Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Kim Oanh, chuyên ngành Quản trị văn phòng thuộc Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến vào năm 2020.

Bối cảnh thực tiễn được tác giả nêu rõ xuất phát từ sự phát triển của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và sự bùng nổ của công nghệ thông tin (CNTT). CNTT đã trở thành công cụ hỗ trợ hoạt động quản trị, giúp số hóa dữ liệu, luân chuyển thông tin nhanh chóng và kết nối các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng giữ vai trò là trung tâm xử lý thông tin, cơ quan đầu não và cầu nối giữa ban lãnh đạo với các đơn vị, do đó yêu cầu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các nghiệp vụ hành chính là đòi hỏi cấp thiết. Tuy nhiên, tác giả chỉ ra rằng tại nhiều cơ quan và đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân, việc ứng dụng CNTT vẫn mang tính chất nhỏ lẻ, thiếu tính đồng bộ, làm suy giảm năng suất và chất lượng công việc. Tại Công ty TNHH Minh Giang, việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ hành chính văn phòng vẫn còn sơ sài và kém hiệu quả, đặt ra nhu cầu phải có một nghiên cứu khảo sát toàn diện nhằm đề xuất phương án cải tiến cụ thể.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là: Thông qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại bộ phận Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang, đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty.

Để đạt được mục tiêu trên, tác giả xác định 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
  2. Khảo sát công tác văn phòng và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Công ty TNHH Minh Giang.
  3. Đưa ra các nhận xét về ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin, từ đó tìm ra nguyên nhân của các hạn chế.
  4. Đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác lập như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
  • Phạm vi không gian: Bộ phận văn phòng, cụ thể là Phòng Tổ chức - Hành chính (TCHC) của Công ty TNHH Minh Giang (địa chỉ trụ sở chính tại Số 35 - 37, Khu X3, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Thông tin, số liệu phục vụ nghiên cứu thực trạng được thu thập trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2019. Các giải pháp đề xuất được định hướng với tầm nhìn đến năm 2025.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ văn phòng có ứng dụng CNTT tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các công trình nghiên cứu chuyên ngành quản trị văn phòng và quản trị hành chính nhà nước tại Việt Nam:

  • Khái niệm về "Văn phòng": Tác giả hệ thống hóa các hướng tiếp cận theo phương diện tổ chức, tiếp cận theo chức năng tổ chức và tiếp cận theo tính chất hoạt động (dẫn theo tài liệu của nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, 2015). Đề tài cũng trích dẫn định nghĩa của Nguyễn Hữu Thân (2007) trong "Quản trị hành chính văn phòng" xem văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát thông tin, soạn thảo và xử lý hồ sơ; cùng định nghĩa của Nguyễn Thành Độ (2005) trong giáo trình "Quản trị văn phòng" phân định văn phòng theo nghĩa rộng (bộ máy trợ giúp điều hành) và nghĩa hẹp (trụ sở giao tiếp đối nội, đối ngoại). Từ đó, tác giả đưa ra định nghĩa tổng hợp: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
  • Khái niệm về "Công tác văn phòng": Trích dẫn quan điểm của Nguyễn Hữu Tri (Giáo trình Quản trị văn phòng), Nghiêm Kỳ Hồng và Nguyễn Thành Độ, xác định công tác văn phòng là tổng hợp các hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành có mối liên hệ mật thiết nhằm duy trì chức năng của bộ phận văn phòng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
  • Khái niệm "Công nghệ thông tin": Trích dẫn thuật ngữ của Leavitt và Whisler (1958) trên Harvard Business Review, định nghĩa trong Từ điển Oxford English Dictionary, và căn cứ pháp lý tại Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. Khái niệm ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được tác giả khái quát là việc đưa các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy tính điện tử và các phần mềm ứng dụng vào quy trình thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền đạt thông tin phục vụ hoạt động hành chính.
  • Khung nguyên tắc và yêu cầu ứng dụng: Đề tài xác định 3 nguyên tắc bắt buộc gồm nguyên tắc đồng bộ (đồng bộ giữa hạ tầng thiết bị và năng lực con người), nguyên tắc phù hợp (phù hợp mục tiêu, văn hóa và nguồn lực), nguyên tắc không gián đoạn (quá trình liên tục bám sát tiến bộ công nghệ); cùng 2 yêu cầu cơ bản là yêu cầu về sự thiết thực (lợi ích thu được cao hơn chi phí) và yêu cầu về sự tiết kiệm (đầu tư có trọng tâm, không dàn trải).
  • Cơ sở văn bản quy phạm pháp luật: Tác giả trích dẫn Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006; Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Nghị định số 71/2007/NĐ-CP ngày 03/05/2007 hướng dẫn thi hành Luật CNTT; Nghị định số 6/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm 4 phương pháp chính:

  • Phương pháp thống kê phân tích: Thu thập các tài liệu, báo cáo chất lượng trang thiết bị của công ty, hồ sơ mua sắm và theo dõi sử dụng trang thiết bị; phân tích và tổng hợp thành các bảng biểu thống kê để đánh giá thực trạng cơ sở vật chất và số lượng văn bản hành chính.
  • Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và so sánh: Phân tích giáo trình, bài báo khoa học và các đề tài tiền nhiệm (như sách của Đinh Văn Sơn năm 2014, Nguyễn Đăng Khoa năm 2008, Phan Đình Diệu năm 1997, Phạm Chí Tân năm 2015; luận văn của Trần Hoàng Minh năm 2014, khóa luận của Nguyễn Thị Út Trang năm 2004) để so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn vận hành tại doanh nghiệp tư nhân.
  • Phương pháp quan sát khoa học: Quan sát trực tiếp tác phong, quy trình thao tác máy móc, phương thức xử lý và luân chuyển tài liệu của nhân viên văn phòng tại phòng TCHC trong thời gian thực tập.
  • Phương pháp phỏng vấn: Xây dựng bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên và lãnh đạo phòng TCHC (trong đó có Trưởng phòng Đỗ Thị Thùy Liên) nhằm tìm hiểu mức độ phù hợp và hiệu quả của các phần mềm, thiết bị đang sử dụng.

Nguồn dữ liệu của đề tài gồm dữ liệu thứ cấp trích xuất từ các báo cáo công việc nội bộ, sổ đăng ký văn bản, bảng theo dõi tài sản của Phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang giai đoạn 2018 - 2019, cùng dữ liệu sơ cấp thu thập qua bảng hỏi và phỏng vấn tại chỗ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 1 tập trung xây dựng nền tảng lý luận toàn diện cho đề tài. Tác giả phân tích chi tiết vai trò của việc ứng dụng CNTT đối với 5 khía cạnh trong văn phòng: chuẩn hóa và tăng tốc độ các nghiệp vụ hành chính; nâng cao tính nhịp nhàng trong phối hợp điều hành giữa lãnh đạo và nhân viên; xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đại; hiện đại hóa công tác truyền thông nội bộ và đối ngoại; từng bước xây dựng mô hình văn phòng điện tử hiện đại.

Về nội dung và điều kiện triển khai, chương 1 chia tách thành hai nhóm điều kiện tiên quyết: cơ chế - chính sách (các văn bản luật và nghị định quy định về CNTT, chữ ký số, giao dịch điện tử) và cơ sở vật chất (phần cứng gồm máy vi tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy chiếu; phần mềm gồm các phần mềm văn phòng cơ bản như Microsoft Office và các phần mềm chuyên dụng như eBizOffice, CloudOffice, Perfect HRM, ERPViet).

Đồng thời, chương này phân tích quy trình ứng dụng CNTT vào 6 nhóm nghiệp vụ văn phòng cốt lõi:

  1. Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp: Sử dụng công cụ số để thu thập, phân tích dữ liệu phục vụ xây dựng chương trình, lịch công tác và phương án điều hành cho lãnh đạo.
  2. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ: Ứng dụng CNTT vào 3 khâu riêng biệt gồm soạn thảo văn bản (chuẩn hóa thể thức, mẫu hóa văn bản), quản lý văn bản đi - đến (sử dụng phần mềm theo dõi luân chuyển, quản lý văn bản tự động) và công tác lưu trữ (xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm văn bản theo tên, loại, thời gian, mức độ mật, số ký hiệu; đề cập đến các hệ điều hành CSDL như CDS/ISIS, FOXPRO).
  3. Nghiệp vụ quản lý nhân sự: Theo dõi hồ sơ nhân sự, tiền lương, chấm công và các chế độ chính sách thông qua bảng tính hoặc các hệ thống chuyên nghiệp như HRPRO7, VnisHurex 2008.
  4. Nghiệp vụ công tác hội họp: Ứng dụng CNTT xuyên suốt quy trình 3 giai đoạn: chuẩn bị (gửi giấy mời qua thư điện tử, chuẩn bị thiết bị trình chiếu), trong cuộc họp (vận hành máy chiếu, micro, máy tính), và sau cuộc họp (soạn thảo biên bản, kết luận bằng phần mềm xử lý văn bản, scan và phát hành nhanh chóng).
  5. Nghiệp vụ quản lý trang thiết bị, tài sản: Sử dụng phần mềm quản lý để kiểm kê, theo dõi khấu hao, lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa máy móc công sở.
  6. Nghiệp vụ truyền thông: Ứng dụng cổng thông tin điện tử, website nội bộ và các nền tảng mạng Internet nhằm cung cấp thông tin kịp thời, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Minh Giang

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình ứng dụng CNTT tại đơn vị khảo sát. Công ty TNHH Minh Giang được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101068910 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 27/10/2000; vốn điều lệ đạt 750 tỷ đồng; trụ sở tại số 35 - 37, Khu X3, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề: xây dựng nhà ở, kinh doanh bất động sản, thi công công trình dân dụng, giao thông thủy lợi, sản xuất và kinh doanh đồ gỗ nội thất, trồng rừng và khai thác khoáng sản. Bộ phận thực hiện công tác văn phòng là Phòng Tổ chức - Hành chính, đặt tại tầng 4 trụ sở chính, phụ trách các mảng tham mưu tổ chức cán bộ, nhân sự, lao động tiền lương, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, bảo vệ và quản trị công sở.

Tác giả thống kê chi tiết hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị của phòng TCHC thông qua Bảng 2.1:

TT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lượng Đơn vị
1 Máy vi tính 06 Bộ
2 Máy điện thoại 04 Cái
3 Máy in 02 Chiếc
4 Máy scan 03 Chiếc
5 Điều hòa nhiệt độ 02 Chiếc
6 Máy photocopy 01 Chiếc
7 Đèn chiếu sáng 08 Cái
8 Quạt trần 02 Chiếc
9 Quạt điện 04 Chiếc
10 Tủ đựng tài liệu 04 Chiếc
11 Bàn ghế làm việc 06 Bộ
12 Bàn ghế tiếp khách 02 Bộ

Theo phân tích của tác giả, số lượng máy vi tính (6 bộ) đáp ứng đủ cho nhân viên văn phòng, trong đó có 1 máy tính chủ để cán bộ văn phòng và cán bộ quản trị thiết bị điều hành, sao lưu. Tuy nhiên, hệ thống máy tính này đã cũ với niên hạn sử dụng kéo dài tới 12 năm, máy thường xuyên bị đơ, cấu hình yếu, ảnh hưởng lớn đến tiến độ xử lý công việc. Máy photocopy đặt tại văn phòng là thiết bị dùng chung cho toàn bộ các phòng ban trong công ty.

Về tình hình phần mềm và hệ điều hành, số liệu được tổng hợp tại Bảng 2.2:

STT Tên phần mềm Chức năng Mức độ sử dụng
1 Microsoft Office Word 2003, 2007 Soạn thảo văn bản Thường xuyên
2 Microsoft Office Excel 2003, 2007 Tạo bảng Không thường xuyên
3 Microsoft Office Powerpoint 2003, 2007 Trình chiếu Không thường xuyên
4 Phần mềm Unikey Đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên
5 Phần mềm quản lý website Cổng thông tin Tìm kiếm thông tin về cơ quan: Địa chỉ, hoạt động Thường xuyên
6 Phần mềm quản lý Facebook, Youtube, Twitter Tìm kiếm và trao đổi thông tin Không thường xuyên
7 Hòm thư điện tử, Zalo Gửi email công việc, trao đổi công việc qua Zalo Thường xuyên
8 Phần mềm quản lý OMEGA.FA Quản lý tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị Thường xuyên

Khảo sát tình hình triển khai vào từng nghiệp vụ cụ thể cho thấy:

  • Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp: Sử dụng các trình duyệt web Google Chrome, Cốc Cốc, hệ thống máy chủ nội bộ (server), thư điện tử và ứng dụng Zalo để lập nhóm trao đổi công việc nội bộ và gửi nhận tài liệu phục vụ lập kế hoạch tuần, tháng, quý.
  • Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Sử dụng Microsoft Word 2007, bộ gõ Unikey (hỗ trợ các bảng mã Unicode, TCVN3, VNI), phần mềm chuyển đổi Free PDF To Word Doc Converter và trình đọc Foxit Reader. Công ty đã bước đầu thiết lập kho dữ liệu "mẫu văn bản hành chính" trên máy chủ mạng LAN để nhân viên tải về và điền thông tin. Số lượng văn bản đi được tác giả thống kê tại Bảng 2.3:
Loại văn bản Số lượng năm 2018 Số lượng năm 2019
Công văn 99 75
Hợp đồng kinh tế 62 58
Quyết định 90 102
Thông báo 82 75
Tổng cộng 333 310
  • Nghiệp vụ quản lý văn bản đi và đến: Do chưa có mạng văn phòng điện tử liên thông, đơn vị duy trì việc ghi chép thủ công song song với bảng tính Excel. Đối với văn bản đi, văn thư ghi sổ trên khổ giấy A3 (gồm 8 cột: Số, ký hiệu văn bản; Ngày tháng văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung; Người ký; Nơi nhận; Đơn vị, người nhận bản lưu; Số lượng bản; Ghi chú), sau đó nhập vào bảng tính Excel để theo dõi và tổng hợp báo cáo theo tuần. Đối với văn bản đến, văn thư viết phiếu xử lý văn bản, nhập sổ đăng ký văn bản đến bằng giấy rồi mới cập nhật vào file Excel.
  • Nghiệp vụ lưu trữ: Chưa áp dụng các phần mềm cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp (như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO). Đơn vị lập danh mục hồ sơ trên Excel, sau đó vận chuyển hồ sơ giấy về tập kết tại kho lưu trữ của công ty đặt tại Huyện Mê Linh (nơi đặt Ban quản lý dự án).
  • Nghiệp vụ quản lý nhân sự: Thực hiện thủ công kết hợp bảng tính Excel để quản lý chấm công, theo dõi qua "Bảng báo cáo công việc theo tuần" và "Bảng nhật ký công việc", đồng thời giám sát giờ giấc bằng hệ thống camera. Chưa triển khai máy chấm công vân tay; hồ sơ lý lịch nhân sự vẫn lưu trữ thủ công bằng cặp giấy đặt tại phòng, chưa số hóa dữ liệu.
  • Nghiệp vụ hội họp: Triển khai theo quy trình 3 bước (Chuẩn bị, Tiến hành, Kết thúc). Ứng dụng PowerPoint 2007 trong các buổi họp báo cáo; các cuộc họp lớn có trang bị thêm bộ đàm cho ban hậu cần nhằm duy trì liên lạc.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Minh Giang

Dựa trên các hạn chế thực tế, tác giả đề xuất hệ thống 5 giải pháp có định hướng đến năm 2025:

  1. Nhận thức đúng đắn về vai trò ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng: Nâng cao tư duy của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên, xem việc ứng dụng CNTT là nhiệm vụ trọng tâm nhằm tối ưu hóa năng suất lao động và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
  2. Mua sắm, bổ sung các phần mềm và triển khai ứng dụng: Đưa các phần mềm chuyên nghiệp vào thay thế bảng tính Excel thủ công. Tác giả kiến nghị công ty xem xét đầu tư phần mềm văn phòng điện tử (như CloudOffice, C-Office, eBizOffice hoặc EFY-DOC) để tự động hóa quy trình quản lý văn bản, áp dụng chữ ký điện tử; và phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng Perfect HRM nhằm quản lý tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và chấm công tự động.
  3. Tiếp tục đầu tư, mua sắm trang thiết bị hiện đại và các phần mềm quản lý công việc: Thay thế toàn bộ dàn máy vi tính cũ đã sử dụng 12 năm bằng hệ thống máy tính có cấu hình cao; đầu tư hệ thống máy chấm công bằng dấu vân tay để kiểm soát kỷ luật lao động chính xác, minh bạch; bảo trì định kỳ máy in, máy scan, máy photocopy và nâng cấp đường truyền mạng.
  4. Tăng cường về công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức công nghệ thông tin cho cán bộ nhân viên: Lập kế hoạch đào tạo lại kỹ năng tin học văn phòng nâng cao, kỹ năng vận hành các phần mềm quản lý chuyên ngành và bảo đảm an toàn dữ liệu cho cán bộ nhân viên phòng TCHC.
  5. Tổ chức các cuộc thi sáng tạo các kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin vào công việc: Tạo động lực thi đua nội bộ, khuyến khích nhân viên cải tiến quy trình, tự động hóa các thao tác xử lý văn bản và báo cáo định kỳ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh khách quan và cụ thể bức tranh ứng dụng CNTT tại một doanh nghiệp tư nhân quy mô vốn 750 tỷ đồng:

