Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong điều kiện kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế, số lượng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại hàng hóa và chế biến thủy hải sản tại Việt Nam gia tăng đáng kể. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại và chế biến xuất nhập khẩu, việc quản lý và đẩy mạnh tốc độ lưu thông hàng hóa từ khâu thu mua đến khâu tiêu thụ giữ vai trò then chốt đối với sự tồn tại và phát triển. Đi liền với quá trình lưu chuyển hàng hóa là các quan hệ thanh toán phát sinh với khách hàng (người mua) và nhà cung cấp (người bán). Quản lý và hạch toán chính xác các khoản nợ phải thu, nợ phải trả không chỉ đảm bảo an toàn tài chính, hạn chế nguy cơ bị chiếm dụng vốn, nâng cao khả năng thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín thương mại và tính liên tục của chu kỳ sản xuất kinh doanh.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Đinh Thị Thu Huyền đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần khai thác và dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long".

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung chính:

  1. Tìm hiểu lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần khai thác và dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long.
  3. Đánh giá những ưu điểm, khuyết điểm trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (tài khoản 131) và người bán (tài khoản 331) trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long (địa chỉ trụ sở chính: Số 409 Lê Lai, phường Máy Chai, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu kế toán và báo cáo tài chính được thu thập, phân tích trong năm tài chính 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước và các nguyên lý hạch toán kế toán doanh nghiệp:

  • Khung pháp lý và chế độ áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính; Quyết định số 57/NHQĐ ngày 24/6/1987 của Ngân hàng Nhà nước về chế độ sử dụng séc; các chuẩn mực kế toán liên quan đến ghi nhận doanh thu, chi phí, hàng tồn kho và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Khái niệm và nguyên tắc hạch toán:
    • Phương thức thanh toán: Phân định thành thanh toán trực tiếp (trả ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản, tiền tạm ứng) và thanh toán trả chậm (thanh toán theo kỳ hạn, phương thức gối đầu).
    • Hình thức thanh toán: Bao gồm thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc bảo lãnh; ủy nhiệm thu; ủy nhiệm chi; thư tín dụng L/C; thẻ tín dụng).
    • Hệ thống tài khoản chủ yếu: Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), cùng các tài khoản liên quan như TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu), TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
    • Hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập và khảo sát thực địa: Tiếp cận thực tế hệ thống chứng từ gốc, sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết tại Phòng Tài chính - Kế toán của công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa cơ sở lý luận, đối chiếu giữa quy định của chế độ kế toán và thực tế vận hành tại đơn vị.
  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính năm 2018, hệ thống hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết công nợ và bảng tổng hợp công nợ của Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương này trình bày toàn diện các quy định và nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ thanh toán công nợ theo chuẩn mực và Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Kế toán thanh toán với người mua (TK 131):
    • Phản ánh chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung, từng lần thanh toán và kỳ hạn thu hồi nợ. Không hạch toán vào TK 131 các nghiệp vụ thu tiền ngay.
    • Hướng dẫn định khoản cho các trường hợp: bán hàng chưa thu tiền (Nợ TK 131 / Có TK 511, 333), hàng bán bị trả lại (Nợ TK 5213, 333 / Có TK 131), chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán (Nợ TK 521, 333 / Có TK 131), chiết khấu thanh toán cho người mua hưởng (Nợ TK 635 / Có TK 131), khách hàng ứng trước tiền hàng (Nợ TK 111, 112 / Có TK 131), thanh toán bằng hàng đổi hàng, xử lý xóa sổ nợ phải thu khó đòi (Nợ TK 2293, 642 / Có TK 131), và kế toán thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng.
  • Kế toán thanh toán với người bán (TK 331):
    • Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp, phản ánh cả các khoản ứng trước tiền cho người bán. Vật tư, hàng hóa đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hóa đơn được ghi sổ theo giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận hóa đơn chính thức.
    • Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng nội địa, nhập khẩu trực tiếp, nhận dịch vụ, nhận chiết khấu thanh toán (Nợ TK 331 / Có TK 515), hàng mua trả lại hoặc giảm giá (Nợ TK 331 / Có TK 133, 152, 156), xử lý nợ không tìm ra chủ nợ (Nợ TK 331 / Có TK 711), thanh toán nhận đại lý và ủy thác nhập khẩu.
  • Kế toán thanh toán liên quan đến ngoại tệ:
    • Quy định sử dụng tỷ giá: Tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua/bán của ngân hàng thương mại chỉ định hoặc thường xuyên giao dịch), tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh, tỷ giá bình quân gia quyền di động.
    • Xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ qua TK 515 (lãi) hoặc TK 635 (lỗ); đánh giá lại số dư cuối kỳ quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính qua TK 413.
  • Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Trình bày nguyên tắc luân chuyển chứng từ từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131/331, sau đó vào Sổ Cái TK 131/331, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần khai thác và dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long

