I. Hướng dẫn toàn diện về phương pháp ABC trong tính giá thành
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc xác định chính xác giá thành sản phẩm là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp. Phương pháp Activity-Based Costing (ABC), hay còn gọi là tính giá thành theo hoạt động, nổi lên như một công cụ quản trị chi phí ưu việt. Không giống các hệ thống truyền thống, ABC tập trung vào việc xác định và phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động cụ thể tiêu tốn nguồn lực để tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Luận văn của tác giả Trần Thị Mến tại Đại học Quảng Nam đã nghiên cứu sâu về chủ đề này, nhấn mạnh rằng ABC cung cấp một cái nhìn chi tiết và chính xác hơn về chi phí thực tế. Thay vì dồn toàn bộ chi phí gián tiếp vào một vài tiêu thức phân bổ đơn giản, phương pháp ABC nhận diện nhiều nguồn phát sinh chi phí (cost drivers) khác nhau, từ đó liên kết chi phí với các hoạt động cụ thể như thiết lập máy móc, kiểm tra chất lượng, hay xử lý đơn hàng. Cách tiếp cận này giúp các nhà quản trị hiểu rõ hoạt động nào đang gây tốn kém nhất và đâu là chi phí thực sự của từng dòng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất có danh mục sản phẩm đa dạng, nơi mỗi sản phẩm tiêu thụ nguồn lực gián tiếp theo một cách khác nhau. Việc áp dụng kế toán chi phí theo hoạt động không chỉ giúp tính giá thành chính xác mà còn hỗ trợ ra quyết định chiến lược, chẳng hạn như định giá bán, cải tiến quy trình và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
1.1. Khái niệm cốt lõi của phương pháp Activity Based Costing
Theo các học giả như Kaplan (1998) và Horngren (2000) được trích dẫn trong tài liệu, phương pháp Activity-Based Costing là một hệ thống kế toán quản trị đo lường chi phí của các hoạt động và đối tượng chi phí. Mục tiêu chính của nó không chỉ là phân bổ chi phí chung, mà là đo lường và tính giá tất cả các nguồn lực được sử dụng cho các hoạt động hỗ trợ sản xuất và phân phối. Về bản chất, ABC hoạt động theo nguyên tắc hai giai đoạn. Giai đoạn một, chi phí được tập hợp vào các trung tâm hoạt động (activity pools). Giai đoạn hai, chi phí từ các trung tâm hoạt động này được phân bổ cho các đối tượng chi phí (sản phẩm, dịch vụ, khách hàng) dựa trên mức độ tiêu thụ hoạt động của chúng. Cách tiếp cận này công nhận mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố gây ra chi phí (cost drivers) và các hoạt động, mang lại thông tin chi phí đáng tin cậy hơn.
1.2. Phân tích các ưu nhược điểm của phương pháp ABC
Một trong những ưu điểm của phương pháp ABC là cung cấp thông tin giá thành sản phẩm chính xác hơn. Điều này giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn về giá bán, cơ cấu sản phẩm và lợi nhuận. Hơn nữa, ABC giúp nhận diện các hoạt động không tạo ra giá trị, từ đó tạo cơ sở cho việc cải tiến quy trình và cắt giảm lãng phí. Tuy nhiên, việc triển khai ABC cũng có những nhược điểm. Hạn chế lớn nhất là sự phức tạp và tốn kém. Doanh nghiệp cần đầu tư đáng kể về thời gian, nhân lực và tài chính để thu thập dữ liệu, xác định các hoạt động và các tiêu thức phân bổ. Việc lựa chọn sai các tiêu thức phân bổ có thể dẫn đến kết quả sai lệch. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra trước khi quyết định áp dụng.
1.3. So sánh phương pháp ABC và truyền thống trong kế toán
Sự khác biệt căn bản khi so sánh phương pháp ABC và truyền thống nằm ở cách xử lý chi phí sản xuất chung. Các hệ thống truyền thống thường sử dụng một hoặc hai tiêu thức phân bổ dựa trên khối lượng (ví dụ: số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy) để phân bổ toàn bộ chi phí chung cho sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến việc định giá sản phẩm không chính xác, đặc biệt trong các môi trường sản xuất phức tạp. Ngược lại, phương pháp ABC sử dụng nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau, cả dựa trên khối lượng và không dựa trên khối lượng, tương ứng với các hoạt động đa dạng. ABC cho rằng các sản phẩm tiêu thụ hoạt động, và các hoạt động tiêu thụ nguồn lực. Nhờ đó, ABC phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực của từng sản phẩm, khắc phục được tình trạng trợ giá chéo giữa các sản phẩm thường thấy trong phương pháp truyền thống.