  • Cung cấp số liệu kiểm kê thực tế về hạ tầng kỹ thuật (Bảng 2.1 với 12 danh mục trang thiết bị; thời gian sử dụng máy tính lên tới 12 năm) và hiện trạng các phần mềm đang vận hành (Bảng 2.2).
  • Thống kê chi tiết khối lượng văn bản hành chính của doanh nghiệp trong 2 năm với tổng cộng 643 văn bản đi (333 văn bản năm 2018 và 310 văn bản năm 2019, phân tách theo từng thể loại công văn, hợp đồng, quyết định, thông báo tại Bảng 2.3).
  • Chỉ ra các nút thắt trong công tác quản trị: Việc phụ thuộc vào bảng tính Excel thủ công và sổ đăng ký trên giấy A3 (8 cột) làm chậm quá trình xử lý thông tin, dễ gây sai sót và thất lạc; kho lưu trữ hồ sơ giấy cách xa trụ sở (tại Huyện Mê Linh) gây trở ngại cho việc tra cứu tài liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh bất động sản và xây dựng.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Tác giả tự nêu rõ rằng phần lớn các đề tài nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trước đây chủ yếu tập trung vào các cơ quan hành chính nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập (như nghiên cứu tại UBND quận Hải Châu của Trần Hoàng Minh, nghiên cứu tại Bộ Khoa học và Công nghệ của Nguyễn Thị Út Trang, hoặc tài liệu nghiên cứu cơ quan nhà nước của Phạm Chí Tân). Công trình này đóng góp thêm tư liệu thực chứng về thực trạng ứng dụng CNTT tại khối doanh nghiệp tư nhân, nơi quy mô vốn lớn nhưng hạ tầng hành chính văn phòng chưa được đầu tư tương xứng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát chỉ giới hạn tại bộ phận Văn phòng (Phòng Tổ chức - Hành chính) tại trụ sở chính, chưa bao quát được sự kết nối thông tin với các đơn vị trực thuộc như nhà máy chế biến gỗ, các ban quản lý dự án công trình hay kho lưu trữ tại Mê Linh.
  • Dữ liệu khảo sát dừng lại ở mốc thời gian 2018 - 2019; các đề xuất về phần mềm mới (CloudOffice, Perfect HRM) chủ yếu dựa trên khảo sát tham chiếu từ các doanh nghiệp khác (Intracom, PLC, Hoa Sao, Savis) mà chưa đi sâu vào bài toán phân tích chi phí - lợi ích tài chính cụ thể cho Công ty TNHH Minh Giang.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu quy trình văn phòng điện tử liên thông giữa trụ sở điều hành với các công trường xây dựng và xưởng sản xuất; đánh giá các vấn đề về bảo mật, an toàn thông tin số trong doanh nghiệp bất động sản - xây dựng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị nhân lực: Cung cấp mẫu khảo sát thực tế về trang thiết bị công sở, quy trình luân chuyển văn bản đi - đến qua sổ giấy và Excel, cũng như quy trình tổ chức cuộc họp theo 3 bước.
  • Cán bộ hành chính tại các doanh nghiệp tư nhân vừa và lớn: Cung cấp góc nhìn thực tiễn về các hạn chế thường gặp khi quản lý hành chính bằng công cụ thủ công; cấu trúc sổ đăng ký văn bản đi 8 cột; mẫu bảng theo dõi công văn, bảng chấm công, bảng báo cáo công việc tuần và nhật ký công việc trên Excel.
  • Người làm đề tài nghiên cứu tương tự: Cung cấp khung lý luận về các nguyên tắc (đồng bộ, phù hợp, không gián đoạn) và yêu cầu (thiết thực, tiết kiệm) khi xây dựng giải pháp tin học hóa văn phòng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống máy vi tính tại Phòng Tổ chức - Hành chính Công ty TNHH Minh Giang có tình trạng kỹ thuật như thế nào?
Phòng Tổ chức - Hành chính được trang bị 06 bộ máy vi tính (trong đó có 01 máy tính chủ để cán bộ văn phòng và quản trị thiết bị sao lưu, điều hành). Toàn bộ hệ thống máy tính này đã có thời gian sử dụng lên đến 12 năm, máy cũ, thường xuyên bị đơ và cấu hình lạc hậu, gây khó khăn trực tiếp cho quá trình xử lý công việc của nhân viên.

