Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, vừa mang tính khoa học vừa mang tính kỹ thuật, nghiệp vụ đặc thù. Từ năm 2009 đến 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã triển khai kế hoạch tổng thể xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật (KTKT) cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, việc áp dụng các định mức KTKT này tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đồng bộ và thống nhất.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2009-2015, khảo sát tại các tỉnh đại diện cho ba miền Bắc, Trung, Nam với hơn 95 phiếu khảo sát đạt yêu cầu từ các cán bộ quản lý và viên chức trực tiếp làm việc trong lĩnh vực lưu trữ.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để hoàn thiện hệ thống định mức KTKT, góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, đồng thời hỗ trợ công tác dự toán kinh phí và xây dựng kế hoạch nhân lực phù hợp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các khái niệm và lý thuyết về định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ. Định mức lao động được hiểu là lượng lao động sống cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định. Định mức KTKT bao gồm tổng hợp các mức hao phí về lao động, vật tư, thiết bị để thực hiện một quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

Các khái niệm chính bao gồm: thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp, thời gian phục vụ nơi làm việc, thời gian nghỉ ngơi và thời gian ngừng công nghệ. Nguyên tắc xây dựng định mức KTKT dựa trên tổ chức lao động khoa học, phù hợp với trình độ chuyên môn, quy trình công nghệ và đảm bảo tiêu chuẩn lao động theo quy định pháp luật.

Phương pháp xây dựng định mức lao động chi tiết được áp dụng gồm: phương pháp phân tích khảo sát, phân tích tính toán, so sánh điển hình và phân tích tổng hợp. Ngoài ra, phương pháp thống kê - kinh nghiệm cũng được sử dụng phổ biến trong thực tiễn xây dựng định mức.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ khảo sát thực tế tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đại diện cho ba miền Bắc, Trung, Nam, với tổng số 126 phiếu khảo sát thu về, trong đó 95 phiếu đạt yêu cầu để phân tích.

Phương pháp khảo sát sử dụng phiếu điều tra có xác nhận của cơ quan cung cấp thông tin, kết hợp khảo sát trực tiếp và gửi phiếu qua đường bưu điện. Đối tượng khảo sát là các cán bộ quản lý và viên chức trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ.

Phương pháp phân tích, tổng hợp được áp dụng để xử lý số liệu khảo sát bằng phần mềm SurveyMonkey, phân tích các chỉ số về mức độ áp dụng định mức KTKT, nhận thức và khó khăn trong thực tiễn. Phương pháp xin ý kiến chuyên gia cũng được sử dụng để hoàn thiện bảng hỏi và dự thảo luận văn.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong khoảng 2 tháng thu thập dữ liệu khảo sát, sau đó tiến hành phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ quan tâm đến xây dựng định mức lao động: 98,95% cán bộ được khảo sát cho biết quan tâm đến vấn đề xây dựng định mức lao động trong hoạt động lưu trữ, thể hiện nhận thức cao về tầm quan trọng của định mức KTKT.

  2. Tình hình áp dụng các định mức KTKT: Các định mức KTKT đã được ban hành dưới dạng Thông tư của Bộ Nội vụ, bao gồm các lĩnh vực chỉnh lý tài liệu giấy, xử lý tài liệu hết giá trị, vệ sinh kho bảo quản, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, phục vụ độc giả, giải mật tài liệu và tạo lập cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa đồng bộ, có sự khác biệt về mức độ áp dụng giữa các địa phương.

  3. Khó khăn trong áp dụng định mức: Khoảng 21 phiếu khảo sát phản ánh việc chưa hoàn thành các câu hỏi quan trọng, cho thấy một phần cán bộ còn thiếu thông tin hoặc chưa nắm rõ các quy định về định mức KTKT. Ngoài ra, có sự khác biệt về trình độ và thâm niên công tác, ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo định mức.

  4. Hiệu quả áp dụng định mức: Các định mức KTKT giúp các cơ quan lưu trữ xác định được thời gian lao động chuẩn, từ đó xây dựng kế hoạch nhân lực và dự toán kinh phí hợp lý. Ví dụ, định mức chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt là 15,636 phút/mét tài liệu, định mức vệ sinh kho là 75,689 phút/m2 kho, định mức bồi nền tài liệu giấy thủ công là 20,17 phút/tờ tài liệu khổ A4.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy việc xây dựng và áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ là rất cần thiết và được quan tâm rộng rãi. Tuy nhiên, sự chưa đồng bộ trong áp dụng tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phản ánh những hạn chế về nguồn lực, trình độ cán bộ và sự thiếu thống nhất trong hướng dẫn thực hiện.

So sánh với các nghiên cứu trong nước và kinh nghiệm quốc tế, việc xây dựng định mức KTKT cần dựa trên quy trình nghiệp vụ chi tiết, tiêu chuẩn sản phẩm và kết quả khảo sát thực tế. Các nước như Liên Xô cũ, Nga, Mỹ đã áp dụng các phương pháp định mức chi tiết và khoa học, trong khi ở Việt Nam, việc áp dụng còn mang tính bước đầu và cần được hoàn thiện.

Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ phân bố mức độ áp dụng định mức theo từng địa phương, bảng so sánh thời gian lao động chuẩn với thực tế sẽ giúp minh họa rõ hơn hiệu quả và những điểm cần cải thiện. Ngoài ra, phân tích mối liên hệ giữa trình độ cán bộ và hiệu quả áp dụng định mức cũng là hướng nghiên cứu bổ sung.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo, tập huấn chuyên sâu về định mức KTKT cho cán bộ lưu trữ tại các cấp tỉnh nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng áp dụng các định mức đã ban hành. Thời gian thực hiện: trong vòng 12 tháng; Chủ thể thực hiện: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Sở Nội vụ các tỉnh.

  2. Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn áp dụng định mức KTKT chi tiết, dễ hiểu và cập nhật thường xuyên theo thực tiễn công tác lưu trữ. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

  3. Triển khai khảo sát, đánh giá định kỳ việc áp dụng định mức KTKT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để phát hiện khó khăn, bất cập và điều chỉnh kịp thời. Thời gian: hàng năm; Chủ thể: Sở Nội vụ các tỉnh phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ.

  4. Tăng cường đầu tư kinh phí và trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác lưu trữ, giúp giảm thời gian lao động và nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu. Thời gian: kế hoạch 3 năm; Chủ thể: Ủy ban nhân dân các tỉnh, Bộ Nội vụ.

  5. Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước và các đơn vị lưu trữ để thống nhất trong việc áp dụng định mức KTKT, tránh chồng chéo và lúng túng trong thực hiện. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Giúp hiểu rõ về các định mức KTKT, từ đó xây dựng kế hoạch nhân lực và dự toán kinh phí phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. Chuyên gia và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực lưu trữ học: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về xây dựng và áp dụng định mức KTKT, làm nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ: Hỗ trợ trong việc hoàn thiện chính sách, quy định và hướng dẫn áp dụng định mức KTKT trong toàn ngành lưu trữ.

  4. Sinh viên và học viên chuyên ngành lưu trữ học: Là tài liệu tham khảo quý giá để hiểu về công tác xây dựng định mức lao động và kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Định mức kinh tế - kỹ thuật trong lưu trữ là gì?
    Định mức KTKT là lượng lao động, vật tư, thiết bị cần thiết để thực hiện một đơn vị công việc lưu trữ theo tiêu chuẩn chất lượng và quy trình công nghệ hợp lý. Ví dụ, định mức chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt là 15,636 phút/mét tài liệu.

  2. Tại sao cần xây dựng định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ?
    Định mức KTKT giúp xác định chính xác thời gian và nguồn lực cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, lập kế hoạch nhân lực và dự toán kinh phí, đồng thời chống lãng phí lao động và tài nguyên.

  3. Phương pháp nào được sử dụng để xây dựng định mức lao động trong lưu trữ?
    Các phương pháp chính gồm phân tích khảo sát, phân tích tính toán, so sánh điển hình, phân tích tổng hợp và thống kê - kinh nghiệm. Ví dụ, phương pháp bấm giờ và chụp ảnh được dùng để đo thời gian thực hiện các bước công việc.

  4. Các khó khăn thường gặp khi áp dụng định mức KTKT tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là gì?
    Khó khăn gồm thiếu đồng bộ trong áp dụng, trình độ cán bộ chưa đồng đều, thiếu kinh phí đầu tư, quy trình nghiệp vụ chưa rõ ràng và chưa có hướng dẫn chi tiết cho từng địa phương.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả áp dụng định mức KTKT trong lưu trữ?
    Cần tăng cường đào tạo, xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, đầu tư trang thiết bị hiện đại, tổ chức khảo sát định kỳ và xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý và đơn vị lưu trữ.

Kết luận

  • Việc xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
  • Nghiên cứu đã khảo sát thực trạng áp dụng định mức KTKT tại 95 đơn vị lưu trữ cấp tỉnh đại diện cho ba miền, cho thấy nhận thức cao nhưng còn nhiều khó khăn trong thực tiễn áp dụng.
  • Các định mức KTKT đã được ban hành bao phủ nhiều lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý tài liệu, bảo quản, phục vụ độc giả và tạo lập cơ sở dữ liệu, tuy nhiên chưa được áp dụng đồng bộ và rộng rãi.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm đào tạo cán bộ, xây dựng tài liệu hướng dẫn, khảo sát định kỳ, tăng cường đầu tư và cơ chế phối hợp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng định mức KTKT.
  • Các bước tiếp theo cần triển khai thực hiện các khuyến nghị trong vòng 1-3 năm tới, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống định mức phù hợp với thực tiễn và tiến bộ khoa học kỹ thuật.

Call-to-action: Các cơ quan quản lý và đơn vị lưu trữ cần phối hợp chặt chẽ để triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời đẩy mạnh công tác đào tạo và cập nhật kiến thức nhằm nâng cao năng lực áp dụng định mức KTKT, góp phần phát triển ngành lưu trữ bền vững và hiệu quả.