Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của Việt Nam. Tuy nhiên, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ logistics vẫn gặp nhiều rủi ro, vướng mắc trong khâu thông quan hàng hóa do hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chính sách quản lý chuyên ngành còn có những điểm chồng chéo hoặc thay đổi liên tục. Trong khi phần lớn các doanh nghiệp thương mại lựa chọn giải pháp thuê dịch vụ logistics trọn gói để tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA (Công ty LATA) lại trực tiếp tự tổ chức thực hiện toàn bộ thủ tục hải quan cho các lô hàng nhập khẩu của mình.

Việc tự thực hiện quy trình thông quan đã bộc lộ một số tồn tại trong thực tế vận hành của doanh nghiệp như: tình trạng khai báo sai sót, hồ sơ chưa hợp lệ dẫn đến thời gian giải phóng hàng bị kéo dài, công tác kiểm tra đối chiếu chứng từ và hàng hóa thực tế chưa chặt chẽ, việc cập nhật các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ mới của Tổng cục Hải quan chưa kịp thời. Mặt hàng kinh doanh chủ lực của công ty là vật tư, thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản — một thị trường đòi hỏi sự chính xác cao về tiêu chuẩn kỹ thuật nhưng chưa có nhiều công trình nghiên cứu chuyên sâu về quy trình thủ tục hải quan đối với nhóm hàng hóa này tại doanh nghiệp. Vì vậy, đề tài "Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vật tư thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Đầu Tư Phát Triển LATA" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu cấp thiết trên.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp thương mại.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vật tư thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA trong giai đoạn 2020–2022; chỉ rõ kết quả đạt được, các hạn chế và nguyên nhân của hạn chế.
  3. Đề xuất phương hướng, giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của doanh nghiệp trong thời gian tới.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vật tư thiết bị công nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA (địa chỉ: Số 63A, ngõ 12 phố Chính Kinh, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội).
    • Về thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh, chứng từ hải quan giai đoạn 2020–2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận chuyên ngành kinh tế quốc tế, thương mại quốc tế và nghiệp vụ hải quan hiện hành tại Việt Nam:

  • Văn bản pháp luật và chuẩn mực áp dụng: Luật Thương mại năm 2005 (Điều 28 về khái niệm nhập khẩu); Luật Hải quan năm 2001 (sửa đổi, bổ sung năm 2005); Luật Hải quan năm 2014 (các quy định tại Điều 16 về nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan, Điều 18 và Điều 21 về trách nhiệm người khai hải quan, Điều 23 về quyền hạn của người khai hải quan, Điều 24, Điều 28, Điều 32, Điều 68 về hồ sơ và kiểm tra sau thông quan); Nghị định số 154/2005/NĐ-CP (Điều 5); Nghị định số 187/2013/NĐ-CP (Điều 32); Thông tư 38/2015/TT-BTC; Chuẩn mực 3.4 của Công ước Kyoto về giải phóng hàng hóa.
  • Khung lý thuyết: Giáo trình Kinh doanh quốc tế (2021) của PGS. Doãn Kế Bôn và TS. Lê Thị Việt Nga; Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế của Trường Đại học Thương Mại; các khái niệm về 5 hình thức nhập khẩu (nhập khẩu trực tiếp/tự doanh, nhập khẩu ủy thác, nhập khẩu đổi hàng/buôn bán đối lưu, tạm nhập tái xuất, nhập khẩu gia công); cơ chế quản lý rủi ro và quy trình phân luồng hải quan điện tử (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp và các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ:

  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Được thu thập trực tiếp từ các báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính giai đoạn 2020–2022 của Phòng Kế toán; hồ sơ, tờ khai và chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu do Phòng Xuất nhập khẩu Công ty LATA cung cấp; kết hợp quá trình quan sát thực tế các bước tác nghiệp của tác giả tại Phòng Xuất nhập khẩu trong thời gian thực tập.
  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Kế thừa thông tin từ giáo trình chuyên ngành của Trường Đại học Thương Mại, sách báo, tạp chí kinh tế, các văn bản quy định của Bộ Tài chính, Bộ Công Thương, Tổng cục Hải quan, các dữ liệu thống kê từ các trang web uy tín và 5 công trình nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp tiêu biểu của các khóa trước tại Trường Đại học Thương Mại liên quan đến thủ tục hải quan cho từng mặt hàng chuyên biệt (hàng may mặc gia công sang Nhật Bản của Công ty TNG, hàng may mặc sang Hàn Quốc của Công ty JMC Việt Nam, chai thủy tinh từ Trung Quốc của Công ty Eresson, than xuất khẩu của Công ty MTV 397, và máy móc thiết bị nhiệt điện từ Đức của Công ty Á Châu).
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết, phương pháp phân tích định tính dựa trên đánh giá thực tế tác nghiệp, kết hợp phương pháp thống kê mô tả, so sánh các chỉ tiêu tài chính, thời gian xử lý hồ sơ và tỷ lệ lỗi sai sót chứng từ qua các năm.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Chương 1 thiết lập khung nghiên cứu tổng thể của khóa luận bao gồm tính cấp thiết, mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. Tác giả tiến hành tổng quan 5 công trình nghiên cứu đi trước về thủ tục hải quan đối với các ngành hàng và thị trường cụ thể, từ đó chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng vật tư, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

