Tổng quan nghiên cứu

Quản trị tài chính công và hạch toán kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát nguồn lực quốc gia, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước. Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum là đơn vị hành chính trực thuộc Tổng cục Hải quan, đảm nhiệm công tác quản lý nhà nước về hải quan trên địa bàn chiến lược thuộc 2 tỉnh Tây Nguyên với quy mô gồm 6 đơn vị trực thuộc và 117 cán bộ công chức, người lao động. Đơn vị vận hành theo cơ chế đơn vị dự toán cấp III, vừa thực hiện nhiệm vụ thu nộp ngân sách từ hoạt động xuất nhập khẩu, vừa trực tiếp tiếp nhận và giải ngân nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp hàng năm.

Thực tiễn nghiên cứu tại đơn vị trong giai đoạn năm 2017 đến 2018 chỉ ra nhiều điểm nghẽn mang tính hệ thống: công tác lập dự toán thu chi còn mang tính hình thức, số liệu lập dự toán có sự sai lệch từ 10% đến 15% so với thực tế phát sinh; quy trình luân chuyển chứng từ từ các chi cục cửa khẩu về trung tâm hành chính còn độ trễ; ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán chưa đồng bộ với phần mềm nghiệp vụ hải quan chuyên ngành; hệ thống báo cáo kế toán chưa phát huy vai trò tư vấn quản trị. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là khảo sát toàn diện thực trạng hạch toán, đánh giá mức độ tuân thủ chuẩn mực kế toán công, từ đó xác lập hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum, hướng tới mục tiêu giảm thiểu 20% sai sót đối chiếu và chuẩn hóa 100% chu trình quyết toán ngân sách.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị tài chính công, nguyên tắc kế toán công và cơ chế phân cấp quản lý ngân sách nhà nước. Các căn cứ pháp lý nền tảng bao gồm Luật Kế toán năm 2015, Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015, Nghị định số 163/2016/NĐ-CP và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Đặc biệt, nghiên cứu bám sát các chuẩn mực tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư số 162/2014/TT-BTC quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước.

Khung phân tích tập trung làm rõ 4 khái niệm và cấu phần kế toán cốt lõi:

  1. Bản chất đơn vị dự toán cấp III và trách nhiệm chấp hành kỷ luật tài chính nhà nước.
  2. Quy trình lập dự toán thu - chi theo 2 phương pháp: lập dự toán trên cơ sở quá khứ và lập dự toán cấp không.
  3. Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu gồm nguồn kinh phí hoạt động, chi thường xuyên và không thường xuyên, kế toán tài sản cố định, kế toán các khoản thanh toán theo lương và quản lý ấn chỉ hải quan.
  4. Hệ thống báo cáo kế toán kép bao gồm Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán ngân sách và Báo cáo kế toán quản trị phục vụ điều hành nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tiếp cận thông qua phương pháp khảo sát thực tế kết hợp phân tích định tính và định lượng chuyên sâu. Nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được thu thập từ hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách năm 2017, sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết hoạt động theo mẫu S101-H và các hồ sơ thuyết minh dự toán tại đơn vị.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu chủ đích toàn bộ đối với 5 cán bộ chuyên trách công tác tài vụ - kế toán tại Văn phòng Cục (đạt tỷ lệ bao phủ 100% nhân sự nghiệp vụ kế toán tập trung), đồng thời khảo sát đối chiếu quy trình luân chuyển chứng từ tại 3 chi cục hải quan cửa khẩu trực thuộc gồm Chi cục Hải quan cửa khẩu quốc tế Lệ Thanh, Chi cục Hải quan cửa khẩu quốc tế Bờ Y, Chi cục Hải quan Kon Tum và Đội Kiểm soát Hải quan. Phương pháp chọn mẫu này đảm bảo tính đại diện tuyệt đối cho toàn bộ chu trình luân chuyển dòng tiền và chứng từ kế toán của đơn vị. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh, thống kê mô tả và suy luận logic là nhằm chỉ rõ sự chênh lệch giữa quy định chuẩn mực với việc áp dụng thực tế, từ đó đưa ra căn cứ vững chắc cho các đề xuất hoàn thiện. Timeline thu thập, xử lý và kiểm định số liệu nghiên cứu được tiến hành tập trung trong suốt giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy và phân định chức năng: Bộ máy kế toán của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum được tổ chức theo mô hình tập trung tại Bộ phận Tài vụ - Quản trị thuộc Văn phòng Cục với tổng số 5 cán bộ công chức (trong đó 80% có trình độ cử nhân đại học và 20% đạt trình độ thạc sĩ chuyên ngành). Đơn vị thực hiện cơ chế phân tách rõ ràng giữa 2 mảng: Phòng Nghiệp vụ tham mưu công tác kế toán thu ngân sách từ thuế xuất nhập khẩu tại các chi cục cửa khẩu; Bộ phận Tài vụ - Quản trị thực hiện toàn bộ công tác kế toán chi ngân sách, quản lý tài sản công và ấn chỉ cho 117 công chức trên toàn địa bàn.

