Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, việc hoàn thiện công tác quản lý tài chính, đặc biệt là công tác lập dự toán ngân sách (DTNS), trở thành yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Công ty TNHH Cơ Khí Việt, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các giải pháp lưu trữ công nghiệp, đã trải qua giai đoạn phát triển ổn định với doanh thu tăng từ 61 tỷ đồng năm 2016 lên 83 tỷ đồng năm 2018, tương ứng mức tăng 36%. Tuy nhiên, tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu lại giảm từ 3,20% xuống còn 2,86% trong cùng giai đoạn, cho thấy hiệu quả quản lý chi phí còn nhiều hạn chế. Hàng tồn kho tăng gần gấp đôi, chiếm tới 62,15% tổng tài sản năm 2018, phản ánh sự chưa tối ưu trong quản lý nguồn lực.

Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Cơ Khí Việt trong giai đoạn 2016-2019 nhằm phân tích thực trạng, đánh giá các nội dung lập dự toán và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Mục tiêu nghiên cứu bao gồm phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh liên quan đến công tác lập dự toán, nghiên cứu các nội dung lập dự toán ngân sách và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kiểm soát chi phí và dòng tiền. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị và lãnh đạo công ty nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển bền vững trong ngành cơ khí công nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình lập dự toán ngân sách phổ biến, bao gồm:

  • Khái niệm dự toán ngân sách: Là kế hoạch tài chính chi tiết về việc huy động và sử dụng nguồn lực trong một khoảng thời gian nhất định, thể hiện qua các chỉ tiêu định lượng và giá trị nhằm hỗ trợ nhà quản trị hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh.

  • Mô hình lập dự toán ngân sách:

    • Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống: Nhà quản trị cấp cao xác định chỉ tiêu dự toán và truyền xuống các cấp dưới để thực hiện. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian, nhược điểm là dễ gây áp đặt, thiếu sự đồng thuận.
    • Mô hình thông tin phản hồi: Các cấp quản lý tham gia xây dựng dự toán, thông tin được trao đổi hai chiều giữa các cấp, tăng tính khả thi nhưng tốn thời gian và chi phí.
    • Mô hình thông tin từ dưới lên: Các bộ phận cấp cơ sở tự lập dự toán và trình lên cấp trên, phát huy vai trò kiểm tra nhưng có thể dẫn đến dự toán thấp hơn khả năng thực tế.

  • Quy trình lập dự toán ngân sách: Theo ba giai đoạn chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi, trong đó giai đoạn chuẩn bị xác định mục tiêu và chiến lược, giai đoạn soạn thảo tập hợp thông tin và lập dự toán chi tiết, giai đoạn theo dõi đánh giá và điều chỉnh dự toán.

  • Nội dung dự toán ngân sách: Bao gồm dự toán tiêu thụ sản phẩm, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, tồn kho thành phẩm cuối kỳ, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền và bảng cân đối kế toán dự toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính với các công cụ chính:

  • Hệ thống hóa, tổng hợp: Tổng hợp các nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn về công tác lập dự toán ngân sách để áp dụng vào Công ty TNHH Cơ Khí Việt.

  • Quan sát và phỏng vấn sâu: Tiếp cận thực tế tại công ty, phỏng vấn lãnh đạo, kế toán trưởng, bộ phận kinh doanh và sản xuất nhằm thu thập thông tin chi tiết về thực trạng và nguyên nhân chưa tổ chức hiệu quả công tác lập dự toán.

  • Phân tích và suy luận: Đánh giá thực trạng, dự đoán nguyên nhân và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lập dự toán ngân sách phù hợp với đặc thù công ty.

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu tài chính từ năm 2016 đến 2018, báo cáo hoạt động kinh doanh, kế hoạch thu chi, bảng cân đối kế toán, cùng các báo cáo nội bộ và phỏng vấn chuyên sâu.

