Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành trực tiếp nên thực thể công trình, quyết định chất lượng sản phẩm và tiến độ thi công. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp (dao động từ 60% đến 80%). Việc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ, đúng thời hạn và kiểm soát định mức tiêu hao đóng vai trò then chốt đối với khả năng bảo toàn, quay vòng vốn lưu động cũng như duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung" được sinh viên Nguyễn Xuân Trường (Lớp Quản trị Kinh doanh Tổng hợp K46, Mã sinh viên: TC460424, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện năm 2018 dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Ngô Thị Việt Nga. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh ngành xây lắp chịu tác động của cơ chế thị trường, rủi ro biến động giá nguyên vật liệu và áp lực cạnh tranh, nghiên cứu tập trung làm rõ thực trạng quản lý cung ứng vật tư tại một doanh nghiệp cụ thể, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:
- Hệ thống hóa tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức quản lý và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung.
- Phân tích các nhân tố môi trường bên trong, bên ngoài ảnh hưởng đến công tác cung ứng nguyên vật liệu tại công ty.
- Đánh giá chi tiết thực trạng quy trình cung ứng nguyên vật liệu hiện hành, bao gồm: xây dựng kế hoạch mua sắm, tổ chức thu mua, tiếp nhận, cấp phát, thanh quyết toán và thu hồi phế liệu phế phẩm.
- Chỉ ra các ưu điểm, tồn tại cùng nguyên nhân cốt lõi trong công tác quản lý và cung ứng vật tư của doanh nghiệp.
- Đề xuất hệ thống định hướng và giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và chất lượng công trình xây dựng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động nghiệp vụ và quy trình quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung, tập trung vào mối liên kết giữa Phòng Vật tư - Thiết bị, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật với các công trường và đội thi công (như các dự án tại Hà Nội, Lai Châu).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý vật tư được khảo sát, thu thập chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Nghiên cứu được tiếp cận dưới góc độ quản trị doanh nghiệp xây dựng, kết hợp giữa lý luận quản trị vật tư với các quy chế quản lý nội bộ và chuẩn mực kế toán tài chính.
Khung lý thuyết và các công thức nghiệp vụ được tác giả sử dụng trong nghiên cứu bao gồm:
- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu nguyên vật liệu thứ $i$ để sản xuất khối lượng sản phẩm $k$ trong kỳ kế hoạch ($Q_{ik}$) được xác định qua công thức:
$$Q_{ik} = [(Đ_{ik} \times Q_k) \times (1 + T_k)]$$
Trong đó: $Đ_{ik}$ là định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu $i$ cho một đơn vị sản phẩm $k$; $Q_k$ là khối lượng sản phẩm $k$ cần sản xuất; $T_k$ là tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho phép.
- Xác định chi phí nguyên vật liệu: Chi phí nguyên vật liệu $i$ cho khối lượng sản phẩm $k$ ($C_{ik}$) được tính bằng:
$$C_{ik} = Q_{ik} \times P_i$$
Trong đó: $P_i$ là đơn giá nguyên vật liệu $i$.
- Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất:
$$\text{Hệ số đảm bảo} = \frac{\text{Lượng NVL dự trữ đầu kỳ} + \text{Lượng NVL nhập trong kỳ}}{\text{Lượng NVL cần dùng trong kỳ}}$$
- Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch mua sắm:
$$\text{Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch khối lượng} = \frac{\text{Số lượng NVL thực tế nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng NVL kế hoạch mua trong kỳ}} \times 100%$$
- Phương pháp tính giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để hạch toán giá trị nguyên vật liệu xuất dùng vào cuối kỳ kế toán.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai:
- Phương pháp thống kê, mô tả: Thu thập các số liệu thứ cấp từ sổ sách kế toán, thẻ kho, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích - so sánh kinh tế: So sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm (2013 - 2016) để đánh giá tốc độ tăng trưởng doanh thu, chi phí, lợi nhuận và biến động khối lượng cung ứng vật tư.
- Phương pháp quan sát thực địa: Khảo sát thực tế quy trình giao nhận, kiểm kê, bảo quản nguyên vật liệu tại kho trung tâm và các bãi tập kết vật tư tại chân công trình.
Nguồn dữ liệu sử dụng trong văn bản được trích xuất trực tiếp từ các phòng ban chức năng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và Phòng Vật tư - Thiết bị.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư Xây dựng Quang Trung
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung được thành lập theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0104281193 ngày 12/01/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Trụ sở đặt tại số 26, ngõ 189, đường Nguyễn Văn Cừ, phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Người đại diện theo pháp luật là Giám đốc Vũ Ngọc Tú. Vốn điều lệ của công ty là 16.000.000.000 đồng (mười sáu tỷ đồng). Lĩnh vực hoạt động chủ đạo là nhận thầu xây dựng và sửa chữa các công trình công nghiệp, dân dụng và hạ tầng kỹ thuật.
