chương 1, trong chương 2 chúng tôi sẽ đi sâu vào phân tích thực trạng quản lý công tác LT của các sở, ban, ngành thành phó, trong đó giới thiệu khái quát về thành phó Da Nẵng, về biện pháp quản lý nhà nước trong công tác LT của thành phố, đánh giá kết quả thực hiện công tác LT của các cơ quan chuyên môn tại thành phố và khảo sát, đo lường, phân tích, đánh giá các yêu tổ ảnh hưởng đến hiệu quản lý công tác LT của các cơ quan này. Ban luận và khuyến nghị các giải pháp nhăm nâng cao hiệu quả quản lý công tác LT tại các cơ quan chuyên môn của thành phố Đà Nẵng Trên cơ sở nội dung của chương 2, tại chương 3 chúng tôi mạnh dạn khuyến nghị một số giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác LT tại các cơ quan chuyên môn của thành phố Da Nẵng. Phần kết luận là sự tong kết về quá trình thực hiện và kết quả triển khai đề tài, đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần được nghiên cứu trong các công trình tiếp theo. QUAN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRU VÀ CÁC YEU TO ANH HUONG DEN HIEU QUA QUAN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRU TRONG CAC CO QUAN, TO CHUC 1.
Quan ly công tác lưu trữ 1. Các khái niệm có liên quan Với đối tượng nghiên cứu của luận văn, các khái niệm cần được làm rõ bao gồm: công tác LT, quản lý công tác LT và hiệu quả quản lý công tác LT. Khái niệm công tác lưu trữ Đề làm rõ khái niệm công tác LT, cần phải tìm hiểu một số khái niệm có liên quan gồm lưu trữ, tài liệu LT, hoạt động LT. Khái niệm về “lưu trữ”: Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cô đại, bắt nguồn từ tiếng Hy lap “arch” dùng dé chỉ nơi làm việc của chính quyên, về sau được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu.
Theo từ dién tiếng Việt, “lưu trữ” có nghĩa là cất giữ có hệ thống, tiện dùng hồ sơ lưu trữ ở văn phòng /35, tr 532], cất giữ và sắp xếp làm cho có trật tự (34, tr 547]. Theo từ điển Luu trữ Việt Nam giải thích “lưu trữ” là giữ lại các văn bản, tài liệu của các co quan hoặc cá nhân dé làm bang chứng và tra cứu khi cần thiết /22J. Khái niệm về “tai liệu lưu trữ”: Theo giải thích từ ngữ tại Luật Lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tai liệu lưu trữ bao gồm bản sốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thé bằng bản sao hợp pháp [25, khoản 3 Điều 2].
Khái niệm về “hoạt động lưu trữ”: Theo giải thích từ ngữ tại Luật Lưu trữ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thong kê, su dung tai liệu lưu trữ” [25, khoản 1 Diéu 2]. 15 Hiện nay, có nhiều khái niệm về công tác LT. Theo sách chuyên khảo “Lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý lưu trữ cấp tỉnh ở Việt Nam” của Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Cường chủ biên cho rằng: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gầm tat cả những van dé lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [24, tr 31]. Tuy nhiên, dé phù hợp với phạm vi nghiên cứu của luận văn, chúng tôi thiên về khái niệm công tác lưu trữ tại “Thuật ngữ văn thư, lưu trữ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: “Công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm tổ chức và quản lý quá trình lựa chọn, tô chức khoa học, bảo quản va tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý, thực tiễn và nhu câu xã hoi” [16, tr 5].
Khải niệm quan lý công tac lưu trữ Trước khi đi vào khái niệm quản lý công tác LT, thiết nghĩ cần làm rõ khái niệm “quản lý”. Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, có những giải thích về thuật ngữ “quản lý” như sau: Theo giáo trình “Khoa học quản lý” của tác giả Đỗ Hoàng Toàn chủ biên cho rằng: “Quản lý là một hoạt động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tô chức dé dat được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường” [17]. Theo định nghĩa trong cuốn “Thuật ngữ hành chính” của Viện Nghiên cứu Hành chính: “Quan lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có y thức cua con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra. các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất” [46, tr 136].
16 Theo “Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Hà Nội: ". Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thé quản lý doi với các đối tượng quản lý. - Quản lý xuất hiện ở bat kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có hoạt động chung của con người. - Mục đích và nhiệm vụ của quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và hướng hoạt động chung đó theo những phương hướng thong nhất nham đạt được mục tiêu đã định trước.