II. Thách thức trong tính giá thành tại Công ty TNHH Trường Lực
Nghiên cứu điển hình tại Công ty TNHH Trường Lực, một doanh nghiệp sản xuất thiết bị trường học, đã chỉ ra những hạn chế cố hữu của phương pháp tính giá thành truyền thống. Theo luận văn Đại học Quảng Nam, công ty đang áp dụng phương pháp giản đơn để xác định giá thành, chủ yếu dựa vào việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm. Vấn đề lớn nhất phát sinh ở khâu phân bổ chi phí sản xuất chung. Công ty sử dụng một tiêu thức phân bổ chung, không phản ánh đúng mức độ tiêu thụ nguồn lực khác nhau của các sản phẩm như bàn vi tính, tủ hồ sơ và bảng chống lóa. Cách làm này tiềm ẩn nguy cơ sai lệch thông tin chi phí, dẫn đến việc định giá bán không tối ưu và các quyết định chiến lược có thể sai lầm. Thực tế, một sản phẩm phức tạp, đòi hỏi nhiều lần kiểm tra chất lượng hay thiết lập máy móc, có thể bị tính giá thành quá thấp, trong khi một sản phẩm đơn giản lại gánh chịu chi phí quá cao. Vấn đề này thúc đẩy nhu cầu tìm kiếm một giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tính giá thành, và vận dụng phương pháp ABC được xem là một hướng đi phù hợp để giải quyết những thách thức này, nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.
2.1. Thực trạng hệ thống kế toán chi phí tại doanh nghiệp
Theo khảo sát trong đề tài, Công ty Trường Lực tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Đối tượng tập hợp chi phí là các sản phẩm chính như bàn vi tính, tủ hồ sơ. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng loại sản phẩm khá rõ ràng thông qua các phiếu xuất kho và bảng chấm công. Tuy nhiên, toàn bộ chi phí sản xuất chung (bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, khấu hao máy móc, điện, nước...) lại được tập hợp chung và sau đó phân bổ theo một tiêu thức đơn giản. Hệ thống này tuy dễ thực hiện nhưng lại thiếu đi sự chính xác cần thiết trong môi trường sản xuất đa dạng sản phẩm, nơi mức độ phức tạp và yêu cầu về nguồn lực hỗ trợ của mỗi sản phẩm là khác nhau.
2.2. Hạn chế của mô hình tính giá thành truyền thống
Mô hình tính giá thành truyền thống tại công ty bộc lộ nhiều hạn chế. Thứ nhất, nó không cung cấp thông tin chi tiết về chi phí của từng hoạt động hỗ trợ sản xuất. Các nhà quản trị không thể biết chính xác chi phí cho hoạt động bảo trì máy móc hay kiểm định chất lượng là bao nhiêu. Thứ hai, việc sử dụng một tiêu thức phân bổ duy nhất đã làm sai lệch giá thành đơn vị sản phẩm. Luận văn chỉ ra rằng, điều này có thể dẫn đến việc định giá bán quá cao cho các sản phẩm đơn giản (khiến chúng khó cạnh tranh) và quá thấp cho các sản phẩm phức tạp (gây thua lỗ tiềm ẩn). Sự thiếu chính xác này ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định về việc nên tiếp tục hay ngừng sản xuất một dòng sản phẩm nào đó, làm giảm hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
III. Quy trình áp dụng phương pháp ABC tại doanh nghiệp sản xuất
Việc vận dụng phương pháp ABC trong việc tính giá thành đòi hỏi một quy trình bài bản và khoa học. Đây không chỉ là một thay đổi về kỹ thuật kế toán mà còn là sự chuyển đổi trong tư duy quản trị chi phí. Theo luận văn kế toán chi phí của Trần Thị Mến, quy trình áp dụng phương pháp ABC bao gồm năm bước cốt lõi. Quá trình này bắt đầu bằng việc nhận diện các chi phí có thể quy trực tiếp cho sản phẩm, sau đó là bước quan trọng nhất: xác định tất cả các hoạt động liên quan đến sản xuất. Mỗi hoạt động này sẽ được xem như một trung tâm chi phí. Tiếp theo, cần lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí (cost drivers) phù hợp cho từng hoạt động, phản ánh đúng mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và việc tiêu thụ nguồn lực. Cuối cùng, kế toán sẽ tính toán mức phân bổ và gán chi phí từ các hoạt động vào từng sản phẩm tương ứng. Mô hình tính giá thành ABC này giúp chi phí được phân bổ một cách hợp lý hơn, cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin chính xác để ra quyết định. Việc thực hiện thành công quy trình này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, bộ phận sản xuất và các phòng ban liên quan khác để đảm bảo dữ liệu thu thập là chính xác và toàn diện.
