Chương I: Cơ sở lý thuyết về hệ thống hoạch định nguôồn lực doanh nghiệp (ERP) Chương II: Thực trạng áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại công ty cổ phần Nhanh.vn Chương III: Giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng hệ thống ERP tại công ty cô phần Nhanh.vn CHUONG 1: CƠ SỞ LÝ THUYET VE HE THONG HOẠCH ĐỊNH NGUON LUC DOANH NGHIỆP (ERP) 1. Téng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 1. Khái niệm, đặc điểm của ERP 1. Khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là thuật ngữ xuất hiện lần đầu vào những năm 1970 xuất phát từ thuật ngữ MRP (Material Requirements Planning & Manufacturing Resource Planning) nhằm mô tả một hệ thống phần mềm giúp quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp (Nguyễn Thị Thanh Phương, 2020).
Hệ thống ERP thu thập các dữ liệu từ các bộ phận kinh doanh khác nhau rồi lưu trữ vào một cơ sở dit liệu chung, cho phép người dùng dễ dàng phân tích, báo cáo và chia sẻ thông tin từ đó đơn giản hoá các quy trình kinh doanh. Hệ thống này được phần mềm máy tính hỗ trợ, giúp quản lý các hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: Tài chính kế toán, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, giá thành, quản lý quan hệ khách hàng, nhà cung cấp, chuỗi cung ứng, nhân su,. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thực hiện trên một hệ thống chung, vừa giúp nhà quản lý dễ dàng hoạch định nguồn lực, lên kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời giúp người dùng (nhân viên) dé dàng trao đổi dit liệu, tối giản quá trình truyền tải thông tin, hồ sơ giấy tờ. Theo trang thư viện điện tử Navi World, phần mềm ERP được phân chia thành 3 loại: - ERP tại chỗ: Phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi chính doanh nghiệp - ERP dựa trên điện toán đám mây: Doanh nghiệp mua phần mềm ERP có sẵn về sử dụng và được quản lý và cấp quyền bởi nhà cung cấp - ERP kết hợp: Mô hình ERP này dành cho các công ty muốn kết hợp giữa triển khai đám mây và tại chỗ cho mục đích kinh doanh.
Trong mô hình nay, một số đữ liệu và ứng dụng ERP sẽ được lưu trữ trên đám mây, trong khi một số sẽ triển khai tại chỗ (on-premise). Mô hình này thường được gọi là ERP hai lớp. * Tổng quan về hệ thong ERP Quan trị sản xuất (MRP) ha Khách hang s Quan lý kho => Finds) cam (Inventory) A = ERP KHÁCH HÀNG NHÀ CUNG CAP Tài chỉnh kế toán (ls Pring (Finance) ws n@® Tài sản cổ định tt Mô hình 1. 1: Tổng quan về hệ thong ERP Nguồn: Lê Thị Quỳnh Liên và cộng sự, Truong Đại học Kinh tế, Đại học Huế * Hệ thống ERP bao gầm: - Quy trình xử lý: Quy trình này được xây dựng theo quy trình xử lý của doanh nghiệp, theo một nguyên tắc cố định.
Ví dụ khi một nhân viên lên hợp đồng thanh toán, phải đợi người duyệt hợp đồng đó sau đó làm phiếu thu cho kế toán kiểm tra nguôn tiên và cộng vào doanh sô. - Phần mềm xử lý là phần mềm ERP - Hệ thống thiết bị là hệ thống các máy tính đơn lẻ truy cập vào tài khoản ERP được cấp tạo thành một mạng lưới kết nối với máy chủ - Cơ sở dữ liệu là tất cả các dữ liệu được doanh nghiệp lưu trữ vào hệ thống chung - Con người là yếu tố quan trong tham gia vào quá trình nhập liệu và xử lý thông tin trên phần mềm ERP (Nguyễn Bích Liên, 2012). Đặc diém Theo Alexis Leon (2000), một hệ thong ERP thường có những đặc điểm đặc trưng như sau: Tính tích hợp; Tính làm chủ công nghệ; Tính quy tắc; Tính tránh nhiệm ro ràng; Tính liên kết. * Tính tích hợp Hệ thống ERP cho phép tích hợp tất cả các tính năng quản lý của các bộ phận, phòng ban trong một doanh nghiệp.
