CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT 1. Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất 1. Khái niệm Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch vật tư, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch R&D, kế hoạch marketing. Các kế hoạch chức năng này được xem như là các kế hoạch chỉ đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong đó kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “sản xuất cái gì”, “sản xuất bao nhiêu”, “khi nào sản xuất”, “sản xuất như thế nào” và nó được định nghĩa là “kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp”. Vậy “lập kế hoạch sản xuất là xây dựng nên các công việc cụ thể và vạch ra tiến trình thực hiện chúng phù hợp với các điều kiện đã có sẵn và các điều kiện có thể đạt được mục tiêu ban đầu của nhà sản xuất”. Kế hoạch sản xuất phải được xây dựng dụa trên các phân tích, đánh giá dự báo nhu cầu về sản phẩm; kế hoạch sản xuất phải dựa trên năng lực sản xuất, tối ưu việc sử dụng các yếu tố nguồn lực sản xuất. Thông thường kế hoạch sản xuất sẽ phải xác định các nội dung chính sau: - Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm.
Thông qua việc mô tả sản phẩm từ góc độ sản xuất ta có thể biết được sản phẩm cần những nguyên vật liệu hay bán thành phẩm để hợp thành như thế nào, với số lượng bao nhiêu để đáp ứng cho khách hàng và chính sách dự trữ của công ty. - Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất. Mỗi sản phẩm sẽ được quyết định xem sản xuất tại phân xưởng nào, sử dụng quy trình công nghệ nào, chi tiết hoặc công đoạn nào tự sản xuất hoặc gia công bên ngoài. - Sử dụng các yếu tố sản xuất: máy móc, thiết bị, công cụ - dụng cụ, phân xưởng.
Cần dùng những loại máy móc, thiết bị nào, công xuất bao nhiêu, lấy thiết bị từ nguồn nào, cần nhà xưởng rộng bao nhiêu, bố trí và sắp xếp các chuyền ra sao, kế hoạch khấu hao nhà xưởng thiết bị… thường thì việc xác định các yếu tố này SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang Trang 4 do an Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất GVHD: TS. Trần Đăng Thịnh được lập cho kế hoạch dài hạn. Kế hoạch sản xuất hàng năm xác định công xuất của hệ thống máy móc, thiết bị. - Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm.
Nhu cầu sử dụng và tồn kho nguyên vật liệu, chất lượng và số lượng nguyên vật liệu, cần những nguyên vật liệu như thế nào… Các yêu cầu đối với nguồn nhân lực: số lượng lao động, trình độ tay nghề, giới tính, độ tuổi,… Và những mục tiêu này được xác định trên cơ sở thõa mãn các ràng buộc về mặt kỹ thuật, các mục tiêu của doanhn nghiệp, các nguồn lực từ các bộ phận khác. Mục đích của lập kế hoạch sản xuất Nghiên cứu sự thay đổi: môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đến hàng hóa và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố cản trở việc thực hiện kế hoạch.
Vạch ra những chiến lược phát triển gắn bó: đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, marketing,… Cải thiện năng lực của doanh nghiệp: công tác lập kế hoạch sản xuất cho phép tối ưu hóa nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ và có tính khả thi. Vai trò của lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố sản xuất. Doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác, cũng có thể chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhưng để hoàn thiện sản phẩm có thể phải trải qua nhiều công đoạn.
Ví dụ, để sản xuất ra một đôi giày doanh nghiệp cần phải sản xuất ra mũ giày và đế giày. Để có được mũ giày: chúng ta phải tiến hành nhập nguyên vật liệu vào sản xuất, cắt – chặt, in ép, lạng cán, thêu trang trí và logo, may ráp từng chi tiết thành mũ giày. Tương tự, với đế giày cũng vậy: nhập nguyên vật liệu cao su, cán, ép đế, hoàn thiện SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang Trang 5 do an Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất GVHD: TS. Trần Đăng Thịnh đế giày.
Khi có đủ hai bộ phận này, để có được đôi giày hoàn chỉnh phải tiến hành gò ráp. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau, mỗi công đoạn yêu cầu trình độ tay nghề kỹ thuật nhất định. Do đó, một phân xưởng sản xuất hay một dây chuyền không thể đảm nhận hết các công việc, các dây chuyền sản xuất cũng chỉ được với một số công đoạn hay từng loại sản phẩm nhất định. Kế hoạch sản xuất sẽ xác định rõ từng mã hàng, khối lượng của từng mã hàng được sản xuất ở đâu (phân xưởng nào đảm nhận hay cần phải thuê gia công nào bên ngoài,…) sao cho phù hợp với khả năng sản xuất của từng phân xưởng, đồng thời đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân xưởng đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả và đúng tiến độ đưa ra.
