chương 1 Chương này trình bày giới thiệu tổng quát về vấn đề nghiên cứu về chất lượng của hệ thống thông tin kế toán thông qua những nghiên cứu liên quan trên thế giới và ở Việt Nam, làm cơ sở xây dựng mô hình nghiên cứu và đưa ra các giả thuyết nghiên cứu. Với các nghiên cứu trước đây, đã chỉ ra rằng hiểu biết của nhà quản lý về AIS và kế toán, cam kết của nhà quản lý; hiệu quả phần mềm và các trình ứng dụng kế toán; chất lượng dữ liệu; tham gia của nhân viên; huấn luyện và đào tạo nhân viên; và Môi trường văn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện AIS cũng như chất lượng của A LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán 2.1 Hệ thống Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau được sắp xếp theo một trình tự nhất định để cùng thực hiện một số mục tiêu của tổ chức. Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau: - Các thành phần và bộ phận trong hệ thống. - Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong.
- Phạm vi, giới hạn của hệ thống. - Các mục tiêu hướng đến hệ thống. Một hệ thống tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau, có thể chứa nhiều hệ thống con mang tính chất như một hệ thống, có nhiều cách thức và các phương tiện liên kết với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của hệ thống. Hệ thống được phân loại theo nhiều cách thức khác nhau: - Theo sự phân cấp hệ thống: hệ thống cấp thấp và hệ thống cấp cao.
- Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài: hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng .Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần trong hình sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1: Các thành phần của hệ thống thông tin Nguồn: Thái Phúc Huy và cộng sự, 2012 Dữ liệu đầu vào: bao gồm tất cả các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. Hệ thống xử lý: bao gồm các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu đầu vào như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra thông tin theo mục đích sử dụng. Lưu trữ: lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra trong quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin khác. Kiểm soát – phản hồi: kiểm soát quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho người sử dụng.3 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14 việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định. Quá trình này được diễn giải như sau: ₋ Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết ₋ Đưa ra các phương án giải quyết ₋ Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án ₋ Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin hoặc theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thống này thu thập phản ánh: Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống hỗ trợ điều hành. Phân loại theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh: quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh thành các sản phẩm, do đó hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau.
Dựa vào đặc điểm này hệ thống thông tin quản lý bao gồm: Hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin tài chính… 2.4 Hệ thống thông tin kế toán (AIS) Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin kế toán (AIS). Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, lưu trữ xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính cho người sử dụng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 Một số các định nghĩa khác về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kế toán (AIS) được xem là một hệ thống con của một hệ thống thông tin quản lý, và chức năng chính của nó là để xử lý giao dịch tài chính, cũng như các giao dịch phi tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý các giao dịch tài chính. Hệ thống thông tin là một công cụ được sử dụng bởi các nhà quản lý để làm tăng lợi thế cạnh tranh (Stair và Reynolds, 2006), và là một công cụ kiểm soát quản lý ngắn hạn thông tin nội bộ (giá, chi phí và dòng tiền), cũng như thông tin cạnh tranh bên ngoài (Mitchell và cộng sự, 2000). Hệ thống thông tin là một hệ thống quan trọng cung cấp thông tin kế toán chất lượng cho các nhà quản lý ở mọi cấp độ của tổ chức, được sử dụng trong việc đưa ra các quyết định hữu ích (Shipper và Vincent, 2003) Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Hình 2.2: Mối quan hệ giữa (AIS) và hệ thống thông tin quản lý (MIS) Nguồn: Gelinas, Sutton & Oram, 1999 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 16 Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng có thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin: Dữ liệu đầu vào: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được đưa vào hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng; các đối tượng kế toán; hệ thống các đối tượng quản lý.
Hệ thống xử lý: tập hợp tất cả các những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích bao gồm: quy trình luân chuyển chứng từ và quá trình kinh doanh; hình thức ghi sổ, cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; quy trình phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh; phương thức xử lý (bằng máy, phần mềm, thủ công); bộ máy xử lý, tổ chức công việc trong bộ máy kế toán. Lưu trữ: dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức: hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán (hệ thống kế toán thủ công); các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu (môi trường công nghệ thông tin). Kiểm soát: bao gồm những quy định thủ tục chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán đảm bảo tính trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thông tin kết xuất: thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung các báo cáo kế toán (báo cáo kế toán, báo cáo quản trị) và hệ thống sổ sách kế toán.
Theo đặc điểm của việc cung cấp thông tin và phương thức xử lý của hệ thống thông tin, hệ thống thông tin được chia thành các loại sau đây: Theo đặc điểm của thông tin cung cấp: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, ngân hàng, kiểm toán… Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 17 - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính của chúng đối với tổ chức. -Theo phương thức xử lý: - Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý, thiết lập các báo cáo điều được thực hiện thủ công và ghi chép bằng tay. - Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán.
- Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: các quá trình thực hiện, vận hành của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, lưu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin… 2.5 Chất lượng hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán được xem ra công cụ, quy trình tạo ra thông tin kế toán như vậy khi xem xét chất lượng hệ thống thông tin kế toán phải xét đến các khía cạnh về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin kế toán và chất lượng của hệ thống thông qua quy trình tạo ra thông tin kế toán.