CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm về kiểm soát Kiểm soát được hiểu là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã định. [4] Kiểm soát còn là việc đưa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới.
Nhờ có quá trình kiểm soát mà doanh nghiệp sẽ giảm được rủi ro trong kinh doanh và tiết kiệm được nhiều loại chi phí. Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng; Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra. Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây: Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định; Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng; Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức; Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh; Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro; Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
Mục tiêu của công tác kiểm soát Kiểm soát không chỉ là việc kiểm chứng kết quả sau khi đã thực hiện mà là quá trình chủ động kiểm soát từ trước khi thực hiện, trong khi đang thực hiện và sau khi thực hiện nên mục tiêu của kiểm soát là: Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hơp lý, hiệu quả; Bảo đảm các kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; Xác định và dự đoán những xu hướng chính và những thay đổi liên quan đến các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Phát hiện kịp thời những sai lệch, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của tổ chức để có những biện pháp điều chỉnh hợp lý; Phát hiện cơ hội và phòng ngừa rủi ro; Phát hiện và xử lý, đồng thời ngăn ngừa các biểu hiện tiêu cực của các cá nhân, đơn vị có liên quan. Vai trò của công tác kiểm soát Kiểm soát giữ vai trò đặc biệt trong quá trình quản trị, nó đảm bảo việc chắc chắn các cấp dưới đang thực hiện công việc đúng theo yêu cầu, giảm được những chi phí về thời gian, tài chính, nhân lực do những hoạt động xa rời mục tiêu và đảm bảo sự linh hoạt ứng phó với những biến động của môi trường. Vai trò của kiểm soát được thể hiện cụ thể ở các khía cạnh như: Một là, kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức; Hai là kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức; Ba là, kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường và có những phản ứng thích hộ để điều chỉnh các sai lệch do mội trường kinh doanh gây ra; Bốn là, kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao qua đó tạo ra các chu kỳ đầu tư nhanh chóng hơn; Năm là, kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức. Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị.
Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định. Các nội dung nghiên cứu công tác kiểm soát của doanh nghiệp 1. Các nguyên tắc kiểm soát a) Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả: Đối với doanh nghiệp cơ sở để tiến hành kiểm soát là dựa vào chiến lược, kế hoạch hoạt động của tổ chức. Đặc biệt hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao cần chú ý nhiều hơn đến tính chiến lược và hướng đến thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kiểm soát là tất yếu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các nhà quản trị LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 trong doanh nghiệp bỏ ra nhiều thời gian và công sức cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do công tác kiểm soát lại không tương xứng. b) Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng: Trong doanh nghiệp khi đã xác định được rõ mục đích của kiểm soát cần xác định rõ khi nào cần kiểm soát, nên kiểm soát ở đâu? Phạm vi kiểm soát như thế nào cho phù hợp tránh gây lãng phí về thời gian, công sức cho doanh nghiệp. c) Công, khai, chính xác, hiện thực khách quan: Nếu thực hiện kiểm soát không khách quan với những định kiến có sẵn sẽ không cho các nhà quản trị có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về các đối tượng kiểm soát, kết quả kiểm soát sẽ sai lệch và sẽ đưa đến cho doanh nghiệp những tổn thất.
Kết quả kiểm soát cần được thông báo tới đối tượng có liên quan. d) Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý: Quá trình kiểm soát có thể phải được điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý về cả thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát và hành động điều chỉnh, chỉ có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả và phát huy tác dụng của nó trong hoạt động quản trị. Tuy nhiên trong doanh nghiệp vấn đề về xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát đôi khi vẫn chưa được linh hoạt còn cứng nhắc. Các loại kiểm soát 1.
Theo thời gian tiến hành kiểm soát Kiểm soát trước công việc: Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc. Loại kiểm soát này tập trung vào việc phòng ngừa có những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử dụng trong tổ chức. Kiểm soát trong công việc: Là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện và để đảm bảo chắc chắn mọi việc đang được diễn ra hướng đến mục tiêu. Việc kiểm tra công việ cđược thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của nhà quản trị.
Kiểm soát sau công việc: Là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề xảy ra. Kết quả được đem so sánh với tiêu chuẩn, nếu không phù hợp sẽ tiến hành các hoạt động điều chỉnh. Theo tần suất kiểm soát Kiểm soát liên tục: Là kiểm soát được tiến hành thường xuyên, liên tục trong LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 mọi thời điểm, mọi đối tượng, mọi khâu và trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mục đích của kiểm soát liên tục là giúp cho nhà quản trị nắm được đầy đủ những thông tin cần thiết đồng thời đo lường khả năng tổng hợp cũng như mức độ thành thạo trong công việc của cấp dưới.
Kiểm soát định kỳ: Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị. Mục đích của kiểm soát định kỳ là cung cấp cho nhà quản trị cấp trên xem xét và đánh giá cấp dưới một cách toàn diện, chính xác từ đó ra quyết định mở rộng hay thu hẹp quyền hạn và trách nhiệm của cấp dưới. Mặt khác, giúp cho nhân viên, cấp dưới nhận biết được những sai lầm, khuyết điểm để sửa chữa kịp thời…. Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo định kì định sẵn.
Kiểm soát đột xuất tạo ra ý thức tự giác cho nhân viên. Loại kiểm soát này không làm mất quá nhiều thời gian, công sức về chi phí như các loại hình kiểm soát kia. Tuy nhiên kiểm soát đột xuất khó bao quát hết được toàn bộ hoạt động của công ty. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát Kiểm soát toàn bộ: Là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, từng khâu, từng cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu.
Kiểm soát bộ phận: Là kiểm soát được thực hiện đối với từng hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp của doanh nghiệp. Kiểm soát cá nhân: Là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức. Theo đối tượng kiểm soát Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức. Kiểm soát con người: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tình thần trách nhiệm, sự thoả mãn đối với công việc… Kiểm soát thông tin: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Kiểm soát tài chính: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ… 1. Quy trình kiểm soát Kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm bốn giai đoạn có liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng đến nhau đó là: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát, đo lường và đánh giá thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn kiểm soát, tiến hành hoạt động điều chỉnh. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực hiện của hoạt động. Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được.
Các tiêu chuẩn thường được phản ánh về mặt định tính hoặc định lượng.