Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống cơ quan quản lý nhà nước, văn phòng giữ vai trò là bộ phận trọng yếu thực hiện hai chức năng cơ bản: tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần nhằm bảo đảm sự vận hành thông suốt của bộ máy điều hành. Tại Việt Nam, quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa cùng tiến trình hội nhập quốc tế đặt ra yêu cầu cấp thiết về cải cách hành chính (CCHC). Trọng tâm của CCHC là đơn giản hóa và công khai quy trình thủ tục, nâng cao hiệu lực quản lý, giảm thiểu phiền hà, sách nhiễu và đáp ứng sự hài lòng của tổ chức, công dân. Trong bối cảnh đó, hiện đại hóa văn phòng được xác định là điều kiện tiên quyết để thúc đẩy cải cách hành chính.

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán – một lĩnh vực tài chính đặc thù vận hành dựa trên công nghệ thông tin và dữ liệu điện tử. Đứng trước yêu cầu nâng cao chỉ số cải cách hành chính và năng lực điều hành trong tình hình mới, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBCKNN là vấn đề có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Đánh giá khái quát thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
    2. Đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính.
    2. Đánh giá mối quan hệ giữa hiện đại hóa văn phòng và yêu cầu cải cách hành chính tại cơ quan quản lý chuyên ngành.
    3. Khảo sát, phân tích thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại UBCKNN; chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại.
    4. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hiện đại hóa văn phòng tại đơn vị.
  • Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
    • Đối tượng nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
    • Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (trụ sở tại số 234 Lương Thế Vinh, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội và bộ phận đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh); dữ liệu khảo sát và thông tin hoạt động tập trung vào giai đoạn 2016 – 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các khái niệm chuyên ngành quản trị văn phòng và khoa học hành chính:

  • Khái niệm hiện đại hóa văn phòng: Được định nghĩa là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng; trang bị cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại và xây dựng đội ngũ nhân sự có tri thức nhằm giảm thiểu hao phí lao động sống, tiết kiệm thời gian, duy trì năng suất và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.
  • Khái niệm và xu hướng cải cách hành chính: CCHC được tiếp cận theo nghĩa rộng (quá trình thay đổi căn bản, liên tục về cơ cấu quyền lực hành pháp và phương thức quản lý nhà nước) và nghĩa hẹp (hoàn thiện thể chế, bộ máy, phương pháp quản lý, chuẩn hóa đội ngũ). Các xu hướng CCHC được phân tích gồm: cải cách hành chính công, tăng cường xã hội hóa/tư nhân hóa dịch vụ công, cải cách chế độ công vụ – công chức và tái cấu trúc tổ chức bộ máy theo mô hình phẳng.
  • Nội dung cốt lõi của hiện đại hóa văn phòng: Gồm 4 trụ cột: (1) Con người làm việc văn phòng; (2) Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; (3) Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ; (4) Bài trí công sở theo hướng hiện đại.
  • Nguyên tắc và yêu cầu: 4 nguyên tắc (Đồng bộ, Thống nhất, Toàn diện, Công khai minh bạch) và 3 yêu cầu (Phù hợp với công nghiệp hóa - hiện đại hóa, Mang tính thiết thực, Đẩy mạnh ứng dụng khoa học kỹ thuật và tổ chức lao động khoa học).
  • Văn bản pháp lý nền tảng: Quyết định số 538/QĐ-BTC ngày 22/03/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBCKNN; Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 25/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp; Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác văn phòng:

  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp ghi nhận không gian làm việc, sự phân bố trang thiết bị, quy trình tác nghiệp và giao tiếp hành chính tại cơ quan.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát: Thu thập số liệu nhân sự, thống kê số lượng và tình trạng vận hành của trang thiết bị văn phòng năm 2016.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và công chức văn phòng (tiêu biểu là phỏng vấn Phó Trưởng phòng Hành chính) về chất lượng nhân lực và khó khăn khi vận hành phần mềm nghiệp vụ.
  • Phương pháp nghiên cứu, phân tích tài liệu: Khai thác báo cáo nội bộ, quy chế làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ và các công trình giáo trình, bài báo khoa học liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về hiện đại hóa và cải cách hành chính, khẳng định hiện đại hóa văn phòng là bộ phận cấu thành của hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Văn bản đi sâu phân tích 4 nội dung trọng tâm của văn phòng hiện đại:

  1. Yếu tố con người: Người làm việc văn phòng là nhân vật trung tâm, chuyển dịch từ lao động sự vụ thuần túy sang lao động thông tin đòi hỏi trình độ cao, tính sáng tạo, đa năng về nghiệp vụ - kỹ thuật, khả năng giao tiếp ứng xử và phẩm chất cá nhân (chín chắn, tự tin, dám chịu trách nhiệm).
  2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị: Nhóm đồ dùng thông thường và nhóm thiết bị thu thập, xử lý thông tin (máy tính, máy in, máy photocopy, thiết bị số hóa, mạng truyền thông và phần mềm ứng dụng) bảo đảm hỗ trợ toàn diện công tác tham mưu.
  3. Phương pháp thực hiện kỹ năng nghiệp vụ: Chuẩn hóa quy trình làm việc, xây dựng các quy tắc tác nghiệp khoa học nhằm đồng bộ hóa quy trình xử lý thông tin.
  4. Bài trí công sở: Thiết kế không gian làm việc (mở, kín, tập trung, phân tán) kết hợp xử lý các yếu tố vi khí hậu (âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, không khí) nhằm nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí vận hành.

Chương này cũng xác lập 4 nguyên tắc, 3 yêu cầu và làm rõ 4 nhóm ý nghĩa của HĐH văn phòng đối với CCHC: tạo tiền đề thể chế và công nghệ; giảm thiểu thời gian và ách tắc trong luân chuyển thông tin; giải phóng nhà quản lý khỏi công việc sự vụ để tập trung hoạch định; tiết kiệm chi phí và ngân sách công.

Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBCKNN (cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính quản lý thị trường chứng khoán với 15 đơn vị trực thuộc) và đi sâu khảo sát thực trạng văn phòng theo 4 nội dung lý luận:

  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự Văn phòng UBCKNN: Được tổ chức theo Quyết định số 538/QĐ-BTC gồm 05 đơn vị trực thuộc. Tính đến tháng 12/2016, tổng biên chế là 27 người (01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng, 03 Trưởng phòng và 21 công chức, viên chức). Về phân loại biên chế có 5 cán bộ, 17 công chức và 4 viên chức.
  • Đặc điểm đội ngũ nhân sự:
    • Độ tuổi: Nhóm tuổi 35 – 50 chiếm tỷ lệ chủ yếu, có kinh nghiệm dày dặn nhưng khả năng thích ứng công nghệ mới còn chậm; nhóm tuổi 24 – 30 chiếm tỷ lệ nhỏ, nhạy bén công nghệ nhưng số lượng hạn chế.
    • Trình độ chuyên môn: Tỷ lệ đại học và trên đại học chiếm đa số (có cán bộ trình độ thạc sĩ, một số đang hoàn thiện đại học từ trung cấp). Tuy nhiên, phần lớn tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, ngân hàng; tỷ lệ nhân sự đào tạo đúng chuyên ngành Quản trị văn phòng hoặc Văn thư – Lưu trữ rất thấp.
    • Trình độ tin học và kỹ năng: Trình độ tin học đáp ứng tốt việc xử lý giao dịch điện tử; kỹ năng hoạch định và tổ chức sự kiện/chuyến công tác được đánh giá tốt; kỹ năng giao tiếp niềm nở thực hiện theo phương châm "Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi". Ngược lại, kỹ năng kiểm tra, giám sát văn bản còn thiếu chặt chẽ; kỹ năng quản lý thời gian của một bộ phận công chức chưa tối ưu.
  • Cơ sở vật chất và trang thiết bị: Văn phòng đặt tại Tầng 2, Tòa nhà D, số 234 Lương Thế Vinh. Mỗi vị trí làm việc được trang bị máy tính kết nối mạng, máy in, máy scan và tủ hồ sơ. Đơn vị trang bị đầy đủ máy chiếu phòng họp, điều hòa, tổng đài điện thoại, máy photocopy, phương tiện PCCC. Tuy nhiên, một số máy tính qua thời gian sử dụng dài đã cũ, máy fax và máy hủy tài liệu ít được sử dụng thuần thục dẫn đến dồn ứ tài liệu hỏng.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin:
    • Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành: Cho phép tiếp nhận, xử lý, phát hành và tra cứu công văn đi/đến trên môi trường mạng, thay thế quy trình phát hành bản giấy thủ công.
    • Phần mềm eDoc / eDoc-like: Thực hiện tích hợp văn bản điều hành, gửi nhận và xin cấp số công văn, quyết định tự động liên thông hai chiều giữa UBCKNN và Bộ Tài chính.
    • Phần mềm Quản lý tài sản: Hỗ trợ theo dõi, kiểm kê và báo cáo tài sản công của cơ quan.
  • Quy trình nghiệp vụ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và văn bản quy phạm pháp luật theo Thông tư 25/2011/TT-BTP; xây dựng quy trình tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa.

Chương 3: Một số đề xuất nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Trên cơ sở đánh giá các hạn chế về cơ cấu chuyên môn, tình trạng thiết bị cũ và hiện tượng nghẽn mạng cục bộ khi xử lý phần mềm, tác giả đề xuất 8 nhóm giải pháp đồng bộ:

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định: Tiếp tục bổ sung, cụ thể hóa quy chế làm việc và nhiệm vụ của từng phòng ban văn phòng căn cứ theo các quy định mới của Nhà nước và Bộ Tài chính.
  2. Nâng cao nhận thức lãnh đạo: Quán triệt vai trò chiến lược của công tác văn phòng hiện đại đối với chỉ số cải cách hành chính của UBCKNN.
  3. Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng: Mở các lớp tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ hành chính - văn thư cho nhân sự học trái ngành; bồi dưỡng kỹ năng tin học văn phòng nâng cao và kỹ năng quản lý thời gian.
  4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp đường truyền, hoàn thiện các tính năng của phần mềm quản lý văn bản, liên thông eDoc thông suốt.
  5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015: Chuẩn hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý, luân chuyển văn bản và giải quyết thủ tục một cửa theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.
  6. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị: Lập kế hoạch tài chính thay thế định kỳ hệ thống máy tính cũ, trang bị máy móc hiện đại đồng bộ.
  7. Cải tiến lề lối làm việc: Tăng cường kỷ luật kỷ cương hành chính, nâng cao trách nhiệm kiểm tra giám sát quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
  8. Bố trí nơi làm việc khoa học: Sắp xếp lại mặt bằng công sở hợp lý, kết hợp hài hòa không gian mở nhằm tối ưu hóa diện tích, ánh sáng và luồng trao đổi thông tin.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp hệ thống dữ liệu thực tế về cơ cấu tổ chức, nhân lực và trang thiết bị kỹ thuật của Văn phòng UBCKNN tại thời điểm nghiên cứu:

Tiêu chí Số liệu thực tế tại Văn phòng UBCKNN (năm 2016)
Tổng số nhân sự 27 người (01 Chánh VP, 02 Phó Chánh VP, 03 Trưởng phòng, 21 chuyên viên/nhân viên)
Phân bổ theo phòng • Phòng Hành chính: 08 người
• Phòng Tổng hợp dự báo: 02 người
• Phòng Thư ký: 03 người
• Phòng Thông tin và quan hệ đại chúng: 06 người
• Đại diện Văn phòng tại TP.HCM: 05 người
Cơ cấu ngạch công chức • Cán bộ: 05 người
• Công chức: 17 người
• Viên chức: 04 người
Cơ cấu độ tuổi Nhóm 35 – 50 tuổi chiếm đa số; Nhóm 24 – 30 tuổi chiếm tỷ lệ thấp
Trình độ chuyên môn Trình độ Đại học chiếm chủ yếu, có Thạc sĩ; chủ yếu đào tạo ngành Kinh tế, Ngân hàng
Hệ thống phần mềm nghiệp vụ • Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
• Phần mềm liên thông eDoc / eDoc-like (kết nối Bộ Tài chính)
• Phần mềm Quản lý tài sản
Trang thiết bị văn phòng Máy vi tính kết nối mạng, máy in, máy scan, máy photocopy, máy fax, máy hủy tài liệu, điều hòa, tủ lạnh, máy lọc nước, hệ thống PCCC

Các đóng góp cụ thể của khóa luận:

  • Về mặt lý luận: Khái quát hóa và làm rõ mối quan hệ tương hỗ giữa 4 trụ cột hiện đại hóa văn phòng với tiến trình cải cách hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước chuyên ngành kinh tế - tài chính.
  • Về mặt thực tiễn: Khảo sát toàn diện thực trạng công tác văn phòng tại UBCKNN; chỉ ra những đặc thù về nhân sự (độ tuổi, trình độ trái ngành) và hạn chế kỹ thuật; đề xuất 8 nhóm giải pháp có tính khả thi trực tiếp phục vụ công tác quản lý của đơn vị.
  • Tính mới: Là công trình nghiên cứu chuyên biệt, độc lập đầu tiên về hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Do điều kiện thời gian của khóa học và phạm vi giới hạn, đề tài tập trung khảo sát dữ liệu nhân sự và trang thiết bị tại thời điểm năm 2016; việc phân tích các giải pháp công nghệ thông tin và phần mềm nghiệp vụ chủ yếu dừng ở góc độ khảo sát quy trình tác nghiệp của người sử dụng, chưa đánh giá sâu các tham số kỹ thuật và tính an toàn bảo mật hệ thống.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu đánh giá mức độ hài lòng của các tổ chức, cá nhân tham gia thị trường chứng khoán đối với thủ tục hành chính một cửa tại UBCKNN; nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ và lộ trình chuyển đổi số toàn diện công tác văn thư - lưu trữ ngành chứng khoán.