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình phân cấp, đứng đầu là Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị và Ban Kiểm soát; tiếp đến là Ban Giám đốc (Giám đốc và các Phó Giám đốc) điều hành 5 phòng chức năng (Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch - Thị trường, Phòng Kỹ thuật - Thi công, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Vật tư - Thiết bị) và 7 đội thi công công trình trực thuộc.
| Chỉ tiêu tài chính |
Năm 2014 (Triệu đồng) |
Năm 2015 (Triệu đồng) |
Năm 2016 (Triệu đồng) |
So sánh 2016/2014 |
| 1. Doanh thu thuần |
260.675,00 |
330.827,50 |
400.745,00 |
+53,74% |
| 2. Giá vốn hàng bán |
104.270,00 |
132.331,00 |
160.298,00 |
+53,73% |
| 3. Lợi nhuận thuần |
156.405,00 |
198.496,50 |
240.447,00 |
+53,73% |
| 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp |
52.135,00 |
66.165,00 |
80.149,00 |
+53,73% |
| 5. Lợi nhuận trước thuế |
104.270,00 |
132.331,00 |
160.298,00 |
+53,73% |
| 6. Thuế thu nhập doanh nghiệp |
26.067,50 |
33.082,75 |
40.074,50 |
+53,73% |
| 7. Lợi nhuận sau thuế |
78.202,50 |
99.248,25 |
120.223,50 |
+53,73% |
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Dữ liệu bảng 1.1 cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty duy trì mức tăng trưởng liên tục giai đoạn 2014 - 2016. Doanh thu thuần năm 2016 đạt 400.745 triệu đồng, tăng 140.070 triệu đồng (+53,74%) so với năm 2014. Lợi nhuận sau thuế tăng từ 78.202,5 triệu đồng (2014) lên 120.223,5 triệu đồng (2016), kéo theo mức đóng góp nghĩa vụ thuế cho ngân sách nhà nước tăng tương ứng từ 26.067,5 triệu đồng lên 40.074,5 triệu đồng.
Chương 2: Thực trạng công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Quang Trung
Tác giả phân tích các yếu tố nội tại và môi trường bên ngoài chi phối công tác vật tư. Về nhân lực, bộ phận cung ứng có 12 người (04 người tại văn phòng công ty và 08 người làm việc trực tiếp tại các công trường). Chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70% đến 80% tổng giá thành công trình xây lắp. Do đặc thù sản xuất phân tán và chính sách khoán sản phẩm đến từng đội thi công, công ty chủ yếu tập kết nguyên vật liệu tại các bãi chứa tạm chân công trình. Toàn bộ nguồn nguyên vật liệu của công ty là mua ngoài, không có nguồn tự chế hay gia công; một số vật tư đặc thù được nhập khẩu từ Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan.
Về quy trình lập kế hoạch và thu mua, Phòng Vật tư - Thiết bị căn cứ vào hợp đồng và hồ sơ thiết kế kỹ thuật để lập hạn mức vật tư bằng 101,5% định mức và xây dựng kế hoạch mua sắm bằng 105% định mức nhằm dự phòng rủi ro hao hụt. Quy trình tiếp nhận vật tư tại kho gồm 5 bước tiêu chuẩn:
- Tiếp nhận chứng từ, đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng.
- Chuẩn bị mặt bằng bến bãi, phân loại lô hàng.
- Chuẩn bị phương tiện bốc xếp, vận chuyển vào kho.
- Kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và chứng chỉ kỹ thuật.
- Lập phiếu nhập kho (gồm 3 liên) và ghi thẻ kho.