Thay vì mỗi phòng ban có một phần mềm quản lý riêng, riêng lẻ, thông tin thiếu chặt chẽ thì ERP có thé tích hợp tat cả thành một hệ thống duy nhất, dé dàng quan lý và trao déi thông tin giữa các phòng ban. Tuỳ vào cấu trúc và phân hệ của từng doanh nghiệp mà hệ thống ERP được xây dựng dé tích hợp các chức năng trong đó thường có: tài chính — kế toán, nguồn nhân lực, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất, quản trị chuỗi cung ứng, quản tri quan hệ với khách hàng, báo cáo và đánh giá,. * Tính làm chủ công nghệ Hiện nay hệ thông ERP được hau hết các doanh nghiệp lớn trên thế giới và Việt Nam sử dụng. Phần mềm ERP được cung cấp bởi các ông lớn công nghệ như SAP, Oracle, Infor, Microsoft,.
Các doanh nghiệp ở Việt Nam đã và đang sử dụng hệ thống ERP như Vinamilk, Vingroup, Petrolimex, Vietinbank, lương thực miền Nam, Hoàng Minh Office, Giấy Sài Gòn,. Hệ thống ERP trên nền tảng điện toán đám mây ngày càng phô biến, các doanh nghiệp không cần tự mình xây dựng một hệ thống riêng biệt mà có thể mua tài khoản và được câp quyên sử dụng. ERP là giải pháp hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp, tối giản các bước quản lý, tối ưu nguồn lực và tiết kiệm chi phí. * Tính quy tắc Hệ thống ERP liên kết và trao đồi thông tin giữa các phòng ban nhưng vẫn tuân theo các nguyên tắc nhất định và chặt chẽ.
Thông tin và hồ sơ thay vì chuyền tới từng phòng ban dé cập nhật lên hệ thống riêng biệt dé xử lý và trả kết quả về thi ERP hỗ trợ tự động cập nhật công việc cần thực hiện. Chỉ khi phòng ban hay bộ phần nao đó nhận được thông báo về công việc cần giải quyết và hoàn thành duyệt hồ sơ, hợp đồng thì bộ phận tiếp theo mới được phép tiếp nhận thông tin nhưng không có quyền sửa đổi. Việc này nhằm đảm bảo thông tin được các phòng ban có thâm quyền phê duyệt, tránh sai sót và các phòng ban khác không có quyền sửa chữa thông tin. * Tính trách nhiệm rõ ràng Hệ thống ERP được chia thành các Module cụ thể, mỗi nhân viên sẽ được phân quyền và trách nhiệm rõ ràng.
Nhân viên chỉ được thao tác, xem thông tin trên các quyền mình được cho phép và chịu trách nhiệm với những thông tin mình cập nhật lên ERP. * Tính liên kết Hệ thống ERP vừa độc lập trong nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban, vừa liên kết tat cả thành một hệ thong nhằm trao đổi thông tin, công việc, nhiệm vụ và dé dàng trong việc quan lý. Các cá nhân, phòng ban được kết nối với nhau và cùng xử lý công việc trên một hệ thống duy nhất thay vì tách rời từng hệ thống quản lý nhỏ lẻ. ERP cũng là hệ thống quản lý chung của doanh nghiệp, dé truyền thông nội bộ và ra quyết định trên toàn doanh nghiệp.