Chương 2 làm rõ các khái niệm căn bản về nhập khẩu, vai trò thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế, bù đắp thiếu hụt nguồn cung trong nước, cùng 5 hình thức nhập khẩu chủ yếu. Tác giả hệ thống hóa các quy định của Luật Hải quan về người khai hải quan, hồ sơ hải quan, địa điểm làm thủ tục và các nguyên tắc quản lý rủi ro.

Chương này mô tả chi tiết quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa gồm 6 bước:

  1. Xác định loại hàng hóa thực hiện nhập khẩu.
  2. Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan (tờ khai, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, C/O, chứng thư kiểm dịch...).
  3. Khai và nộp tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS (thực hiện trên phần mềm ECUS5 qua các bước: đăng ký tờ khai IDA, nhập thông tin chung, nhập danh sách hàng hóa, đính kèm file HYS nếu là hàng container, truyền tờ khai IDA và đăng ký chính thức).
  4. Lấy kết quả phân luồng và phối hợp với hải quan (luồng xanh: thông quan sau nộp thuế; luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy; luồng đỏ: kiểm tra chi tiết hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa bằng máy soi hoặc thủ công).
  5. Nộp thuế, lệ phí và thông quan hàng hóa.
  6. Lưu trữ hồ sơ hải quan (thời hạn 5 năm theo Luật Hải quan 2014).

Đồng thời, chương 2 cũng phân tích các nhân tố bên trong (nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất CNTT của doanh nghiệp) và nhân tố bên ngoài (chính sách pháp lý, năng lực và đạo đức cán bộ hải quan, hạ tầng kỹ thuật của cơ quan hải quan) tác động đến quy trình thủ tục hải quan.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LATA

Chương 3 giới thiệu về Công ty LATA (thành lập ngày 03/11/2011, người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Châu Lân). Doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền của thương hiệu As One (Nhật Bản) tại Việt Nam, đồng thời phân phối sản phẩm của Trusco, Mitax (Nhật Bản), Borgay, Xiamen (Trung Quốc), RST (Đài Loan), Maxclean (Hồng Kông) cho hơn 100 khách hàng (tiêu biểu như Asahi, Terumo, Fuji Xerox, Canon, SEI, Kyocera).

Cơ cấu tổ chức của LATA gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc và 5 phòng ban chức năng (Phòng Hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Giao nhận, Phòng Kế toán).

Bảng 1: Báo cáo tài chính Công ty LATA giai đoạn 2020–2022 (Đơn vị tính: Tỷ VNĐ)

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1. Tổng tài sản 16,13 18,61 19,73
2. Nợ ngắn hạn 8,96 7,94 9,14
3. Nợ dài hạn 4,93 4,56 4,21
4. Hệ số thanh toán tổng quát [1 / (2 + 3)] 1,20 lần 1,45 lần 1,50 lần

Về kết quả kinh doanh, doanh thu năm 2020 đạt 59,62 tỷ VNĐ; lợi nhuận năm 2022 đạt 22,20 tỷ VNĐ (tăng 11,11% so với năm 2021), được hỗ trợ một phần nhờ việc thực thi Hiệp định CPTPP (có hiệu lực từ 14/01/2019).

