CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu đề tài Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang chuyển đổi mọi khía cạnh của cuộc sống và công việc, việc quản lý tài sản và thiết bị trong môi trường giáo dục trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Trường đại học, với sự đa dạng về tài sản và thiết bị, đặc biệt là máy tính, sách giáo trình, trang thiết bị thí nghiệm và nhiều loại tài sản khác, đang đối diện với nhiều thách thức trong việc theo dõi, quản lý, và tối ưu hóa việc sử dụng chúng. Đề tài "Website Quản lý Tài Sản & Thiết Bị cho Trường Đại Học" với mục tiêu cung cấp một giải pháp toàn diện và hiệu quả cho việc quản lý tài sản và thiết bị trong môi trường giáo dục. Website này không chỉ giúp trường đại học theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng của tài sản, mà còn tối ưu hóa việc cấp phát, mượn trả, và sửa chữa chúng.
Việc kết hợp giữa quản lý tài sản và quản lý việc sử dụng tài sản sẽ giúp trường đại học tiết kiệm thời gian, tài nguyên, và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các nguồn lực này. Tôi hy vọng rằng đề tài này sẽ đóng góp vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài sản và thiết bị tại các trường đại học và đáp ứng các thách thức của thời đại mới.2 Lý do chọn đề tài Lý do chọn đề tài "Website Quản lý Tài Sản & Thiết Bị cho Trường Đại Học" xuất phát từ sự nhận thấy về mức độ quan trọng của việc quản lý tài sản và thiết bị trong môi trường giáo dục. Dưới đây là những lý do mà chúng tôi đã lựa chọn đề tài này: 1.1 Sự đa dạng và quy mô lớn của tài sản và thiết bị Trường đại học thường có hàng ngàn tài sản và thiết bị khác nhau, từ máy tính và nhiều nguồn tài nguyên khác. Quản lý sự đa dạng và quy mô lớn này bằng cách thủ công thường gặp khó khăn và dễ dẫn đến sai sót.
Vì vậy, việc sử dụng một hệ thống quản lý tự động là cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.2 Nhu cầu cấp phát và mượn trả tài sản và thiết bị Sự cấp phát và mượn trả tài sản và thiết bị là một phần quan trọng trong hoạt động hàng ngày của trường đại học. Điều này đặt ra nhiều thách thức liên quan đến việc kiểm tra tình trạng, lịch sử sử dụng, và sự sẵn sàng của chúng. Một hệ thống quản lý thông minh có khả năng xác định tình trạng và lịch sử sử dụng sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.3 Liên quan đến sự nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu 13 Chất lượng giảng dạy và nghiên cứu tại trường đại học liên quan mật thiết đến việc sử dụng tài sản và thiết bị. Để đảm bảo rằng giảng viên và sinh viên có đủ nguồn tài nguyên cần thiết, việc quản lý tài sản và thiết bị phải được thực hiện một cách chặt chẽ.
Đề tài này nhằm cung cấp một công cụ hữu ích để hỗ trợ việc này.4 Sự phát triển của công nghệ thông tin Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng web và phần mềm quản lý. Việc áp dụng công nghệ mới nhất và xu hướng hiện đại trong việc quản lý tài sản và thiết bị sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tính hiện đại của quy trình quản lý tại các trường đại học. Trên cơ sở những lý do trên, chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài này với hy vọng đóng góp vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài sản và thiết bị tại các trường đại học và giúp họ sẵn sàng đáp ứng các thách thức của thời đại mới.3 Khảo sát hiện trạng Hiện nay, trong môi trường của trường đại học, việc quản lý tài sản và thiết bị đang gặp nhiều thách thức. Các trường đại học thường phải sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống bằng tay, sử dụng bảng tính hoặc hệ thống ghi chép để theo dõi tài sản và thiết bị của mình.
Điều này thường gây ra các vấn đề sau: - Sai sót và mất mát thông tin: Do việc quản lý thủ công, có khả năng xảy ra sai sót trong việc ghi nhận thông tin về tài sản và thiết bị. Điều này có thể dẫn đến việc không chính xác về tình trạng, vị trí, và lịch sử sử dụng của chúng. - Khó khăn trong việc tìm kiếm và theo dõi: Thông tin về tài sản và thiết bị thường được lưu trữ tại nhiều nơi khác nhau trên trường, từ các phòng ban đến các kho lưu trữ. Sự phân mảnh này làm cho việc tìm kiếm và theo dõi tài sản trở nên phức tạp và thường gây lãng phí thời gian.
- Quá trình mượn trả không hiệu quả: Việc cấp phát và mượn trả tài sản và thiết bị thường gặp nhiều khó khăn. Người quản lý cần kiểm tra tình trạng, lịch sử sử dụng, và sự sẵn sàng của tài sản trước khi cấp phát hoặc mượn trả. Điều này đòi hỏi nhiều công sức và có thể dẫn đến việc làm sai sót. Trong bối cảnh này, việc phát triển một hệ thống quản lý tài sản và thiết bị thông qua công nghệ thông tin trở thành một ưu tiên.
Hệ thống này sẽ giúp trường đại học nâng cao hiệu suất quản lý, giảm thiểu sai sót, và cải thiện sự tiện lợi trong việc theo dõi và sử dụng tài sản và thiết bị. 14 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Mô tả hệ thống Website Quản Lý Tài Sản & Thiết Bị cho Trường Đại Học được phát triển để giúp trường đại học quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản và thiết bị của họ. Dưới đây là mô tả chi tiết về các chức năng của website này: - Đăng Nhập và Đăng ký: o Đăng Nhập: Người dùng có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu. o Đăng ký: Người dùng có thể đăng ký tài khoản người dùng mới để sử dụng hệ thống.
