CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN HỌC VIỆN Y DƯỢC HỌC CỔ TRUYỀN VIỆT NAM 1. Khái niệm tổ chức và hoạt động Thông tin – Thư viện 1. Khái niệm tổ chức Thông tin – Thư viện Một tổ chức đƣợc hiểu là hai hay nhiều ngƣời cùng làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung. Chẳng hạn: một trung tâm thông tin hay thƣ viện, một cửa hàng bách hóa hay một siêu thị…Tổ chức là một quá trình đặt ra các nhiệm vụ để tạo lập mối liên hệ chính thức giữa những con ngƣời với nhau và con ngƣời với những cơ sở vật chất, tài nguyên để đi đến mục tiêu.
Theo các giáo sƣ George P. Huber và Reuben R. McDaniel chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tƣơng quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tƣơng đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc đƣợc giao phó.
Qua cách hiểu trên, chúng ta thấy một trong chức năng quan trọng của tổ chức là bố trí, sắp xếp công việc, tuyển lựa nhân sự và giao nhiệm vụ, kèm trách nhiệm hay nói cách khác là phân quyền quản lý và chịu trách nhiệm. Nhƣ vậy, các cơ quan TT-TV với chức năng của một tổ chức thì tổ chức ở đây cũng là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức TT-TV bao giờ cũng hoạt động trong một môi trƣờng xác định và chịu tác động của môi trƣờng đó. Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề.
Nhờ có tổ chức tốt có thể mang lại hiệu quả lao động cao. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp nhƣng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài những kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tƣ tƣởng, phải có thái độ 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com làm chủ Nhà nƣớc, xí nghiệp. Muốn quản lý tốt thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vƣợt mọi khó khăn, phải thực hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”. Theo Từ điển tiếng Việt: “Tổ chức là sự xếp đặt, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau”.
Các nhà khoa học ở Học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam đƣa ra định nghĩa: “Tổ chức là hoạt động khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con ngƣời với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tƣợng của mình. Tổ chức thƣờng là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan hoặc một nhà máy. Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức và cán bộ là nguyên nhân của mọi nguyên nhân, gây ra tình trạng không tốt ở cơ quan đó”[14], tr.
Tổ chức hoạt động thông tin – thƣ viện là sự tổng hợp các phƣơng pháp lao động khoa học nhằm mục đích phục vụ tối đa NCT của NDT với thời gian, chi phí ít nhất. Tổ chức hoạt động thông tin – thƣ viện là sự xếp đặt, bố trí các bộ phận, các phòng ban và nhiệm vụ cho từng cá nhân, tổ chức theo một trật tự nào đó cho cơ quan TT-TV tồn tại và phát triển. Trong thực tiễn hoạt động ngành TT-TV đã hình thành một số mô hình tổ chức cơ quan TT-TV sau đây: - Mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc Dựa vào các nhóm bạn đọc và ngƣời dùng tin chủ yếu có thể xây dựng cơ cấu tổ chức của một thƣ viện cụ thể. Ví dụ, thƣ viện các trƣờng đại học thƣờng có hai nhóm bạn đọc chính, đó là sinh viên và giảng viên.
Tƣơng ứng với 2 nhóm bạn đọc chính đó có thể tổ chức Phòng đọc sinh viên và Phòng đọc giảng viên. Tổ chức theo nhóm bạn đọc nhƣ thế có ƣu điểm là dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, phục vụ nhanh hơn do nắm bắt đƣợc các nhu cầu thông tin tƣơng đối đặc thù của từng nhóm ngƣời dùng tin cụ thể. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc là mất thời gian hơn và cần nhiều cán bộ hơn. - Mô hình tổ chức theo ngôn ngữ Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để phân chia kho, phân chia cán bộ và hƣớng dẫn phục vụ bạn đọc.
Tổ chức theo mô hình này có lợi cho cán bộ TT-TV biết ngoại 14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ngữ nào thì sắp xếp vào bộ phận đó, xử lý, tìm thông tin nhanh hơn. Nhƣợc điểm của mô hình này là khó đáp ứng nhu cầu phục vụ chuyên sâu, có hệ thống theo chuyên ngành khoa học. - Mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu Dựa vào loại hình tài liệu, phân chia thành các bộ phận phục vụ khác nhau. Thƣ viện lớn thƣờng áp dụng cách tổ chức kho theo loại hình tài liệu: kho sách, kho báo, kho tạp chí, kho vi phim, kho luận văn…Tổ chức theo mô hình này có ƣu điểm là tiết kiệm đƣợc chỗ trên giá, dễ bảo quản, hình thức đẹp.