  • Timeline nghiên cứu: Tập trung phân tích giai đoạn 2016-2019, với khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp triển khai trong năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách còn nhiều hạn chế: Công ty hiện áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống, trong đó ban giám đốc ấn định chỉ tiêu và giao xuống các phòng ban thực hiện mà không có sự tham gia đồng thuận của các bộ phận. Thời gian lập dự toán không ổn định, thường diễn ra cuối năm hoặc đầu năm sau, mang tính đối phó. Ví dụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch thu chi chỉ được lập sơ sài, thiếu các chỉ tiêu chi tiết cần thiết cho quản lý dòng tiền và chi phí.

  2. Hiệu quả quản lý chi phí chưa cao: Tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu giảm từ 3,20% năm 2016 xuống còn 2,86% năm 2018, trong khi chi phí chiếm tới 97,14% doanh thu năm 2018. Hàng tồn kho tăng 1,78 lần, chiếm 62,15% tổng tài sản, cho thấy quản lý tồn kho và nguyên vật liệu chưa hiệu quả, gây lãng phí vốn.

  3. Thiếu sự phối hợp và thông tin kế toán quản trị: Thông tin sử dụng chủ yếu dựa trên kế toán tài chính và các dự báo rời rạc, thiếu thông tin kế toán quản trị có tính hệ thống. Các phòng ban chưa có sự liên kết chặt chẽ trong việc lập dự toán, dẫn đến các báo cáo mang tính chất rời rạc, không phản ánh đầy đủ dòng tiền và chi phí thực tế.

  4. Tổ chức nhân sự và công cụ hỗ trợ còn yếu kém: Việc lập dự toán chủ yếu do phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán đảm nhiệm, nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai trò, thiếu chuyên môn hóa. Hệ thống phần mềm hỗ trợ còn đơn giản, chủ yếu sử dụng Microsoft Excel và phần mềm kế toán nội bộ, chưa có hệ thống chuyên nghiệp cho công tác lập dự toán.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc công ty chưa xây dựng được mô hình lập dự toán ngân sách phù hợp với đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng và quy mô hoạt động. Mô hình từ trên xuống áp đặt chỉ tiêu thiếu sự tham gia của các bộ phận dẫn đến dự toán không sát thực tế, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và dòng tiền. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, mô hình thông tin phản hồi hoặc từ dưới lên được đánh giá cao hơn về tính khả thi và hiệu quả quản lý.

Việc thiếu thông tin kế toán quản trị và sự phối hợp giữa các phòng ban làm giảm khả năng dự báo chính xác và kiểm soát chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và năng lực cạnh tranh của công ty. Hàng tồn kho tăng cao phản ánh sự chưa tối ưu trong quản lý sản xuất và mua hàng, gây lãng phí nguồn vốn lưu động.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu giai đoạn 2016-2018, bảng tổng hợp doanh thu, lợi nhuận và hàng tồn kho, cùng sơ đồ quy trình lập dự toán hiện tại để minh họa các điểm yếu trong tổ chức công tác lập dự toán.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng mô hình lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin phản hồi: Tăng cường sự tham gia của các phòng ban trong việc xây dựng dự toán, tạo sự đồng thuận và nâng cao tính khả thi. Mục tiêu đạt 100% các phòng ban tham gia lập dự toán trong vòng 6 tháng, do Ban Giám đốc chủ trì phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán.

  2. Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách chi tiết và đồng bộ: Thiết lập quy trình rõ ràng gồm các bước phân công, soạn thảo, thẩm định và theo dõi dự toán, đảm bảo thời gian lập dự toán cố định hàng năm vào tháng 11-12. Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp với các phòng ban thực hiện trong vòng 3 tháng.

  3. Nâng cao năng lực nhân sự và chuyên môn hóa công tác lập dự toán: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về kế toán quản trị và kỹ năng lập dự toán cho nhân viên phòng Tài chính – Kế toán và các phòng ban liên quan. Mục tiêu hoàn thành đào tạo trong 6 tháng, do phòng Nhân sự phối hợp với Ban Giám đốc thực hiện.