- Quản Lý Người Dùng: Admin có quyền quản lý người dùng, bao gồm xem danh sách người dùng, tìm kiếm, thêm, sửa đổi và xóa người dùng. - Quản Lý Thiết Bị: o Hiển Thị Danh Sách Thiết Bị: Người dùng có thể xem danh sách toàn bộ thiết bị trong trường đại học. o Tìm Kiếm Thiết Bị: Tìm kiếm thiết bị theo các tiêu chí như tên, loại, số lượng, vị trí, v. o Xem Chi Tiết Thiết Bị: Người dùng có thể xem thông tin chi tiết của từng thiết bị.
o Thêm, Sửa, Xóa Thiết Bị: Admin có quyền thêm mới, chỉnh sửa thông tin và xóa thiết bị khỏi hệ thống. - Quản Lý Cho Mượn và Cấp Phát: o Mượn Thiết Bị: Người dùng (sinh viên) có thể xem danh sách thiết bị có sẵn để mượn, xem chi tiết và gửi yêu cầu mượn. o Phê Duyệt Yêu Cầu Mượn: Admin có quyền duyệt yêu cầu mượn và thay đổi trạng thái của các yêu cầu này. o Cấp Phát Thiết Bị: Admin có thể cấp phát thiết bị cho các bộ phận hoặc người dùng cụ thể, đồng thời phân công ngày kiểm tra định kỳ cho thiết bị.
- Quản Lý Sửa Chữa: o Hiển Thị Các Thiết Bị Cần Sửa Chữa: Admin có thể xem danh sách các thiết bị cần sửa chữa và xác định người sửa chữa. 15 o Cập Nhật Trạng Thái Sửa Chữa: Staff (nhân viên sửa chữa) có thể cập nhật trạng thái sửa chữa cho từng thiết bị. - Quản Lý Thông Báo: o Gửi Thông Báo: Admin có khả năng gửi thông báo cho người dùng hoặc bộ phận cụ thể trong trường đại học. - Lịch Sử Mượn và Báo Cáo Sửa Chữa: o Lịch Sử Mượn: Người dùng có thể xem lịch sử các thiết bị mượn và trả của họ.
o Gửi Báo Cáo Sửa Chữa: Người dùng có thể gửi báo cáo hỏng hóc và yêu cầu sửa chữa cho thiết bị đang mượn. Trên cơ bản, hệ thống này giúp trường đại học quản lý tài sản và thiết bị một cách hiệu quả, tối ưu hóa việc sử dụng chúng và cung cấp cho người dùng một giao diện thân thiện để thực hiện các tương tác cần thiết.2 Sơ đồ phân rã chức năng Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 17 2.3 Sơ đồ Use Case Hình 2.2 Sơ đồ Usecase tổng quát 18 2.4 Đặc tả Usecase 2.1 UseCase Đăng nhập Hình 2.3 Sơ đồ Activity Đăng nhập Đặc tả Mô tả Mô tả Usecase Use Case này cho phép người dùng (bao gồm cả admin và người dùng thông thường) thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống. Actor - Người dùng (Admin hoặc Người dùng thông thường) Điều kiện Đăng nhập hệ thống Luồng sự kiện - Người dùng truy cập trang đăng nhập của hệ thống. 19 - Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập, yêu cầu người dùng nhập thông tin đăng nhập.
- Người dùng nhập thông tin đăng nhập, bao gồm tên đăng nhập (username) và mật khẩu (password). - Người dùng nhấn nút "Đăng nhập". - Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập: + Nếu thông tin đăng nhập hợp lệ (tên đăng nhập và mật khẩu chính xác): + Hệ thống xác định vai trò của người dùng (Admin hoặc Người dùng thông thường). + Hệ thống cho phép người dùng truy cập vào giao diện chính của hệ thống tương ứng với vai trò của họ.
+ Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ hoặc không tồn tại trong hệ thống: + Hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại thông tin đăng nhập.2 UseCase Đăng ký Hình 2.4 Sơ đồ Activity Đăng ký Đặc tả Mô tả Mô tả Usecase Use Case này cho phép người dùng thực hiện việc đăng ký tài khoản trong hệ thống. Actor - Người dùng thông thường Điều kiện Người dùng truy cập vào trang đăng ký tài khoản của hệ thống. Luồng sự kiện - Người dùng truy cập trang đăng ký tài khoản của hệ thống. - Hệ thống hiển thị màn hình đăng ký tài khoản, yêu cầu người dùng nhập các thông tin cần thiết 21 cho việc đăng ký.
- Người dùng nhập thông tin đăng ký, bao gồm: + Họ và tên (nếu có) + Địa chỉ email + Tên đăng nhập (username) + Mật khẩu (password) + Các thông tin khác cần thiết cho hệ thống (tuỳ theo yêu cầu cụ thể). - Người dùng nhấn nút "Đăng ký". - Hệ thống kiểm tra thông tin đăng ký: + Nếu thông tin đăng ký hợp lệ và không trùng với các tài khoản đã tồn tại trong hệ thống: + Hệ thống tạo tài khoản mới cho người dùng với các thông tin đã nhập. + Hệ thống xác định vai trò của người dùng (Admin hoặc Người dùng thông thường).