Chương này đi sâu phân tích mô hình quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và chi tiết số liệu hạch toán thực tế phát sinh tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long (HA LONG FIDICOM, thành lập ngày 12/02/2007 qua cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, MST: 0200145820, Vốn điều lệ: 11.000.000.000 đồng). Hoạt động chính trong lĩnh vực thu mua, chế biến thủy sản xuất khẩu và nội địa, kinh doanh kho bãi, thực phẩm.
  • Cơ cấu tổ chức: Mô hình quản lý gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các bộ phận nghiệp vụ (Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán, Kho, Xí nghiệp chế biến). Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán công nợ, Kế toán thuế, Kế toán thống kê, Kế toán ngân hàng và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức ghi sổ Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, đơn vị tiền tệ ghi sổ là VND.
  • Thực tế hạch toán thanh toán:
    • Phương thức và hình thức: Công ty áp dụng phương thức trả ngay (áp dụng cho khách hàng/nhà cung cấp nhỏ lẻ) và trả chậm gối đầu (khách hàng, nhà cung cấp quen thuộc, số lượng lớn). Về hình thức, đơn hàng dưới 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt; đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng mở tại BIDV Hải Phòng (STK 3211 000000 3123).
    • Các nghiệp vụ thực tế trích dẫn trong tháng 10/2018:
Ngày Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Đơn vị đối ứng Số tiền (VND) Định khoản ghi sổ
02/10/2018 Hóa đơn GTGT số 0000520 Bán 10.440 kg cá nục đông lạnh nguyên con Công ty CP TM ĐT và PT Mạnh Hà 245.340.000 Nợ TK 131: 245.340.000
Có TK 511: 245.340.000
24/10/2018 Hóa đơn GTGT số 0000567 Bán 550 kg cá cam đông lạnh (đơn giá 32.000 đ/kg) Công ty CP Chế biến TS XK Hạ Long 17.600.000 Nợ TK 131: 17.600.000
Có TK 511: 17.600.000
24/10/2018 Phiếu thu số 16 Thu tiền mặt tiền hàng HĐ 0000567 Công ty CP Chế biến TS XK Hạ Long 17.600.000 Nợ TK 111: 17.600.000
Có TK 131: 17.600.000
30/10/2018 Giấy báo Có số 202949 Thu chuyển khoản BIDV tiền mua hàng HĐ 0000520 Công ty CP TM ĐT và PT Mạnh Hà 245.340.000 Nợ TK 112: 245.340.000
Có TK 131: 245.340.000
31/10/2018 Hóa đơn GTGT số 0000593 Thu phí thuê kho hàng đông lạnh theo HĐ 24/HL Công ty CP Chế biến TS XK Hạ Long 50.618.700 Nợ TK 131: 50.618.700
Có TK 511: 46.017.000
Có TK 3331: 4.601.700
  • Hệ thống sổ sách kế toán phản ánh: Khóa luận trích xuất minh họa chi tiết Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), Sổ Cái TK 131 (Mẫu S03b-DN), Sổ chi tiết phải thu khách hàng (Mẫu S13-DN), Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết TK 331, Báo cáo tình hình công nợ và Bảng trích lập dự phòng năm 2018.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần khai thác và dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long

Tác giả đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty có các ưu điểm (chấp hành đúng chế độ kế toán, luân chuyển chứng từ kịp thời, mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng), song cũng chỉ ra các tồn tại cần khắc phục và đưa ra 4 giải pháp hoàn thiện:

  1. Giải pháp 1: Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng: Thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối năm gửi văn bản đối chiếu công nợ có xác nhận hai bên để kiểm soát chính xác số dư nợ, hạn chế tranh chấp và thất thoát tài sản.
  2. Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: Xây dựng tỷ lệ chiết khấu thanh toán hợp lý (hạch toán qua TK 635) nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn, đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động và giảm thiểu nợ đọng kéo dài.
  3. Giải pháp 3: Lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định Thông tư 200: Xây dựng tiêu chí phân loại tuổi nợ đối với các khoản nợ quá hạn và trích lập dự phòng tổn thất tài sản vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642 / Có TK 2293) theo đúng nguyên tắc thận trọng.
  4. Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán: Chuyển đổi từ hạch toán thủ công kết hợp bảng tính sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa khâu ghi sổ, in ấn chứng từ, quản lý danh mục công nợ và cảnh báo hạn nợ tự động.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phản ánh chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế các nghiệp vụ công nợ phát sinh năm 2018 tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long thông qua các chứng từ gốc cụ thể: Hóa đơn GTGT số 0000520 (245.340.000 đồng), Hóa đơn số 0000567 (17.600.000 đồng), Phiếu thu số 16, Giấy báo Có số 202949 của BIDV, Hóa đơn số 0000593 (50.618.700 đồng).
  • Minh họa hoàn chỉnh quy trình ghi sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), Sổ Cái TK 131, TK 331, Sổ chi tiết khách hàng và Báo cáo tình hình công nợ năm 2018 tại doanh nghiệp.

