Chương 1. CƠ SỞ KHOA HOC VE TO CHỨC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ 1. Cơ sở lý thuyết về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ 1. Một số khái niệm liên quan T1111.
Khái niệm Dich vụ Hiện nay ngành dịch vụ đang đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia, mỗi địa phương và thậm chí là mỗi co quan, tô chức. - Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia, dịch vụ là ngành kinh tế thứ 3 trong nên kinh tế quốc dân bên cạnhnông nghiệp và công nghiệp. Dịch vụ là mối liên kết, giúp cho người cung cấp và người tiêu dùng, các ngành kinh tế, các vùng miền trong nước và cả ở nước ngoài được kết nối lại gần nhau hơn. Do đó, dịch vụ là một thành phần đặc biệt của nền kinh tế, có đóng góp lớn và định hướng phát triển của xã hội - kinh tế của cả nước.
- Đối với cơ quan, tô chức, dịch vụ nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao (đối với các dịch vụ công), đồng thời dịch vụ giúp nâng cao đời sống và phúc lợi cho người lao động dam bảo công bang và sự phát triển toàn diện cho tat cả thành viên trong xã hội và tạo thêm nguồn thu cho cơ quan, tô chức (đối với các loại dịch vụ khác). Khi xã hội ngày càng phát triển thì vai trò của dịch vụ ngày càng được quan tâm và đã trở thành đối tượng nghiên cứu của các ngành khác nhau như: ngành Kinh tế học, ngành văn hóa học, hành chính học, luật học, quản lý hành chính. Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về dịch vụ khi nhìn từ nhiều góc độ khác nhau. Vì thế, khái niệm về dịch vụ cũng được hiểu theo nghĩa rộng, hẹp khác nhau: Theo nghĩa rộng, dịch vụ là một lĩnh vực kinh tế thứ 3 thuộc vào nền kinh tế quốc dân.
13 Theo nghĩa hẹp, dịch vụ lại là các hoạt động có ích của con người nhằm mang tới những sản phẩm không tôn tại được dưới dạng hình thái vat chat và không dẫn tới việc sở hữu hay chuyển giao quyền sở hữu. Thế nhưng vẫn đáp ứng được đầy đủ và nhanh chóng, những nhu cầu về sản xuất và đời sống xã hội. Dich vụ là những sản phâm kinh tế gồm công việc dưới dạng lao động thé lực, quản lý, kiến thức và khả năng cung cấp và những kỹ năng chuyên môn nhăm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc sinh hoạt, tiêu dùng của cá nhân và tổ chức. Theo Từ điển Tiếng Việt: “Dịch vụ là công việc phục vụ trực tiếp cho những nhu cau nhất định của số đông, có tô chức và được trả công” [Từ điển Tiếng Việt, 2004, NXB Đà Nẵng, tr256] Tại điều 4 khoản 3 Luật gia năm 2012, định nghĩa “dịch vụ là hàng hóa mang tính vô hình, trong quá trình sản xuất và tiêu dùng không hé tách rời nhau, bao gồm những loại dịch vụ trong hệ thong các ngành san phẩm Việt Nam theo quy định của pháp luật”.
Theo Philip Kotler “dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủ thé này có thé cung cấp cho chủ thé kia. Trong đó đối tượng cung cấp nhất định phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vật nào cả. Còn việc sản xuất dịch vụ có thê hoặc không cần gắn liền với một sản phẩm vật chat nào”. Trong các định nghĩa trên đều nhìn nhận dịch vụ là sản phẩm của lao động nhưng không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm vật chất, quy trình sản xuất và tiêu thụ cùng diễn ra đồng thời và xuất hiện khi có nhu cầu cung ứng.Từ các quan niệm khác nhau về dich vụ ta có thé hiểu dịch vụ là một hoạt động cung ứng rất đa dạng nó có tác động đến hầu hết các thành phần kinh tế và xã hội và là cầu nối giữ người sản xuất và người tiêu dùng và là nhân tố thúc day xã hội phát triển.
Khái niệm Dịch vụ lưu trữ a. Hoạt động lưu trữ Lưu trữ là quá trình giữ lại các văn bản sau khitập hợp thành các hồ sơ công việc và được chuyên vào kho lưu trữ bằng các khâu xử lý nghiệp vụ lưu trữ. Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 công tác lưu trữ được định nghĩa như sau: “Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Công tác lưu trữ gồm các nghiệp vu sau:thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tô chức công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, bảo quản và tô chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình triển khai các nghiệp vụ về lưu trữ của cơ quan, tổ chức cần đảm bảo các tính chất của công tác lưu trữ như tính chính trị, tính khoa học, tính thống nhất, tính cơ mật. Tại Điều 2 Khoản 1, Luật Lưu trữ năm 2011 khang định: “Ho động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh ly, xác định giá trị, bảo quản, thong kê, sử dụng tài liệu lưu trữ `. Tại Điều 36 khoản 3 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định : “Phạm vi hoạt động dich vụ lưu trữ bao gom các hoạt động: Bao quan, chính ly, tu bồ khử trùng, khử axit, khử nam moc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bi mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ” b. Dịch vụ lưu trữ Dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam đã có sự phát triển mạnh mẽ hơn kề từ khi hoạt động này được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011.