Vai trò của ERP trong công tác quản lý doanh nghiệp 1. Giảm sai sót về dữ liệu Dữ liệu được quản lý trên cùng một hệ thống nhưng chỉ có người được phân quyền và được cho phép truy cập vào dit liệu mới có thé xem và cập nhật cho dữ liệu đó. Các dữ liệu từ các phòng ban được lưu tự động, tránh qua các bước trung gian hay các hệ thống độc lập nên giảm thiểu sai sót về dữ liệu hoặc đối chiếu dữ liệu không khớp. Tăng tốc độ luéng công việc Các công việc được thực hiện trên cùng một hệ thống.
Riêng việc truyền tải thông tin nội bộ đã giúp tiết kiệm đáng ké thời gian, các nhân viên toàn doanh nghiệp đều có thê cập nhật thông tin chung của công ty, khiến công tác truyền thông nội bộ hiệu quả hơn. Công việc được cập nhật tự động, theo từng bước. Khi bộ phận này hoàn thành xong công việc và bàn giao sang bộ phận khác, thông báo nhiệm vụ được báo vé tự động khiến tốc độ xử lý thông tin được nhanh chóng và kịp thời. Dự liệu chỉ cần nhập một lần trên máy chủ, khả năng lưu trữ của hệ thống ERP rất lớn, tốc độ xử lý nhanh, tránh mắt thời gian tìm kiếm, sao lưu thông tin hay bàn giao dữ liệu, hồ sơ từ bộ phận này sang bộ phận khác.
Dữ liệu đồng bộ, tập trung Điều này khá dễ hiểu khi dữ liệu được thiết lập và kiểm soát trên 1 hệ thống duy nhất. Mỗi bộ phận có trách nhiệm xác thực dữ liệu, kiểm soát nguồn dữ liệu của bộ phận mình, đảm bảo cho hệ thống hoạt động ồn định, chính xác 1. Dễ dàng quản lý và kiểm soát Dữ liệu về công việc, nhân viên, khách hàng, hồ sơ, hợp đồng, sản phẩm. đều được thê hiện trên một hệ thống duy nhất.
Không chỉ giúp nhà quản lý năm rõ được thông tin, hoạch định nguồn lực, lên chiến lược và kế hoạch cho doanh nghiệp mà mỗi nhân viên cũng kiểm soát được công việc của chính mình, danh sách công việc, khách hàng đang nằm trong danh sách chăm sóc của mình từ đó có kế hoạch cho bản thân và làm việc được hiệu quả hơn. Áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào doanh nghiệp 1. Các yếu té tác động đến việc áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Theo các nghiên cứu trước đây cả trong và ngoài nước có thé kế đến như Nguyễn Thị Bích Phương (2020), Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012), Nguyễn Thanh Tân (2019), Scapens & Jazayeri (2010), Etemadi & Kazeminia (2014); Abbasi và cộng sự (2014); Ponorica và các cộng sự (2015); Moohebat và cộng sự (2011); Elmeziane và cộng sự (2011), có thể thấy các yếu tố chính ảnh hưởng lớn nhất tới việc áp dụng hệ thống ERP là môi trường doanh nghiệp, đặc điểm người dùng, đặc điểm hệ thống ERP được triển khai và năng lực của đội ngũ lãnh đạo và chất lượng của nhà tư van, triển khai. Môi trường doanh nghiệp Môi trường của doanh nghiệp bao gồm cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều có tác động đến hoạt động của doanh nghiệp nên nó tác động trực tiếp tới việc áp dụng hệ thống ERP.
Trong đó môi trường bên ngoài thé hiện thông qua các chính sách phát luật về kinh tế, văn hoá, điều kiện kinh tế - xã hội, mức sống của người dân tại địa điểm doanh nghiệp kinh doanh. Môi trường bên trong doanh nghiệp được hình thành từ các mục tiêu, sứ mạng, nhiệm vụ, cơ câu tô chức, văn hoá công ty, cách thức quản lý, nguôn lực gôm có nhân lực, vật lực và tài lực 1.