CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÁN LẺ VÀ NỘI DUNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Khái niệm về bán lẻ Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
Các hình thức bán lẻ phổ biến - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. 1 - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tình tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng.
Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị. - Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần.
Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm. Đối với hình thức này, về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên,về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. - Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng.
Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. - Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá : Gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.
2 Thực trạng về bán lẻ tại Việt Nam [5] - Việt Nam phải xây dựng được chiến lược cho ngành bán lẻ ở cả 3 cấp: Nhà nước, ngành, doanh nghiệp. Quy mô kinh doanh còn nhỏ, hạ tầng thấp, tính chuyên nghiệp chưa cao, văn hóa phục vụ còn nhiều điều cần khắc phục, quản trị doanh nghiệp chưa theo kịp với tình hình, đặc biệt là tính liên kết hợp tác giữa các doanh nghiệp bán lẻ với nhau, giữa doanh nghiệp bán lẻ và sản xuất còn chưa cao. Ít có những tổ chức bán lẻ có điểm riêng biệt mà thường mang một đặc tính chung chung nhau chưa có sự khác biệt trong cạnh tranh, nổi trội, đổi mới kinh doanh còn chậm chạp. Tình hình trên cho thấy thách thức bán lẻ đối với Việt Nam khá là lớn.
- Đầu vào của ngành bán lẻ Việt Nam chưa ổn định, khi mà đầu vào được sản xuất với quy mô nhỏ, năng suất thấp, chất lượng không ổn định, chất lượng đảm bảo an toàn không được đảm bảo, chị phí sản xuất cao, chưa đồng bộ hóa, giá lại không cạnh tranh ngay trên thị trường nội đại. Một điều quan trọng nữa là lợi nhuận chưa phân phối hợp lý giữa các khâu, đặc biệt là đối với người sản xuất - Thách thức lớn thứ 3 đó là sự quan tâm của người tiêu dùng, các chính sách của nhà nước, bộ nghành. Khi mà các công tác tổ chức thực hiện các dự án liên quan đến thị trường bán lẻ được công bố thì chúng ta thường yếu ở khâu thực hiện. - Bên cạnh đó năng lực của các siêu thị nội địa cũng là một thách thức không nhỏ đối với chính họ.
Với nguồn lực khó khăn việc mở rộng thị trường là điều luôn gặp bất lợi. Phải làm gì để phát triển hệ thống khi lãi suất ngân hàng thì rất khó cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngoài. Được biết trong vấn đề ruộng đất các doanh nghiệp nước ngoài rất dễ dàng trong khi các siêu thị Việt Nam thì liên tục gặp những khó khăn. 3 Bước đầu nhìn nhận thị trường bán lẻ ở Việt Nam khi hội nhập, bên cạnh những tiện ích mang lại luôn song song đồng hành cùng với nó là thách thức.
Chúng ta đã bắt đầu tìm ra những thách thức cơ bản của thị trường bán lẻ hiện đại ngày nay. Từ đó nhận thấy rằng rất khó khăn để chúng ta cạnh tranh thành công với các siêu thị nước ngoài. Vì vậy, để các doanh nghiệp có thể tồn tại được, cần phải lực chọn cho mình một chiến lược hoạt động phù hợp với tình hình thực tế. Mô tả nghiệp vụ bán lẻ Khi người tiêu dùng có nhu cầu mua hàng họ sẽ đến các siêu thị bán lẻ như tạp hóa hay siêu thị… và lựa chọn các mặt hàng theo nhu cầu rồi được thanh toán tại các quầy thanh toán.