Thứ hai, về công tác lập dự toán và chấp hành ngân sách: Việc lập dự toán ngân sách năm 2017 vẫn chịu ảnh hưởng nặng bởi thói quen dựa trên số liệu quá khứ. Cơ cấu chi thường xuyên và chi cho con người (lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội 26%, bảo hiểm y tế 4,5%, kinh phí công đoàn 2%) chiếm trên 65% tổng chi ngân sách tại đơn vị. Nhiều khoản mục chi nghiệp vụ kiểm soát chống buôn lậu và sửa chữa trụ sở làm việc phát sinh tăng nhưng dự toán ban đầu không bao quát hết, dẫn đến tình trạng phải đề nghị điều chỉnh, bổ sung dự toán từ Tổng cục Hải quan qua các đợt trong năm.

Thứ ba, về quy trình ghi sổ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế: Đơn vị đã ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, tuy nhiên quá trình luân chuyển hóa đơn, chứng từ từ các chi cục hải quan vùng sâu, vùng xa về trụ sở Cục còn tồn tại độ trễ từ 3 đến 5 ngày làm việc. Việc hạch toán tài khoản kế toán và theo dõi tài sản cố định có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên còn gặp khó khăn trong việc cập nhật theo danh mục mục lục ngân sách mới, công tác đối chiếu giữa sổ kế toán tài sản và hiện vật thực tế chưa diễn ra định kỳ hàng quý.

Thứ tư, về hệ thống báo cáo kế toán: Đơn vị hoàn thành đầy đủ báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo hạn định 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính. Mặc dù vậy, hệ thống báo cáo chỉ thuần túy đáp ứng yêu cầu quyết toán tuân thủ với cơ quan cấp trên mà hoàn toàn thiếu vắng các báo cáo kế toán quản trị phân tích chi tiết định mức sử dụng kinh phí theo từng bộ phận, gây hạn chế cho công tác ra quyết định của ban lãnh đạo Cục.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ đặc thù địa bàn quản lý trải rộng trên 2 tỉnh miền núi Gia Lai và Kon Tum, khoảng cách từ trung tâm Cục đến các cửa khẩu quốc tế Bờ Y hay Lệ Thanh đều vượt trên 80 km, tạo rào cản lớn cho việc luân chuyển chứng từ giấy truyền thống. Khi so sánh với các nghiên cứu của Lê Thị Thi Nga (2014) tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam và Võ Thị Minh Tâm (2017) tại Cục Hải quan TP. Đà Nẵng, điểm tương đồng nổi bật là các đơn vị hải quan địa phương đều gặp vướng mắc tại khâu tích hợp phần mềm kế toán hành chính với hệ thống hải quan điện tử. Tuy nhiên, Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum có quy mô biên chế nhỏ hơn, áp lực giải ngân trên địa bàn biên giới đòi hỏi một quy trình quản trị linh hoạt và số hóa sâu rộng hơn.