Nhƣợc điểm của mô hình này là tạo ra sự cắt cứ về loại hình tài liệu, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu tin về nội dung tri thức cần tìm kiếm, khai thác. Với loại nguồn tin điện tử, đa phƣơng tiện, mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu tỏ ra không phù hợp. - Mô hình tổ chức theo chuyên ngành khoa học Dựa vào đặc điểm phân chia các ngành khoa học, lĩnh vực tri thức, thƣ viện có thể đƣợc tổ chức theo các lĩnh vực khoa học và công nghệ lớn. Ví dụ: Bộ phận sách khoa học tự nhiên và kỹ thuật, bộ phận sách khoa học xã hội và nhân văn, các lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật, v.
Ƣu điểm của mô hình tổ chức này là có thể thỏa mãn nhu cầu bạn đọc chuyên sâu về lĩnh vực khoa học tƣơng ứng, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu. Nhƣợc điểm của mô hình này là tốn diện tích sắp xếp kho; việc đáp ứng các nhu cầu tin liên ngành, đa lĩnh vực cũng gặp bất cập. - Mô hình tổ chức theo chức năng Dựa vào chức năng để phân chia TV thành các phòng ban sau: Phòng xử lý nghiệp vụ, phòng mƣợn giáo trình, phòng mƣợn tham khảo, phòng đọc… Ƣu điểm của mô hình tổ chức này là có thể bảo đảm dây chuyền công nghệ xuyên xuốt từ đầu vào (bổ sung tài liệu) tới đầu ra (phục vụ trực tiếp bạn đọc bằng các sản phẩm, dịch vụ thông tin cụ thể) và cán bộ thƣ viện có điều kiện đƣợc chuyên môn hóa trong một lĩnh vực, một khâu nhất định, do vậy có thể bảo đảm chất lƣợng và hiệu quả hoạt động cao. Nhƣợc điểm của mô hình tổ chức theo chức năng là đòi hỏi sự đồng bộ cao về cơ sở vật chất - kỹ thuật và đội ngũ cán bộ có năng lực và số lƣợng tƣơng ứng với từng khâu của dây chuyền công nghệ.
15 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Mô hình tổ chức phối hợp Đƣợc kết hợp từ hai hoặc ba loại mô hình tổ chức nói trên thành một loại, gọi là tổ chức phối hợp. Ví dụ, mô hình tổ chức theo chức năng, kết hợp với chuyên ngành và loại hình tài liệu. Mô hình này đƣợc áp dụng rộng rãi ở hầu hết các thƣ viện lớn, thƣ viện quốc gia, các trung tâm thông tin, viện thông tin. Khái niệm về hoạt động thông tin – thư viện Hoạt động TT-TV là một tập hợp có tổ chức các quá trình thu thập, xử lý, lƣu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin, tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của các cá nhân, tập thể và cộng đồng hữu quan.
Hoạt động TT-TV bao gồm: - Thu thập, cập nhật và xử lý tài liệu, dữ kiện, thông tin nhằm tạo lập và phát triển nguồn tin; - Nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất, kinh doanh, quản lý lãnh đạo và các hoạt động kinh tế - xã hội khác; - Phát triển cơ sở vật chất - kỹ thuật của cơ quan TT-TV, xây dựng cơ sở dữ liệu, các trang thông tin; các mạng TT-TV; ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông, phƣơng tiện kỹ thuật tiên tiến phục vụ cho hoạt động TT-TV; xây dựng thƣ viện điện tử, thƣ viện số; - Tìm kiếm, tra cứu, chỉ dẫn, khai thác, sử dụng thông tin; - Cung cấp, trao đổi, chia sẻ các nguồn tin; - Phổ biến thông tin, tri thức khoa học nhằm nâng cao dân trí, bồi dƣỡng, phát triển nhân tài. Chủ thể của hoạt động thông tin – thƣ viện là cán bộ thƣ viện (tập thể cán bộ thƣ viện). Đối tƣợng của hoạt động thƣ viện là các loại hình tài liệu khác nhau nhƣ: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu đa phƣơng tiện,…Hoạt động thƣ viện nhằm mục đích tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin có thoả mãn đƣợc hay không là thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thƣ viện.
Khối lƣợng tài liệu trong thƣ viện càng lớn thì hoạt động thƣ viện càng phức tạp. 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Mục đích của hoạt động thƣ viện là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện, đáp ứng nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, kinh tế. Phƣơng tiện hàng đầu trong hoạt động thƣ viện là tri thức và kinh nghiệm, sau đó đến các phƣơng tiện khác nhƣ trang thiết bị chuyên dùng, tài chính,…Cấu trúc hình thức của hoạt động thƣ viện cũng bao gồm 3 yếu tố: hoạt động thƣ viện cụ thể tức là hoạt động thƣ viện trong một phạm vi không gian, thời gian cụ thể, với những đặc thù riêng biệt của nó. Ví dụ hoạt động thƣ viện công cộng, hoạt động thƣ viện trƣờng học, hoạt động thƣ viện thiếu nhi,…Hành động trong hoạt động thƣ viện tƣơng ứng với các kĩ năng, thao tác xử lí tài liệu, bổ sung tài liệu, bảo quản và phục vụ tài liệu.