Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng công ty TNHH Minh Giang. 5 n Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm văn phòng.
Trên thực tế văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức; - Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể được hình thành để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị; - Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể thực hiện công tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động của nhà quản lý. [5;tr11] Trên đây là những cách tiếp cận khác nhau của “văn phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra trong bộ phận này tại các tổ chức. Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: - Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”1 [4;tr10] - Nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”2[1;tr8] 1 Nguyễn Hữu Thân (2007), “Quản trị hành chính văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
2 Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản trị văn phòng”, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. 6 n - Nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”3[1;tr8] Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận trên đây, tôi xin đưa ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Khái niệm công tác văn phòng Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhất chung. Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[9;tr10] Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng”. Theo tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện chức năng văn phòng”. 3 Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản trị văn phòng” , NXB Lao động xã hội, Hà Nội. 7 n Từ những khái niệm trên, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là tổng hợp các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành có mối quan hệ mật thiết với nhau và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Khái niệm công nghệ thông tin. - Thông tin: Là thuật ngữ vô cùng quen thuộc với chúng ta, nó là một khái niệm trừu tượng, được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, còn theo ngôn ngữ phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”. Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là "điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"4; Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sựvận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”.
Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thông tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”. Tóm lại, dù hiểu theo nghĩa nào thì thông tin có thể hiểu một cách khái quát như sau: Thông tin là những dữ liệu có nội dung, ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn. - Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology) là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay. 4 Từ điển Oxford English Dictionary, trang 132.
8 n CNTT là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin” Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký này 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.” “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông, nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong moi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.”5[3;tr190] Như vậy, từ việc phân tích trên tôi đưa ra cách hiểu của mình về CNTT là: Ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển giao, gửi và nhậnthông tin một cách nhanh chóng, an toàn làm tăng năng suất và chất lượng công việc.
Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Ngày nay CNTT đã phát triển đến mức độ cao, nền kinh tế xã hội theo đó cũng phát triển không ngừng. Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ 5 Nghiêm kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), “Quản trị văn phòng”, NXB Đại học Quốc Thành phố Hồ Chí Minh. 9 n thông tin được cải tiến ngày một trởnên thông minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của con người về vấn đề tìm hiểu, trao đổi và bảo mật thông tin. Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tin viễn thông đã làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thay đổi.
Công nghệ thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạt động quản lý của một cơ quan tổ chức. Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý và xử lý thông tin. Văn phòng với một khối lượng công việc bao gồm nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiếm tra đánh giá, soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu. thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một hoạt động thiết yếu.
Máy tính, phần mềm, các thiết bị kĩ thuật thông minh đã thể hiện vai trò, chức năng to lớn của mình trong việc thu thập, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Không phải một nhà kho, không phải những kệ sách, máy tính lưu trữ được toàn bộ tài liệu của cơ quan tổ chức và tìm kiếm một cách dễ dàng với phần mềm tìm kiếm theo mục, tên tài liệu. Các phần mềmvà hệ thống mạng LAN giúp cho việc xử lý thông tin đầu vào và nối mạng WAN để xử lý thông tin đầu ra. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tạo tiền đề phát triển cho cả cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của Lãnh đạo các cấp.
Như vậy chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là Ứng dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức. Vai trò và sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Trước đây khi khoa học công nghệ thông tin chưa phát triển, các nghiệp vụ được thực hiện thủ công, thông tin thu thập qua tài liệu sách báo, tổng hợp và triển khai bằng cách viết tay, vẽ, kẻ bảng biểu. Khi Công nghệ thông tin xuất hiện và phát triển thì tốc độ thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin nhanh hơn gấp rất nhiều lần thông qua các thiết bị công nghệ.