Trong quá trình phân tích thực trạng, dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa thông qua Bảng so sánh biến động dự toán và số thực chi theo từng tiểu mục, kết hợp với Sơ đồ luân chuyển chứng từ điện tử nhằm minh họa rõ nét các điểm nghẽn thời gian trong chu trình kế toán hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm hoàn thiện toàn diện công tác kế toán tại Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum:

  1. Đổi mới phương pháp lập dự toán thu - chi ngân sách: Chuyển đổi từ phương pháp thuần túy dựa trên quá khứ sang phương pháp kết hợp với lập dự toán cấp không đối với các nhiệm vụ chi đặc thù của ngành hải quan. Mục tiêu đặt ra là kiểm soát tỷ lệ sai lệch dự toán dưới 5% so với thực chi trong vòng 6 tháng kể từ khi áp dụng kỳ ngân sách mới. Chủ thể thực hiện: Bộ phận Tài vụ - Quản trị phối hợp với các chi cục trực thuộc dưới sự phê duyệt của Cục trưởng.

  2. Chuẩn hóa và rút ngắn quy trình luân chuyển chứng từ: Xây dựng quy chế luân chuyển chứng từ kế toán số hóa nội bộ, bắt buộc áp dụng việc scan và truyền tải chứng từ số qua mạng diện rộng của ngành ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Giải pháp này giúp cắt giảm thời gian chuyển phát chứng từ từ 5 ngày làm việc xuống dưới 24 giờ, đảm bảo nguyên tắc ghi sổ kịp thời và chính xác 100% nghiệp vụ phát sinh. Thời hạn hoàn thành: Quý II năm tiếp theo do Văn phòng Cục chủ trì.

  3. Tích hợp công nghệ thông tin và đồng bộ hóa phần mềm kế toán: Kiến nghị Tổng cục Hải quan phê duyệt nâng cấp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp đáp ứng đầy đủ Thông tư 107/2017/TT-BTC, kết nối liên thông dữ liệu tự động với hệ thống quản lý thu thuế xuất nhập khẩu và quản lý tài sản công. Target metric là tự động hóa trên 90% quy trình đối chiếu số liệu cuối kỳ trước năm 2020. Chủ thể thực hiện: Bộ phận CNTT phối hợp Bộ phận Tài vụ.

  4. Xây dựng và áp dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ: Ban hành hệ thống mẫu biểu báo cáo quản trị định kỳ hàng tháng và hàng quý gồm Báo cáo tình hình sử dụng nguồn thu lệ phí hải quan và Báo cáo đánh giá hiệu quả thực hiện định mức chi tiêu theo 5 nhóm chỉ tiêu chính. Lãnh đạo Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum trực tiếp sử dụng dữ liệu này để điều hành và phân bổ nguồn lực tài chính minh bạch, tối ưu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng thực tiễn và lý luận sâu sắc, là nguồn tư liệu chuyên khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng chính:

  1. Lãnh đạo Cục và Kế toán trưởng các Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh: Cung cấp khung tham chiếu hoàn chỉnh để rà soát, đánh giá lại mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, kiểm soát rủi ro tài chính tại 100% các chi cục hải quan trực thuộc và tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản công trên địa bàn quản lý rộng.

  2. Cán bộ tài vụ - kế toán tại các cơ quan hành chính sự nghiệp: Giúp người làm công tác tài chính nắm bắt phương pháp lập dự toán kết hợp, kỹ thuật xử lý tài khoản theo chế độ kế toán Thông tư 107/2017/TT-BTC và quy trình kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước với mức độ chính xác tuyệt đối.

  3. Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán công: Bổ sung nguồn tài liệu tham khảo chuyên khảo có hệ thống lý luận vững chắc, dữ liệu thực chứng minh bạch từ một cơ quan quản lý nhà nước đặc thù tại 2 tỉnh biên giới Tây Nguyên.