  4. Ứng dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp: Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý dự toán ngân sách tích hợp, hỗ trợ tổng hợp, phân tích và báo cáo dự toán chính xác, kịp thời. Mục tiêu triển khai trong vòng 12 tháng, do Ban Giám đốc phối hợp với phòng Công nghệ thông tin và Tài chính – Kế toán.

  5. Tăng cường quản lý tồn kho và chi phí nguyên vật liệu: Áp dụng các công cụ dự báo nhu cầu nguyên vật liệu và kiểm soát tồn kho chặt chẽ nhằm giảm tồn kho xuống dưới 50% tổng tài sản trong vòng 1 năm. Phòng Mua hàng và Quản lý kho phối hợp với phòng Sản xuất thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo doanh nghiệp ngành cơ khí và sản xuất công nghiệp: Nhận diện các vấn đề quản lý tài chính và lập dự toán ngân sách, từ đó áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Học hỏi mô hình tổ chức công tác lập dự toán ngân sách phù hợp với quy mô và đặc thù sản xuất, cải thiện công tác quản lý chi phí và dòng tiền.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị tài chính doanh nghiệp: Tham khảo các phân tích thực trạng và giải pháp cụ thể để tư vấn cho khách hàng trong ngành cơ khí và sản xuất.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Nắm bắt kiến thức thực tiễn về công tác lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp sản xuất, từ đó phát triển nghiên cứu và ứng dụng trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập dự toán ngân sách lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
    Lập dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực, kiểm soát chi phí và dòng tiền, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Ví dụ, Công ty TNHH Cơ Khí Việt đã nhận thấy sự cần thiết khi tỷ suất lợi nhuận giảm và hàng tồn kho tăng cao.

  2. Mô hình lập dự toán nào phù hợp với doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng?
    Mô hình thông tin phản hồi được đánh giá phù hợp vì cho phép các phòng ban tham gia xây dựng dự toán, tăng tính khả thi và sát thực tế, phù hợp với đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng như tại Công ty TNHH Cơ Khí Việt.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán ngân sách?
    Cần xây dựng quy trình lập dự toán rõ ràng, đào tạo nhân sự chuyên môn, ứng dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp và tăng cường phối hợp giữa các phòng ban. Đây là các giải pháp đã được đề xuất và áp dụng tại Công ty TNHH Cơ Khí Việt.

  4. Các chỉ tiêu nào cần được chú trọng trong dự toán ngân sách?
    Các chỉ tiêu quan trọng gồm dự toán tiêu thụ sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, tồn kho thành phẩm, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền và bảng cân đối kế toán dự toán.

  5. Làm sao để kiểm soát tốt hàng tồn kho trong doanh nghiệp cơ khí?
    Áp dụng công cụ dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, thiết lập hệ thống kiểm soát tồn kho chặt chẽ và phối hợp chặt giữa phòng Mua hàng, Quản lý kho và Sản xuất để giảm tồn kho không cần thiết, tránh lãng phí vốn.

Kết luận

  • Công ty TNHH Cơ Khí Việt đã có sự phát triển ổn định về doanh thu nhưng hiệu quả quản lý chi phí và dòng tiền còn nhiều hạn chế, thể hiện qua tỷ suất lợi nhuận giảm và tồn kho tăng cao trong giai đoạn 2016-2018.
  • Công tác lập dự toán ngân sách hiện tại chưa được tổ chức hiệu quả, chủ yếu theo mô hình từ trên xuống, thiếu sự tham gia của các phòng ban và chưa có quy trình rõ ràng, dẫn đến dự toán không sát thực tế.
  • Nghiên cứu đã phân tích các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình và nội dung cơ bản, đồng thời khảo sát thực trạng và dự đoán nguyên nhân tại công ty.
  • Đề xuất các giải pháp xây dựng mô hình lập dự toán theo mô hình thông tin phản hồi, hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực nhân sự, ứng dụng phần mềm quản lý và tăng cường quản lý tồn kho.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, xây dựng quy trình chi tiết và áp dụng phần mềm quản lý trong vòng 12 tháng nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán ngân sách, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa công tác lập dự toán ngân sách và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại doanh nghiệp của bạn!