CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ MỤC TIÊU BẰNG CÔNG CỤ OKRs 1. Khái quát về quản trị mục tiêu trong các doanh nghiệp 1. Quá trình phát triển của các lý thuyết quản trị và sự xuất hiện lý thuyết quản trị mục tiêu Học thuyết quản trị cổ điển hình thành từ đầu thế kỷ 20 do Frederich Winslow Taylor đặt nền móng với cuốn sách “Các nguyên tắc quản lý theo khoa học” xuất bản vào năm 1911 được gọi là lý thuyết quản trị khoa học. Lý thuyết quản trị khoa học đề cập đến các vấn đề trong quan hệ quản lý giữa người chủ và thợ (người làm thuê); tiêu chuẩn hóa các công việc; chuyên môn hóa lao động; lựa chọn công cụ lao động thích hợp và môi trường lao động phù hợp; quan niệm “con người kinh tế”.
Năm 1916 lý thuyết quản trị hành chính được đưa ra ở Pháp bởi Henry Fayol được thể hiện trong cuốn sách “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp” tiếp cận vấn đề quản trị từ trên xuống dưới, tập trung vào bộ máy lãnh đạo; lý thuyết đề cập đến 14 nguyên tắc trong quản trị hành chính; và đặc biệt đề cập đến vấn đề về con người và đào tạo trong quản lý. Nếu như các lý thuyết quản trị cổ điển tập trung nghiên cứu vào người quản lý và tầng lớp lãnh đạo thì đến những năm 1920-1930, học thuyết tâm lý xã hội đã quan tâm đến vai trò của người lao động. Các tư tưởng quản trị của Mary Parket Follet, học thuyết của Elton Mayo, lý thuyết về bản chất con người (hay còn gọi là học thuyết X-Y), và lý thuyết về hệ thống nhu cầu con người của Maslow đã chỉ ra được tầm quan trọng của người lao động đến động lực phát triển của tổ chức. Học thuyết quản trị định lượng trong giai đoạn 1970-1980 tập trung vào việc sử dụng các kỹ thuật định lượng từ sự hỗ trợ của máy điện toán để phục vụ cho việc lựa chọn các quyết định tối ưu.
Học thuyết quản trị theo hướng hội nhập hiện đại như quản trị theo quá trình (MBP), lý thuyết hệ thống, lý thuyết Z của William Ouchi chú trọng đến bản chất của quản trị là thực hiện liên tục các chức năng của quản trị gồm hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Bên cạnh đó các học thuyết này đã nhìn nhận và đề cập đến 9 tính đa chiều của tổ chức, gồm sự tập hợp của nhiều giá trị và con người, tổ chức không độc lập mà có sự tương tác với môi trường tạo nên văn hóa doanh nghiệp. Phát triển hơn nữa là các lý thuyết quản trị hiện đại như lý thuyết quản trị tuyệt hảo và lý thuyết quản trị sáng tạo. Các lý thuyết này tập trung vào đích đến của doanh nghiệp và tạo ra được các giá trị cho khách hàng, giá trị cho công ty, giá trị cho người lao động bằng việc vận dụng tính sáng tạo và sự hợp tác của nhân viên.
Chính sự phát triển tất yếu này đòi hỏi hình thành các phương pháp quản trị phù hợp trong đó có phương pháp quản trị theo mục tiêu được gọi là MBO. Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu MBO xuất hiện lần đầu vào năm 1954, trong cuốn sách “Thực hành quản trị – The Practice of Management” của tác giả Peter F. Tiến sĩ kinh tế học Peter F. Drucker đã nghiên cứu và phát triển lý thuyết quản trị mục tiêu sau nhiều năm tư vấn quản trị cho các tập đoàn lớn trên thế giới trong đó có tập đoàn General Motors Corporation (GM - một hãng sản xuất ô tô hàng đầu thế giới trong 77 năm liên tục từ 1931 đến 2007).
Tại thời điểm trước khi hoàn thiện lý thuyết quản trị theo mục tiêu, việc quản lý trong các doanh nghiệp thường theo mô hình ra lệnh và làm theo. Tuy nhiên Peter Drucker quan niệm người lao động là tài sản của doanh nghiệp và xu hướng của thời đại lao động trí thức là khả năng sáng tạo của người lao động sẽ giúp doanh nghiệp biến đổi và phát triển. Chính vì vậy, quản trị theo mục tiêu trở thành một hệ thống quản trị hoàn thiện trên tinh thần: Các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. Khái niệm, đặc điểm, quy trình, ý nghĩa và những hạn chế của phương pháp quản trị theo mục tiêu 1.
Khái niệm quản trị theo mục tiêu Phương pháp quản trị theo mục tiêu (Management by Objectives) còn gọi là MBO là một trong số những phương pháp quản trị kinh doanh hiện đại đã và đang được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Một số khái niệm được đề cập đến trong các tài liệu nghiên cứu về vấn đề này như sau: “Quản trị theo mục tiêu là việc mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng 10 buộc và tự cam kết hành động của mình trong suốt quá trình từ hoạch định – tổ chức – điều khiển – kiểm tra của tổ chức” (Nguyễn Ngọc Huyền, 2013, tr.37) “Quản trị theo mục tiêu là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể” (Mai Xuân Đạt, 2020) Qua các định nghĩa trên, có thể hiểu phương pháp quản trị theo mục tiêu sẽ đặt các mục tiêu cá nhân có thể đo lường được dựa trên các mục tiêu của tổ chức. Để triển khai phương pháp quản trị theo mục tiêu, các nhà quản trị cần giám sát tất cả các mục tiêu riêng lẻ có thể phối hợp để cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Có thể hình dung các mục tiêu riêng lẻ như những mảnh ghép nhỏ cần được giám sát, quản lý để hợp nhất thành một bức tranh tổng thể.