2. Khối lượng văn bản đi của Công ty TNHH Minh Giang trong giai đoạn 2018 - 2019 được thống kê cụ thể ra sao?
Năm 2018, công ty ban hành 333 văn bản đi (gồm 99 công văn, 62 hợp đồng kinh tế, 90 quyết định và 82 thông báo). Năm 2019, số lượng là 310 văn bản đi (gồm 75 công văn, 58 hợp đồng kinh tế, 102 quyết định và 75 thông báo). Tổng cộng trong 2 năm, doanh nghiệp ban hành 643 văn bản hành chính các loại.

3. Quy trình quản lý văn bản đi và đến tại văn phòng công ty hiện đang được thực hiện bằng những hình thức nào?
Do chưa trang bị phần mềm quản lý văn bản chuyên dụng, công ty duy trì hình thức quản lý thủ công kết hợp bảng tính. Văn bản đi được đăng ký vào sổ giấy khổ A3 gồm 8 cột thông tin, sau đó nhập vào Microsoft Excel để lập báo cáo theo dõi hàng tuần. Văn bản đến được ghi phiếu xử lý, vào sổ đăng ký văn bản đến bằng tay rồi mới cập nhật vào file Excel.

4. Hồ sơ nhân sự và công tác chấm công tại công ty được quản lý bằng phương pháp nào?
Công ty chưa áp dụng máy chấm công bằng vân tay mà chấm công thủ công vào sổ theo dõi ngày/giờ, sau đó chuyên viên tổng hợp vào phần mềm Excel và kết hợp quan sát qua camera. Hồ sơ nhân sự không được số hóa hay quản lý bằng phần mềm chuyên biệt mà lưu trữ hoàn toàn bằng các tập cặp tài liệu giấy tại phòng TCHC.

5. Kho lưu trữ hồ sơ của Công ty TNHH Minh Giang được đặt ở đâu và công tác lưu trữ gặp bất cập gì?
Kho lưu trữ tài liệu của công ty được bố trí tại Huyện Mê Linh, gắn với Ban quản lý dự án của đơn vị. Việc lưu trữ thực hiện theo cách thủ công: lập danh mục hồ sơ trên Excel rồi chuyển toàn bộ tài liệu giấy về kho Mê Linh. Do tài liệu xây dựng, bản vẽ công trình kéo dài qua nhiều năm và hồ sơ phức tạp, việc không áp dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu số hóa khiến công tác tra tìm văn bản gốc tốn nhiều thời gian và kém hiệu quả.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Kim Oanh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và khảo sát thực chứng toàn diện tại Phòng Tổ chức - Hành chính, Công ty TNHH Minh Giang. Tác giả đã chỉ ra sự chênh lệch rõ rệt giữa quy mô vốn điều lệ 750 tỷ đồng của doanh nghiệp với hạ tầng CNTT văn phòng còn lạc hậu (dàn máy tính 12 năm tuổi, xử lý công văn và nhân sự phụ thuộc vào Excel thủ công, tài liệu lưu kho xa trụ sở). Trên cơ sở đó, hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất hướng tới việc hiện đại hóa trang thiết bị, áp dụng các phần mềm chuyên nghiệp (CloudOffice, Perfect HRM) và nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ hành chính đến năm 2025.