CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm cơ bản.1Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu. Chính vì vậy, quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Sau đây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức.TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp, từng khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Donnelly Jr, Jame L. Ivancench: Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Ý tưởng xem cơ cấu như một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy tắc, thủ tục và xác định quyền hạn.” Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. - Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.2 Khái niệm về phân quyền 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công việc quản trị. Nguyễn Thành Độ và PGS.
Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó. - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổ chức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đối với tổ chức. Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có được điều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năng của mình.
Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mình đảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Khi chức năng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽ được ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng và sẽ được giải quyết ổn thỏa nhất. Cơ cấu phù hợp giúp cho mỗi người tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình từ đó nâng cao tinh thần học hỏi, nghiên cứu làm tăng tính chuyên môn, 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com năng lực. Với quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện của từng người. Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sự sáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ khác nhau. Tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định được công việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đề một cách cơ động theo ý kiến của bản thân, để đưa vấn đề giải quyết một cách chính xác.
Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là việc rất cần thiết và quan trọng trong doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp cải thiện, hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách tốt hơn và phù hợp hơn, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau: Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các bộ phận hay cá nhân trong tổ chức. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Tính phức tạp: Phản ánh mức số lượng các cấp.
Các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càng cao và ngược lại. Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất thích hợp.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a.
Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về hệ thống.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Tổng Giám Đốc Giám Đốc tuyến 1 GiámĐốc Giám Đốctuyến tuyến22 AA1 1 A2 BB1 1 B2 Ưu điểm: Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu.
Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Mô hình này chỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa. Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc, những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những lãnh đạo nhận thực hiện một chức năng nhất định. Trong kiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. TổngGiám Tổng GiámĐốc Đốc GiámĐốc Giám Đốc GiámĐốc Giám Đốc GiámĐốc Giám Đốc chứcnăng chức năngAA chứcnăng chức năngBB chứcnăng chức năngCC Ưu điểm: Phản ánh logic các chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo. Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn.
Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ. Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện. Nhược điểm. Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.