3.1. Bước 1 2 Nhận diện chi phí trực tiếp và các hoạt động
Bước đầu tiên trong quy trình là xác định các chi phí trực tiếp, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Các chi phí này được tập hợp thẳng vào từng sản phẩm mà không cần phân bổ. Bước thứ hai, và cũng là bước phức tạp nhất, là nhận diện các hoạt động. Dựa trên phân tích quy trình sản xuất tại Công ty Trường Lực, luận văn đã xác định các hoạt động chính như: hoạt động liên quan đến nhân viên phân xưởng, hoạt động bảo vệ an toàn, hoạt động vật liệu và công cụ, hoạt động liên quan đến máy móc thiết bị (điện, khấu hao, sửa chữa). Việc phân tích này cần sự quan sát thực tế và phỏng vấn các nhân viên điều hành để đảm bảo không bỏ sót các hoạt động trọng yếu gây phát sinh chi phí.
3.2. Bước 3 Lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp
Sau khi nhận diện hoạt động, bước tiếp theo là xác định tiêu thức phân bổ chi phí (nguồn sinh phí) cho mỗi hoạt động đó. Tiêu thức được chọn phải có mối quan hệ nhân quả mạnh mẽ với chi phí của hoạt động. Ví dụ, trong luận văn nghiên cứu tại Trường Lực, các tiêu thức được đề xuất bao gồm: số lượng sản phẩm sản xuất (đối với hoạt động khấu hao, điện), chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đối với hoạt động quản lý vật liệu), hoặc phân bổ đều (đối với các hoạt động như quản lý chung phân xưởng). Việc lựa chọn đúng tiêu thức phân bổ là yếu tố quyết định đến độ chính xác của giá thành sản phẩm theo phương pháp ABC.
3.3. Bước 4 5 Tính toán mức phân bổ và tổng hợp giá thành
Ở bước bốn, kế toán tiến hành tính toán mức phân bổ cho mỗi hoạt động bằng cách lấy tổng chi phí của trung tâm hoạt động chia cho tổng số của tiêu thức phân bổ. Ví dụ, mức phân bổ cho hoạt động máy móc = Tổng chi phí khấu hao / Tổng số giờ máy hoạt động. Cuối cùng, ở bước năm, chi phí của từng hoạt động được phân bổ cho mỗi sản phẩm bằng cách nhân mức phân bổ với số lượng tiêu thức phân bổ mà sản phẩm đó đã sử dụng. Giá thành cuối cùng của sản phẩm sẽ bằng tổng của chi phí trực tiếp cộng với toàn bộ chi phí gián tiếp đã được phân bổ từ các hoạt động.
IV. Case study vận dụng mô hình tính giá thành ABC tại Trường Lực
Để chứng minh tính ưu việt của phương pháp mới, luận văn Đại học Quảng Nam đã thực hiện một case study áp dụng ABC chi tiết tại Công ty TNHH Trường Lực. Dựa trên số liệu tháng 12 năm 2013, nghiên cứu đã tiến hành xây dựng lại toàn bộ mô hình tính giá thành ABC cho ba sản phẩm chính: bàn vi tính, tủ hồ sơ và bảng chống lóa. Quá trình này bắt đầu bằng việc tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất chung và phân loại chúng vào các nhóm hoạt động đã được nhận diện. Các bảng biểu chi tiết như Bảng 3.5 (Tổng hợp chi phí sản xuất chung theo hoạt động) và Bảng 3.6 (Bảng tiêu thức phân bổ theo hoạt động) trong luận văn đã minh họa rõ ràng cách chi phí được gán vào từng hoạt động. Kết quả phân bổ cho thấy sự khác biệt đáng kể so với phương pháp truyền thống. Các sản phẩm đòi hỏi nhiều công đoạn máy móc hoặc quản lý vật tư phức tạp đã "hút" một tỷ trọng chi phí chung cao hơn, phản ánh đúng thực tế tiêu thụ nguồn lực. Nghiên cứu này không chỉ là một bài tập học thuật mà còn cung cấp một mô hình thực tiễn để công ty có thể tham khảo và triển khai, giúp hoàn thiện công tác tính giá thành.
4.1. Phân bổ chi phí sản xuất chung theo từng hoạt động
Trong case study áp dụng ABC, tổng chi phí sản xuất chung được chia nhỏ và phân bổ vào các hoạt động cụ thể. Ví dụ, chi phí lương nhân viên phân xưởng, chi phí bảo vệ được phân bổ dựa trên tiêu thức chung. Chi phí vật liệu phụ, công cụ dụng cụ được phân bổ dựa trên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đặc biệt, các chi phí quan trọng như chi phí điện, khấu hao, sửa chữa bảo trì được phân bổ dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất. Quá trình phân bổ chi phí sản xuất chung này được trình bày chi tiết qua các Bảng 3.7 đến 3.10 trong luận văn, cho thấy một bức tranh minh bạch về cơ cấu chi phí mà phương pháp truyền thống không thể cung cấp.