Số lượng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dich vụ lưu trữ ngày càng nhiều với các sản phẩm dịch vụ đa dạng khiến cho lưu trữ thực sự trở thành một nghề đem lại nhiêu giá trị cho cuộc sông. 15 Hiện nay thuật ngữ dịch vụ lưu trữ không còn là thuật ngữ xa lạ đối với chúng ta tuy nhiên, trong các văn bản quy phạm pháp luật chưa có văn bản nào đề cập đến khái niệm về dịch vụ lưu trữ. Theo cách hiểu thông thường thì dịch vụ lưu trữ là một hoạt động cung ứng nhằm trao đổi giữa bên cung cấp và khách hàng sử dụng dịch vụ và chủ yếu là vô hình, việc cung cấp dịch vụ có thể có sản phẩm hoặc không có sản phẩm. Trong luân văn thạc sĩ của tác giả Lã Thị Mai có đưa ra định nghĩa về dịch vụ lưu trữ như sau: “Dich vụ lưu trie là hoạt động mà mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được phép thực hiện kinh doanh theo quy định của pháp luật, liên quan đến lĩnh vực Lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bi mật nhà nước; tu bổ; phục chế; số hóa; làm sạch tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; cho thuê kho và các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; nghiên cứu; tư vấn ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư và lưu trữ, cung cấp tr vấn trang thiết bị chuyên dung trong công tác văn thư và lưu trữ, nhằm đáp ứng các nhu cau của xã hội trong công tác lưu trit’”[16; 15] Với định nghĩa này ta có thể hiểu Dịch vụ lưu trữ là hoạt động của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cá nhân tổ chức cung ứng các dịch vụ như bảo quản, chỉnh lý, số hóa, tiêu hủy tài liệu, chuyển giao công nghệ cho các cơ quan, doanh nghiêp, cá nhân có nhu cầu sử dụng.
Khái niệm Tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ phức tạp và được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau và theo cách tiếp cận khác nhau vì thế đã có nhiều tác giả, giáo trình đưa ra các định nghĩa khác nhau về t6 chức như sau: Theo từ điển tiếng việt “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cau tạo, một cau trúc và chức năng nhất định” [18; 26] Theo giáo trình Đại cương về quản trị doanh nghiệp của nhà xuất bản Kinh tế Quốc dân của tác giả PGS.TS Ngô Kim Thanh và PGS. Lê Văn 16 Tâm định nghĩa tổng quát về t6 chức như sau “Tổ chức là một tập hợp nhiều người mang tính chất tự giác có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn, nhằm thực hiện mục tiêu chung cụ thé” [17; 11] Theo giáo trình môn Tổ chức sản xuất “Tổ chức, nói rộng ra là cơ cấu ton tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của ban thân các sự vật” [19; 7] Theo tác gia Chester I. Barnard thì định nghĩa “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nổ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Cùng nhau hợp tác nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tô chức sẽ được hình thành” Từ tổ chức cũng được hiểu theo nghĩa là một danh từ là chỉ về một cơ quan, t6 chức cụ thể như các cơ quan tô chức chính trị xã hội. Nhìn chung, các quan điểm trên đều khang định tổ chức là một tập hợp của ít nhất 2 cá nhân trở lên và đều hướng đến những mục tiêu chung. Tổ chức được coi là sợi dây liên kết để các thành viên trong tổ chức tâp hợp lại và hướng tới mục tiêu chung, khi mỗi cá nhân tham gia vào một tô chức đều có những mục tiêu khác nhau nhưng đều có những điểm chung là cùng hướng đến những mục tiêu chung. Xét về phương diện tiếng Việt, thì từ tổ chức còn được xem xét dưới dạng động từ, như vậy khi đó từ tô chức được tiếp cận dưới góc độ của một thực thé như công tác tô chức cán bộ vị dụ như phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong cơ quan, bố trí sắp xếp nhân sự.
Dưới góc độ này, khoa học tô chức xem xét các hoạt động trong một tổ chức cụ thể, trong đó đặc biệt chú ý đến công tác bố trí sắp xếp nhân lực. Vi thế, khi nghiên cứu về tổ chức cần phân biệt rõ đâu là tổ chức mang nghĩa danh từ đâu là tổ chức mang nghĩa động từ dé có hướng nghiên cứu thống nhất và đồng bộ. 17 Trong luận văn này, từ tổ chức được tác giả tập trung nghiên cứu dưới góc độ động từ, là quá trình sắp xếp, bố trí và sử dụng các nguồn lực nham thực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu của cơ quan, tô chức.