Kế hoạch sản xuất tác động đến việc xây dựng các kế hoạch khác. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự, kế hoạch vật tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch R&D. Các kế hoạch chức năng này có mối quan hệ qua lại với nhau, chúng tác động phụ thuộc lẫn nhau, khi lập kế hoạch này cần dựa vào những kế hoạch chức năng khác. Ví dụ: kế hoạch nhu cầu vật tư sẽ dựa vào yêu cầu vật tư trong kế hoạch sản xuất để dự báo về nhu cầu vật tư trong kế hoạch, kế hoạch sản xuất cũng dựa vào kế hoạch vật tư để xác định tiến độ hoàn thành đơn hàng.
Kế hoạch sản xuất là công cụ để kiểm soát tiến độ thực hiện. Ngoài những nội dung cơ bản trên của một bản kế hoạch sản xuất (sản lượng cho mỗi mã hàng, cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm, sử dụng các yếu tố sản xuất, phân công sản xuất, kế hoạch gia công bên ngoài), bản kế hoạch sản xuất cũng chỉ rõ những nội dung: số lượng từng mã hàng, chi tiết của sản phẩm, khi nào bắt đầu sản xuất, khi nào phải hoàn thành,… Nhìn vào bản kế hoạch có thể biết mình đang ở giai đoạn nào, đã thực hiện kế hoạch được đến đâu từ đó có thể dự tính được thời gian hoàn thành kế hoạch, có biện pháp thực hiện cần thiết để đảm bảo tiến độ đề ra. Như vậy, sự có mặt của kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp sử dụng các yếu tố nguồn lực một cách tối ưu nhất khiến cho hoạt động sản xuất trở thành nhân tố quan trọng đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp, với các yêu cầu của quản lý sản xuất: tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt dộng hiệu quả và quản lý tốt các nguồn lực. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang Trang 6 do an Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất GVHD: TS.
Trần Đăng Thịnh 1. Quy trình lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp trả lời được các câu hỏi: “sản xuất cái gì, số lượng bao nhiêu”, “sản xuất ở đâu”, “cần những vật tư gì”, “quy trình công nghệ ra sao”, “khi nào sản xuất, khi nào xuất hàng” dựa trên các ràng buộc về nhân sự, về cung ứng, về nhu cầu, về khả năng lưu kho, luồng tiền, ta sẽ có quy trình lập kế hoạch sản xuất được xây dựng như sau: Đầu tiên, nhân viên kế hoạch xác định căn cứ nhất định để lập kế hoạch sản xuất. Xuất phát từ các căn cứ này để nhân viên kế hoạch xây dựng các kế hoạch bộ phận trong kế hoạch sản xuất chung. Một trong các căn cứ quan trọng được xác định: Chiến lược kinh doanh trong dài hạn Phân tích tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm trong năm trước, kỳ trước Dự báo nhu cầu thị trường Năng lực sản xuất của doanh nghiệp Cân đối quan hệ cung cầu Sau khi xác định các căn cứ lập kế hoạch sản xuất, nhân viên kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất.
Một bản kế hoạch sản xuất chung bao gồm các kế hoạch bộ phận: kế hoạch năng lực sản xuất, kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất, kế hoạch nhu cầu sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất. Trong mỗi kế hoạch bộ phận sẽ xây dựng các chỉ tiêu riêng, các chỉ tiêu này được xây dựng dựa vào kế hoạch trước đó và các mối ràng buộc. Tồn kho, năng lực Marketing Tài chính Nhu cầu Mua sắm SVTH:Năng Nguyễn lực Thị cungThùy cấp Trang Trang 7 do an Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất GVHD: TS. Trần Đăng Thịnh Xác định năng lực Nhân sự sản xuất Kế hoạch nhân sự Lập kế hoạch sản xuất tổng thể Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất Lập kế hoạch nhu cầu sản xuất Hình 1.1: Sơ đồ quy trình lập kế hoạch sản xuất 1.
Nội dung và phương pháp cơ bản lập kế hoạch sản xuất 1. Kế hoạch năng lực sản xuất Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là một trong những căn cứ quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi lập kế hoạch không thể bỏ qua. Bởi năng lực sản xuất thay đổi hàng năm, sự thay đổi này là do sự thay đổi về điều kiện sản xuất (nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nhiên liệu, trình độ người lao động, phương pháp sản xuất, tuổi thọ máy móc…) và nó tác động trực tiếp đến hoạt động của nhà máy. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xác định lại năng lực sản xuất của mình trước khi lập kế hoạch sản xuất.
Năng lực sản xuất của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, mà yếu tố quan trọng nhất là công sức của máy móc thiết bị và mức độ sử dụng máy móc và thiết bị trong những điều kiện sản xuất nhất định. Xác định công suất Công suất thiết kế là mức sản lượng lý thuyết tối đa của một hệ thống sản xuất trong một thời kì nhất định.