Chương 1. Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội Chương 2. Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội. Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu 1.1 Khái niệm Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận. Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người dùng và điều kiện thực tế tại các cơ quan thông tin – thư viện. Mục đích xử lý nội dung tài liệu là: - Sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tài liệu theo nội dung, ví dụ tổ chức kho đóng/kho mở, xây dựng cơ sở dữ liệu… - Tạo lập các điểm truy cập thông tin hoặc trợ giúp chọn lọc thông tin theo nội dung tài liệu trong hệ thống tìm tin. Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại, định chủ đề, định từ khóa, làm tóm tắt, chú giải, tổng luận… Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội, tác giả chỉ nghiên cứu các công đoạn: phân loại, làm tóm tắt và định từ khóa.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu phân loại. Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và các cơ quan thông tin sử dụng. Ký hiệu này có thể đơn giản hoặc phức tạp phụ thuộc vào nội dung được phản ánh trong tài liệu. Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ tìm tin theo phương thức tự động hóa.
Định từ khóa có thể tiến hành theo phương thức định từ 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khóa tự do (do người xử lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung nhưng không được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát nào) và từ khóa kiểm soát (từ khóa tự do nhưng được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát được chấp nhận như Bộ từ khóa hay từ điển từ khóa) [13, tr. Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc có thể nắm bắt được nội dung đó nhanh chóng và chính xác nhất. Bài tóm tắt có tác dụng định hướng cho người dùng lựa chọn thông tin trong quá trình tìm kiếm. Trong một số trường hợp đặc biệt như tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập…, bài tóm tắt có thể được thay thế cho tài liệu gốc [13, tr.
Định chủ đề tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề. Sau quá trình xử lý, chúng ta sẽ rút được ra các đề mục chủ đề, phản ánh vấn đề và góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung tài liệu. Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề chủ đề) là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định. Cấu trúc của đề mục chủ đề gồm đề mục chủ đề chính và các phụ đề.68] Như vậy, khác với từ khóa, đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và các góc độ nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu.
Có thể nói, từ khóa chỉ biểu đạt một phần hoặc một mặt nào đó của nội dung tài liệu, còn đề mục chủ đề có khả năng biểu đạt đầy đủ và ngắn gọn nội dung tài liệu. Do đó, đề mục chủ đề đã hạn chế được sự nhiễu tin hơn so với từ khóa trong quá trình tìm tin. Mặc dù định chủ đề tài liệu có nhiều ưu điểm như vậy, nhưng do số lượng cán bộ xử lý tài liệu còn hạn chế nên hiện tại Trung tâm chưa tiến hành công đoạn xử lý nội dung này mà chỉ dừng lại ở công đoạn định từ khóa cho tài liệu. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới phục vụ bạn đọc, xử lý nội dung tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ của các thư viện.
Kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, thư viện và cơ quan thông tin có thể đáp ứng được nhu cầu của NDT. Do vậy, nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được thực hiện tốt và có chất lượng, kết quả xử lý phản ánh chính xác và đầy đủ nguồn lực thông tin của thư viện sẽ đáp ứng ở mức cao yêu cầu của các đối tượng bạn đọc. Công tác xử lý nội dung tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin đóng vai trò: - Hỗ trợ người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua các ngôn ngữ tìm tin như: ký hiệu phân loại, từ khóa, bài tóm tắt… - Khai thác tối đa giá trị các thông tin, hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin.
Ngoài ra, làm tốt công tác xử lý nội dung tài liệu còn tạo ra khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong và ngoài nước. Đặc biệt, sau khi công văn số 1598/BVHTT của Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam ban hành ngày 7/5/2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 đã tạo sự chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu, tăng cường khả năng khai thác, phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin. Thêm vào đó, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động chuyên môn của thư viện đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện trong việc tổ chức bộ máy tra cứu và phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nhờ tốc độ xử lý nguồn tin trên máy tính nhanh chóng mà thông tin đến với độc giả nhanh chóng, kịp thời.
Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các cơ sở dữ liệu thay vì tra cứu thủ công trên mục lục truyền thống như trước đây, vừa tiết kiệm được thời gian tra cứu lại đảm bảo độ đầy đủ và chính xác của kết quả tìm kiếm. Xử lý nội dung tài liệu còn có ý nghĩa lớn trong công tác tổ chức kho, lưu trữ, tìm kiếm thông tin.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu 1.1 Cách thức tổ chức công việc Cũng giống như bất kỳ hoạt động nào, công tác xử lý nội dung tài liệu muốn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng xử lý đạt hiệu quả cao thì cần phải xây dựng quy trình xử lý tài liệu cụ thể, có sự phân công công việc hợp lý, khoa học, gắn trách nhiệm với từng cán bộ. Tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa để phát huy tối đa khả năng, kinh nghiệm của cán bộ thư viện. Mỗi cán bộ nên phụ trách một công đoạn nhất định chẳng hạn một cán bộ chuyên phân loại, một cán bộ chuyên làm tóm tắt… thay vì phải thực hiện tất cả các công đoạn đó.
Đối với việc xử lý các tài liệu ngoại văn cũng thực hiện theo hướng như vậy, cán bộ thông thạo ngoại ngữ nào sẽ được phân công xử lý tài liệu thuộc ngôn ngữ đó để đảm bảo độ chính xác của kết quả xử lý. Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát, hiệu đính kết quả xử lý cũng cần được tiến hành thường xuyên, nghiêm túc để theo dõi tiến độ công việc và kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót, đảm bảo chất lượng của các biểu ghi được xử lý.2 Trình độ cán bộ Chất lượng công tác xử lý tài liệu phụ thuộc rất lớn vào trình độ, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ xử lý. Kết quả của công tác này có ảnh hưởng 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trực tiếp đến hiệu quả phục vụ của thư viện. Do đó, công tác này đòi hỏi người cán bộ xử lý phải có những phẩm chất và năng lực sau: Có kiến thức và kỹ năng xử lý tài liệu, có khả năng phân tích, đánh giá đúng nội dung của tài liệu.
Am hiểu cấu trúc, sử dụng thông thạo các bảng phân loại, Bộ từ khóa, có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như bách khoa thư, từ điển, thông thạo thuật ngữ khoa học… Thường xuyên cập nhật những chuẩn mới, quy định mới, lựa chọn các công cụ xử lý phù hợp với vốn tài liệu của thư viện và xu thế phát triển của ngành cả ở trong và ngoài nước. Có kiến thức sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực của xã hội. Đối với các thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ còn đòi hỏi người cán bộ xử lý tài liệu phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện phục vụ. Ngoài ra, để xử lý được tài liệu ngoại văn thì ngoại ngữ cũng là một yêu cầu đặt ra đối với cán bộ thư viện.
Việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là điều vô cùng cần thiết và hữu ích, giúp cho việc xác định nội dung tài liệu ngoại văn được dễ dàng và chính xác hơn.