Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và khai thác tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa và quốc phòng. Tại tỉnh Hải Dương, với khối lượng tài liệu lưu trữ lớn và đa dạng, nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ ngày càng tăng cao. Theo ước tính, hiện có khoảng 9 nghìn mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý và sắp xếp khoa học, tạo ra áp lực lớn đối với công tác quản lý và bảo quản tài liệu. Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, được giao nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cung cấp các dịch vụ lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng cơ sở khoa học cho việc tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ tại Trung tâm, đánh giá nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các dịch vụ thương mại có thu phí do Trung tâm thực hiện từ năm 2011 đến nay, gắn liền với các quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản pháp luật liên quan. Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đồng thời tạo nguồn thu bền vững cho Trung tâm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết về dịch vụ và tổ chức, kết hợp với các mô hình quản lý dịch vụ lưu trữ hiện đại. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  • Lý thuyết dịch vụ: Dịch vụ được hiểu là hoạt động vô hình, không đồng nhất, không tách rời và không lưu giữ được, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dịch vụ lưu trữ là hoạt động cung ứng các dịch vụ như chỉnh lý, số hóa, bảo quản, tu bổ, tiêu hủy tài liệu và tư vấn chuyển giao công nghệ lưu trữ.

  • Lý thuyết tổ chức: Tổ chức được xem là quá trình sắp xếp, bố trí và sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung. Trong nghiên cứu này, tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ được hiểu là việc thiết lập bộ máy, phân công nhân sự, xây dựng quy trình và quản lý nguồn lực để cung cấp dịch vụ lưu trữ hiệu quả.

Các khái niệm chính bao gồm: dịch vụ lưu trữ, tổ chức hoạt động dịch vụ, nguồn lực dịch vụ (nhân sự, cơ sở vật chất), quy trình cung cấp dịch vụ và quản lý chất lượng dịch vụ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, bao gồm:

  • Phương pháp khảo sát điều tra: Thu thập dữ liệu qua bảng hỏi với nhân sự Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương và các cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 100 người, được chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện.

  • Phương pháp thống kê: Phân tích số liệu về nguồn lực, khối lượng tài liệu, kết quả cung cấp dịch vụ từ năm 2018 đến 2022 để đánh giá thực trạng.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá các thông tin thu thập được để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất giải pháp.

  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Thực hiện phỏng vấn lãnh đạo và nhân viên Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương, cũng như tham khảo kinh nghiệm từ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh và thành phố Đà Nẵng.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2022 đến tháng 6/2023, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và hoàn thiện luận văn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Nhu cầu dịch vụ lưu trữ lớn và đa dạng: Khảo sát cho thấy khoảng 85% các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hải Dương có nhu cầu sử dụng dịch vụ chỉnh lý, số hóa và bảo quản tài liệu. Khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý lên tới khoảng 9 nghìn mét giá, trong đó hơn 70% tài liệu có giá trị lâu dài cần được bảo quản và khai thác.

  2. Nguồn lực của Trung tâm đáp ứng cơ bản yêu cầu cung cấp dịch vụ: Trung tâm có đội ngũ hơn 30 nhân sự, trong đó 80% có trình độ đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ, cùng với cơ sở vật chất hiện đại như máy scan tốc độ cao, máy phục chế và kho lưu trữ chuyên dụng. Tỷ lệ nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ đạt khoảng 60%.

  3. Hiệu quả cung cấp dịch vụ lưu trữ chưa tối ưu: Từ năm 2018 đến 2022, Trung tâm đã thực hiện chỉnh lý khoảng 2.000 mét tài liệu, số hóa hơn 1.500 mét tài liệu và tiêu hủy khoảng 500 mét tài liệu hết giá trị. Tuy nhiên, tỷ lệ hài lòng của khách hàng chỉ đạt khoảng 75%, phản ánh một số hạn chế về quy trình và truyền thông dịch vụ.

  4. Quy trình cung cấp dịch vụ còn thiếu sự chuyên nghiệp và bộ phận chuyên trách chưa được thiết lập riêng biệt: Hiện tại, nhân sự thực hiện dịch vụ được huy động từ các phòng ban khác nhau, chưa có bộ phận chuyên trách dịch vụ lưu trữ. Việc phân công công việc và kiểm tra giám sát còn chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của nhu cầu dịch vụ lưu trữ lớn xuất phát từ sự phát triển kinh tế - xã hội mạnh mẽ của tỉnh Hải Dương, dẫn đến khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng. So với các trung tâm lưu trữ tại Hà Tĩnh và Đà Nẵng, Trung tâm Hải Dương có nguồn lực tương đối đầy đủ nhưng chưa phát huy hết hiệu quả do thiếu bộ phận chuyên trách và quy trình quản lý chưa hoàn chỉnh.

Việc tỷ lệ hài lòng khách hàng chỉ đạt 75% cho thấy cần cải thiện chất lượng dịch vụ, đặc biệt là trong khâu tiếp nhận, khảo sát và truyền thông. Kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trước đây về quản lý dịch vụ lưu trữ tại các tỉnh khác, cho thấy sự cần thiết của việc đổi mới tư duy quản lý và đầu tư nguồn lực.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện khối lượng tài liệu chỉnh lý, số hóa và tiêu hủy qua các năm, cùng bảng đánh giá mức độ hài lòng khách hàng theo từng loại dịch vụ, giúp minh họa rõ nét thực trạng và xu hướng phát triển.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết lập bộ phận chuyên trách dịch vụ lưu trữ: Trung tâm cần thành lập phòng hoặc tổ chuyên trách quản lý và thực hiện các dịch vụ lưu trữ, phân công nhiệm vụ rõ ràng nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả. Thời gian thực hiện dự kiến trong 6 tháng, chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc Trung tâm.

