Chương 1. Cơ sở khoa học của xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ Trong Chƣơng này, tác giả tìm hiểu các khái niệm, nguyên tắc và phƣơng pháp cơ bản liên quan đến định mức lao động, định mức KTKT; khái quát thực tiễn áp dụng định mức lao động trong việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ. Việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Trong Chƣơng này, tác giả hệ thống hóa các định mức KTKT trong hoạt động lƣu trữ đã ban hành thời gian qua; khảo sát việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh thông qua khảo sát thực tế và gửi Phiếu khảo sát để đƣa ra các kết quả đánh giá tại Chƣơng 3 của Luận văn. Đánh giá và đề xuất, kiến nghị việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ lưu trữ Trong Chƣơng này, từ các kết quả khảo sát tại Chƣơng 2, tác giả phân tích, đánh giá việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lƣu trữ.
Từ đó, tác giả đƣa ra một số ý kiến đề xuất, kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới một số định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lƣu trữ; biện pháp áp dụng hiệu quả các định mức kinh tế - kỹ thuật đã ban hành trong thời gian tới… 10 z CHƢƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ 1. Các khái niệm cơ bản Các khái niệm cơ bản cần làm rõ trong Luận văn này gồm: định mức lao động, định mức kinh tế - kỹ thuật, mức lao động, thời gian chuẩn kết, thời gian phục vụ, thời gian ngừng công nghệ, thời gian nghỉ ngơi, hoạt động lƣu trữ, Lƣu trữ lịch sử và Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Cụ thể nhƣ sau: - Định mức lao động là việc quy định mức độ tiêu hao lao động sống cho một hay một số ngƣời lao động có nghề nghiệp và trình độ chuyên môn thích hợp để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hay một đơn vị khối lƣợng công việc đúng với yêu cầu chất lƣợng, trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định.1 - Định mức kinh tế - kỹ thuật là lƣợng lao động sống và lao động quá khứ biểu hiện bằng thời gian lao động, bằng giá trị hoặc hiện vật đƣợc phép sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lƣợng công việc) theo tiêu chuẩn, chất lƣợng quy định và theo quy trình công nghệ hợp lý, trong những điều kiện trang bị kỹ thuật, tổ chức sản xuất và trình độ quản lý.2 - Mức lao động là lƣợng lao động hao phí đƣợc quy định để hoàn thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lƣợng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lƣợng trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định.3 - Thời gian chuẩn kết (Tck) là thời gian ngƣời lao động dùng vào việc chuẩn bị phƣơng tiện sản xuất, công tác để thực hiện khối lƣợng công việc đƣợc 1 TS.
Nguyễn Quang Huề, Viện Khoa học Lao động và Xã hội: Khái quát chung về định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật, Kỷ yếu Hội thảo khoa học xây dựng định mức trong lƣu trữ, năm 2011, trang 02. 2 Vũ Thị Chọn, Vũ Thị Bích Ngọc (2001): Đánh giá thực trạng công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam từ trƣớc đến nay - Đề xuất kế hoạch và các biện pháp đề hoàn thiện công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật của Tổng công ty, trang 03. 3 Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 10. 11 z giao và tiến hành mọi hoạt động có liên quan đến việc hoàn thành khối lƣợng công việc đó.4 Đặc điểm của thời gian chuẩn kết thƣờng chỉ hao phí vào lúc đầu hoặc cuối ca, chỉ hao phí một lần cho cả loạt sản phẩm sản xuất, không phụ thuộc vào số lƣợng sản phẩm và thời gian của ca làm việc.
- Thời gian tác nghiệp (Ttn) là thời gian trực tiếp hoàn thành bƣớc công việc và đƣợc lặp đi lặp lại qua từng sản phẩm hoặc một số sản phẩm nhất định. Thời gian tác nghiệp gồm thời gian tác nghiệp chính và thời gian tác nghiệp phụ. Thời gian tác nghiệp chính là thời gian biến đổi đối tƣợng lao động về mặt chất lƣợng nhƣ: hình dáng, kích thƣớc, tính chất cơ, lý, hóa… Thời gian tác nghiệp phụ là thời gian ngƣời lao động thực hiện những thao tác phụ, tạo điều kiện hoàn thành thao tác chính. Nó đƣợc lặp đi lặp lại khi gia công từng sản phẩm hoặc một số sản phẩm nhất định.5 Thời gian tác nghiệp chịu ảnh hƣởng bởi các nhân tố nhƣ: đối tƣợng lao động, mức độ phức tạp của công việc, đặc điểm thiết bị, dụng cụ và trình độ tay nghề của ngƣời lao động.
