chương 1, tác giả đã tóm tắt kết quả nghiên cứu của một số công trình nghiên cứu trong nước và nước ngoài có liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài này. Dựa vào đó, tác giả kế thừa các nhân tố ảnh hưởng để làm cơ sở cho việc thiết kế nghiên cứu cho đề tài này ở chương 2 &3. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Chương này bao gồm: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ; các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai GOV 9100; lý thuyết nền; mô hình và giả thiết nghiên cứu đề xuất; kết luận chương 2. Tổng quan hệ thống KSNB 2.
Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công: Trong lĩnh vực khu vực công, KSNB rất được xem trọng. Kiểm toán viên đặc biệt quan tâm đến hệ thống KSNB của một đơn vi trước khi tiến hành kiểm toán. Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB sử dụng cho các cơ quan, tổ chức công lập. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ GAO 1999 có đề cập vấn đề KSNB đặc thù trrong các tổ chức hành chính sự nghiệp.
Năm 1953, Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao gọi tắt là INTOSAI (International Organisation of Supreme Audit Institutions ) được thành lập. Hiện nay, INTOSAI có 192 thành viên chính thức và 5 thành viên dự bị. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao SAI, INTOSAI đã góp phần quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành hiệm vụ của mình. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn về kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp cũng như các thông lệ tốt nhất.
Năm 2004, INTOSAI đã ban hành “ Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ dánh cho khu vực công”. Tài liệu này được xây dựng dựa trên nền tảng của báo cáo INTOSAI 1992 về kiểm soát nội bộ với những điều chỉnh: xác định KSNB là một bộ phận, quy trình không thể thiếu trong một đơn vị nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo tài chính , tránh sự thất thoát tài sản cũng như đảm bảo các cá nhân và tổ chức luôn tuân thủ pháp luật và các quy định. Hệ thống KSNB theo tài liệu hướng dẫn này cũng bao gồm năm thành phần đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền 16 thông và giám sát. Hướng dẫn nói trên được cập nhật nhật vào năm 2001 ( công bố năm 2004).
Bản mới nhất hiện nay được cập nhật vào năm 2013 ( so với bản 1992 có bổ sung thêm 17 nguyên tắc) 2. Khái niệm kiểm soát nội bộ Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều khái niệm khác nhau về thuật ngữ kiểm soát nội bộ. Cụ thể như sau: Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA): định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “ Kiềm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài” Theo báo cáo INTOSAI thì “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị , người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ “ Còn theo VSA 315 – xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị: KSNB là quy trình do Ban quản trị , Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính , đảm bảo hiệu quả , hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Theo INTOSAI GOV 9100 thì Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể tách rời được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức và được thiết kế để giải quyết các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để theo đuổi sứ mệnh của tổ chức.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai GOV 9100 Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập với bốn mục tiêu chính như sau: + Mục tiêu thực hiện trách nhiệm giải trình: hệ thống KSNB được thiết lập phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. Báo cáo tài 17 chính được lập phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có trách nhiệm giải trình. + Mục tiêu tuân thủ : hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo hợp lý trong việc chấp hành pháp luật và các nguyên tắc, quy định tại đơn vi. Hệ thống KSNB sau khi được thiết lập xong cần hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu của đơn vị + Mục tiêu hoạt động: đây là mục tiêu liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động đảm bảo các hoạt động trong đơn vị một cách có kỹ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp.
+ Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin. Bảo vệ các nguồn lực để không thất thoát, sử dụng sai mục đích. Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ a. Lợi ích Đối với tất cả các tổ chức nói chung và các đơn vị thuộc khu vực công nói riêng, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu mang lại cho đơn vị những lợi ích sau: + Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị; + Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn phương pháp tối ưu đối phó với các cá sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu; + Tạo lập một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB; +Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu xót hoặc cố tình gây ra, đồng thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của hệ thống KSNB.
+ Giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát nội bộ trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm 18 soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu. Hạn chế: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cho dù được hình thành và vận hành tốt đến mức nào, chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý – không thể tuyệt đối để quản lý về việc đạt được các mục tiêu của một tổ chức. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu làm giảm nguy cơ không đạt được các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, sẽ luôn có nguy cơ kiểm soát nội bộ sẽ được thiết kế kém hoặc không hoạt động như dự định.
Bởi vì kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào nhân tố con người, tùy thuộc vào sai sót trong thiết kế, hoặc do nhân viên bất cẩn, mệt mỏi, mất tập trung, thông đồng, lạm dụng hoặc ghi trùng. Một nhân tố hạn chế khác là thiết kế của một hệ thống kiểm soát nội bộ phải đối mặt với các ràng buộc về nguồn lực. Lợi ích của kiểm soát do đó phải được xem xét liên quan đến chi phí bỏ ra. Việc duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ để loại bỏ nguy cơ mất mát là không thực tế nếu chi phí phải bỏ ra có lẽ còn tốn nhiều hơn so với bảo đảm bởi lợi ích thu được.
Trong việc xác định liệu một kiểm soát cụ thể có nên được thiết lập hay không, khả năng rủi ro xảy ra và rủi ro tiềm tàng đối với tổ chức được xem xét cùng với các chi phí liên quan của việc thiết lập một kiểm soát mới. Thay đổi tổ chức và thái độ quản lý có thể có tác động sâu sắc đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ và nhân viên vận hành hệ thống. Do đó, người quản lý cần phải liên tục xem xét và cập nhật các kiểm soát, thông tin các thay đổi đối với toàn thể nhân viên, và thiết lập một ví dụ bằng cách tuân thủ những kiểm soát đó 2. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai GOV 9100 Kiểm soát nội bộ được thiết kế để đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu chung của tổ chức đang được thực hiện.
Do đó các mục tiêu rõ ràng là điều kiện tiên quyết cho một quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó được thể hiện thông 19 qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý, quản lý , phong cách điều hành …có ảnh hưởng tổng thể về cách thức chiến lược và mục tiêu được thành lập, các hoạt động kiểm soát được cơ cấu cho phù hợp. Đánh giá rủi ro: phải nhận diện được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải.
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức gồm các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. Chiến lược chính để giảm thiểu rủi ro là thông qua các hoạt động kiểm soát nội bộ. Các hoạt động kiểm soát có thể phòng ngừa và/ hoặc giám sát. Các hành động khắc phục là một bổ sung cần thiết cho các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu.