Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hóa. 5 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.
Một số khái niệm 1. Khái niệm về “Văn phòng” Hiện nay Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và với thế giới. Đứng trước các cơ hội, những thách thức mới, năng lực quản lý của nhà nước hay các doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Trong đó, văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu đối với cơ quan tổ chức.
Trong cơ quan hành chính nhà nước thì văn phòng dù ở cấp nào đi chăng nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước, nó là mắt xích không thể thiếu. Thực tế cho thấy văn phòng tồn tại như một thực thể có nhiều cách lý giải khác nhau: Văn phòng là thuật ngữ chỉ về khu vực vị trí hoặc một văn phòng, tòa nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra trong đó còn diễn ra các cuộc hội họp, tổ chức của doanh nghiệp, gặp đối tác trong văn phòng, … Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành công tác đối nội, đối ngoại khách hàng, tổ chức các chuyến đi công tác, ngân sách và nguồn lực.
Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể hiểu văn phòng theo một nghĩa khác đó là phòng làm việc của một cá nhân hay tập thể nào đó. Được bố trí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các vật dụng, cơ sở vật chất phục vụ cho công việc. Văn phòng còn được gọi là công sở. Hay văn phòng cũng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau: Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ 6 giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan của cơ quan đơn vị đó. [14] Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng… Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa khác như: Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”. [15] Từ các cách tiếp cận về khái niệm “Văn phòng” bên trên, tôi xin được đưa ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: “khái niệm văn phòng là một thuật ngữ dùng để chỉ về một khu vực hoặc vị trí trong một tòa nhà, đây sẽ là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành, thực hiện hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng và đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó”.
Khái niệm về “Công tác văn phòng” Có thể thấy rằng, các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, hoạt động văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Để duy trì được hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả 7 mong muốn thì có thể hiểu theo nghĩa đơn giản về công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, giám sát, quản lý và sử dụng các thông tin cần thiết phục vụ cho các công việc của cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn phòng còn là các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho quản lý và đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể.
Như vậy, có thể thấy rằng ở bất cứ cơ quan, đơn vị nào dù cho có nhiều bộ phận mà trong đó mỗi bộ phận đều hoạt động độc lập với nhau nhưng để hoàn thành mục tiêu thì các bộ phận đó đều phải thực hiện các chức năng của văn phòng. Do đó, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về “Công tác văn phòng là tổng hợp các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành liên quan chặt chẽ và mật thiết với nhau với mục đích hoàn thành mục tiêu của cơ quan tổ chức trên cơ sở thực hiện các chức năng của văn phòng”. Khái niệm “Công nghệ thông tin” Thông tin: là một trong những thuật ngữ được sử dụng nhiều hiện nay nhất là trong hoạt động báo chí - truyền thông. Có rất nhiều khái niệm thông tin nhưng khái niệm thông tin là gì chính xác nhất đó là: Thông tin là những gì con người thu nhận được từ thế giới xung quanh như sự vật, sự kiện, …Thông tin đem lại nhiều kiến thức, sự hiểu biết cho con người.
Định nghĩa thông tin là giải quyết sự không chắc chắn; đó là câu trả lời cho câu hỏi “thực thể là gì”. Do đó, xác định được cả bản chất của các đặc tính đó. Thông tin được liên kết với các dữ liệu vì dữ liệu đại diện cho các giá trị sẽ được quy cho các tham số. Về mặt truyền thông, thông tin được thể hiện dưới dạng nội dung của tin nhắn hoặc thông qua sự quan sát trực tiếp, gián tiếp.
Thông tin cũng có thể 8 được mã hóa thành nhiều dạng khác nhau để truyền và giải thích. Như vậy, khái niệm về thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan, các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con người sẽ tiếp nhận thông tin để làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. Công nghệ thông tin: (tên viết tắt trong tiếng Anh: Information technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, trong Luật này các khái niệm về CNTT dưới đây được hiểu như sau: 1. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu. Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này. Phát triển công nghệ thông tin là hoạt động nghiên cứu - phát triển liên quan đến quá trình sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số; phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; phát triển 9 công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển dịch vụ công nghệ thông tin. Khoảng cách số là sự chênh lệch về điều kiện, khả năng sử dụng máy tính và cơ sở hạ tầng thông tin để truy nhập các nguồn thông tin, tri thức.
Đầu tư mạo hiểm trong lĩnh vực công nghệ thông tin là đầu tư cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó có triển vọng đem lại lợi nhuận lớn nhưng có rủi ro cao. Công nghiệp công nghệ thông tin là ngành kinh tế - kỹ thuật công nghệ cao sản xuất và cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, bao gồm sản phẩm phần cứng, phần mềm và nội dung thông tin số.Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện. Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.
Mã nguồn là sản phẩm trước biên dịch của một phần mềm, chưa có khả năng điều khiển thiết bị số.Mã máy là sản phẩm sau biên dịch của một phần mềm, có khả năng điều khiển thiết bị số. Thư rác là thư điện tử, tin nhắn được gửi đến người nhận mà người nhận đó không mong muốn hoặc không có trách nhiệm phải tiếp nhận theo quy định của pháp luật. Vi rút máy tính là chương trình máy tính có khả năng lây lan, gây ra hoạt động không bình thường cho thiết bị số hoặc sao chép, sửa đổi, xóa bỏ thông tin lưu trữ trong thiết bị số. Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập hợp trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin.
Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.