- Quản lý được thực hiện bằng tổ chức và quyền uy” [18, tr 11]. Qua các định nghĩa và giải thích nói trên, có thể khái quát: Quản lý là hoạt động tác động có y thức cua chu thể quản lý lên đối tượng quản lý theo những phương pháp, nguyên tắc nhằm chỉ huy, điều hành, hướng dan đạt được mục tiêu đặt ra của tổ chức. Từ cách hiểu công tác LT và quản lý như trên, chúng tôi đưa ra khái niệm quản lý công tác LT như sau: Quản ly công tác LT là hoạt động tac động có ý thức của cơ quan đến hoạt động LT và tài liệu LT dựa trên các quy định của pháp luật về LT nhằm thực hiện thống nhất và có hiệu quả các nội dung của công tác LT. Từ khái niệm này, có thé hiểu: Chủ thé của hoạt động quan lý công tác LT chính là cơ quan quản lý Nhà nước về công tác LT và cơ quan, tô chức.
Đối tượng quản lý là hoạt động LT và tài liệu LT. Công cụ quản lý là hệ thống văn bản quy định về công tác LT và các chính sách, quy hoạch phát triển LT ma cơ quan có thâm quyền sử dụng dé đạt được mục tiêu dé ra trong công tác LT. Mục tiêu quản lý là thực hiện thống nhất và có hiệu quả các hoạt động LT nhăm lựa chọn, bảo quản an toàn va phát huy giá tri của tài liệu LT. Nội dung quản lý bao gồm từ việc bố trí nhân sự, kinh phí, cơ sở vật chất 17 phục vụ công tác LT đến việc tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm, cải tiến.
để thực hiện các nghiệp vụ công tac LT theo quy định. Day là cơ sở dé các cơ quan tập trung quản lý, chi đạo thực hiện công tác LT cơ quan theo đúng quy định. Khai niệm hiệu qua quản ly công tác lưu trữ Hiệu quả là thuật ngữ rất phổ biến được sử dụng dé đánh giá hoạt động của hầu hết ngành, lĩnh vực. Mỗi góc độ tiếp cận khác nhau sẽ có khái niệm khác nhau về hiệu quả.
Tuy nhiên, theo chúng tôi có một cách hiểu chung nhất về hiệu quả đó là kết quả đạt được so với nguồn lực, chi phí bỏ ra và mục tiêu dé ra. Với cách hiểu này, nếu cùng nguồn lực, chi phí đầu ra nhưng kết quả đạt được cao hơn mục tiêu đề ra là hiệu quả cao; kết quả đạt được băng với mục tiêu đề ra là hiệu quả; kết quả đạt được thấp hơn mục tiêu đề ra là chưa hiệu quả. Với cách hiểu “hiệu quả” như trên, chúng tôi đề xuất khái niệm về Hiệu quả quản lý công tác LT là khả năng tạo ra một kết quả mong muốn khi thực hiện công tác LT, là sự đánh giá giữa nguồn lực đã bỏ ra cho công tác LT với kết quả đạt được theo đúng quy định của pháp luật. Đây cũng là khái niệm chúng tôi sử dụng để nghiên cứu, đánh giá hiệu quả quản lý công tác LT tại các co quan chuyên môn của thành phố Đà Nẵng.
Sự cần thiết quản lý công tác lưu trữ Như chúng ta đã biết, tài liệu chính là sản phẩm, là kết quả, là “tài sản đặc biệt” hình thành trong hoạt động của từng cơ quan, tô chức. Những tài liệu này chính là căn cứ, là băng chứng, minh chứng về hoạt động quản lý, điều hành, giải quyết công việc của từng cá nhân nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung. Đồng thời, những tài liệu này theo thời gian sẽ là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ cho lợi ích thiết thực của tổ chức, cá nhân thông qua việc tô chức khai thác, sử dụng. Vì vậy, công tác LT là hoạt động diễn ra hàng ngày tai tat cả cơ quan và cân thiệt phải có sự quản lý vì các ly do sau: 18 Một là quản lý dé thực hiện mục tiêu chung của công tác LT là lựa chọn, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả, từ đó phát huy giá trị của tài liệu LT trong công cuộc xây dựng, bảo vệ, phát triển đất nước.
Hai là quản ly dé hoạt động LT tại các co quan đi vào nền nếp, đảm bao thực hiện đủ, đúng các nội dung theo quy định. Từ đó, bảo đảm các quy định của pháp luật hiện hành về công tác LT được triển khai một cách hiệu quả. Ba là quản ly dé t6 chức bộ máy, bố trí nhân sự về LT vừa đúng với quy định vừa phù hợp với tình hình thực tế tại từng địa phương, cơ quan. Nội dung quan lý công tác lưu trữ Nội dung quản lý công tác LT bao gồm quản lý nhà nước về công tác LT và quản lý công tác LT trong các cơ quan, tổ chức.