Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ (LT) đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt tại các địa phương phát triển như thành phố Đà Nẵng. Với dân số khoảng 1,8 triệu người và quy mô kinh tế năm 2022 đạt hơn 125 nghìn tỷ đồng, Đà Nẵng là trung tâm kinh tế - văn hóa - khoa học của khu vực miền Trung - Tây Nguyên. Tuy nhiên, công tác quản lý lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn của thành phố vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung. Nghiên cứu tập trung phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại 20 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng trong giai đoạn 2020-2023.

Mục tiêu nghiên cứu gồm: làm rõ các nội dung quản lý công tác lưu trữ, đánh giá thực trạng và nguyên nhân tồn tại, đo lường mức độ ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan đến hiệu quả quản lý, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các cơ quan. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan nhà nước thực hiện đúng quy định pháp luật về lưu trữ, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng và quản trị hành chính công tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai nhóm lý thuyết chính: lý thuyết quản lý và lý thuyết lưu trữ học. Lý thuyết quản lý được sử dụng để phân tích hoạt động tác động có ý thức của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Lý thuyết lưu trữ học tập trung vào các khái niệm như công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ và hiệu quả quản lý công tác lưu trữ.

Ba khái niệm trọng tâm được làm rõ gồm:

  • Công tác lưu trữ: Hoạt động tổ chức, quản lý quá trình lựa chọn, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ quản lý và nhu cầu xã hội.
  • Quản lý công tác lưu trữ: Hoạt động tác động có ý thức của cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức lên hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ dựa trên quy định pháp luật.
  • Hiệu quả quản lý công tác lưu trữ: Khả năng tạo ra kết quả mong muốn khi thực hiện công tác lưu trữ, đánh giá dựa trên sự so sánh giữa nguồn lực bỏ ra và kết quả đạt được theo quy định.

Nghiên cứu cũng nhận diện 7 yếu tố ảnh hưởng chính đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ, chia thành hai nhóm: nhóm khách quan gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, vị thế cơ quan quản lý nhà nước và hệ thống các biện pháp quản lý nhà nước; nhóm chủ quan gồm sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo, tổ chức và nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất, điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng kết hợp phương pháp hệ thống để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại Đà Nẵng. Phương pháp thống kê và tổng hợp được áp dụng để xử lý số liệu thu thập từ các báo cáo công tác lưu trữ của 20 cơ quan chuyên môn trong giai đoạn 2020-2023.

Phương pháp khảo sát thực tế và phỏng vấn sâu được tiến hành với lãnh đạo văn phòng và người làm lưu trữ tại các cơ quan nhằm thu thập dữ liệu định tính và định lượng. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ 20 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, với số lượng nhân sự làm công tác lưu trữ được thống kê cụ thể. Phương pháp phân tích hồi quy và kiểm định Cronbach’s Alpha, KMO and Bartlett’s test được sử dụng để đánh giá độ tin cậy và mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2023, sử dụng số liệu chủ yếu từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2023.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: 95% các cơ quan được khảo sát đánh giá hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ đã được hoàn thiện và đầy đủ, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, 40% cho biết việc phổ biến và hướng dẫn thực hiện còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả áp dụng.

  2. Vị thế cơ quan quản lý nhà nước và biện pháp quản lý: Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Đà Nẵng với 5 biên chế (hiện có 4 người) và Trung tâm Lưu trữ lịch sử với 19 nhân sự là đầu mối tham mưu quản lý nhà nước. 85% cơ quan cho rằng sự ổn định và chuyên môn của cơ quan quản lý nhà nước ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả công tác lưu trữ.

  3. Sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo: 70% cơ quan nhận định lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ, dẫn đến thiếu đầu tư về nhân lực và cơ sở vật chất. Các cơ quan có lãnh đạo quan tâm thường có hiệu quả quản lý lưu trữ cao hơn 25% so với các cơ quan khác.

  4. Tổ chức và nguồn nhân lực: 60% cơ quan tổ chức bộ phận lưu trữ không độc lập hoặc kiêm nhiệm, với nhân sự thiếu về số lượng và trình độ chuyên môn. Tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học trở lên chiếm khoảng 65%, trong đó chỉ 30% được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ.

  5. Nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất: 55% cơ quan chưa được bố trí kinh phí đầy đủ cho công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm thiết bị bảo quản. Khoảng 40% kho lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn về an toàn, phòng cháy chữa cháy và điều kiện bảo quản.

  6. Ứng dụng công nghệ thông tin: Đà Nẵng đã xây dựng hệ thống thông tin chính quyền điện tử với nhiều ứng dụng dùng chung, tuy nhiên chỉ 50% cơ quan sử dụng hiệu quả các phần mềm quản lý lưu trữ điện tử. Việc số hóa tài liệu và quản lý hồ sơ điện tử còn gặp nhiều khó khăn do hạn chế về kỹ năng và hạ tầng.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy hệ thống pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước đóng vai trò nền tảng, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển. Tuy nhiên, sự thiếu quan tâm của lãnh đạo và hạn chế về tổ chức, nhân lực là những nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả quản lý lưu trữ tại các cơ quan. So với các nghiên cứu trong nước, kết quả tương đồng về vai trò của nhân lực và nguồn lực tài chính trong công tác lưu trữ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin dù được đầu tư nhưng chưa đồng bộ và hiệu quả, cần được tăng cường đào tạo và nâng cấp hạ tầng. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố nhân sự theo trình độ, bảng so sánh mức độ đầu tư kinh phí và hiệu quả quản lý lưu trữ giữa các cơ quan, cũng như biểu đồ sử dụng phần mềm lưu trữ điện tử.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ: Cơ quan quản lý nhà nước phối hợp với các sở, ban, ngành tổ chức ít nhất 4 lớp tập huấn/năm, sử dụng đa dạng hình thức truyền thông để nâng cao nhận thức và thực thi pháp luật về lưu trữ.