Bảng 2: Kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng của Công ty LATA giai đoạn 2020–2022 (Đơn vị tính: Tỷ VNĐ)

Nhóm mặt hàng Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Thiết bị phòng sạch 4,46 4,93 5,03
Thiết bị sản xuất 3,36 3,65 3,82
Dụng cụ sản xuất 2,64 2,78 2,95
An toàn lao động 2,42 2,51 2,74
Thiết bị kho hàng 2,37 2,85 3,12
Dụng cụ đo, kiểm tra 1,49 1,74 1,92
Dụng cụ cắt 0,51 0,64 0,81
Di chuyển sản phẩm 0,42 0,51 0,73
Mặt hàng khác 0,31 0,42 0,68
Tổng giá trị 17,98 20,03 21,80

Về thị trường khách hàng, các doanh nghiệp FDI Nhật Bản chiếm tỷ trọng lớn nhất và tăng dần: 78% (2020), 80% (2021), 84% (2022); khách hàng Việt Nam chiếm 18% (2020), 15% (2021), 11% (2022); Trung Quốc chiếm 3% (2020), 4% (2021, 2022); thị trường khác duy trì 1%.

Quy trình làm thủ tục hải quan thực tế tại LATA được vận hành theo 5 bước: (1) Chuẩn bị bộ chứng từ; (2) Khai và nộp hồ sơ hải quan; (3) Lấy kết quả phân luồng; (4) Thông quan và nộp thuế; (5) Lưu trữ hồ sơ thông quan.

Bảng 3: Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu giai đoạn 2020–2022

Năm Thời gian chuẩn bị hồ sơ bình quân
2020 3,97 ngày
2021 3,22 ngày
2022 3,03 ngày

Bảng 4: Thống kê tỷ lệ sai sót chứng từ hải quan nhập khẩu từ Nhật Bản giai đoạn 2020–2022 (Tổng số lượng khảo sát: 1.023 bộ chứng từ)

Tên loại chứng từ Số lượng sai sót (bộ) Tỷ lệ sai sót (%)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) 28 2,7%
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 27 2,6%
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 25 2,4%
Hợp đồng mua bán hàng hóa 24 2,3%
Bảng kê chi tiết hàng hóa 13 1,2%
Vận tải đơn (Bill of Lading) 10 0,9%
Giấy phép nhập khẩu 5 0,5%

Các sai sót chủ yếu do mô tả sai tên hàng hóa kỹ thuật, phân loại sai mã HS máy móc theo bộ phận/chức năng chính, sai lệch trọng lượng giữa hóa đơn và vận đơn, áp sai mã thuế suất và thiếu nhân lực chuyên trách kiểm tra đối chiếu chứng từ.

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LATA

Chương này đưa ra các định hướng mở rộng kinh doanh XNK của công ty và đề xuất nhóm giải pháp hoàn thiện nội bộ (chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên khai báo hải quan về mã HS hàng thiết bị công nghiệp, tăng cường phối hợp dữ liệu với nhà cung cấp AS ONE CORPORATION, bổ sung nhân sự cho Phòng Xuất nhập khẩu) cùng các kiến nghị đối với cơ quan Hải quan và cơ quan quản lý nhà nước.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn:
    • Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ dữ liệu tài chính và hoạt động nhập khẩu của Công ty LATA giai đoạn 2020–2022: tổng tài sản đạt 19,73 tỷ VNĐ (2022), kim ngạch nhập khẩu đạt 21,80 tỷ VNĐ (2022), nhóm hàng thiết bị phòng sạch và thiết bị sản xuất chiếm tỷ trọng chi phối (lần lượt khoảng 26% và 19%).
    • Đo lường cụ thể hiệu quả tác nghiệp hải quan qua thời gian chuẩn bị hồ sơ (giảm từ 3,97 ngày năm 2020 xuống 3,03 ngày năm 2022) và tỷ lệ sai sót trên 1.023 bộ hồ sơ nhập khẩu từ Nhật Bản (cao nhất ở Phiếu đóng gói 2,7% và Hóa đơn thương mại 2,6%).
  • Đề xuất và kiến nghị của tác giả:
    • Đối với doanh nghiệp: Tăng cường đào tạo chuyên môn về phân loại máy móc phức tạp và tra cứu biểu thuế; thiết lập cơ chế kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, packing list) trước khi truyền tờ khai chính thức qua ECUS5 VNACCS; chủ động trao đổi bằng văn bản rõ ràng với đối tác Nhật Bản để khắc phục rào cản ngôn ngữ và khác biệt quy định; bổ sung định biên nhân sự cho Phòng Xuất nhập khẩu.
    • Đối với cơ quan quản lý: Kiến nghị tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp hệ thống phần mềm hải quan điện tử nhằm giảm thiểu sự cố đường truyền dữ liệu; nâng cao tính ổn định của các văn bản chính sách; tăng cường hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp vướng mắc phân loại hàng hóa chuyên ngành công nghiệp.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Tác giả đã phân tích trực tiếp một trường hợp điển hình về doanh nghiệp thương mại tự làm thủ tục hải quan cho mặt hàng vật tư thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản — một lĩnh vực và đối tượng nghiên cứu hoàn toàn mới, chưa từng được khảo sát trong các đề tài trước đó tại trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát và dữ liệu thực tế của khóa luận giới hạn trong nội bộ Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA đối với các lô hàng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản trong giai đoạn 2020–2022; chưa mở rộng so sánh quy trình hải quan với các nguồn hàng khác của công ty từ Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông. Phương pháp nghiên cứu chủ yếu sử dụng thống kê mô tả và phân tích định tính nghiệp vụ, chưa áp dụng các mô hình định lượng đánh giá tác động chi tiết của từng nhân tố.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu đối với các nhóm hàng hóa khác từ các thị trường đa dạng hơn trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp; ứng dụng các mô hình đo lường định lượng mức độ ảnh hưởng của quy trình thông quan điện tử đến chi phí logistics và hiệu quả tài chính của công ty.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Thuế - Hải quan; các cán bộ, nhân viên phụ trách nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp thương mại, đại lý hải quan và doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghiệp.
  • Nội dung có giá trị sử dụng cao:
    • Quy trình từng bước thực hiện khai báo tờ khai nhập khẩu điện tử trên phần mềm ECUS5 VNACCS (từ khâu đăng ký IDA, đính kèm file HYS đến lấy kết quả phân luồng và thông quan).
    • Bảng tổng hợp chi tiết các lỗi sai sót thực tế thường gặp trong từng loại chứng từ (hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng, tờ khai) của 1.023 bộ hồ sơ nhập khẩu hàng công nghiệp kỹ thuật từ Nhật Bản và các biện pháp phòng ngừa rủi ro sai sót.

