Tổng quan về giáo trình

  • Môn học và vị trí trong chương trình đào tạo: Giáo trình "Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ" là tài liệu giảng dạy chính thức thuộc chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ, trình độ Trung cấp. Giáo trình được ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp. Môn học giữ vai trò cầu nối chuyên môn, chuyển giao các nghiệp vụ hành chính - văn thư và quản trị tài liệu từ phương thức xử lý thủ công truyền thống sang môi trường số hóa và tự động hóa.
  • Mục tiêu học tập (Learning Outcomes): Giáo trình trang bị cho người học hệ thống kiến thức về tin học văn phòng, cấu trúc mạng máy tính và quy chuẩn pháp lý liên quan đến văn bản điện tử; hình thành năng lực vận hành các phần mềm quản lý văn bản đi – đến; thực hiện quy trình lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng; quản lý, số hóa, tra cứu và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác điều hành tại các cơ quan, tổ chức.
  • Cấu trúc và cách tiếp cận: Nội dung giáo trình được cấu trúc thành 4 chương nghiệp vụ kết hợp 4 phụ lục danh mục dữ liệu và biểu mẫu. Cách tiếp cận của giáo trình đi từ việc xác lập căn cứ pháp lý, nguyên lý kỹ thuật công nghệ thông tin đến việc hướng dẫn quy trình vận hành chi tiết trên các phân hệ phần mềm quản lý văn thư và lưu trữ.
  • Điểm đặc sắc của giáo trình: Tài liệu tích hợp chặt chẽ giữa quy chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin (chuẩn mã hóa tiếng Việt Unicode TCVN 6909:2001, tiêu chuẩn kết nối, bảo mật) với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (Nghị định 64/2007/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 2011, Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN) và hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

  • Chương 1: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: Trình bày các khái niệm cơ bản về Tin học (khoa học phần cứng, khoa học phần mềm), Công nghệ thông tin theo định nghĩa tại Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993; khái niệm văn bản điện tử, tính hợp pháp của văn bản điện tử theo Điều 35 Nghị định 64/2007/NĐ-CP; các tiêu chuẩn kỹ thuật (Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 22/2013/TT-BTTTT, TCVN 6909:2001, Văn bản 1036/BTTTT-THH); thực trạng và căn cứ pháp lý ngành văn thư - lưu trữ (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 111/2004/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 2011, Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN, Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN); 5 đặc điểm xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; thiết bị phần cứng, phần mềm hệ thống/ứng dụng và quy trình 6 bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
  • Chương 2: Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư: Phân tích vai trò của tin học văn phòng và văn phòng điện tử; mô tả chi tiết lưu đồ và nhiệm vụ các vị trí (Văn thư cơ quan, Lãnh đạo văn phòng/cơ quan, Lãnh đạo đơn vị, Cán bộ công chức viên chức chuyên môn) trong quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi trên môi trường mạng; hướng dẫn thao tác trên phần mềm quản lý văn bản đi - đến (quản trị hệ thống, xử lý công việc, lập và duyệt hồ sơ công việc).
  • Chương 3: Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ: Làm rõ vai trò của công nghệ thông tin trong bảo quản dài hạn tài liệu lưu trữ (kỹ thuật chụp microfilm, đĩa từ); phân tích 5 nội dung ứng dụng tin học trong lưu trữ (xây dựng cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ Quốc gia, tra tìm theo phông, theo chuyên đề, phông bảo hiểm, cơ sở dữ liệu cấp II); quy định không hủy bản gốc khi đã số hóa; quy chuẩn xây dựng cấu trúc Mã hồ sơ lưu trữ gồm 14 ký tự số; quy trình luân chuyển cơ sở dữ liệu hồ sơ (Hồ sơ đang giải quyết $\rightarrow$ Hồ sơ tại đơn vị $\rightarrow$ Lưu trữ cơ quan); hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị, cập nhật hồ sơ, văn kiện, lập đề nghị và theo dõi quy trình duyệt – mượn – trả tài liệu.
  • Chương 4: Internet: Khái quát về mạng máy tính, lợi ích kết nối; các giao thức truyền thông mạng (IPX, NetBios-NetBeui, TCP/IP, CSMA/CD); phương tiện truyền dẫn (cáp xoắn đôi STP/UTP, cáp đồng trục mỏng/dày, cáp quang Multimode/Single mode, kết nối không dây); cấu trúc topology mạng (Star, Bus, Ring); phân loại mạng theo phạm vi địa lý (LAN, MAN, WAN); định nghĩa Internet và các nhà cung cấp dịch vụ mạng (ISP) tại Việt Nam (VNPT, FPT, Viettel, CMC Telecom); phân tích ưu - nhược điểm của Web tĩnh và Web động; giới thiệu các định dạng dữ liệu trực tuyến và công cụ tìm kiếm thông tin.
  • Hệ thống Phụ lục nghiệp vụ: Phụ lục I (14 trường dữ liệu đầu vào quản lý văn bản đến); Phụ lục II (12 trường dữ liệu đầu vào quản lý văn bản đi); Phụ lục III (các trường thông tin quản lý hồ sơ); Phụ lục IV (mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi kích thước $420 \times 297,\text{mm}$, Mẫu phiếu trình ký văn bản, Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý thuyết thông tin và môi trường mạng: Nguyên lý truyền dẫn thông tin dạng bit nhị phân ($0$ và $1$), cơ chế chuyển mạch gói (packet switching) trên nền giao thức IP, các mô hình liên kết điểm - điểm (Point to Point) và điểm - nhiều điểm (Point to Multipoint).
  • Nguyên tắc pháp lý và xác thực tài liệu số: Cơ chế pháp lý bảo đảm giá trị tương đương của văn bản điện tử so với văn bản giấy theo quy định của Luật Giao dịch điện tử; nguyên tắc toàn vẹn thông điệp dữ liệu, việc áp dụng chữ ký số trong ký ban hành và kiểm soát thể thức văn bản.
  • Quy chuẩn cấu trúc dữ liệu lưu trữ: Cấu trúc mã hóa hồ sơ 14 ký tự số theo phân định chức năng: 3 ký tự mã cơ quan; 4 ký tự năm kết thúc hồ sơ; 3 ký tự nhóm tài liệu theo Thông tư 09/2011/TT-BNV; 3 ký tự nhóm lĩnh vực chuyên môn; 1 ký tự số kiểm tra.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thao tác cấu hình hệ thống, tạo lập sơ đồ tổ chức, phân quyền người dùng; sao lưu, dọn dẹp và phục hồi cơ sở dữ liệu; sử dụng thiết bị scan văn bản đính kèm biểu ghi; tìm kiếm và khai thác dữ liệu qua mạng nội bộ và Internet.
  • Kỹ năng phân tích nghiệp vụ (Analytical skills): Phân loại sơ bộ văn bản (bóc bì và không bóc bì); thẩm tra tính hợp pháp, hợp lý, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; xác định thời hạn bảo quản tài liệu dựa trên danh mục chuẩn.
  • Kỹ năng thực hành quy trình (Practical competencies): Vận hành quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết văn bản đến và văn bản đi trên phần mềm; tạo lập, liên kết tài liệu vào hồ sơ công việc; quản lý vòng đời hồ sơ từ giai đoạn giải quyết tại đơn vị đến khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; điều hành quy trình mượn - trả tài liệu lưu trữ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

