Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ thu chi và thanh toán diễn ra liên tục, gắn liền với toàn bộ quá trình mua sắm vật tư, tiếp nhận dịch vụ đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm, cung ứng dịch vụ đầu ra. Đối với các doanh nghiệp hoạt động kết hợp giữa thương mại và dịch vụ vận tải, các khoản phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản và nguồn vốn. Việc quản lý và hạch toán không kịp thời các khoản công nợ có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, gia tăng chi phí tài chính và làm suy giảm khả năng thanh toán. Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn" do sinh viên Nguyễn Thị Hương Trang thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Kiên tại Trường Đại học Dân lập Hải Phòng (năm 2013) xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nhằm đối chiếu giữa lý luận hạch toán kế toán và thực tế tổ chức công tác kế toán công nợ tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo các nội dung sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thanh toán và quản trị công nợ trong các loại hình doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua (khách hàng) và người bán (nhà cung cấp) tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình kế toán thanh toán, nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát nghĩa vụ trả nợ tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các nghiệp vụ kế toán thanh toán phát sinh với khách hàng (người mua) và nhà cung cấp (người bán), gắn liền với việc quản lý công nợ phải thu và nợ phải trả.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tài chính tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn (địa chỉ: Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, phường Đông Hải 1, quận Hải An, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp trong giai đoạn 2011–2012; đề tài được thực hiện và hoàn thành trong giai đoạn từ tháng 03/2013 đến tháng 06/2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý, chuẩn mực kế toán và các nguyên lý hạch toán kế toán doanh nghiệp hiện hành tại Việt Nam ở thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS); Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005.
  • Hệ thống tài khoản và nguyên tắc kế toán: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, trọng tâm là Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) và Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) – cả hai đều là tài khoản lưỡng tính có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có; cùng các tài khoản liên quan như TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc như Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.
  • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết theo đúng quan hệ đối ứng Nợ - Có.
  • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Sử dụng Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 131, 331, Bảng tổng hợp chi tiết công nợ và Báo cáo tài chính để tổng hợp số liệu.
  • Phương pháp phân tích kinh tế: Sử dụng phương pháp so sánh số liệu tuyệt đối, tương đối và các chỉ số tài chính (hệ số thanh toán tổng quát, hệ số thanh toán nợ ngắn hạn, hệ số thanh toán nhanh, tỷ lệ nợ phải thu trên nợ phải trả) nhằm đánh giá năng lực thanh toán của doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là toàn bộ hồ sơ chứng từ, trích lục sổ kế toán thực tế và báo cáo tài chính năm 2011–2012 do Phòng Kế toán tài chính của Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ trong các doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các khái niệm, quy tắc hạch toán và chuẩn mực liên quan đến kế toán thanh toán và công nợ trong doanh nghiệp:

  • Phương thức và hình thức thanh toán: Phân chia thành hai nhóm chính là thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho các giao dịch nhỏ, khoảng cách địa lý hẹp) và thanh toán không dùng tiền mặt (tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm lưu thông tiền mặt). Tác giả làm rõ các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến: Ủy nhiệm thu/chi, chuyển tiền (Remittance), thanh toán nhờ thu (Collection of payment bao gồm nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ), và phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C với các loại L/C không thể hủy bỏ, có thể hủy bỏ, có xác nhận, miễn truy đòi, chuyển nhượng, tuần hoàn, giáp lưng, đối ứng, dự phòng, thanh toán dần về sau, có điều khoản đỏ).
  • Kế toán thanh toán với người mua (TK 131): Trình bày nguyên tắc hạch toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và từng lần thanh toán; kết cấu Nợ/Có của TK 131; trình tự định khoản khi ghi nhận doanh thu bán chịu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, khách hàng ứng trước tiền hoặc thanh toán nợ.
  • Kế toán thanh toán với người bán (TK 331): Trình bày nguyên tắc theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, việc xử lý đối với hàng về chưa có hóa đơn (dùng giá tạm tính); kết cấu TK 331; trình tự định khoản mua hàng trả chậm, chiết khấu thanh toán nhận được, ứng trước tiền cho người bán.
  • Kế toán nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: Nêu rõ quy định sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố; nguyên tắc ghi sổ theo tỷ giá xuất quỹ/tỷ giá ghi sổ và xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 515, TK 635, TK 413 vào cuối niên độ.
  • Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức sổ kế toán: Phân tích quy trình ghi sổ thanh toán theo 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ, và Kế toán trên máy vi tính.
  • Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính: Giới thiệu công thức xác định hệ số khả năng thanh toán tổng quát, hệ số thanh toán nợ ngắn hạn, hệ số thanh toán nhanh, và hệ số quan hệ giữa nợ phải thu với nợ phải trả.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn

Chương 2 tập trung khảo sát chi tiết mô hình tổ chức và số liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11; Giám đốc là ông Phạm Hồng Sơn. Vốn điều lệ đạt 10.000.000.000 đồng, tương ứng 100.000 cổ phần (mệnh giá 100.000 đồng/cổ phần), trong đó ông Phạm Hồng Sơn sở hữu 9.500 cổ phần (99,5% vốn) và ông Trần Thành Minh sở hữu 500 cổ phần (0,5% vốn). Ngành nghề hoạt động bao gồm dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ, đường thủy; ủy thác, ký gửi, xuất nhập khẩu; mua bán tư liệu sản xuất/tiêu dùng (mặt hàng kinh doanh chủ lực là sắt thép); cho thuê bến bãi; đào tạo nghề sửa chữa xe và tin học.
  • Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh, Đội xe và Phòng Hành chính - Tổng hợp. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Chế độ Kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hình thức ghi sổ là "Nhật ký chung".
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người mua (TK 131): Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có từ ngân hàng. Khóa luận trích xuất các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong tháng 01/2012:
    • Ngày 02/01/2012: Cung cấp dịch vụ vận chuyển 254.640 kg thép cuộn từ Hải Phòng đi Thạch Thất cho Doanh nghiệp tư nhân cơ kim khí Mạnh Năm theo Hóa đơn GTGT số 0000452 (doanh thu chưa thuế: 54.545.455 đồng, thuế GTGT 10%: 5.454.545 đồng, tổng thanh toán: 60.000.000 đồng). Định khoản: Nợ TK 131: 60.000.000 đồng / Có TK 511: 54.545.455 đồng, Có TK 3331: 5.454.545 đồng.
    • Ngày 04/01/2012: DNTN cơ kim khí Mạnh Năm thanh toán 50% tiền cước (30.000.000 đồng) qua tài khoản Techcombank theo Giấy báo Có số 01. Định khoản: Nợ TK 112: 30.000.000 đồng / Có TK 131: 30.000.000 đồng.
    • Ngày 04/01/2012: Cung cấp dịch vụ vận chuyển 84.880 kg thép cuộn cho Công ty Thép An Thịnh theo Hóa đơn GTGT số 0000453.
    • Ngày 07/01/2012: Công ty Đồng Đạt đặt trước tiền mua hàng số tiền 252.890.000 đồng theo Giấy báo Có số 02.
    • Ngày 08/01/2012: Phát sinh doanh thu vận chuyển cho Công ty Tiến Kiên theo Hóa đơn GTGT số 0000454.
    • Ngày 10/01/2012: DNTN Mạnh Năm thanh toán tiếp tiền cước số tiền 30.000.000 đồng (Giấy báo Có số 03).
    • Ngày 15/01/2012: DNTN Mạnh Năm đặt trước tiền mua hàng 150.000.000 đồng (Giấy báo Có số 04).
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người bán (TK 331): Phản ánh các nghiệp vụ mua hàng hóa, nhiên liệu (ví dụ Hóa đơn số 0001245 mua dầu diezel từ Công ty Bình Phát) và thanh toán cho nhà cung cấp qua Ủy nhiệm chi (UNC số 003, 005, 006) tại các ngân hàng giao dịch.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn

Dựa trên việc đánh giá thực trạng (bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ chế độ nhưng việc theo dõi công nợ thủ công còn tiềm ẩn rủi ro), tác giả đưa ra các yêu cầu, phương hướng và 4 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Kiến nghị 1 - Tin học hóa công tác kế toán: Đề xuất chuyển đổi từ việc ghi chép sổ sách thủ công kết hợp bảng tính đơn giản sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết công nợ, nâng cao độ chính xác và giảm thiểu thời gian đối chiếu.
  2. Kiến nghị 2 - Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Đề xuất doanh nghiệp tiến hành rà soát định kỳ các khoản nợ quá hạn và thực hiện trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng quy định tài chính nhằm bảo đảm tính thận trọng và an toàn nguồn vốn.
  3. Kiến nghị 3 - Tăng cường công tác phân tích nợ: Xây dựng bảng biểu theo dõi tuổi nợ, phân loại khách hàng theo thời hạn nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn dưới 30 ngày, 30–60 ngày, trên 90 ngày) và tính toán định kỳ các hệ số khả năng thanh toán để kịp thời cảnh báo rủi ro thanh khoản.
  4. Kiến nghị 4 - Hoàn thiện các biện pháp quản lý và thu hồi nợ: Thiết lập quy chế chặt chẽ trong việc thẩm định khả năng tài chính của đối tác trước khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ/bán hàng; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm; quy định rõ trách nhiệm thu hồi công nợ giữa nhân viên kinh doanh và bộ phận kế toán.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp: Tác giả nêu rõ các điều kiện cần thiết về phía Nhà nước (hoàn thiện môi trường pháp lý, kiểm soát hóa đơn chứng từ) và về phía Doanh nghiệp (đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự kế toán, đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng tài chính và quy trình hạch toán kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn thông qua các dữ liệu thực tế:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2011 (đồng) Năm 2012 (đồng)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 52.869.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Doanh thu thuần 52.869.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Giá vốn hàng bán 42.425.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Lợi nhuận gộp 10.444.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Doanh thu hoạt động tài chính 18.232.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Chi phí hoạt động tài chính 7.370.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Chi phí quản lý doanh nghiệp 566.324.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 2.982.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Thu nhập khác 170.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Chi phí khác 4.974.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Lợi nhuận khác 165.026.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Tổng lợi nhuận trước thuế 3.982.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Chi phí thuế TNDN hiện hành 762.496.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế
Lợi nhuận sau thuế 2.487.000.000 Phản ánh theo báo cáo thực tế

Ghi chú: Dữ liệu trích lục từ Biểu 2.1 – Báo cáo tài chính phòng Kế toán Công ty CP TM Vận tải Hoàng Sơn.

