Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính 1. Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng 1.1 Khái niệm về hiện đại hóa Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 16 năm qua đã mang lại nhiều thành tựu .Chính vì vậy, công nghiệp hóa – hiện đại hóa là hai từ then chốt để nói về sự phát triển kinh tế, quan niệm đơn giản về công nghiệp hóa cho rằng “ công nghiệp hóa là đưa đặc tính công nghiệp cho một hoạt động, trang bị ( cho một bùng, một nước), các nhà máy, các loại công nghiệp”1. Tuy nhiên, quan niệm mang tính triết tự này được hình thành trên cơ sở khái quát quá trình hình thành lịch sử công nghiệp hóa ở các nước Tây Âu, Bắc Mỹ. Còn khái niệm “ hiện đại hóa” chứa đựng những nội hàm mang tính kinh tế - xã hội, văn hóa – xã hội và thiết chế sâu rộng.
Hiện đại hoá (tiếng Pháp moderniser): “Thuật ngữ văn hoá học dùng để xác định quá trình vận động từ xã hội tiền công nghiệp dựa trên truyền thống tới một hệ thống kinh tế và chính trị, cũng như văn hoá tiêu biểu cho sự phát triển của các nước tư bản”2. Những yếu tố cơ bản của quá trình này là khả năng sử dụng những kỹ thuật hiện đại trong những ngành then chốt của sản xuất được đẩy mạnh, hình thức tiêu thụ được mở rộng, những điều kiện mới (về xã hội, chính trị, văn hoá) được phát triển, nền sản xuất mới được hình thành. Quá trình hiện đại hoá bao gồm cả việc nắm vững những kiểu dạng mới của sinh hoạt tinh thần (kiểu tư duy mới). 1 Tạp chí Người đưa tin UNESCO, số 12,1989 2 Tạp chí Người đưa tin UNESCO, số 12,1989 8 Luan van Theo Từ điển Tiếng việt năm 2009, nhà xuất bản Đà Nẵng giải thích hiện đại hóa (1) “ làm cho mang tính chất của thời đại mới” (hiện đại hóa vở chèo cổ) (2) “ làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền công nghiệp hiện đại (công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hiện đại hóa nông thôn)3.[17,439] Theo tạp chí Tia sáng của Nhật Bản thì “Hiện đại hóa là những thành tựu chứa đựng cả hai mặt vật chất và tinh thần – mặt vật chất là những phương tiện giúp con người sống sung sướng hơn và mặt tinh thần là một phương cách tư duy tương ứng”.
[13,214] Như vậy, khái niệm hiện đại hóa là một khái niệm rất trừu tượng và để hiểu đầy đủ hơn ta xét cùng khái niệm công nghiệp hóa. Dựa trên các cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng đưa ra như trên , tôi xin đưa ra quan điểm cá nhân về khái niệm: “Hiện đại hóa là quá trình cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái cũ, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu của con người mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và nhanh chóng nhất”.2 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng. Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng như sau: Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng.
Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì được năng suất lao động cao. 3 Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học chỉ biên, NXB Đà Nẵng , năm 2009, tr 439 9 Luan van Dựa trên các các cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng do các tác giả đưa ra như trên từ phía cá nhân tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm: Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, duy trì được năng suất lao động, phát huy hiệu quả của văn phòng. Khái niệm về cải cách hành chính Thuật ngữ "cải cách" được sử dụng phổ biến trong ngôn ngữ phương Tây và phương Đông, được hiểu là một quá trình, một hoạt động có ý thức, có mục đích làm thay đổi, cải biến những cái cũ theo hướng tốt hơn hoặc thay thế cái cũ bằng cái mới. Cải cách có thể diễn ra ở những cấp độ, mức độ khác nhau.
Có những hoạt động cải cách có tính chất cách mạng, có những cuộc cải cách chỉ là sự thay đổi ít nhiều so với ban đầu. Cải cách là thay đổi những bộ phận cũ không hợp lý cho thành mới, đáp ứng yêu cầu của tình hình khách quan. Cải cách bao gồm tập hợp của nhiều cải tiến, sáng kiến, biến đổi. Cải cách còn được xem là một biện pháp giải quyết những đòi hỏi của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể và yêu cầu phải hoàn tất trong một thời gian nhất định.