  4. Các chuyên gia phát triển phần mềm và tư vấn chuyển đổi số tài chính công: Hiểu rõ bài toán thực tế về độ trễ chứng từ và khoảng trống liên thông dữ liệu giữa nghiệp vụ chuyên ngành hải quan với công tác hạch toán tài vụ, từ đó xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tương thích cho khu vực công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác kế toán tại Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum lại chia thành hai bộ phận độc lập? Đặc thù ngành hải quan đòi hỏi quản lý chuyên sâu hai dòng ngân sách khác nhau. Phòng Nghiệp vụ tham mưu quản lý dòng thu thuế xuất nhập khẩu từ các doanh nghiệp tại 3 chi cục cửa khẩu, trong khi Bộ phận Tài vụ - Quản trị thuộc Văn phòng Cục chịu trách nhiệm toàn bộ dòng chi ngân sách nhà nước cấp và quản trị tài sản phục vụ 117 cán bộ công chức.

  2. Việc chuyển đổi áp dụng Thông tư số 107/2017/TT-BTC mang lại thay đổi căn bản nào cho công tác kế toán của Cục? Thông tư số 107/2017/TT-BTC đã thay đổi toàn diện hệ thống tài khoản kế toán, chuyển đổi theo dõi nguồn kinh phí sang tài khoản 008, tài khoản 511 và tài khoản 611, giúp phân định rành mạch giữa chi thường xuyên và chi không thường xuyên, đồng thời nâng cao tính minh bạch khi lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.

  3. Điểm đột phá trong giải pháp lập dự toán ngân sách của luận văn là gì? Luận văn đề xuất áp dụng kết hợp phương pháp lập dự toán cấp không cho các nhiệm vụ chi nghiệp vụ mới thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu lịch sử quá khứ. Giải pháp này giúp phản ánh chính xác nhu cầu kinh phí thực tế của đơn vị, giảm biên độ sai lệch dự toán xuống mức dưới 5%.

  4. Làm thế nào để giải quyết vấn đề trễ chứng từ kế toán giữa các chi cục biên giới và Văn phòng Cục? Giải pháp then chốt là số hóa 100% hồ sơ, chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh ở các cửa khẩu như Bờ Y, Lệ Thanh và truyền tải qua hệ thống mạng nội bộ. Việc này giúp kế toán tổng hợp tại trung tâm Cục kiểm soát, đối chiếu số liệu tức thì trong vòng 24 giờ thay vì mất 3 đến 5 ngày gửi bưu chính.

  5. Báo cáo kế toán quản trị mang lại lợi ích cụ thể gì cho công tác điều hành tại đơn vị hành chính sự nghiệp? Báo cáo kế toán quản trị cung cấp các chỉ số đo lường chi tiết về chi phí bình quân trên đầu công chức, tiến độ giải ngân từng quý và hiệu quả sử dụng nguồn thu để lại. Dữ liệu này giúp ban lãnh đạo Cục chủ động điều tiết kinh phí, ngăn chặn lãng phí và đưa ra các quyết định quản lý tài chính chuẩn xác.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp theo các quy định pháp luật hiện hành và chuẩn mực kế toán công mới nhất.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng kế toán tại Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum, làm rõ mô hình quản lý tập trung cho 117 nhân sự và chỉ ra các hạn chế cố hữu trong khâu lập dự toán, luân chuyển chứng từ và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ có tính khả thi cao, bao gồm đổi mới phương pháp dự toán, số hóa quy trình chứng từ, nâng cấp phần mềm kế toán và thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ.
  • Xây dựng lộ trình triển khai rõ ràng theo từng giai đoạn 6 tháng đến 12 tháng, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận tham mưu nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả sử dụng ngân sách.
  • Công trình là tài liệu tham khảo giá trị cho các đơn vị hải quan liên tỉnh và hệ thống cơ quan hành chính nhà nước đang trong tiến trình cải cách tài chính công.

Để hiện thực hóa các giải pháp nêu trên, Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum cần sớm ban hành quy chế tài chính nội bộ sửa đổi, phối hợp chặt chẽ với cơ quan tài chính cấp trên và đẩy mạnh tập huấn nghiệp vụ cho 100% cán bộ làm công tác kế toán trong toàn đơn vị.