| Loại nguyên vật liệu thép |
Năm 2013 (Tấn) |
Năm 2014 (Tấn) |
Năm 2015 (Tấn) |
Năm 2016 (Tấn) |
| 1. Thép tròn xoắn D8 |
4,5 |
4,7 |
4,0 |
5,3 |
| 2. Thép tròn xoắn D10 |
6,0 |
6,0 |
5,7 |
7,4 |
| 3. Thép tròn xoắn D16 |
3,2 |
3,0 |
3,1 |
4,3 |
| 4. Thép tròn xoắn D18 |
2,7 |
2,9 |
2,2 |
3,3 |
| 5. Thép tròn trơn |
1,7 |
2,0 |
1,5 |
1,9 |
| 6. Thép tấm |
2,6 |
2,8 |
2,3 |
2,5 |
| Tổng cộng khối lượng thép |
26,0 |
26,5 |
23,9 |
30,3 |
(Nguồn: Phòng Vật tư Thiết bị)
Bên cạnh mặt hàng thép các loại phục vụ công tác kết cấu (dao động từ 23,9 đến 30,3 tấn/năm), công ty còn quản lý cung ứng khối lượng vật tư tổng hợp lớn qua các năm gồm thép xây dựng đạt mức 150.800 tấn và xi măng đạt mức 300.800 tấn (Bảng 2.2). Công tác cấp phát được thực hiện theo 2 hình thức: cấp phát theo yêu cầu và cấp phát theo tiến độ kế hoạch (theo định mức). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (Liên 1 lưu tại Phòng Kế toán, Liên 2 giao thủ kho ghi thẻ kho, Liên 3 giao đội sản xuất). Công tác quyết toán vật tư thực hiện định kỳ theo quý.
Về thu hồi phế liệu phế phẩm, lượng hao hụt đổ vỡ, rơi vãi không thể thu hồi trong lưu chuyển chiếm khoảng 2%. Các loại phế liệu có thể thu hồi gồm vỏ bao xi măng, sắt vụn, bạt che mưa để tái sử dụng làm lớp lót đổ bê tông hoặc thanh lý bán ra ngoài. Tổng giá trị nguyên vật liệu cấp phát đạt 13.927 triệu đồng (năm 2016).
Đánh giá chung:
- Ưu điểm: Đã ứng dụng phần mềm xây dựng định mức nguyên vật liệu; kiểm soát tốt tiêu hao thực tế dưới mức định mức; thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ khi nhập kho.
- Hạn chế và nguyên nhân: Việc xây dựng định mức còn gặp khó khăn do chủng loại vật tư quá đa dạng; hệ thống kho bãi tạm bợ, thiếu kho trung chuyển cố định; trang thiết bị quản lý kho còn thô sơ; phát sinh các lệnh xuất kho đột xuất; thiếu phương tiện vận tải chuyên dụng chở đất và thép phi lớn gây chậm trễ thời gian cấp phát.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Quang Trung
Tác giả đề xuất định hướng phát triển chung của công ty là đa dạng hóa ngành nghề nhận thầu xây dựng công nghiệp, dân dụng, hạ tầng ngầm, mở rộng thị trường ra các tỉnh phía Bắc và khu vực Đông Nam Á (Lào, Campuchia). Đối với công tác vật tư, mục tiêu là quản lý tuần hoàn, liên kết đồng bộ các khâu từ mua sắm đến giao nhận tại chân công trình.
Hệ thống 5 giải pháp cụ thể được xây dựng bao gồm:
- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn mua sắm nguyên vật liệu: Đẩy mạnh công tác thu hồi công nợ tồn đọng từ các chủ đầu tư, đa dạng hóa biện pháp thu hồi nợ để bổ sung vốn lưu động; ưu tiên nguồn vốn thanh toán cho nhà cung cấp, hạn chế tình trạng mua chịu kéo dài làm giảm uy tín doanh nghiệp.
- Áp dụng chế độ khuyến khích vật chất trong quản lý và cung ứng:
- Khâu mua sắm: Trích thưởng 0,5% giá trị lô nguyên vật liệu nếu nhân viên thu mua đạt tốt các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả, chủng loại và tiến độ; xử lý phạt tiền, hạ lương hoặc điều chuyển công tác nếu để xảy ra sai sót.
- Khâu quản lý kho: Thưởng 300.000 đồng/người/tháng cho thủ kho không để xảy ra hao hụt, mất mát và có sáng kiến quản lý; yêu cầu bồi thường 100% giá trị tổn thất nếu hao hụt do nguyên nhân chủ quan.
- Khâu thi công: Thưởng 50% giá trị vật tư tiết kiệm cho cá nhân người lao động; thưởng 10% tổng giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm cho các tổ đội thi công hoàn thành đúng tiến độ và không có phế phẩm.
- Hiện đại hóa máy móc thiết bị thi công: Trích lập ngân sách đầu tư đổi mới công nghệ và máy móc thiết bị chiếm từ 5% đến 6% tổng vốn đầu tư hàng năm nhằm giảm tỷ lệ tiêu hao vật tư trong khâu gia công, lắp đặt.
- Nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho người lao động: Tinh giản bộ máy quản trị gián tiếp; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ định mức, nội quy an toàn phòng chống cháy nổ cho cán bộ vật tư; định kỳ thi nâng bậc thợ cho công nhân trực tiếp thi công.
- Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu: Duy trì và hoàn thiện phương thức cấp phát theo hạn mức, kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán và kiểm soát định mức vật tư tại các tổ đội.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đã phản ánh toàn diện bức tranh quản trị vật tư tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vốn 16 tỷ đồng thông qua các kết quả cụ thể:
- Làm rõ cấu trúc chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70% đến 80% giá thành xây dựng, khẳng định công tác cung ứng là mắt xích then chốt trong chuỗi giá trị của công ty.
- Tổng hợp và đối chiếu số liệu tài chính giai đoạn 2014 - 2016, chỉ ra mức tăng trưởng doanh thu 53,74% và lợi nhuận sau thuế đạt 120,22 tỷ đồng năm 2016.
- Chuẩn hóa quy trình 5 bước tiếp nhận vật tư tại kho và xác lập cơ chế tỷ lệ hạn mức mua sắm (101,5% định mức cho hạn mức xuất, 105% định mức cho kế hoạch thu mua).
- Xây dựng khung chính sách khuyến khích vật chất cụ thể với các định mức thưởng (0,5% giá trị mua hàng, 300.000 đồng/tháng cho thủ kho, 50% giá trị tiết kiệm cho cá nhân, 10% cho tập thể) gắn liền với chế tài phạt bồi thường 100% hư hỏng chủ quan.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu giới hạn trong phạm vi hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung giai đoạn 2013 - 2016; các phân tích chủ yếu dựa trên nguồn dữ liệu thứ cấp nội bộ mà chưa có các mô hình định lượng đánh giá tác động của tồn kho đến chi phí tài chính.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu việc ứng dụng mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), mô hình thông tin công trình (BIM) trong quản lý chuỗi cung ứng vật tư xây dựng đa dự án trên phạm vi toàn quốc.
Giá trị tham khảo
Báo cáo chuyên đề thực tập cung cấp tài liệu tham khảo thực tế cho:
- Sinh viên các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh tế Xây dựng khi làm khóa luận, đồ án tốt nghiệp về đề tài quản trị nguyên vật liệu, quản trị chi phí xây lắp.
- Cán bộ quản lý vật tư, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ trong việc tham khảo quy trình tiếp nhận 5 bước, phương pháp tính hệ số đảm bảo vật tư và xây dựng quy chế thưởng phạt vật chất theo định mức tiêu hao.
Câu hỏi thường gặp
1. Quy trình tiếp nhận nguyên vật liệu tại kho của Công ty Quang Trung gồm những bước nào?
Quy trình gồm 5 bước: (1) Tiếp nhận chứng từ và đơn hàng; (2) Chuẩn bị mặt bằng và phân lô kho bãi; (3) Chuẩn bị phương tiện vận chuyển bốc xếp; (4) Kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách, nhãn hiệu và chứng chỉ chất lượng; (5) Nhập kho, dán tem kiểm tra, vào thẻ kho và lập phiếu nhập kho 3 liên.
2. Công ty xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu dự phòng tỷ lệ bao nhiêu so với định mức tiêu hao?
Công ty xác định tổng hạn mức cấp phát là 101,5% định mức tiêu dùng và lập kế hoạch mua sắm vật tư bằng 105% so với định mức để phòng ngừa rủi ro sai sót và thiếu hụt.
3. Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu không thể thu hồi trong quá trình lưu chuyển tại công ty chiếm khoảng bao nhiêu?
Phần hao phí do đổ vỡ, rơi vãi, hỏng hóc trong quá trình khai thác, vận chuyển và dự trữ kho không thể thu hồi chiếm khoảng 2% trong quá trình lưu chuyển của nguyên vật liệu.
4. Mức thưởng - phạt vật chất cụ thể được tác giả đề xuất cho các bộ phận như thế nào?
Tác giả đề xuất: Thưởng 0,5% giá trị NVL cho nhân viên mua hàng tốt; thưởng 300.000 đồng/người/tháng cho cán bộ kho quản lý tốt; thưởng 50% giá trị vật tư tiết kiệm cho công nhân trực tiếp; thưởng 10% giá trị vật tư tiết kiệm cho tổ đội thi công; phạt bồi thường 100% giá trị hao hụt vượt định mức do lỗi chủ quan.
Kết luận
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Xuân Trường đã phân tích chi tiết thực trạng công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Quang Trung giai đoạn 2013 - 2016. Nghiên cứu chỉ rõ các nút thắt trong công tác kho bãi, định mức kỹ thuật và phương tiện vận chuyển, đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ từ quản trị vốn, hiện đại hóa thiết bị đến đòn bẩy khuyến khích vật chất. Báo cáo là tài liệu tham khảo có giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác quản trị vật tư trong các doanh nghiệp ngành xây dựng cơ bản.
