CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa Khái niệm: Thương mại theo luật thương mại Việt Nam ( được quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 12 thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hóa trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.
Nói cách khác là hàng hóa trong DNTM là những hàng hóa, vật tư,… mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Trị giá hàng mua vào, bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua hàng hóa. Hàng hóa trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. 3 - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật. Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.
Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại -Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
-Bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. -Bảo quản và dự trữ hàng hoá là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.2 Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hóa.
Tính giá thành thực tế của hàng hóa đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoặc thu mua hàng hóa về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán hàng hóa, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hóa ( lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ… thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hóa để tăng 4 cường quản lý hàng hóa một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.3 Phân loại và đánh giá hàng hóa.1 Phân loại hàng hóa Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có giá cả khác nhau.
Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hoá chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, bông vải sợi… Theo nguồn gốc sản xuất, hàng hóa được chia thành: - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Theo khâu lưu thông, hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn - Hàng hoá ở khâu bán lẻ Theo phương thức vận động, hàng hóa được chia thành: - Hàng hoá chuyển qua kho - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng 1.2 Đánh giá giá trị của hàng hóa. a) Tính giá hàng hóa nhập kho - Đối với hàng hóa mua ngoài: Giá thực tế = Giá + Các khoản thuế+ Chi phí – Các khoản giảm giá, nhập kho mua không hoàn lại thu mua chiết khấu thương mại 5 Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. + Đối vơi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán. Các khoản thuế không hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không khấu trừ) Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua,.
Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận. Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách. khoản này ghi giảm giá mua hàng hóa. - Đối với hàng hóa mà doanh nghiệp nhận góp vốn Giá thực tế= Giá hàng hóa + Chí phí liên quan nhập kho do Hội đồng định giá - Đối với hàng hóa điều chuyển: Giá thực tế = Giá hàng hóa + Chi phí liên quan nhập kho do Hội động định giá - Hàng hóa được biếu tặng: Giá thực tế = Giá thực được xác + Chi phí vận chuyển nhập kho định theo giá thị trường bốc xếp b) Tính giá hàng hóa xuất kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho được xác định theo một trong 4 phương pháp sau: phương pháp thực tế đích danh, 6 phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).
a) Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. b) Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá cả hàng hóa khi nhập, xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền này có thể được thực hiện theo cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) + Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá thực tế hàng hóa + Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá bình quân = Cả kỳ dự trữ Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập(bình quân liên hoàn: Sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: 7 Đơn giá Trị giá hàng tồn kho sau lần nhập thứ i nhập kho = lần thứ i Số lượng hàng tồn kho sau lần nhập thứ i c) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. d) Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên. Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa.
Về lý thuyết, toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa phải được tính toán phân bổ cho hàng hóa đã bán và hàng tồn kho chưa bán được vào lúc cuối kỳ.