Mục đích của phương pháp quản trị theo mục tiêu là quản lý mục tiêu cá nhân để hướng tới đạt mục tiêu chung của toàn tổ chức. Đặc điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu Các đặc điểm chính của phương pháp quản trị theo mục tiêu bao gồm: - Các mục tiêu được đặt ra bằng văn bản và các nhà quản lý liên tục theo dõi để kiểm tra tiến độ thực hiện. - Phần thưởng dành cho nhân viên cũng sẽ căn cứ theo mức độ hoàn thành mục tiêu. - Thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu quả công việc do các nhà quản lý liên quan thực hiện.
- Mục tiêu trong MBO được thiết lập cho tất cả các cấp của tổ chức. - Chuyển từ mục tiêu chung của tổ chức thành các mục tiêu cá nhân để tăng mức độ cam kết hoàn thành và hướng tới hiệu suất công việc, trách nhiệm công việc cao hơn. - Có đánh giá định kỳ về hiệu suất, nhân viên được cung cấp thông tin hiệu suất thực tế so với hiệu suất mục tiêu để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả công việc. Quy trình của phương pháp quản trị theo mục tiêu Về cơ bản, phương pháp quản trị theo mục tiêu được xây dựng dựa trên quy trình gồm 4 bước được mô tả như hình dưới đây: Bước 1: Thiết lập mục tiêu Bước 4: Bước 2: Đánh giá Kế hoạch hiệu suất hành động Bước 3: Theo dõi tiến độ Hình 1.1: Quy trình quản trị mục tiêu Nguồn: Mai Xuân Đạt, (2020) Bước 1: Thiết lập mục tiêu Mục tiêu dài hạn của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược được xác định ngay từ đầu.
Sau đó, ban lãnh đạo mới quyết định các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong khung thời gian nhất định. Bước 2: Kế hoạch hành động Kế hoạch hành động là việc cụ thể hóa các bước để đạt được mục tiêu. Kế hoạch hành động cung cấp cho nhân viên cách thức, các chỉ dẫn, những bước cần tuân thủ để hướng tới mục tiêu. Bước 3: Theo dõi tiến độ Ghi nhận, giám sát, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu giúp tổ chức kịp thời có những thay đổi, điều chỉnh hợp lý khi cần thiết.
Bước 4: Đánh giá hiệu suất Cần so sánh kết quả đạt được so với hiệu suất mong muốn đề ra ban đầu. Chính việc đánh giá này sẽ cung cấp cơ sở để xem xét tiến độ hoàn thành mục tiêu. Tóm lại, MBO hướng tới việc nâng cao hiệu suất của tổ chức bằng cách xác 12 định rõ ràng các mục tiêu và kết quả cuối cùng có thể đo lường được. Để đạt được mục tiêu, MBO cần sự nhất trí và đồng lòng thực hiện của cả lãnh đạo và nhân viên.
Ứng dụng của MBO trong thực tế: Ra đời từ gần 70 năm trước, MBO đã có lịch sử phát triển khá dài và được nhiều công ty hàng đầu trên thế giới đã áp dụng. Tại Hewlett-Packard (HP), MBO được công nhận là một chính sách quan trọng, góp công to lớn vào thành công của công ty. Nhiều công ty khác cũng đã đánh giá cao hiệu quả của MBO như Xerox, DuPont, Intel… Mục tiêu có thể được đặt ra trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, chẳng hạn như sản xuất, tiếp thị, dịch vụ, bán hàng, nghiên cứu và phát triển, nguồn nhân lực, tài chính và hệ thống thông tin. Mục tiêu trong MBO là của cả công ty, bộ phận, phòng ban và đến từng nhân viên.
Cụ thể hóa mục tiêu giúp nhân viên hình dung những gì cần làm và làm như thế nào. Trong mô hình MBO, các nhà quản lý là người xác định sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các mục tiêu được đặt ra bởi các nhà quản lý cấp cao nhất dựa trên phân tích về những gì có thể và nên được tổ chức hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Chức năng của những người quản lý này có thể được tập trung bằng cách chỉ định một người quản lý dự án, người có thể giám sát và kiểm soát các hoạt động của các bộ phận khác nhau.
Trong nhiều tập đoàn lớn của Nhật Bản, bắt đầu từ cuối những năm 1990, MBO đã được sử dụng làm cơ sở của Hệ thống thành quả dựa trên hiệu suất (Seika- Shugi), sử dụng các mục tiêu rõ ràng để đo lường hiệu suất. Ý nghĩa của phương pháp quản trị theo mục tiêu Phương pháp quản trị theo mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức trong các vấn đề: - Đo lường và theo dõi tiến trình: Quản lý theo phương pháp quản trị mục tiêu MBO cho phép tổ chức đo lường và theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu một cách rõ ràng. Tổ chức sẽ cần ghi nhận, giám sát, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu để giúp tổ chức kịp thời có những thay đổi, điều chỉnh hợp lý khi cần thiết.