  2. Nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng về kỹ thuật lưu trữ hiện đại, công nghệ số hóa và quản lý dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Mục tiêu tăng tỷ lệ nhân sự có chứng chỉ hành nghề lên 90% trong vòng 1 năm.

  3. Cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ và tăng cường kiểm tra, giám sát: Xây dựng quy trình chuẩn hóa từ tiếp nhận yêu cầu đến nghiệm thu, đồng thời thiết lập hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ. Thời gian triển khai trong 9 tháng, do phòng Hành chính và phòng Nghiệp vụ phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường truyền thông và quảng bá dịch vụ lưu trữ: Lập kế hoạch marketing, sử dụng các kênh truyền thông đa dạng để nâng cao nhận thức và thu hút khách hàng mới, đặc biệt là các cơ quan, tổ chức chưa sử dụng dịch vụ. Mục tiêu tăng 20% số hợp đồng dịch vụ trong 1 năm tới.

  5. Đầu tư bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại: Mua sắm thêm máy scan tốc độ cao, thiết bị phục chế và phần mềm quản lý tài liệu nhằm nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ. Kế hoạch đầu tư trong vòng 2 năm, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan tài chính địa phương.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý Trung tâm Lưu trữ Lịch sử các tỉnh, thành phố: Giúp hiểu rõ về tổ chức và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, từ đó áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị mình.

  2. Cán bộ, nhân viên ngành lưu trữ và văn thư: Nâng cao nhận thức về vai trò dịch vụ lưu trữ, cập nhật kiến thức về quy trình và kỹ thuật cung cấp dịch vụ, phục vụ công tác chuyên môn và phát triển nghề nghiệp.

  3. Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ: Hiểu rõ về các loại hình dịch vụ lưu trữ, quy trình cung cấp và lợi ích khi hợp tác với Trung tâm, từ đó lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành lưu trữ học, quản lý hành chính: Cung cấp tài liệu tham khảo khoa học về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ, phương pháp nghiên cứu và thực tiễn áp dụng tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp

  1. Dịch vụ lưu trữ gồm những loại hình nào?
    Dịch vụ lưu trữ bao gồm chỉnh lý tài liệu, số hóa, bảo quản, tu bổ, tiêu hủy tài liệu và tư vấn chuyển giao công nghệ lưu trữ. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương cung cấp các dịch vụ chỉnh lý, số hóa và tiêu hủy tài liệu theo hợp đồng.

  2. Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương có đủ nguồn lực để cung cấp dịch vụ không?
    Trung tâm có hơn 30 nhân sự, trong đó 80% có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ, cùng với cơ sở vật chất hiện đại như máy scan tốc độ cao và kho lưu trữ chuyên dụng, đáp ứng cơ bản yêu cầu cung cấp dịch vụ.

  3. Quy trình cung cấp dịch vụ lưu trữ được thực hiện như thế nào?
    Quy trình gồm tiếp nhận yêu cầu, khảo sát tài liệu, ký kết hợp đồng, phân công công việc, quản lý tiến độ, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu. Mỗi bước đều có sự phối hợp giữa các phòng ban và sự giám sát của lãnh đạo Trung tâm.

  4. Làm thế nào để nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ?
    Cần thiết lập bộ phận chuyên trách, đào tạo nhân sự, chuẩn hóa quy trình, tăng cường kiểm tra giám sát và cải tiến công nghệ. Kinh nghiệm từ các trung tâm khác như Hà Tĩnh và Đà Nẵng cho thấy đây là các yếu tố then chốt.

  5. Dịch vụ lưu trữ có mang lại lợi ích kinh tế cho Trung tâm không?
    Có. Hoạt động dịch vụ lưu trữ tạo nguồn thu bổ sung, giúp Trung tâm tái đầu tư trang thiết bị, nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện đời sống cán bộ nhân viên. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh đã tăng nguồn thu từ dịch vụ lưu trữ qua các hợp đồng ký kết.

Kết luận

  • Luận văn đã xây dựng cơ sở khoa học và đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương, xác định nhu cầu lớn và nguồn lực cơ bản đáp ứng yêu cầu.
  • Phân tích chỉ ra các hạn chế về quy trình, bộ phận chuyên trách và truyền thông dịch vụ, ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực như thành lập bộ phận chuyên trách, nâng cao năng lực nhân sự, cải tiến quy trình và tăng cường truyền thông nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
  • Kinh nghiệm từ các trung tâm lưu trữ Hà Tĩnh và Đà Nẵng được vận dụng để hoàn thiện mô hình tổ chức dịch vụ lưu trữ tại Hải Dương.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh phù hợp, góp phần phát triển bền vững ngành lưu trữ tại địa phương.

Call to action: Các cơ quan quản lý và Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện các giải pháp, đồng thời mở rộng nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong thời gian tới.