- Thời gian phục vụ nơi làm việc (Tpv) là thời gian hao phí để trông coi và đảm bảo cho nơi làm việc hoạt động liên tục trong suốt ca làm việc. Thời gian phục vụ có thể chia làm hai loại: thời gian phục vụ kỹ thuật và thời gian phục vụ tổ chức. Thời gian phục vụ kỹ thuật (Tpvk) là thời gian hao phí để làm các công việc phục vụ có tính chất kỹ thuật, nhằm duy trì khả năng làm việc bình thƣờng của máy móc, thiết bị… Thời gian phục vụ tổ chức (Tpvt) là thời gian hao phí để làm công việc phục vụ có tính chất tổ chức nhằm duy trì trật tự, vệ sinh và hợp lý hóa nơi làm việc.6 4 Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 22. 5 Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 23.
12 z Thời gian phục vụ chịu ảnh hƣởng bởi các nhân tố nhƣ: trình độ tổ chức, phục vụ nơi làm việc và chất lƣợng của máy móc, thiết bị, dụng cụ… - Thời gian nghỉ ngơi (Tnn) là để duy trì khả năng làm việc của con ngƣời trong suốt ca làm việc. Thời gian nghỉ ngơi tùy theo điều kiện nặng nhọc, độc hại, nóng bức bụi bặm… trong quá trình làm việc mà quy định độ dài thời gian nghỉ ngơi hợp lý.7 Thời gian nghỉ ngơi phụ thuộc vào các nhân tố nhƣ: độ dài của thời gian làm việc, môi trƣờng sản xuất, tính chất công việc và điều kiện tổ chức giải quyết các nhu cầu tự nhiên. - Thời gian ngừng công nghệ (Tncn) là thời gian gián đoạn do yêu cầu kỹ thuật sản xuất mà ngƣời lao động bắt buộc phải ngừng việc.8 Nhƣ vậy, các loại thời gian nêu trên là những thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nên phải đƣợc tính vào mức thời gian. Tuy nhiên, không có nghĩa là mức thời gian của bất kỳ chi tiết nào cũng có đầy đủ các loại thời gian trên.
Từ các khái niệm cơ bản trên, chúng ta có thể phân biệt sự khác nhau của định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật nhƣ sau: - Định mức lao động là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các bƣớc công việc theo quy trình đƣợc tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý, ta có công thức: Tsp = Tcn + Tpv + Tql, trong đó: Định mức lao động trực tiếp (Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bƣớc công việc của một quy trình (vệ sịnh kho bảo quản tài liệu lƣu trữ; chỉnh lý tài liệu giấy; phục vụ độc giả tại Phòng đọc…). 6 Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 24. 7 Khái niệm vị trí và nhiệm vụ của định mức lao động trong doanh nghiệp, http://voer.vn/m/khainiem 8 Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội: Giáo trình Định mức lao động, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội năm 2011, trang 26. 13 z Định mức lao động phục vụ (Tpv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ theo quy trình nhƣ: kiểm tra thiết bị, dụng cụ vệ sinh; vệ sịnh nơi làm việc… đƣợc tính bằng 1 - 2% của thời gian lao động trực tiếp.
Định mức lao động quản lý (Tql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình thực hiện một quy trình nghiệp vụ đƣợc tính bẳng 3 - 5% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ. - Định mức kinh tế - kỹ thuật là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, vật tƣ, văn phòng phẩm để thực hiện xây dựng đơn giá cho từng bƣớc công việc của một quy trình nghiệp vụ lƣu trữ (giải mật tài liệu lƣu trữ; số hóa tài liệu lƣu trữ; chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; xử lý tài liệu hết giá trị…). Vì vậy, đặc thù của định mức KTKT trong hoạt động lƣu trữ là các quy trình nghiệp vụ chi tiết tác động đến đối tƣợng tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại các kho lƣu trữ nói chung và Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng để thực hiện xây dựng các định mức lao động. Có những định mức lao động mang tính định lƣợng và định tính khác nhau nên khi xây dựng định mức chúng ta có thể lựa chọn nhiều phƣơng pháp khác nhau cho phù hợp nhƣ: phƣơng pháp khảo sát bấm giờ; phƣơng pháp bình nghị.
Ngoài các khái niệm cơ bản của định mức, chúng ta có thể tìm hiểu thêm một số khái niệm trong lƣu trữ để làm sáng tỏ chủ đề của Luận văn nhƣ: - Hoạt động lƣu trữ là hoạt động thu thập, chính lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lƣu trữ.9 - Lƣu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp nhận từ Lƣu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.10 - Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh; trực tiếp 9 Khoản 1, Điều 2, Luật Lƣu trữ năm 2011, trang 02.