Giá trị tham khảo

Công trình là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Văn thư – Lưu trữ và Hành chính công khi nghiên cứu về mô hình hiện đại hóa công sở và chuyển đổi phương thức quản trị hành chính.
  • Cán bộ, lãnh đạo văn phòng tại các cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là các đơn vị hành chính trực thuộc Bộ Tài chính, trong việc tham khảo mô hình tổ chức bộ máy, triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành liên thông (eDoc) và quy trình áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 vào thực tiễn công tác văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

1. Bốn nội dung trụ cột của hiện đại hóa văn phòng được xác định trong khóa luận là gì? Khóa luận xác định 4 nội dung cốt lõi cấu thành văn phòng hiện đại bao gồm: (1) Con người làm việc văn phòng (chuyển sang lao động thông tin, nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ và kỹ năng mềm); (2) Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng (máy tính, thiết bị ngoại vi, phương tiện truyền thông và phần mềm ứng dụng); (3) Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ (chuẩn hóa các quy tắc, quy trình xử lý công việc); (4) Bài trí công sở theo hướng hiện đại (thiết kế không gian khoa học, tích hợp và tối ưu hóa môi trường vi khí hậu).

2. Cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự của Văn phòng UBCKNN được khảo sát như thế nào? Theo Quyết định số 538/QĐ-BTC, Văn phòng UBCKNN gồm 5 đơn vị: Phòng Hành chính, Phòng Thư ký, Phòng Tổng hợp dự báo, Phòng Thông tin và quan hệ công chúng, Đại diện Văn phòng tại TP.HCM. Quy mô nhân sự thời điểm khảo sát năm 2016 gồm 27 người (01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng, 03 Trưởng phòng, 21 công chức, viên chức); phân loại theo ngạch gồm 5 cán bộ, 17 công chức và 4 viên chức.

3. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào về đội ngũ nhân sự tại Văn phòng UBCKNN? Đội ngũ nhân sự có hai hạn chế chính: Về cơ cấu độ tuổi, nhóm tuổi 35 – 50 chiếm đa số, giàu kinh nghiệm nhưng khả năng thích ứng và nhạy bén với công nghệ mới còn hạn chế; Về trình độ đào tạo, phần lớn nhân sự tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, ngân hàng, rất ít người được đào tạo đúng chuyên ngành Quản trị văn phòng hay Văn thư – Lưu trữ, gây ảnh hưởng nhất định đến tốc độ xử lý một số nghiệp vụ hành chính chuẩn tắc.

4. Những phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin nào đang vận hành tại đơn vị? Văn phòng UBCKNN triển khai 3 hệ thống phần mềm nghiệp vụ chính: Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (quản lý công văn đi, đến, luân chuyển văn bản nội bộ); Hệ thống eDoc / eDoc-like (tích hợp văn bản điều hành, gửi nhận và cấp số tự động liên thông với Bộ Tài chính); Phần mềm Quản lý tài sản (theo dõi, thống kê và kiểm soát tài sản công).

5. Tác giả đề xuất các giải pháp trọng tâm nào để đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng tại UBCKNN? Tác giả đề xuất 8 giải pháp: (1) Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ; (2) Nâng cao nhận thức lãnh đạo; (3) Đẩy mạnh đào tạo bồi dưỡng chuyên môn và CNTT; (4) Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin và nâng cấp phần mềm; (5) Ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015; (6) Đầu tư đổi mới trang thiết bị, thay thế máy tính cũ; (7) Cải tiến lề lối làm việc và kỷ luật hành chính; (8) Bố trí không gian nơi làm việc khoa học, hợp lý.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Uông Thị Hạnh đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng gắn với các yêu cầu cải cách hành chính trong khu vực công. Thông qua việc khảo sát thực tiễn tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, công trình phản ánh khách quan bức tranh tổ chức bộ máy, thực trạng nhân sự, cơ sở vật chất và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị. Hệ thống 8 nhóm giải pháp được đề xuất xuất phát từ chính thực trạng khảo sát, cung cấp luận cứ khoa học và thực tiễn thiết thực nhằm nâng cao năng lực điều hành, chuẩn hóa quy trình và thúc đẩy chỉ số cải cách hành chính của UBCKNN.