Với ý nghĩa đó, cải cách hiện diện trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Thuật ngữ “Hành chính” là quản lý, lãnh đạo. Hiện nay, có khá nhiều cách hiểu và giải thích khác nhau về thuật ngữ này, tuỳ theo góc độ tiếp cận của từng nhà nghiên cứu. Tuy có nhiều cách tiếp cận, nhưng đặc điểm cơ bản của hành chính xuất phát từ việc trong bất kỳ xã hội nào cũng cần có sự phân công lao động, cần tới sự xác lập những tỉ lệ giữa các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
Như vậy, hành chính theo nghĩa chung là quản lý công việc, quản lý xã hội theo nghĩa riêng, hẹp hơn là công việc nhà nước và tổ chức 10 Luan van quản lý nhà nước. Về cơ bản, hành chính là tổng thể những hoạt động (thao tác) nhất định do con người, chủ thể quản lý thực hiện đối với khách thể quản lý nhằm cải tạo khách thể, bảo đảm cho nó vận động tới một mục tiêu đã định. Hành chính chính là hoạt động quản lý của con người để tạo ra sự vận hành mang tính hệ thống của xã hội. Căn cứ vào quan niệm về cải cách và hành chính đã làm rõ ở trên thì cải cách hành chính chính là hoạt động có ý thức và mục đích của con người nhằm hợp lý hóa, hay khắc phục các khiếm khuyết trong các chương trình điều hành, quản lý các hệ thống.
Như vậy, cải cách hành chính có thể hiểu theo hai cách như sau: Theo nghĩa rộng: CCHC là một quá trình thay đổi căn bản,lâu dài, liên tục bao gồm cơ cấu quyền lực hành pháp và tất cả các hoạt động có ý thức của bộ máy Nhà nước nhằm đạt được sự hợp tác giữa các bộ phận và các cá nhân vì mục đích chung của cộng đồng và phối hợp các nguồn lực để tạo ra hiệu lực, hiệu quả quản lý và các sản phẩn phục vụ nhân dân thông qua phương thức tổ chức và thực hiện quyền lực. Theo nghĩa hẹp: CCHC là một quá trình thay đổi nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả hành chính, cải tiến tổ chức, chế độ và phương pháp hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức hành chính mới trong lĩnh vực quản lý của bộ máy hành chính Nhà nước. Bên cạnh đó, một số tác giả khác cho rằng, CCHC không nhất thiết phải tạo ra sự thay đổi toàn bộ các nội dung của nền hành chính mà là thay đổi một hoặc một số nội dung của nền hành chính, chẳng hạn CCHC được hiểu “như là một quá trình cải tiến bộ phận, cải cách từng phần, từng bước hệ thống hành pháp của bộ máy nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước, cải tiến tổ chức, chế độ và phương pháp hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức hành chính mới trong nền hành chính nhà nước, có liên quan đến cải cách các lĩnh vực quản lý khác nhau của bộ máy 11 Luan van nhà nước”4. Theo cách diễn đạt này, không phải cứ nói đến CCHC là nói đến một quá trình cải biến có kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu hoàn thiện toàn bộ các nội dung của nền hành chính nhà nước (như thể chế, cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành, chuẩn hóa đội ngũ cán bộ công chức, tài chính công….) mà tùy từng quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển, CCHC hướng vào hoàn thiện một hoặc một số nội dung của nền hành hành chính.
Từ các cách hiểu về khái niệm CCHC thì tôi mạnh dạn đưa ra quan điểm cá nhân như sau: Cải cách hành chính là hoạt động cải tạo, nâng cấp, hoàn thiện công tác quản lý cho tất cả các hệ thống trong xã hội. Trong công cuộc cải cách hành chính nước ta hiện nay, các cơ quan đang thực hiện chỉ thị từ Chính phủ về việc đẩy mạnh các xu hướng cải cách. Và sau đây là một số xu hướng CCHC cơ bản đó là: - Xu hướng cải cách hành chính công Ở nhiều nước theo mô hình quản lý mới, thay cho việc cấp phát ngân sách hàng năm trên căn cứ vào biên chế, người ta đã tiến hành cấp phát ngân sách theo chương trình, dự án cụ thể (trừ những chi tiêu tất yếu và ổn định) nhằm tăng cường hiệu quả, tiết kiệm tiền thuế do nhân dân đóng góp. Việc cấp phát ngân sách được kiểm tra rất chặt chẽ, đảm bảo những quy tắc tài chính và coi trọng tính hiệu quả.
- Xu hướng tăng cường tư nhân hóa Quá trình tư nhân hóa là giải pháp mạnh mẽ nhất được áp dụng trong cải cách hành chính ở các nước phát triển. Các nhà nước theo đuổi mô hình quản lý công mới luôn tìm cách giảm bớt số lượng và quy mô của các dịch vụ vốn trước đây do nhà nước tự mình cung cấp và chuyển giao lại cho khu vực tư nhân đảm nhiệm.