Giải pháp và kiến nghị

Tác giả đã đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Ban hành quy chế định kỳ lập và gửi biên bản đối chiếu công nợ cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
  2. Đưa chính sách chiết khấu thanh toán vào hợp đồng mua bán để kích thích thu hồi nợ sớm.
  3. Tiến hành đánh giá, phân loại nợ quá hạn và thực hiện trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) theo quy định kế toán.
  4. Đầu tư trang bị và vận hành phần mềm kế toán nhằm nâng cao tốc độ xử lý và tính chuẩn xác của số liệu kế toán công nợ.

Đóng góp của đề tài

  • Đóng góp thực tiễn: Cung cấp bức tranh thực trạng về quy trình hạch toán thanh toán công nợ tại một doanh nghiệp thương mại và chế biến thủy sản tại Hải Phòng, chỉ ra các điểm nghẽn trong quản lý công nợ và đưa ra khuyến nghị thực tế giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác quản lý tài chính.
  • Đóng góp tài liệu: Xây dựng mẫu biểu đối chiếu, sơ đồ hạch toán chiết khấu thanh toán và dự phòng nợ khó đòi phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Dữ liệu khảo sát và minh chứng thực tế chỉ giới hạn trong năm tài chính 2018 tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long.
    • Các nghiệp vụ minh họa tập trung chủ yếu vào các giao dịch phát sinh bằng đồng Việt Nam (VND) trong nội địa; các nghiệp vụ ngoại tệ và thanh toán quốc tế chưa có nhiều số liệu chứng từ thực tế phản ánh trong phần thực trạng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán thanh toán quốc tế và thanh toán bằng ngoại tệ gắn với hoạt động xuất nhập khẩu thủy sản.
    • Nghiên cứu sâu hơn về quy trình kiểm soát nội bộ và phân tích rủi ro tín dụng thương mại trong quản trị công nợ doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài kế toán thanh toán với người mua, người bán hoặc kế toán công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại, chế biến thủy hải sản và doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
  • Nội dung giá trị:
    • Quy trình hạch toán chi tiết các tài khoản công nợ (TK 131, TK 331) gắn liền với hệ thống biểu mẫu kế toán chuẩn (Mẫu S03a-DN, S03b-DN, S13-DN).
    • Phương pháp xử lý chứng từ thực tế từ Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng đến việc lập Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết công nợ.
    • Khung đề xuất 4 giải pháp hoàn thiện quản lý công nợ có tính ứng dụng thực tế cao.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và sử dụng số liệu năm nào?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long (HA LONG FIDICOM, địa chỉ: Số 409 Lê Lai, phường Máy Chai, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng), sử dụng hệ thống số liệu kế toán của năm 2018.

2. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

3. Quy định về hạn mức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản tại công ty như thế nào?
Công ty thanh toán bằng tiền mặt đối với các đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng; bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (BIDV Hải Phòng) đối với các đơn hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc các đơn hàng nhỏ hơn 20 triệu đồng nếu có thỏa thuận giữa hai bên.

4. Nghiệp vụ bán cá nục đông lạnh ngày 02/10/2018 cho Công ty CP TM ĐT & PT Mạnh Hà được ghi nhận như thế nào?
Nghiệp vụ xuất bán 10.440 kg cá nục đông lạnh nguyên con theo Hóa đơn GTGT số 0000520 có tổng giá trị thanh toán 245.340.000 đồng (Nợ TK 131 / Có TK 511: 245.340.000 đồng). Đến ngày 30/10/2018, khách hàng thanh toán chuyển khoản toàn bộ số tiền trên theo Giấy báo Có số 202949 của BIDV (Nợ TK 112 / Có TK 131: 245.340.000 đồng).

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp cụ thể nào nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty?
Tác giả đề xuất 4 giải pháp: (1) Lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ cho từng khách hàng; (2) Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán; (3) Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 200; (4) Ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán và quản lý công nợ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đinh Thị Thu Huyền đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế năm 2018, tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán công nợ trên các tài khoản 131 và 331 theo hình thức Nhật ký chung. Trên cơ sở chỉ ra các hạn chế trong quản lý đối chiếu và trích lập dự phòng, đề tài đã đưa ra 4 giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại đơn vị.