4.2. Xây dựng bảng giá thành sản phẩm theo phương pháp ABC
Sau khi hoàn tất việc phân bổ chi phí chung, Bảng 3.12 trong luận văn đã tổng hợp và tính toán giá thành đơn vị cho từng sản phẩm theo phương pháp Activity-Based Costing. Bảng giá thành này bao gồm ba thành phần chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và tổng chi phí sản xuất chung được phân bổ theo ABC. Kết quả cho thấy một cơ cấu giá thành mới, phản ánh chính xác hơn các nguồn lực mà mỗi sản phẩm đã tiêu thụ. Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để ban lãnh đạo Công ty Trường Lực có thể xem xét lại chiến lược định giá và tối ưu hóa danh mục sản phẩm của mình.
4.3. So sánh kết quả giá thành giữa phương pháp ABC và truyền thống
Phần quan trọng nhất của case study là Bảng 3.13, nơi thực hiện so sánh phương pháp ABC và truyền thống. Kết quả so sánh cho thấy sự chênh lệch đáng kể trong giá thành đơn vị của các sản phẩm. Một số sản phẩm có giá thành tăng lên theo phương pháp ABC (do tiêu thụ nhiều hoạt động phức tạp), trong khi một số khác lại có giá thành giảm xuống. Sự chênh lệch này đã vạch rõ điểm yếu của hệ thống cũ, đó là tình trạng trợ giá chéo giữa các sản phẩm. Thông tin này khẳng định rằng việc vận dụng phương pháp ABC là cần thiết để có được dữ liệu chi phí đáng tin cậy cho việc ra quyết định quản trị.
V. Giải pháp hoàn thiện công tác tính giá thành cho doanh nghiệp
Từ những phân tích lý thuyết và kết quả thực nghiệm tại Công ty Trường Lực, có thể khẳng định rằng việc chuyển đổi sang phương pháp Activity-Based Costing là một giải pháp chiến lược để hoàn thiện công tác tính giá thành. Việc áp dụng thành công mô hình này không chỉ mang lại số liệu chi phí chính xác hơn mà còn mở ra nhiều cơ hội để cải tiến hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các nhà quản trị có thể dựa vào thông tin từ ABC để xác định các hoạt động không hiệu quả, từ đó tiến hành tái cấu trúc quy trình, cắt giảm lãng phí và tập trung nguồn lực vào những nơi tạo ra giá trị cao nhất. Luận văn kế toán chi phí này cũng nhấn mạnh rằng để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần có sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo, sự đầu tư vào hệ thống thông tin và đào tạo nhân lực. Mặc dù có những thách thức ban đầu, lợi ích lâu dài về mặt quản trị và khả năng cạnh tranh mà ABC mang lại là không thể phủ nhận. Đây là bước đi cần thiết cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh toàn cầu.
5.1. Lợi ích thực tiễn khi doanh nghiệp chuyển đổi sang ABC
Việc chuyển đổi sang tính giá thành theo hoạt động mang lại nhiều lợi ích thực tiễn. Trước hết, nó cung cấp thông tin chi phí chính xác, là nền tảng cho việc định giá sản phẩm cạnh tranh và phân tích lợi nhuận từng sản phẩm một cách đúng đắn. Thứ hai, ABC giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy trình nội bộ, xác định được đâu là những hoạt động tốn kém và không hiệu quả để có biện pháp cải tiến. Thứ ba, nó hỗ trợ lập kế hoạch và dự toán ngân sách tốt hơn bằng cách liên kết chi phí với các hoạt động và mức độ hoạt động dự kiến. Cuối cùng, thông tin từ ABC là đầu vào quan trọng cho các quyết định chiến lược dài hạn, như quyết định về sản phẩm, đầu tư công nghệ và quản lý chuỗi cung ứng.
5.2. Đề xuất và kiến nghị từ luận văn Đại học Quảng Nam
Dựa trên kết quả nghiên cứu, luận văn Đại học Quảng Nam đã đưa ra một số kiến nghị quan trọng cho Công ty TNHH Trường Lực. Tác giả đề xuất công ty nên từng bước xây dựng và áp dụng thử nghiệm mô hình tính giá thành ABC song song với hệ thống hiện tại để có sự so sánh, đối chiếu. Cần thành lập một ban dự án gồm đại diện từ các phòng kế toán, sản xuất, kỹ thuật để đảm bảo quá trình triển khai được thuận lợi. Bên cạnh đó, công ty cần đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán để có thể thu thập và xử lý dữ liệu hoạt động một cách hiệu quả. Về lâu dài, việc áp dụng thành công ABC sẽ là nền tảng vững chắc giúp công ty nâng cao năng lực quản trị và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