Câu hỏi thường gặp

1. Mặt hàng nào chiếm tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu cao nhất tại Công ty LATA trong giai đoạn 2020–2022?

Mặt hàng Thiết bị phòng sạch có kim ngạch nhập khẩu cao nhất, tăng từ 4,46 tỷ VNĐ (năm 2020) lên 4,93 tỷ VNĐ (năm 2021) và đạt 5,03 tỷ VNĐ (năm 2022), chiếm khoảng 26% tổng giá trị nhập khẩu của công ty do nhu cầu tiêu thụ lớn từ các doanh nghiệp chế xuất.

2. Thời gian chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan của Công ty LATA giai đoạn 2020–2022 biến động ra sao?

Thời gian chuẩn bị bộ chứng từ của công ty được rút ngắn dần qua từng năm: từ 3,97 ngày vào năm 2020 giảm xuống còn 3,22 ngày năm 2021 và đạt 3,03 ngày vào năm 2022.

3. Trong 1.023 bộ hồ sơ nhập khẩu từ Nhật Bản, loại chứng từ nào có số lượng và tỷ lệ sai sót cao nhất?

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) có tỷ lệ sai sót cao nhất với 28 bộ (chiếm 2,7%), tiếp theo là Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với 27 bộ (chiếm 2,6%) và Tờ khai hải quan nhập khẩu với 25 bộ (chiếm 2,4%).

4. Nhóm khách hàng nào chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu thị trường của Công ty LATA?

Khách hàng là các doanh nghiệp, tập đoàn FDI của Nhật Bản tại Việt Nam (như Asahi, Terumo, Fuji Xerox, Canon, SEI, Kyocera) chiếm tỷ trọng lớn nhất và tăng dần qua các năm: 78% năm 2020, 80% năm 2021 và đạt 84% năm 2022.

5. Công ty LATA sử dụng phần mềm nào để thực hiện khai báo hải quan và tiến hành trong khung thời gian nào?

Công ty sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 VNACCS và thực hiện khai báo, truyền tờ khai trong vòng 15 ngày trước khi hàng hóa nhập khẩu về đến cảng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Hằng đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vật tư thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản của Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA giai đoạn 2020–2022. Bằng nguồn số liệu thực tế qua 1.023 bộ hồ sơ, tác giả đã chỉ rõ những kết quả đạt được trong việc rút ngắn thời gian chuẩn bị chứng từ, đồng thời phân tích chi tiết các nguyên nhân dẫn đến sai sót trên hóa đơn, phiếu đóng gói và tờ khai. Các giải pháp và kiến nghị được đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của công ty, đóng góp tài liệu tham khảo hữu ích cho công tác quản trị nghiệp vụ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan đối với nhóm hàng thiết bị công nghiệp.