Về mặt đóng góp, công trình đã:

  • Cung cấp bức tranh thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chủ yếu qua ngân hàng Techcombank và VIB) đối với dịch vụ vận chuyển thép cuộn và kinh doanh thương mại sắt thép.
  • Minh họa chi tiết đường đi của số liệu từ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có) vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331 và Sổ chi tiết thanh toán theo mẫu biểu ban hành tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Đưa ra 4 giải pháp cụ thể gắn liền với điều kiện thực tế của doanh nghiệp nhằm khắc phục việc chậm thu hồi nợ và nâng cao tính tự động hóa trong công tác kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế của khóa luận tập trung chủ yếu vào số liệu năm 2011–2012 tại một doanh nghiệp cụ thể trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Các nghiệp vụ minh họa tập trung phần lớn vào quan hệ thanh toán bằng đồng Việt Nam thông qua chuyển khoản ngân hàng trong nước; các nội dung về kế toán thanh toán ngoại tệ hay phương thức tín dụng chứng từ quốc tế mới dừng lại ở phần lý luận chung, chưa có nhiều số liệu phát sinh thực tế tại đơn vị để phân tích sâu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị công nợ chi tiết; tích hợp công tác quản lý công nợ với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP); nghiên cứu sâu hơn các mô hình lượng hóa rủi ro tín dụng thương mại đối với khách hàng trong chuỗi cung ứng dịch vụ vận tải hàng hóa.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo về phương pháp xây dựng một khóa luận tốt nghiệp thực tế; cung cấp mẫu biểu sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung và quy trình định khoản các nghiệp vụ công nợ thực tế.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp vận tải, thương mại: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ, luân chuyển chứng từ bán hàng - thu tiền qua ngân hàng, cũng như các biểu mẫu theo dõi chi tiết thanh toán công nợ theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Cơ cấu vốn điều lệ và thành phần cổ đông sáng lập của công ty tại thời điểm nghiên cứu gồm những ai? Vốn điều lệ của công ty là 10.000.000.000 đồng, chia thành 100.000 cổ phần phổ thông với mệnh giá 100.000 đồng/cổ phần. Cổ đông sáng lập gồm ông Phạm Hồng Sơn nắm giữ 9.500 cổ phần (tương ứng 99,5% vốn điều lệ) và ông Trần Thành Minh góp 50.000.000 đồng, nắm giữ 500 cổ phần (tương ứng 0,5% vốn điều lệ).

3. Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ vận chuyển thép cho DNTN cơ kim khí Mạnh Năm ngày 02/01/2012 được ghi nhận với các số liệu nào? Theo Hóa đơn GTGT số 0000452 ngày 02/01/2012, công ty vận chuyển 254.640 kg thép cuộn từ Hải Phòng đi Thạch Thất với tiền cước chưa thuế là 54.545.455 đồng, thuế GTGT 10% là 5.454.545 đồng, tổng tiền thanh toán là 60.000.000 đồng. Nghiệp vụ được hạch toán: Nợ TK 131: 60.000.000 đồng / Có TK 511: 54.545.455 đồng, Có TK 3331: 5.454.545 đồng. Đến ngày 04/01/2012, khách hàng thanh toán 50% (30.000.000 đồng) qua Techcombank theo Giấy báo Có số 01.

4. Tác giả đã đề xuất những nhóm giải pháp cụ thể nào trong Chương 3? Tác giả đề xuất 4 nhóm kiến nghị: (1) Đẩy mạnh tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm chuyên dụng; (2) Thực hiện trích lập và quản lý dự phòng phải thu khó đòi; (3) Tăng cường công tác phân tích công nợ và tuổi nợ; (4) Hoàn thiện các chính sách quản lý, thẩm định đối tác và thu hồi nợ phải thu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hương Trang đã phản ánh hệ thống và chi tiết công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Công trình kết hợp chặt chẽ giữa cơ sở lý luận với hệ thống chứng từ, sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết thực tế của doanh nghiệp ngành vận tải và thương mại sắt thép. Các đề xuất hoàn thiện về tin học hóa, trích lập dự phòng và phân tích nợ có giá trị ứng dụng thiết thực nhằm tăng cường năng lực kiểm soát tài chính cho đơn vị khảo sát.