữ, in ấn và khóa sổ chi tiết, đảm bảo sự đồng bộ chặt chẽ giữa sổ quỹ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền mặt trên phần mềm.
- Hạn chế chi tiêu tiền mặt, tăng cường giao dịch qua ngân hàng: Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến bảo quản tiền mặt tại quỹ, tối ưu hóa dòng tiền và tuân thủ các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi phí lớn.
- Hoàn thiện công tác kiểm kê quỹ: Thực hiện nghiêm ngặt quy chế kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối ngày, cuối tháng hoặc định kỳ đột xuất nhằm phát hiện kịp thời chênh lệch thừa/thiếu, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã đạt được những kết quả cụ thể sau:
- Kết quả thực tế: Phản ánh chân thực quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm trong Quý 1/2020; hệ thống hóa được 10 chứng từ nghiệp vụ thu tiền mặt và rút tiền gửi ngân hàng (từ PT065 đến PT074); mô hình hóa được 5 quy trình nghiệp vụ cốt lõi bằng các lưu đồ luân chuyển chứng từ rõ ràng giữa các bộ phận (Kế toán thanh toán, Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Kế toán tổng hợp).
- Giải pháp đề xuất: Đưa ra 3 định hướng hoàn thiện có tính ứng dụng trực tiếp cho doanh nghiệp: tối ưu hóa hệ thống sổ kế toán, chuyển dịch phương thức thanh toán sang tiền gửi ngân hàng và siết chặt kỷ luật kiểm kê quỹ định kỳ.
- Đóng góp của tác giả: Đề tài đã cụ thể hóa các quy định chung của Thông tư 200/2014/TT-BTC vào mô hình kế toán thực tế của một doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ; chỉ ra được mối liên kết giữa việc xử lý chứng từ giấy với việc tự động hóa cập nhật dữ liệu trên phần mềm MISA 2017.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài: Dữ liệu nghiên cứu thực tế bị giới hạn trong phạm vi hẹp là Quý 1 năm 2020 tại một doanh nghiệp mới thành lập (từ tháng 10/2017), do đó chưa bao quát được toàn bộ biến động tài chính của cả niên độ kế toán. Số liệu minh họa trong văn bản tập trung chủ yếu vào phần hành tiền mặt (TK 1111) và các nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng, chưa phản ánh sâu các giao dịch phức tạp bằng ngoại tệ (TK 1112, TK 1122) hay nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113).
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu trên toàn bộ báo cáo tài chính năm; đi sâu phân tích công tác kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái trong hoạt động logistics quốc tế và vận tải biển viễn dương; nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền và khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Logistics: Cung cấp ví dụ thực tế về cách trình bày một khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp; phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ bằng lưu đồ và cách hạch toán trên phần mềm kế toán MISA.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo mẫu quy trình kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu - chi tiền mặt, rút tiền ngân hàng, thủ tục tạm ứng và kiểm kê quỹ tiền mặt theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH Logistics Đại Lâm áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và xử lý số liệu trên phần mềm kế toán MISA phiên bản 2017.
2. Cơ cấu nhân sự của bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 5 chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ.
3. Quy trình rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt tại công ty diễn ra như thế nào?
Quy trình gồm 4 bước: (1) Kế toán thanh toán viết séc rút tiền 2 liên trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt; (2) Thủ quỹ cầm séc đi rút tiền tại ngân hàng, nhận biên lai giao dịch chuyển cho kế toán nhập liệu vào máy tính; (3) Kế toán in 2 liên Phiếu thu, trình Giám đốc và Kế toán trưởng ký; (4) Thủ quỹ kiểm tra, nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ bằng tay và lưu 1 liên Phiếu thu, liên còn lại chuyển kế toán lưu trữ.
4. Khóa luận thu thập dữ liệu kế toán trong khoảng thời gian nào và có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh tiêu biểu được phân tích?
Tác giả thu thập và phân tích dữ liệu kế toán phát sinh trong Quý 1 năm 2020, trong đó trích dẫn 10 nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiêu biểu (từ Phiếu thu PT065 ngày 02/01/2020 đến PT074 ngày 10/03/2020).
5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp chính: Hoàn thiện về hệ thống sổ sách kế toán; Hạn chế chi tiêu bằng tiền mặt và tăng cường thanh toán qua tiền gửi ngân hàng; Hoàn thiện quy chế kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng hoặc đột xuất.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Thương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm trong Quý 1 năm 2020. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, các lưu đồ xử lý thu - chi và phương thức ứng dụng phần mềm MISA 2017 trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Các giải pháp do tác giả đề xuất xuất phát từ thực tiễn công tác kế toán tại đơn vị, mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho việc tổ chức và hoàn thiện phần hành kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