Tại đó nhân viên bán hàng lập hóa đơn bán hàng bao gồm các thông tin về sản phẩm như: Tên sản phấm, đơn vị tính, số lượng và đơn giá và thông tin khách hàng về họ tên địa chỉ số điện thoại nhằm phân loại khách hàng. Sau đó khách hàng thanh toán tiền và nhận hàng. Người bán giúp đỡ người mua có được những thứ họ cần, ngược lại người mua cũng giúp người bán đạt được mục tiêu thu lợi nhuận, giải quyết đầu ra cho sản xuất. Nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho: - Lập kế hoạch nhập hàng: Lập danh sách các mặt hàng sẽ nhập về bao gồm thông tin về các mặt hàng như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Đăt mua hàng từ nhà cung cấp: Có 2 cách để mua hàng từ nhà sản xuất một là đến trực tiếp nhà sản xuất để mua hàng hoặc lập đơn hàng gửi tới nhà sản xuất. - Kiểm tra hàng: Kiểm soát lượng hàng có đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. - Lập phiếu chi thanh toán : Lập phiếu chi để ghi rõ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp - Phân bổ hàng vào kho: Vận chuyển phân loại các mặt hàng vào kho - Quản lý việc thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 4 Yêu cầu BỘ mua hàng NHÀ Phiếu giao PHẬN CUNG THỦ KHO KẾ hàng CẤP HOẠCH Thôn Phiếu giao g tin Báo cáo hàng chỉ Phiếu thực đạo thanh toán Phiếu hiện thanh toán BAN THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC Hình 1. Quy trình nhập kho Bộ phận kế hoạch lập kế hoạch marketing - Xác định đối tượng khác hàng trọng tâm - Xác định thị trường - Định hướng chiến lược cạnh tranh - Đưa ra chiến lược marketing - Giảm giá trực tiếp - Chăm sóc khách hàng - Quà tặng khuyến mại Thủ kho nhập hàng vào kho, bảo quản chất lượng hàng và thường xuyên kiểm kê kho: - Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê - Liệt kê các hàng đang tồn kho tại thời điểm kiểm kê - Tiến hành lập các chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu thực 5 Bán hàng Thủ kho xuất hàng ra các quầy bán lẻ theo chỉ đạo của Bộ phận kế hoạch để bán hàng cho Khách.
Thông tin Thông tin hàng mua bán hàng KHÁCH trong ngày BỘ PHẬN QUẦY HÀNG KẾ HOẠCH THANH TOÁN Hoá đơn mua hàng Thông Thông tin Thôn tin yêu phản ánh g tin Báo cáo cầu về Thông chỉ bán lẻ chất tin phản đạo lượng hồi hàng Thông BAN GIÁM tin ĐỐC BỘ phản PHẬN hồi CHĂM SÓC Báo cáo KHÁCH chăm sóc khách hàng Hình 1. Quy trình bán lẻ 1. Nội dung phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý [1,2] Các bước và các mô hình chính PT_TK một ứng dụng bao gồm: 1. Khảo sát và lập mô hình nghiệp vụ (để xác định yêu cầu ) 1.
Lập sơ đồ ngữ cảnh 6 2. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 3. Mô tả chi tiết các chức năng lá 4. Liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng 5.
Lập ma trận phân tích thực thể - chức năng 1. Lập mô hình phân tích (mô hình quan niệm để đặc tả yêu cầu) 6. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (LDL) vật lý mức đỉnh 7. Làm mịn sơ đồ LDL vật lý mức đỉnh xuống các mức dưới đỉnh 8.
Xác định mô hình khái niệm dữ liệu 9. Xác định mô hình LDL logic các mức1. Thiết kế mô hình logic (giải pháp hệ thống ) 10. Chuyển mô hình khái niệm dữ liệu sang mô hình quan hệ & mô hình E_R 11.
Bổ sung các thực thể dữ liệu mới vào mô hình E_R (nếu cần) 12. Bổ sung các tiến trình mới (yêu cầu mới) vào mô hình LDL logic 13. Đặc tả logic các tiến trình (bằng giả mã, bảng/cây quyết định, biểu đồ trạng thái) 14. Phác hoạ các giao diện nhập liệu (dựa trên mô hình E_R) 1.