  • Phương pháp tiếp cận sư phạm: Kết hợp giữa thuyết giảng lý thuyết khung pháp lý/kỹ thuật hạ tầng với phương pháp giảng dạy dựa trên tình huống nghiệp vụ và mô phỏng trực tiếp trên phần mềm chuyên ngành.
  • Bài tập và nghiên cứu tình huống (Case Studies):
    • Phân tích tình huống xử lý luân chuyển văn bản thực tế giữa các chủ thể: Văn thư cơ quan, Chánh Văn phòng, Người đứng đầu cơ quan, Trưởng đơn vị và Cán bộ chuyên môn.
    • Nghiên cứu tình huống lịch sử về việc quản lý tài liệu lưu trữ gốc và bài toán bảo hiểm tài liệu số hóa.
    • Phân tích sự khác biệt giữa phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng thông qua vụ việc thực tế được trích dẫn (vụ tranh chấp giữa Bộ Tư pháp Hoa Kỳ và Tập đoàn Microsoft liên quan đến trình duyệt Internet Explorer).
  • Thực hành nghiệp vụ (Practical Exercises):
    • Thực hành thiết lập biểu ghi văn bản đến theo 14 tiêu chí tại Phụ lục I và văn bản đi theo 12 tiêu chí tại Phụ lục II.
    • Thực hành xây dựng mã hồ sơ 14 chữ số cho các loại hình hồ sơ thực tế theo quy định của Thông tư 09/2011/TT-BNV.
    • Thực hành quy trình lập đề nghị mượn, xét duyệt và cập nhật sổ nhật ký mượn - trả tài liệu lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
  • Phương pháp đánh giá: Đánh giá định kỳ kết hợp giữa kiểm tra lý thuyết (khung pháp lý, giao thức mạng, tiêu chuẩn kỹ thuật) và kiểm tra thực hành trực tiếp trên máy tính (đăng ký văn bản, đính kèm tệp scan, kết xuất báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản theo biểu mẫu Phụ lục IV).
  • Hướng dẫn tự học: Sinh viên chủ động tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật được trích dẫn (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 64/2007/NĐ-CP, Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN), tự rèn luyện kỹ năng phân loại, bóc tách dữ liệu và thao tác trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Cập nhật hệ thống văn bản pháp luật chuyên ngành: Giáo trình hệ thống hóa các mốc pháp lý từ Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 111/2004/NĐ-CP đến Luật Lưu trữ 2011 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2012); cập nhật Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ và Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng (thay thế Công văn số 139/VTLTNN-TTTH).
  • Tích hợp tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại: Đưa vào chương trình đào tạo các chuẩn kỹ thuật bắt buộc của cơ quan nhà nước gồm: chuẩn định dạng văn bản theo Thông tư 22/2013/TT-BTTTT, bảng mã tiếng Việt TCVN 6909:2001, tiêu chuẩn chức năng phần mềm quản lý văn bản theo Văn bản số 1036/BTTTT-THH năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông, và tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
  • Ứng dụng thực tiễn gắn với định hướng Chính quyền điện tử: Giáo trình gắn kết lý thuyết với mục tiêu xây dựng "văn phòng không giấy tờ", giải quyết các bất cập trong lưu trữ tài liệu truyền thống (tình trạng quá tải kho lưu trữ, tài liệu bảo quản trong bao tải, thùng carton gây thất lạc); xác lập nguyên tắc bảo tồn bản gốc song song với việc số hóa tạo phông bảo hiểm.
  • Cung cấp khung tham chiếu hạ tầng kỹ thuật: Phân tích chi tiết các thông số kỹ thuật hạ tầng mạng phục vụ triển khai phần mềm (độ dài cáp xoắn đôi UTP/STP $<100,\text{m}$, cáp đồng trục mỏng $<185,\text{m}$, cáp quang tốc độ $\ge 1000,\text{Mb/s}$) và các giao thức mạng phổ biến (TCP/IP, IPv6).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Trình độ và chuyên ngành đào tạo: Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên trình độ Trung cấp và Cao đẳng thuộc ngành Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Hành chính văn phòng.
  • Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần tin học đại cương (kỹ năng sử dụng máy tính căn bản, hệ điều hành, phần mềm xử lý văn bản) và nắm được các kiến thức nhập môn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ truyền thống (khái niệm văn bản, thể thức văn bản hành chính, nguyên tắc lập hồ sơ hiện hành).
  • Mục đích sử dụng của giảng viên: Giảng viên sử dụng giáo trình làm khung bài giảng chuẩn, khai thác các lưu đồ nghiệp vụ luân chuyển văn bản và hệ thống 4 phụ lục để xây dựng đề cương thực hành, bài tập tình huống và đề thi đánh giá kỹ năng nghề.
  • Mục đích tự học và tham khảo: Tài liệu là nguồn tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử và thiết lập cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ tại đơn vị.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được thiết kế cho người học ngành Văn thư Lưu trữ trình độ Trung cấp, Cao đẳng; đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, công chức, viên chức phụ trách công tác quản trị văn phòng tại các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có kiến thức tin học cơ bản (sử dụng máy vi tính, hệ điều hành, phần mềm văn phòng) và hiểu biết tổng quát về nghiệp vụ văn thư truyền thống (thể thức văn bản, nguyên tắc phân loại và tiếp nhận công văn).