  2. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan: Đề nghị UBND thành phố ban hành chỉ thị yêu cầu lãnh đạo các cơ quan chuyên môn quan tâm, chỉ đạo và bố trí nguồn lực phù hợp cho công tác lưu trữ trong vòng 1 năm tới.

  3. Tổ chức lại bộ máy lưu trữ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Các cơ quan cần thành lập bộ phận lưu trữ độc lập với tối thiểu 2 nhân sự có trình độ chuyên môn về lưu trữ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu trong 2 năm tới.

  4. Bổ sung nguồn lực tài chính và cải thiện cơ sở vật chất: UBND thành phố cần ưu tiên bố trí ngân sách hàng năm cho công tác lưu trữ, tập trung xây dựng, cải tạo kho lưu trữ đạt chuẩn và trang bị thiết bị bảo quản hiện đại trong vòng 3 năm.

  5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ: Đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ điện tử cho 100% cán bộ làm lưu trữ trong 1 năm, đồng thời nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin để đảm bảo vận hành hiệu quả hệ thống lưu trữ số.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan nhà nước tại địa phương: Nhận diện rõ vai trò và trách nhiệm trong quản lý công tác lưu trữ, từ đó có các chỉ đạo phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư: Nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp thực tiễn để cải thiện nghiệp vụ, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan.

  3. Các nhà quản lý và chuyên gia trong lĩnh vực quản trị văn phòng, hành chính công: Áp dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách, quy trình quản lý lưu trữ hiệu quả hơn, phù hợp với bối cảnh địa phương.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ học: Tham khảo phương pháp nghiên cứu, khung lý thuyết và kết quả thực tiễn để phát triển các đề tài nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác lưu trữ có vai trò gì trong hoạt động quản lý nhà nước?
    Công tác lưu trữ cung cấp thông tin, tài liệu chính xác, kịp thời phục vụ quản lý, điều hành và ra quyết định. Ví dụ, tài liệu lưu trữ giúp minh chứng các hoạt động, bảo đảm tính pháp lý và lịch sử của cơ quan.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ?
    Bao gồm hệ thống pháp luật, sự quan tâm của lãnh đạo, tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin. Các yếu tố này tương tác tạo nên hiệu quả tổng thể.

  3. Tại sao ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn hạn chế?
    Nguyên nhân chính là do thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm, hạ tầng chưa đồng bộ và chưa có chiến lược đào tạo bài bản. Ví dụ, chỉ khoảng 50% cơ quan sử dụng hiệu quả phần mềm lưu trữ điện tử.

  4. Làm thế nào để nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác lưu trữ?
    Thông qua các chương trình tập huấn, hội nghị, chỉ thị của cấp trên và minh chứng thực tế về lợi ích của lưu trữ trong quản lý, lãnh đạo sẽ nhận thức đúng và quan tâm hơn đến công tác này.

  5. Nguồn lực tài chính ảnh hưởng thế nào đến công tác lưu trữ?
    Kinh phí quyết định khả năng xây dựng kho lưu trữ đạt chuẩn, mua sắm thiết bị bảo quản và tổ chức đào tạo nhân sự. Thiếu kinh phí dẫn đến kho lưu trữ không đảm bảo an toàn, tài liệu dễ hư hỏng, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ các khái niệm, nội dung quản lý công tác lưu trữ và nhận diện 7 yếu tố ảnh hưởng chính đến hiệu quả quản lý tại các cơ quan chuyên môn thành phố Đà Nẵng.
  • Thực trạng cho thấy sự thiếu quan tâm của lãnh đạo, tổ chức bộ máy chưa phù hợp, nguồn nhân lực và tài chính hạn chế là những nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả công tác lưu trữ.
  • Nghiên cứu đã áp dụng phương pháp khảo sát, phân tích hồi quy với cỡ mẫu toàn bộ 20 cơ quan chuyên môn, sử dụng số liệu từ 2020-2023 để đánh giá mức độ ảnh hưởng các yếu tố.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ trong vòng 1-3 năm tới, tập trung vào tuyên truyền pháp luật, nâng cao vai trò lãnh đạo, tổ chức bộ máy, nguồn lực và ứng dụng công nghệ.
  • Khuyến nghị các cơ quan nhà nước, cán bộ lưu trữ và nhà nghiên cứu tham khảo để phát triển công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị hành chính công tại địa phương.

Luận văn mở ra hướng nghiên cứu tiếp theo về ứng dụng công nghệ số trong lưu trữ và đánh giá tác động của các chính sách mới về lưu trữ tại các địa phương khác. Đề nghị các cơ quan liên quan phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ, góp phần phát triển bền vững thành phố Đà Nẵng.