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác?

Giáo trình mô tả chi tiết lưu đồ luân chuyển văn bản phân định theo từng vị trí công tác; quy định cấu trúc mã hồ sơ lưu trữ chuẩn hóa 14 ký tự số; đồng thời cung cấp hệ thống 4 phụ lục chi tiết hóa toàn bộ trường thông tin đầu vào và mẫu biểu đầu ra (sổ đăng ký $420 \times 297,\text{mm}$, phiếu trình ký).

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc nội dung lý thuyết với việc đối chiếu các văn bản quy phạm pháp luật tương ứng (Luật Lưu trữ 2011, Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN, Thông tư 09/2011/TT-BNV) và thực hành nhập liệu, lập biểu ghi theo đúng các trường thông tin quy định tại Phụ lục I, II, III.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Giáo trình tích hợp sẵn 4 phụ lục nghiệp vụ bao gồm: Danh mục 14 trường thông tin dữ liệu văn bản đến, Danh mục 12 trường thông tin dữ liệu văn bản đi, Danh mục trường thông tin quản lý hồ sơ và hệ thống biểu mẫu đầu ra (Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi, Phiếu trình ký văn bản, Báo cáo giải quyết văn bản).

Kết luận

  • Giá trị cốt lõi: Giáo trình cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện từ hạ tầng công nghệ, cơ sở pháp lý đến quy trình kỹ thuật vận hành phần mềm quản lý văn bản đi - đến và cơ sở dữ liệu lưu trữ, chuẩn hóa thao tác nghiệp vụ theo định hướng hiện đại hóa hành chính.
  • Lộ trình học tập đề xuất:
    1. Tiếp cận lý thuyết nền tảng về công nghệ thông tin, văn bản điện tử và khung pháp lý (Chương 1, Chương 4).
    2. Nắm vững quy trình nghiệp vụ và thao tác quản lý văn bản đi - đến trên môi trường mạng (Chương 2, Phụ lục I, II, IV).
    3. Thực hành tổ chức cơ sở dữ liệu, mã hóa 14 ký tự và vận hành quy trình lưu trữ, mượn - trả tài liệu (Chương 3, Phụ lục III).
  • Nguồn tài liệu bổ trợ: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đi kèm gồm Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 64/2007/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 09/2011/TT-BNV, Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN, Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN và tiêu chuẩn kỹ thuật TCVN ISO 9001:2008, TCVN 6909:2001.